Alle Arbeitgeber sind nach der Gewerbeordnung verpflichtet, ihren Arbeitnehmern eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zu erstellen. Die darin enthaltenen Informationen müssen so transparent dargestellt sein, dass der Arbeitnehmer in der Lage ist, die einzelnen Gehaltsbestandteile zu erkennen und zu verstehen.

Die Lohnabrechnung ist in der sogenannten Entgeltbescheinigungsverordnung geregelt. Darin ist festgelegt, welche Informationen und Angaben in der Lohnabrechnung enthalten sein müssen. Sie gibt also den Mindeststandard der Lohnabrechnung vor.

Bereits bevor der erste Mitarbeiter bei Ihnen anfängt, müssen Sie Vorkehrungen für die Lohnabrechnungen treffen und vor allem Meldungen für die bei Ihnen Beschäftigten an die Krankenkasse und die Berufsgenossenschaft (BG) erstatten. Bei der BG müssen Sie sich innerhalb einer Woche nach der Gründung Ihres Unternehmens anmelden. Wenn Sie bereits ein Gewerbe angemeldet haben, wurden Sie sicher auf die BG-Pflichtmitgliedschaft hingewiesen.

Selbst wenn Sie zunächst als Freiberufler starteten: Spätestens mit dem ersten Mitarbeiter müssen Sie sich bei der für Sie zuständigen BG anmelden. Um Ihren Mitarbeiter bei den Sozialversicherungen anmelden zu können, benötigen Sie von ihm den Nachweis einer bestehenden Krankenversicherung und seine Sozialversicherungsnummer. Spätestens zwei Wochen nach Arbeitsaufnahme muss die Meldung an die Krankenkasse erfolgen. Bestimmte Branchen wie das Bau- und Gaststättengewerbe müssen die Meldung sogar bereits am Tag der Arbeitsaufnahme absetzen. 

Bevor Sie die Lohnabrechnung der Mitarbeiter erstellen, empfiehlt es sich, alle persönlichen Änderungen der Arbeitnehmer in das jeweilige System zu übernehmen. Vor einem Lohnabrechnungslauf sollten Sie auch alle grundsätzlichen Personalveränderungen erfassen, denn sie sind in der Regel meldepflichtig. Dazu zählen die folgenden Ereignisse: 

• der Eintritt neuer Mitarbeiter, 
• die Kündigung von Mitarbeitern mit Grund der Kündigung, 
• Arbeitnehmer, die in Mutterschutz oder Elternzeit gehen, sowie
• Krankheitsfälle mit und ohne Lohnfortzahlung. 

Einige Anwender fragen sich, welche Angaben in der Lohn- und Gehaltsabrechnung stehen müssen. Folgende Informationen sind gesetzlich vorgeschrieben: 

• Name und aktuelle Adressdaten 
• Abrechnungszeitraum (üblich ist ein Zeitraum von ca. vier Wochen) 
• Bruttolohn 
• Art und Höhe der Zuschläge (für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit) 
• Zulagen und Abschlagszahlungen (auch Zuwendungen wie Urlaubs- und Weihnachtsgeld) 
• Abzüge (steuerliche Abzüge und Sozialversicherungsabgaben) 
• Steuerklasse 
• Konfession 
• Anzahl der Kinder 
• Freibeträge 
• Nettolohn 

Nein, es gibt generell keine rechtliche Vorschrift für einen Arbeitgeber, eine Entgeltabrechnung in Papierform auszustellen. Zwar hat jeder Arbeitnehmer Anspruch auf eine detaillierte Lohnabrechnung, in welcher sowohl Brutto- und Nettolohn als auch sämtliche Zuschläge und Abzüge aufgeführt sein müssen. Doch die Darstellungsform – auf Papier oder digital – ist nicht festgelegt.

Üblicherweise wird dieses Dokument nach wie vor auf Papier ausgedruckt und per Post an die Privatadresse des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin geschickt. Bis heute hält sich hartnäckig die Meinung, dass der Postversand vertrauenswürdiger und sicherer als der Versand per E-Mail sei, wenn es um die Versendung vertraulicher Informationen geht. Doch dies darf angezweifelt werden, zumal viele Briefkästen öffentlich zugänglich sind oder Briefe an einen falschen Adressaten zugestellt werden können. E-Mails hingegen können persönlich adressiert und verschlüsselt zugestellt werden.

Nicht nur aus Sicherheitsgründen, sondern auch, um Ressourcen zu schonen, setzen Unternehmen vermehrt darauf, vertrauliche Informationen wie Lohnabrechnungen, Handelsregisterauszüge, Steuerbescheide und ähnliche Dokumente auf elektronischem Wege zu übermitteln. Bei der Lohnabrechnung kann dies komfortabel über das Firmennetzwerk erfolgen, in welchem die Mitarbeitende ihre Dokumente aktiv abholen können. Alternativ kann die Abrechnung per E-Mail versendet werden. Für einen sichere Übermittlung der sensiblen Daten werden diese E-Mails nicht mit einem normalen Client, sondern über eine speziell dafür geeignete Applikation versendet. 

Wann die Lohn- und Gehaltszahlungen und die damit verbundenen Abrechnungen fällig sind, das ist im Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt: Demnach ist zunächst der Arbeitnehmer vorleistungspflichtig, d. h. er muss erst einmal arbeiten. Erst danach wird seine Tätigkeit vergütet und folglich erst dann ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Entgeltbescheinigung in Form einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszustellen.

Gemäß § 614 BGB ist die Vergütung nach der Leistung der Dienste zu entrichten. Ist sie nach Zeitabschnitten bemessen, so ist sie nach dem Ablauf dieser einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten. Bei Vereinbarung einer monatlichen Entlohnung muss der Arbeitgeber das Entgelt nach Ablauf des Monats zahlen. Üblicherweise wird der 1. oder der 15. des Folgemonats als Stichtag gewählt. Soweit es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, steht diesem nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich Zeit, Ort und Art der Auszahlung der Arbeitsentgelte zu.

Ja, das geht ganz einfach. Sie importieren sowohl Ihre Mitarbeiterstammdaten wie Name, Adresse und Geburtsdatum als auch die Sozialversicherungsdaten wie die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkassenzugehörigkeit. Anschließend können Sie mit der Gehaltsabrechnung genau da weitermachen, wo Sie aufgehört haben. Zudem können Sie sich sicher sein, dass Ihre Daten mit Lohnabrechnungssoftware in guten Händen sind: Unser Lohnabrechnungssystem verfügt u. a. über ein DEÜV/ITSG-Zertifikat, unser Rechenzentrum ist gemäß ISO 27001 zertifiziert und Sage wurde bereits vor Jahren als Cloud Leader ausgezeichnet.

Es gibt zwei Arten des Arbeitsentgelts: den Lohn und das Gehalt. Bei der Lohnzahlung wird der Arbeitnehmer nach seinen erbrachten Arbeitsstunden bezahlt. Der tatsächliche Endbetrag kann dementsprechend monatlich variieren. Bei der Gehaltszahlung wiederum handelt es sich um eine feste Summe, die monatlich ausgezahlt wird. Hierbei spielt es keine Rolle, wie lange der Arbeitnehmer tatsächlich gearbeitet hat. In der Sage Lohnabrechnung können Sie festlegen, ob es sich bei dem gezahlten Entgelt um Lohn oder Gehalt handelt.