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Software soziale Einrichtungen: Abrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen

Die Entgeltabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen ist oftmals komplex. Sage hat die Lösung für Sie: Eine Software, mit der Sie die Löhne und Gehälter der Angestellten Ihrer sozialen Einrichtung korrekt, effizient und tarifgerecht abrechnen.

Die Abrechnung im Gesundheitswesen und Sozialwesen

Einrichtungen im Gesundheits- und Sozialwesen sehen sich oftmals vor der Quadratur des Kreises: Einerseits müssen sie einen qualitativ hohen Service liefern. Andererseits werden sie dazu angehalten, ganz konsequent Kosten zu sparen. 

Die Lösung ist, anspruchsvolle Routineaufgaben so gut und zeitsparend wie nur möglich zu erledigen. Etwa die Abrechnung Gesundheitswesen, die hier oftmals besonders komplex ist. Das liegt zum einen an den umfassenden Regelungen des Tarifvertrags, zum anderen an den besonderen steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen. Eine spezielle Software kann dabei helfen, die Entgeltabrechnung effizient und fehlerfrei durchzuführen.

Sage Stammdaten
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Mit ihrer Hilfe automatisieren Sie etwa die tarifgerechte Berechnung von Entgelten, Abzügen und Zulagen. Auch Lohnabrechnungen, Bescheinigungen und Statistiken erstellen Sie schnell und sicher.

Eine fehlerhafte oder verspätete Abrechnung kann nicht nur zum Vertrauensverlust der Beschäftigten führen. Im schlechtesten Fall zieht sie auch noch rechtliche Konsequenzen nach sich. Eine korrekte und pünktliche Entgelt-Abrechnung im Gesundheitswesen ist also immens wichtig für Sie und Ihre Organisation. Damit betreiben Sie eine erfolgreiche Personalpolitik und bleiben auf Sparkurs, ohne an der falschen Stelle zu sparen.

Welche Besonderheiten hat eine Abrechnungs-Software soziale Einrichtungen?

Die Entgeltabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen unterliegt im Vergleich mit anderen Bereichen anderen Bestimmungen und Regelungen. Im Folgenden finden Sie ein paar wichtige Hinweise zu diesem Thema:

Im Gesundheits- und Sozialwesen gibt es – je nach Beruf und Tätigkeitsfeld – verschiedene Vergütungs- oder Abrechnungssysteme. So erhalten Pflegekräfte in der Regel ein Gehalt nach Tarifvertrag, während Ärzte, Hebammen und Therapeuten häufig auf Honorarbasis arbeiten.
Viele Arbeitnehmer sind in dieser Branche in Gewerkschaften organisiert, die mit den Arbeitgebern die branchenspezifischen Tarifverträge aushandeln. Verträge wie etwa der TVöD regeln die Arbeitsbedingungen, die Gehälter, Zulagen und alle anderen Vergütungskomponenten. Die verschiedenen Tarifwerke müssen in der Abrechnung im Gesundheitswesen berücksichtigt werden.
Neben dem regulären Gehalt können Arbeitnehmer im Gesundheits- und Sozialwesen auch Sonderzahlungen erhalten. Dazu zählen das Weihnachtsgeld, das Urlaubsgeld und diverse Prämien.
Die Beamten im Gesundheits- und Sozialwesen erhalten eine Besoldung. Diese setzt sich aus verschiedenen Teilen zusammen: dem monatlichen Grundgehalt, das sich nach der Besoldungsgruppe richtet, und etwa dem Familien- oder der Ortszuschlag sowie den Sonderzahlungen. Hinzu kommen die Zulagen, zum Beispiel für besondere Fachausbildungen oder die Übernahme bestimmter Dienste.
Pflegekräfte, Rettungssanitäter und Feuerwehrleute beispielsweise erhalten oftmals eine Gefahrenzulage. Nicht nur, weil sie häufig körperlich sehr anspruchsvolle und gesundheitlich teils riskante Aufgaben ausführen. Sondern auch, weil viele sogar extrem hohen physischen und psychischen Belastungen ausgesetzt sind.
Das ArbZG dient dem Schutz der Beschäftigten im Gesundheits- und Sozialwesen und regelt ihre Arbeits- und Ruhezeiten. Im Einzelnen geht es um die Höchstarbeitszeit, die Ruhepausen, die Nachtarbeit, den Bereitschaftsdienst und um die Sonn- und Feiertagsarbeit.
Die Anforderungen an die Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Abrechnungsprozesse sind im sozialen Bereich sehr hoch. Gerade die rechtlichen Vorgaben und Vergütungsregeln werden hier – zum Schutz der Beschäftigten und der Patienten – regelmäßig geprüft. Es ist deshalb wichtig, dass die Abrechnungen besonders sorgfältig dokumentiert werden.
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Anbieter für Software im Gesundheit- und Sozialwesen im Vergleich : Sage ist regelmäßig Testsieger

Warum benötigt man eine Software speziell für das Gesundheit- und Sozialwesen ?

Aufgrund der vielen Besonderheiten im Gesundheits- und Sozialwesen genügt eine allgemeine Lohnabrechnung Software in der Regel nicht. Hier die wesentlichen Gründe, warum sich eine spezielle Software für die Abrechnung im Gesundheitswesen für Sie lohnt :

Komplexität der Abrechnung

Im Gesundheit- und Sozialwesen sind bei der Lohnabrechnung viele spezifische tarifvertraglicher Regelungen und Vergütungs- und Zulagensysteme zu beachten. Ob Nacht- oder Überstundenzuschlag, ob Kinder- oder Ortszulage: Eine spezielle Software verfügt über all die Funktionen, die nötig sind, um dieser komplexen Abrechnung Herr zu werden.

Umfassende Mitarbeiterdaten

Im sozialen Bereich müssen Sie eine Vielzahl an Personaldaten verwalten. Und das sind weit mehr als nur die Personalnummer, die Sozialversicherungs- und die Kontaktdaten. Hinzu kommen Informationen, die von der Gehaltsstruktur über Zeugnisse bis hin zu Einsatzorten oder Urlaubs- und Krankheitstage reichen. Eine spezielle Software für soziale Einrichtungen unterstützt Sie perfekt dabei, diese und viele weitere Daten rechtssicher zu verwalten.

Hohe Anforderung an die Compliance

Im sozialen Bereich gibt es viele verschiedene gesetzlichen Vorschriften. Sie reichen von den TDöV über das Arbeitsschutz- und Arbeitnehmerrecht und das Patientenrecht bis hin zu den hausinternen Richtlinien. Darüber hinaus gibt es ethnischen Standards und Anti-Korruptionsvorschriften. Diese erfordern etwa eine transparente Darstellung aller finanziellen Beziehungen und eine klare Dokumentation. Das alles leistet eine Branchensoftware.

Berichte und Auswertungen

Soziale Einrichtungen müssen ihre Daten analysieren, um tragfähige Entscheidungen für die Zukunft treffen zu können. Egal, ob es darum geht, das Budget einzuhalten, die Fehlzeiten auszuwerten oder das Personal optimal einzusetzen: Eine spezielle Software liefert aussagekräftige Berichte und Auswertungen, die ganz auf die Bedürfnisse des Sektors zugeschnitten sind.

Integration mit anderen Systemen

Eine modern aufgestellte Organisation im Gesundheitswesen nutzt auch eine Software für die Personalarbeit, die Zeitwirtschaft und ein Finanzsystem. Eine spezialisierte Software soziale Einrichtungen lässt sich problemlos mit diesen Systemen integrieren. So können die Systeme die Daten nahtlos und fehlerfrei in Echtzeit untereinander austauschen. Noch besser ist es allerdings, wenn eine einzige Software alle Funktionen aus einer Hand bietet. So wie die Sage HR Suite es tut.

Das leistet unsere Entgeltabrechnung-Software im Gesundheitswesen

Wir von Sage kennen die Besonderheiten der Lohnabrechnung im Sozial- und Gesundheitswesen. Deshalb bieten wir Ihnen eine Software mit vielen Funktionen, die die besonderen Anforderungen Ihrer Branche berücksichtigt. Mit Lohnsoftware von Sage rechnen Sie die Löhne und Gehälter der Beschäftigten effizient und rechtssicher, kurz: einfach perfekt ab. Sie sparen zugleich Verwaltungskosten und sorgen für maximale Transparenz in Ihren Personalkosten und Budgets.

All das berücksichtigt die Lohnabrechnung in unserer Sage HR Suite :

  • alle Tarife nach den TVöD
  • unterschiedlichen Berufsgruppen
  • verschiedene Lohnarten
  • Leistungsbewertung mit variabler Vergütung 
  • Sozialversicherungsbeträge
  • Steuerabzüge
  • Kindergeld
  • Reisekosten
  • Abzüge und Ausgleiche für Urlaubs- und Krankheitszeiten 
  • Zulagen wie Familien-, Kinder- und Wohnzulagen
  • Zuschläge, etwa für Überstunden, für Nacht-, Sonntags- und Feiertagsarbeit
  • Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld
  • Beiträge für die ergänzende Altersvorsorge nach ZVK (Zusatzversorgungskasse)
  • Haustarife und Betriebsvereinbarungen

Mehr nützliche Anwendungen – für noch mehr Effizienz:

  • Stellenwirtschaft und Stellenplanung
  • Zeitwirtschaft
  • Personalkostenplanung
  • Self-Service-Portal für Ihre Angestellten
  • Bidirektionale Schnittstellen und APIs (Application Programming Interfaces) zur einfachen Anbindung anderer Systeme und dem Datenaustausch mit ihnen
  • Erstellung von SEPA-Dateien zur Auszahlung von Gehältern und ordnungsgemäßen Abführung der Steuern und Sozialversicherungsbeiträge
  • Lohnkostenhochrechnung: Rückblickend zur Kontrolle oder in die Zukunft gerichtet für die Planung der Budgets und finanziellen Ressourcen
  • Umfassender Support durch unser Expertenteam bei Sage

Das sind die Vorteile einer Branchen-Software Gesundheitswesen

Eine Software für die Entgeltabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen bietet eine Vielzahl von Vorteilen gegenüber manuellen Abrechnungsprozessen. Hier die wichtigsten im Überblick:

Zeitersparnis

Die manuelle Berechnung von Löhnen und Gehältern kann sehr zeitaufwendig sein, insbesondere in großen Organisationen mit vielen Mitarbeitern. Eine Software für die Entgeltabrechnung automatisiert viele der Prozesse und spart so Zeit.

Fehlervermeidung

Bei der händischen Berechnung der Entgelte besteht ein erhöhtes Risiko, Fehler zu machen. Falsche Gehaltsabrechnungen führen zu Schwierigkeiten mit dem Finanzamt und der Sozialversicherung. Dieses Risiko vermeiden Sie mit einer Abrechnungs-Software, denn diese führt die Berechnungen automatisch und korrekt durch.

Compliance

Es ist nicht leicht, die vielen Gesetzen und Vorschriften im Bereich der Lohnabrechnung einzuhalten. Durch den Einsatz einer Software stellen Sie sicher, dass Sie alle relevanten Vorschriften und Gesetze einhalten.

Automatische Aktualisierungen

Gesetze und Richtlinien ändern sich immer mal oder neue Tarifverträge werden abgeschlossen. Das stellt für Sie kein Problem dar, wenn Sie eine Software für die Entgeltabrechnung nutzen. Alle Neuerungen werden automatisch eingepflegt und aktualisiert – und Sie sind stets auf dem neuesten Stand.

Aussagefähige Berichte

Mithilfe einer Lohnabrechnung Software können Sie Berichte generieren, die detaillierte Einblicke in die Lohn- und Gehaltsstruktur der Organisation geben. Dies hilft Ihnen dabei, Trends zu identifizieren. Außerdem haben Sie eine solide Basis für Ihre Personalplanung.

Sie entscheiden: Abrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen inhouse oder extern?

Eine soziale Einrichtung kann ihre Entgeltabrechnung inhouse mithilfe einer Software oder extern mithilfe eines Dienstleisters durchführen. Für welchen Weg sie sich entscheidet, das hängt von verschiedenen Faktoren ab. Hier die wichtigsten:

Je größer die Organisation ist, desto aufwendiger gestaltet sich in der Regel die Entgeltabrechnung. Große Behörden benötigen entsprechend mehr Ressourcen, um diese Aufgabe inhouse durchführen zu können. Für kleinere Organisationen ist es hingegen oft einfacher, die Löhne und Gehälter intern abzurechnen.
Die Lohnabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen ist sehr komplex und erfordert deshalb ein besonderes Fachwissen. Doch oftmals verfügen Organisationen nicht über die nötige Expertise. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, die Entgeltabrechnung an einen erfahrenen externen Dienstleister auszulagern.
Um die Entgeltabrechnung effektiv durchführen zu können, müssen Sie viele Prozesse automatisieren. Außerdem sind Sie dazu verpflichtet, die Mitarbeiterdaten sicher und rechtskonform speichern und verwalten. All das setzt voraus, dass Sie eine moderne Technologie nutzen. Gibt es diese nicht, dann lohnt sich das Outsourcing.
Wenn Sie nicht über die erforderlichen Ressourcen und Technologien verfügen, kann die Abrechnung der Entgelte teuer werden. Auch in diesem Fall kann sich das Outsourcing lohnen. Der externen Dienstleister verfügt über die nötige Infrastruktur und Sie bezahlen nur das, was Sie tatsächlich brauchen.
Stellen Sie sich selbst die Frage, wie viel Kontrolle Ihnen wichtig ist. Bei einer Inhouse-Abrechnung haben Sie alle Prozesse und Ergebnisse voll im Griff. Sie tragen dafür aber auch allein die gesamte Verantwortung. Doch sobald Sie die Abrechnung nach draußen geben, geben Sie automatisch auch ein Stück weit die Kontrolle ab. Das sollte bei einem vertrauenswürdigen Anbieter jedoch kein Problem darstellen.

Sage bietet Ihnen beide Varianten an:

Die Entscheidung, ob interne oder externe Abrechnung, hängt von den individuellen Voraussetzungen und Anforderungen der jeweiligen Organisation ab. Deshalb empfehlen wir Ihnen, die Vor- und Nachteile beider Optionen für Ihre Einrichtung sorgfältig abzuwägen. So treffen Sie mit Sicherheit die beste Wahl – Mit Sage können Sie Ihre Entgeltabrechnung einfach selbst erledigen. Wenn Sie möchten, übernehmen wir aber auch die Abrechnung der Löhne und Gehälter für Sie.

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Sage HR Suite

Die integrierte HR- und Personalabrechnungslösung von Sage für die Abrechnung der Löhne und Gehälter im Gesundheits- und Sozialwesen.
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Sage HR Lohnabrechnung Service

Wir übernehmen für Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen.
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Insgesamt stehen uns seit der Einführung von Sage HR sowohl bessere und umfangreichere als auch flexiblere Auswertungs- und Reportingfunktionen zur Verfügung. Sie verschaffen uns noch mehr Kostentransparenz und damit Planungssicherheit, die für uns von enormer Bedeutung ist.

Anke Marten
Norddeutsche Gesellschaft für Diakonie

Mehr Antworten auf Fragen rund um Software Gesundheitswesen und Software soziale Einrichtungen

Im Gesundheits- und Sozialwesen berechnet sich das Gehalt der (nicht verbeamteten) Angestellten in der Regel auf Basis eines Tarifvertrags. Die Rede ist vom Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst, kurz TVöD. Für Kliniken, Altenheime oder ambulante Pflegedienste können unterschiedliche Formen des TVöD gelten. So gibt es etwa den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Für Universitätskliniken gilt der TV-UK und für viele kirchliche Einrichtungen, wie etwa Krankenhäuser und Pflegeheime, der TVöD-K.

Das Gehalt wird auf Basis der verschiedenen Entgeltgruppen und -stufen berechnet, die in den Tarifverträgen festgeschrieben sind. In welche Tarifgruppe der Beschäftigte eingruppiert ist, richtet sich nach seiner Qualifikation, Berufserfahrung und Tätigkeit. Die Entgeltgruppen für die im Sozial- und Gesundheitswesen Beschäftigten heißen E1 bis E15. Innerhalb dieser Gruppen kann ein Angestellter verschiedene Tarifstufen erreichen. Je höher die Zahl der Stufe und Gruppe, desto höher ist sein Gehalt.

Das Gehalt im Gesundheits- und Sozialwesen besteht aus mehreren Komponenten. Da gibt es zunächst das Grundgehalt, das sich nach der oben genannten Tarifgruppe und Gehaltsstufe richtet. Hinzu kommen die Zulagen, beispielsweise Schichtzulagen für Nacht- oder Wochenendarbeit. Auch für Überstunden oder besondere Fachkenntnisse können Zulagen gezahlt werden. Schließlich gibt es als dritte Komponente noch die Sonderzahlungen wie Weihnachts- und Urlaubsgeld. Eine betriebliche Altersvorsorge kann ebenfalls Teil des Gehalts sein.

Auch im Gesundheits- und Sozialwesen gibt es Beamte, das sind beispielsweise Ärzte, Pflegekräfte, Sozialarbeiter und Mitarbeiter in der Verwaltung. Sie unterliegen der Beamtenbesoldung. Diese regelt die Gehälter, die Zulagen, Aufstiegsmöglichkeiten und andere rechtliche Bestimmungen. Die Höhe der Besoldung richtet sich nach den Besoldungsgruppen A1 bis A15. Auch hier lassen sich verschiedene Stufen erreichen, die von der Erfahrung und Dienstzeit des Beamten abhängen.

Viele verschiedenen Faktoren haben Einfluss darauf, wie viel das Outsourcing der Lohnabrechnung im Gesundheits- und Sozialwesen kostet. Maßgeblich ist nicht allein die Größe der Organisation, also die Zahl der Beschäftigten, für die Sie die Entgeltabrechnung durchführen. Es hängt auch davon ab, wie komplex sich die Abrechnung gestaltet. Je spezieller die Tarifverträge und Regelungen sind, umso höher können die Kosten für die Auslagerung sein.

Zudem beeinflusst die Wahl der Dienstleistungen die Höhe der Kosten: Geht es in erster Linie um die Gehaltsabrechnung TVöD? Oder benötigen Sie auch weitere Leistungen, etwa Berichtsmodule oder ein Self-Service-Portal für Ihre Mitarbeiter? Wenn Sie sich für Ihre soziale Einrichtung eine maßgeschneiderte Lösung wünschen, sprechen Sie uns an. Wir bei Sage unterstützen Sie gern dabei, die passende Software für Ihre Behörde auszuwählen.

Diese Frage lässt sich nicht einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantworten. Einige soziale Einrichtungen gewinnen durch die Auslagerung von Gehaltsabrechnungen. Andere wiederum tun besser daran, diese selbst zu erledigen. Ob es sich für Ihre Organisation lohnt, das hängt von deren Anforderungen und den vorhandenen Ressourcen ab. Viele, die ihre Abrechnung outsourcen, profitieren von den folgenden Aspekten:

Expertise und Erfahrung: Nicht alle Mitarbeiter im Gesundheits- und Sozialwesen haben das Fachwissen, um Lohn- und Gehaltsabrechnungen durchzuführen. In diesem Fall lohnt sich die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister, der darauf spezialisiert ist. Sie profitieren von seiner oftmals langjährigen Erfahrung und Expertise.

Rechtssicherheit: Ein versierter Dienstleister kann Sie dabei unterstützen, die Compliance-Anforderungen und rechtlichen Bestimmungen, die mit der Abrechnung einhergehen, einzuhalten. So können Sie Fehler vermeiden und mögliche Risiken minimieren.

Zeit- und Kostenersparnis: Wer seine Lohnabrechnung auslagert, spart oftmals nicht nur die Zeit der eigenen Mitarbeiter. Er spart sich auch die Anschaffung der nötigen Hard- und Software und damit in mehrerlei Hinsicht Kosten. Und die Mitarbeiter können sich auf die eigentlichen Aufgaben der sozialen Einrichtung fokussieren.

Ja, Sage bietet Ihnen weit mehr als nur Lohnabrechnung für das Gesundheits- und Sozialwesen. In der Sage HR Suite finden Sie alle Tools, die Sie in Ihrer täglichen Arbeit benötigen: vom Recruiting über die Personalverwaltung bis hin zu Zeiterfassung. Auch andere Software, etwa Buchhaltungs- oder ERP-Software können Sie nahtlos mit Ihrer Software von Sage verknüpfen.

Schon über 2 Millionen Kunden weltweit managen ihre Buchhaltung, Lohnabrechnung, Finanzen und ihr Personal erfolgreich mit Sage. Das klingt interessant? Dann probieren Sie es doch einfach aus. Sage unterstützt Sie von der Auswahl über die Implementierung bis in die tägliche Arbeit mit der Software.

 

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