Warenwirtschaftssystem Einzelhandel : Prozesse effizient verwalten

Ein Warenwirtschaftssystem hat die Aufgabe, die typischen Vorgänge im Einzelhandel vom Warenein- bis zum Warenausgang zu optimieren. Es hilft dabei, die Kosten zu senken, die Zufriedenheit der Kunden und den Erfolg des Unternehmens zu steigern. Um das zu erreichen, sollte ein System das Folgende leisten.

Strukturierte Prozesse

Der Einzelhandel muss sich mit einer ganzen Reihe an Aufgaben und Abläufen auseinandersetzen. Ein Warenwirtschaftssystem Einzelhandel hilft Ihnen dabei, Struktur in die Sache zu bringen. Denn nicht nur alle für den Einzelhandel typischen Schritte werden exakt festgelegt. Dazu zählen etwa die Bedarfsermittlung, die Einholung eines Angebots beim Lieferanten, die Bestellung, die Wareneingangskontrolle und die Rechnungsprüfung. Mithilfe des Systems legen Sie außerdem fest, wer im Haus für welche Aufgabe zuständig ist. So stellen Sie mithilfe der Software sicher, dass alles zuverlässig und lückenlos erledigt wird. Die Abteilungen können die relevanten Daten zeitsparend und verlustfrei direkt untereinander austauschen.

Bestandsverwaltung: Die Software Einzelhandel muss in der Lage sein, den aktuellen Lagerbestand zu verfolgen und automatisch Bestellungen auszulösen. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alle Produkte stets verfügbar sind. Überbestände oder Engpässe können Sie so zuverlässig vermeiden.

Verkaufs- und Kundendaten: Ein Warenwirtschaftssystem Einzelhandel erfasst alle relevanten Verkaufsdaten, wie die Kundendaten, die Artikelbewegungen und Umsätze. Das ermöglicht es Ihnen, die Daten etwa nach Regionen oder Produktkategorien zu analysieren. Auf diese Weise erfassen Sie regionale Unterschiede im Kaufverhalten der Konsumenten oder identifizieren Ihre Bestseller. Auch die Überwachung der Verkaufsdaten in Verbindung mit den Social-Media-Daten erkennen Sie schnell die jüngsten Trends. So versehen Sie nicht nur die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser, sondern können auch neue Verkaufsstrategien entwickeln.

Lieferantenmanagement: Es ermöglicht Ihnen eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit mit den Lieferanten. Denn mit einer Einzelhandel Software können Sie die Bestellungen verwalten, die Liefertermine überwachen und die Lieferkette optimieren.

Integriertes Kassensystem: Ihr System sollte nahtlos mit Verkaufsort, auch Point of Sale (POS) genannt, integriert sein. Dadurch unterstützt es den Verkaufsprozess, die Verwaltung der Bestände und des Zahlungsverkehrs. 

Analysen und Berichterstattung: Die Daten aller wichtigen Vorgänge im Unternehmen werden in der Software Einzelhandel digital erfasst. Diese Daten, insbesondere Kennzahlen wie Umsatz, Cashflow oder Lagerbestand können sie jederzeit nachvollziehen und auf Knopfdruck abrufen. Die darauf basierenden Analysen und Berichte liefern Ihnen wertvolle Einblicke. Sie helfen dabei, die Geschäftsprozesse zu optimieren und tragfähige Entscheidungen zu treffen.

Multichannel-Fähigkeit: Mithilfe eines Warenwirtschaftssystems können Sie Ihren Kunden ein Omni-Channel-Einkaufserlebnis bieten. Das bedeutet, dass Sie gleich mehrere Kanäle für den Verkauf Ihrer Waren nutzen. Dazu gehören die stationären Geschäfte ebenso wie E-Commerce, M-Commerce, Social Commerce, Teleshopping, Click-and-Collect und Pop-up-Stores. 

Integration mit anderen Systemen: Es sollte möglich sein, die Einzelhandel Software mit anderen, bestehenden Systemen zu verbinden und so Daten auszutauschen. Zum Beispiel mit einem Programm für die Buchhaltung, einem CRM-System oder dem E-Commerce.

Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit: Ein Warenwirtschaftssystem Einzelhandel sollte jederzeit mit Ihrem Unternehmen mitwachsen können. Das setzt eine Auswahl an Funktionen voraus, mit denen Sie die Software individuell an Ihre besonderen Anforderungen anpassen können. 

Der Einzelhandel hat ein paar Besonderheiten, die ganz besondere Funktionen von einem Warenwirtschaftssystem erfordern. Die wichtigsten stellen wir Ihnen hier kurz vor:

Filialverwaltung

Manche Einzelhändler betreiben an mehreren Standorten Ladenlokale. Dann muss sein Warenwirtschaftssystem in der Lage sein, die Bestände, Bestellungen und Verkäufe über alle Filialen hinweg zu verwalten. Außerdem sollte es möglich sein, die Bestände zwischen den Niederlassungen zu übertragen und sie in Echtzeit zu synchronisieren. Werden Berichte erstellt, so müssen sich diese wahlweise auf die einzelne Filiale oder das gesamte Unternehmen beziehen.

Multi-Channel-Vertrieb

Heutzutage nutzen viele Einzelhändler mehrere verschiedene Verkaufskanäle parallel. Das können stationäre Geschäfte, Online-Shops, Marktplätze oder mobile Apps sein. Das Warenwirtschaftssystem sollte imstande sein, die Bestandsverwaltung und Auftragsabwicklung über alle Kanäle hinweg zu koordinieren. Die direkte Übertragung der Daten in Echtzeit erlaubt einen Überblick über den Gesamtbestand. So verhindert das System sowohl Engpässe als auch Überbestände.

Promotion- und Aktionsverwaltung

Ein Warenwirtschaftssystem ermöglicht es dem Einzelhändler, die Werbeaktionen zu verwalten und zu überwachen. So lassen sich mit seiner Hilfe etwa automatisch Rabattaktionen durchführen. Zugleich dokumentiert das System automatisch, wie sich die Promotion auf den Bestand der Ware auswirkt. Auf der Basis von Aktionsberichten kann der Einzelhändler den Erfolg seiner Aktionen bewerten und ein effizientes Marketing betreiben.
 
Artikelvarianten und -attribute

Ob Kosmetik, Kleidung oder Möbel: Es gibt zahlreiche Produkte im Einzelhandel, die etwa in Größe, Farbe oder Ausführung variieren. Das Warenwirtschaftssystem sollte in der Lage sein, alle Varianten zu verwalten und deren Lagerbestände separat zu verfolgen. Dazu muss es möglich sein, alle relevanten Eigenschaften, wie das Gewicht, die Abmessungen oder Materialien zu erfassen. Nur so kann das System exakte Bestandsdaten liefern.

Verwaltung saisonaler Produkte

Im Einzelhandel gibt es saisonale Produkte, die nur zu bestimmten Zeiten stark nachgefragt werden. Dazu zählen etwa Weihnachts- und Grillartikel oder Sommer- und Winterkleidung. Das Warenwirtschaftssystem sollte im Stande sein, die saisonalen Schwankungen zu berücksichtigen und die Bestandsplanung entsprechend anzupassen. Es sollte außerdem möglich sein, automatisch Bestellungen für die saisonalen Produkte auszulösen. Nur so kann der Einzelhändler sicherstellen, dass er jederzeit ausreichend Ware in seinem Lager hat.

Es gibt ganz verschiedene Vertriebsformen, also Wege, auf denen der Einzelhändler seine Ware vertreibt. Diese können nach der Art des oder der Produkte, nach der Zielgruppe und der Nachfrage des Marktes variieren. Die klassischen Vertriebsformen sind die folgenden:

Stationärer Handel 

Der stationäre Handel wird auch als traditioneller Einzelhandel bezeichnet. Hier besucht der Kunde zu fest vorgegebenen Öffnungszeiten ein Geschäft, das sich an einem festen Standort befindet. Hierzu zählen die Fachgeschäfte, die sich auf bestimmte Produkte fokussieren, wie Elektronik-, ein Musikinstrumente- oder ein Möbelgeschäft. Kaufhäuser und Warenhäuser wiederum sind große Geschäfte, die viele Waren unter einem Dach anbieten. Weiterhin gibt es die Supermärkte, Discounter und die sogenannten Convenience-Stores.

Ambulanter Handel

Im ambulanten Handel verkauft der Händler seine Waren außerhalb eines festen Einzelhandelsgeschäfts. Verkauft er seine Ware direkt auf der Straße, spricht man vom Straßenverkauf. Dazu nutzt er in der Regel einen mobilen Verkaufswagen oder etwa einen Verkaufsstand auf Wochenmärkten oder Messen. Manche Verkaufsfahrzeuge sind entsprechend der Erfordernisse des Produktes ausgestattet. Beispiele hierfür sind ein Eiswagen, ein Bäckereifahrzeug oder ein Foodtruck.

Versandhandel

Zu den Formen des Versandhandels zählen der Katalog- ebenso wie der telefonische Versandhandel und das Teleshopping. Heute sehr beliebt ist der Onlinehandel. Große, populäre Marktplätze im Internet sind etwa Amazon, eBay, Etsy oder Rakuten, um nur ein paar zu nennen. Weitere Formen des Versandhandels sind der Social-Media-Versandhandel, auch Social Commerce genannt, der Mobile Commerce, der Abonnementdienste und das Dropshipping.

Automatenhandel 

Beim Automatenhandel werden die Produkte über Selbstbedienungsautomaten verkauft. Ein paar Beispiele für solche Waren sind Snacks und Getränke, Zigaretten und Hygieneartikel. Vielfach werden auch Elektronik- und Souvenirartikel sowie Blumen in Automaten zum Kauf angeboten.

Multi-Channel-Handel 

In dieser Verkaufsform bietet der Einzelhändler seine Waren parallel über unterschiedliche Absatzkanäle an. So verkauft er sie etwa in seinem stationären Geschäft und zugleich über seinen Onlineshop. Oder er nutzt parallel den Versandhandel, etwa via Social Media oder über eine der großen Verkaufsplattformen im Internet.