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Matthias Schneider, Geschäftsführer
schneider+freunde GmbH
Ihr Programm erledigt für mich genau das, worauf ich keine Lust, wofür ich keine Zeit und wovon ich keine Ahnung habe. Und das alles für einen schmalen Taler, der seit vielen Jahren unverändert niedrig ist. Vielen Dank, genau das wünscht sich ein kleiner Unternehmer!
Katrin Roggatz, Inhaberin
Kostümverleih Klamöttchen
Die monatliche Lohnabrechnung geht auf jeden Fall viel schneller, gerade das ganze Verfahren der Meldungen.
Ulrike Grob, Lohnbuchhalterin
MTF Metalltechnik
Ich rechne mit Sage Business Cloud Lohnabrechnung Plus monatlich 110 Mitarbeiter ab. Obwohl ich keine Vorkenntnisse mit einem solchen Programm habe, hatte ich keine Probleme. Die Lösung ist total intuitiv. Und wenn ich mal nicht weiterkomme, helfen mir die Supportvideos von Sage oder die freundlichen Mitarbeiter an der Hotline.
Tim Luca Sinn, Kaufmännischer Projektleiter
Vidolife UG
Die Lohnabrechnung Plus ist sehr komfortabel zu bedienen und völlig unkompliziert, die kann wirklich jeder einfach bedienen.
Hermann Düking
Betriebsleiter Nollberg GmbH Strumpfwarenfabrik
Nicht der Arbeitgeber, sondern der Gesetzgeber legt fest, welche Angaben in der Gehalts- oder Lohnabrechnung zu stehen haben. Konkret geregelt ist das in § 108 Absatz 1 der Gewerbeordnung (GewO):
„Dem Arbeitnehmer ist bei Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Die Abrechnung muss mindestens Angaben über Abrechnungszeitraum und Zusammensetzung des Arbeitsentgelts enthalten. Hinsichtlich der Zusammensetzung sind insbesondere Angaben über Art und Höhe der Zuschläge, Zulagen, sonstige Vergütungen, Art und Höhe der Abzüge, Abschlagszahlungen sowie Vorschüsse erforderlich.“
Die Entgeltabrechnung dokumentiert also detailliert die Vergütung des Mitarbeiters. Bei der Lohnabrechnung basiert der Lohn auf der den Arbeitsstunden, die der Arbeitnehmer erbracht hat. Hinzu kommen zusätzliche Vergütungen wie Prämien, Zulagen und Zuschläge. Beiträge für Sozialabgaben sowie die Lohnsteuer und andere Abzüge wiederum werden hiervon abgezogen.
Die Begriffe Lohn und Gehalt sowie Lohn- und Gehaltsabrechnung werden zwar meist analog verwendet, doch eigentlich unterscheiden sie sich. Der Lohn ist eine Form der Entlohnung, die auf Stundenbasis oder auf Basis der erbrachten Arbeitseinheiten berechnet wird. In der Regel erhalten die Arbeitnehmer für jede geleistete Arbeitsstunde einen bestimmten Geldbetrag, den Stundenlohn. Das hat zur Folge, dass ihre Verdienste entsprechend der Anzahl der Stunden, in denen sie gearbeitet haben, variieren können.
Unter der Lohnarbeit sind alle Tätigkeiten zu verstehen, die auf wiederholter oder zeitlich begrenzter Arbeit basieren. Sie ist in verschiedenen Branchen verbreitet, hier ein paar Beispiele: in der Fertigungsindustrie, im Bauwesen, in der Gastronomie oder auch bei Zeitarbeitsunternehmen. Anders ist das beim Gehalt. Hier erhält der Angestellte eine feste, regelmäßige Zahlung, die meist monatlich erfolgt, ganz unabhängig von der tatsächlich erbrachten Arbeitszeit.
Die Lohnabrechnung dient zunächst der Entlohnung der Mitarbeiter und ihrer Information darüber. Außerdem braucht sie der Arbeitnehmer nicht nur als Grundlage für die Steuererklärung, sondern auch als …
Einkommensnachweis: Als solcher ist sie in vielen Lebenslagen ein unverzichtbares Dokument für jeden Arbeitnehmer. Etwa, wenn er einen Kredit für den Kauf eines Autos oder einer Immobilie aufnehmen möchte. Dann muss er ein regelmäßiges Einkommen nachweisen können. Dasselbe gilt, wenn er eine Wohnung oder ein Haus anmieten will. Selbst für ein Visum für eine Reise oder einen Auslandsaufenthalt ist oftmals ein Einkommensnachweis wichtig.
Grundlage für die Budgetplanung : Mithilfe der Lohnabrechnung kann ein Unternehmer nicht nur die Kosten für seine Lohnzahlungen verfolgen. Er ist zudem in der Lage, sie für seine finanzielle Planung zu nutzen und sein Budget optimal zu planen. So kann er sicherstellen, dass er auch in Zukunft ausreichend finanzielle Mittel für die Auszahlung der Löhne hat.
Dokumentation für Kontrollen : Ob Einhaltung der Arbeitszeitregelungen oder Zahlung des Mindestlohns : Bei Prüfungen durch die Behörden dienen die Lohnabrechnungen dem Unternehmen als Nachweis, dass es alle rechtlichen Vorgaben eingehalten hat. Entsprechend müssen Arbeitgeber die Abrechnungen und alle anderen den Lohn betreffenden Unterlagen mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Die gesetzliche Grundlage hierfür sind der § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) und der § 147 der Abgabenordnung (AO).
Einhaltung der Vereinbarungen : Im Arbeitsvertrag vereinbaren der Arbeitgeber und der Arbeitnehmer die Rahmenbedingungen für die Entlohnung. Das betrifft sowohl den Stundenlohn und die Zuschläge, Zulagen und Boni ebenso wie die Regelungen zu den Arbeitszeiten. Eine Lohnabrechnung trägt dazu bei, sicherzustellen, dass beide Parteien die getroffenen Vereinbarungen einhalten.
Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales regelt in der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV), welche Angaben in einer Lohnabrechnung stehen müssen. EBV steht für Verordnung zur Erstellung einer Entgeltbescheinigung nach & 108 Absatz 3 Satz 1 der Gewerbeordnung. Durch diese Vorgaben will der Gesetzgeber dafür sorgen, dass die Abrechnung transparent und verständlich ist. Hier ein paar wichtige Angaben, die eine Lohnabrechnung gemäß § 1 EBV enthalten muss:
Von Fall zu Fall muss der Arbeitgeber diese Angaben ergänzen. Etwa dann, wenn es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt, also der Arbeitnehmer mehrere Jobs ausübt. Oder, wenn es sich um Beschäftigungsverhältnis im Übergangsbereich im Sinne des § 20 Absatz 2 des Vierten Buches Sozialgesetzbuch handelt.
Zusätzlich muss der Arbeitgeber alle Entgeltbestandteile auflisten. Um welche es sich dabei handelt, das ist ebenfalls klar definiert:
Es sind in der Tat viele Dinge, an die ein Unternehmer bei der korrekten Abrechnung der Löhne denken muss. Die Lohnabrechnung ist eine spezialisierte und komplexe Aufgabe. Als Teil der Nebenbuchhaltung spielt sie deshalb in der Buchhaltung des Unternehmens eine wichtige Rolle. Wer hier eine spezielle Software einsetzt, ist definitiv im Vorteil. Da eine Lohnabrechnungssoftware alle Pflichtangaben vorgibt, können Sie keinen Aspekt übersehen. Zudem sorgt sie dafür, dass Sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten.
Wann die Lohn- und Gehaltszahlungen und die damit verbundenen Abrechnungen fällig sind, das ist im Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt : Demnach ist zunächst der Arbeitnehmer vorleistungspflichtig, d. h. er muss erst einmal arbeiten. Erst danach wird seine Tätigkeit vergütet und folglich erst dann ist der Arbeitgeber dazu verpflichtet, eine Entgeltbescheinigung in Form einer Lohn- oder Gehaltsabrechnung auszustellen.
Gemäß § 614 BGB ist die Vergütung nach der Leistung der Dienste zu entrichten. Ist sie nach Zeitabschnitten bemessen, so ist sie nach dem Ablauf dieser einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten. Bei Vereinbarung einer monatlichen Entlohnung muss der Arbeitgeber das Entgelt nach Ablauf des Monats zahlen. Üblicherweise wird der 1. oder der 15. des Folgemonats als Stichtag gewählt. Soweit es im Unternehmen einen Betriebsrat gibt, steht diesem nach § 87 Abs. 1 Nr. 4 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht hinsichtlich Zeit, Ort und Art der Auszahlung der Arbeitsentgelte zu.
Korrekte Berechnung des Lohns : Der Arbeitgeber muss den Lohn und alle Zuschläge gemäß den Vereinbarungen im Arbeitsvertrag und den gesetzlichen Vorgaben genau berechnen. Wurden im Arbeitsvertrag etwa verschiedene Vergütungen vereinbart, dann sind diese auch in der Abrechnung zu berücksichtigen. Die Abzüge sind ebenfalls exakt und lückenlos zu erfassen. Das sind etwa die Lohn- und die Kirchensteuer, die Beiträge zur Sozialversicherung und gegebenenfalls der Solidaritätszuschlag. Um den Steuervorabzug zu ermitteln, muss die die Lohnbuchhaltung zunächst das Steuerbrutto berechnen. Hier spielt die Steuerklasse hinein, auf die neben dem Familienstand und der Anzahl der Kinder noch weitere Faktoren beeinflussen. Übrigens spielt die Lohnabrechnung auch in der des Unternehmens als Teil der Nebenbuchhaltung eine wichtige Rolle.
Weitergabe der Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge: Auf Basis des Bruttoarbeitslohns berechnet der Arbeitgeber die Lohnsteuer, die er an das zuständige Finanzamt abgeführt. Ferner ist er dazu verpflichtet, die Sozialabgaben genau zu berechnen, einzubehalten und an die zuständigen Behörden abführen.
Berücksichtigung von Sonderfällen : Es gibt auch besondere Fälle, wie etwa Krankheit, Mutterschutz oder Elternzeit sowie andere Arbeitszeitregelungen. Hier muss der Arbeitgeber die jeweils geltenden Bestimmungen beachten und die entsprechenden Zahlungen leisten. Das sind etwa die Lohnfortzahlung im Krankheitsfall des Mitarbeiters oder die Zahlung von Elterngeld während der Babypause.
Auch die Arbeitszeiten können unterschiedlich geregelt sein. So kann es im Betrieb zum Beispiel Teilzeitarbeit, Schichtarbeit ebenso wie flexible Arbeitszeiten geben. Entsprechend können sich die Lohnberechnungen unterscheiden. Umso wichtiger ist es, dass der Arbeitgeber dafür sorgt, dass die Arbeitsstunden korrekt erfasst werden. Nur auf Basis einer korrekten Arbeitszeiterfassung kann er seine Mitarbeiter ordnungsgemäß entlohnen.
Pünktliche Auszahlung des Lohns : Die Löhne muss der Arbeitgeber pünktlich und in dem vereinbarten Intervall – üblicherweise monatlich – an seine Angestellten auszahlen.
Erstellung einer informativen Lohnabrechnung : Die Abrechnung erfolgt parallel zur Auszahlung des Lohns. Sie sollte detaillierte Informationen über die Berechnungen, die Entgelte und die Abzüge enthalten. Die Lohnabrechnung muss so klar und übersichtlich sein, sodass sie der Arbeitnehmer problemlos nachvollziehen kann.
Meldungen an Behörden : Wer einen neuen Mitarbeiter einstellt, muss er nicht nur dessen Versicherungspflicht prüfen. Er muss ihn ferner bei der Krankenkasse und bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) anmelden. Soweit es bei dem Mitarbeiter zu einer Arbeitsunterbrechung kommt, ist dies ebenfalls der Kranken- und der Rentenversicherung melden. Der Fall tritt etwa ein, wenn der Arbeitnehmer krank wird, einen Arbeitsunfall hatte, in Mutterschutz geht oder Elternzeit nimmt. Auch die Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten seiner Angestellten muss der Arbeitgeber den Behörden schicken.
Dokumentation und Aufbewahrung : Der Arbeitgeber muss seiner Aufbewahrungspflicht nach den Vorschriften des Handelsgesetzbuches (HGB) und der Abgabenordnung (AO) nachkommen. Das heißt, er muss alle relevanten Unterlagen, Dokumente und Aufzeichnungen im Zusammenhang mit der Lohnabrechnung sorgfältig aufbewahren. Denn diese Unterlagen können im Falle von Prüfungen oder Anfragen durch Behörden nötig sein.
