Nach den Vorgaben des Handelsgesetzbuchs sind Vollkaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet. Neben der doppelten Buchführung besteht zudem die Verpflichtung, den Gewinn zu ermitteln und einen Jahresabschluss zu erstellen. Darüber hinaus ist eine Inventur vorgeschrieben, auf deren Basis die Bilanzerstellung erfolgt. Die Verpflichtungen entfallen für Betriebe, deren Gewinne im Wirtschaftsjahr eine Summe von 60.000 Euro und deren Umsätze im Wirtschaftsjahr einen Betrag von 600.000 Euro nicht überschreiten. In diesen Fällen besteht die Möglichkeit, auf die doppelte Buchführung zu verzichten. Auch Kleinunternehmer und Freiberufler müssen nicht zwingend mit der doppelten Buchführung arbeiten. Für Unternehmen, die aufgrund ihrer Rechtsform bilanzierungspflichtig sind, gelten die Betragsgrenzen nicht, die doppelte Buchführung ist hier Pflicht.
Die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung
Unabhängig davon, ob Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, regelt § 239 die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung. Demnach müssen die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitnah und geordnet vorliegen. Sämtliche Buchungen müssen jederzeit nachvollziehbar sein. In der Regel erleichtert eine entsprechende Buchhaltungssoftware die Arbeit. Hier gibt es maßgeschneiderte Versionen für unterschiedliche Ansprüche. Nach Eingabe der richtigen Konten erstellt das Programm einen entsprechenden Buchungssatz. Bei der doppelten Buchführung sind immer zwei Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen, gebucht wird auf einem Konto und einem Gegenkonto. Bei Buchungen auf der Aktivseite, die einen Zahlungszufluss verzeichnen, wird im Soll gebucht, ein Zahlungsabfluss wird im Haben gebucht. Auf der Seite der Passiva erfolgt die Buchung genau umgekehrt: Ein Zahlungszufluss wird im Haben gebucht, ein Abgang im Soll. Nach den Vorgaben der doppelten Buchführung muss bei jeder Sollbuchung auch eine Habenbuchung erfolgen. Auf diese Weise sind Aktiv- und Passivseite der Bilanz stets ausgeglichen. Bevor Buchungen erfolgen, sind zu Beginn des Geschäftsjahres die Anfangsbestände der einzelnen Konten zu übernehmen.
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Buchungssätze bei der doppelten Buchführung
Ein Beispiel verdeutlicht die Buchung in der doppelten Buchführung: Ein Unternehmer erwirbt Briefmarken für insgesamt 50 Euro und zahlt in bar. Von diesem Geschäftsvorfall sind die Konten Postwertzeichen und Kasse betroffen. Das Konto Postwertzeichen befindet sich auf der Aktivseite der Bilanz, darum werden die 50 Euro hier im Soll gebucht. Das Kassenkonto befindet sich auf der Habenseite, die Ausgabe in Höhe von 50 Euro wird im Haben dieses Kontos gebucht. Die 50 Euro werden demnach mit dem Buchungssatz „Postwertzeichen an Kasse“ korrekt gebucht.
Der doppelten Buchführung liegt also ein komplexes Kontensystem zugrunde. Auch wenn Buchhaltungsprogramme eine entsprechende Unterstützung bieten, muss der Unternehmer wissen, welche Konten von einem Geschäftsvorfall betroffen sind. Zudem sind alle Belege korrekt zuzuordnen und aufzubewahren. Unter Umständen ist es sinnvoll, die Buchführung gemeinsam mit einem Steuerberater durchzuführen.
