Die Handwerkersoftware für eine perfekte Buchhaltung

Mithilfe einer Handwerkersoftware bilden Sie alle Geschäftsprozesse Ihres Handwerks übersichtlich in einer einzigen Software ab. Eine solche Lösung orientiert sich an den Abläufen, wie Sie in Ihrem Betrieb tagtäglich stattfinden. Von A wie Auftrag bis Z wie Zeitmanagement: Es beinhaltet alles, was Sie benötigen, um Ihre Aufgaben mit Erfolg zu erledigen.

Eine Handwerkersoftware unterstützt Sie bei Tätigkeiten wie der Aufmaßnahme und der Kalkulation von Angeboten. Sie hilft weiterhin dabei, die Serviceaufträge zu erstellen und Rechnungen zu schreiben. Eine moderne Software bietet Ihnen zudem größtmögliche Flexibilität und Mobilität. Sie und Ihre Mitarbeiter können jederzeit auch vor Ort beim Kunden auf alle notwendigen Informationen zugreifen. Das können Kundendaten, Materialkosten und die Tarife von Lieferanten sein.

Genauso gut kann das System Sie auch an anstehende Termine oder Lieferungen erinnern. Hinzu kommt: Die in der Handwerkersoftware enthaltene Buchhaltungssoftware bereitet die Unterlagen für den Steuerberater auf. Per Schnittstelle werden die Daten aus Ihrer Software direkt elektronisch an die Steuerkanzlei übermittelt. Das spart nicht nur Ihnen, sondern auch dem Steuerberater viel Zeit und Aufwand. Letzten Endes sparen Sie dadurch Kosten.

Es ist ganz egal, wie groß Ihr Unternehmen ist. Der Einsatz einer Handwerker Software lohnt sich in jedem Fall auch für Sie. Bei der Auswahl ist es wichtig, zu wissen, wie viele Nutzer mit dem Programm arbeiten werden. Natürlich kennen Sie die Bedürfnisse Ihres Betriebs selbst am besten. Moderne Lösungen sind meist modular aufgebaut. Dadurch lässt sich die Software genau an Ihre individuellen Anforderungen anpassen.

Mit einer Software für das Handwerk erleichtern Sie sich die tägliche Arbeit in jedem Bereich: Das gilt für die Angebots- und Rechnungsstellung. Das gilt ebenso bei der Einsatzplanung Ihrer Materialien und Werkzeuge. In diesen und vielen Bereichen sparen Sie Zeit und dadurch Kosten. Diese können Sie in das investieren, was Sie am besten können und am liebsten tun: Ihr Handwerk.

Vorab bemerkt: Es spielt keine Rolle, ob Ihr Betrieb in einem zulassungspflichtigen oder einem zulassungsfreien Handwerk angehört. Eine ordnungsgemäße Buchhaltung müssen Sie in jedem Fall führen.

In Deutschland unterscheidet man die handelsrechtliche Buchführungspflicht gemäß Handelsgesetzbuch (HBG) und die steuerrechtlichen Vorschriften zur Buchführung. Diese sind in der Abgabenordnung (AO) geregelt.

Zur handelsrechtlichen Buchführungspflicht, auch als kaufmännische Buchführung bezeichnet: Gemäß § 238 Abs. 1 HGB ist jeder Kaufmann dazu verpflichtet, Bücher zu führen, die seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens ersichtlich machen. Bei der Buchführung muss er die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) beachten. Das soll dafür sorgen, dass ein sachverständiger Dritter sich innerhalb einer angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens verschaffen kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Zu den steuerlichen Rechnungslegungsvorschriften, auch originäre Buchführungspflicht genannt: Diese Vorschriften zwingen auch die Unternehmer dazu, (kaufmännische) Bücher zu führen, die gar nicht in den Anwendungsbereich des Handelsgesetzbuches fallen. Das sind beispielsweise Landwirte, aber auch Gewerbetreibende – zu denen in der Regel auch Handwerksbetriebe zählen –, die bestimmte Größenkriterien erfüllen.

Gemäß § 141 AO sind Sie als gewerblicher Unternehmer zu einer doppelten Buchführung verpflichtet, wenn Sie mit Ihrem Betrieb eines – oder beide – der folgenden Kriterien erfüllen: Sie haben in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren einen Umsatz von mehr als 600.000 Euro gemacht. Sie haben einen Jahresüberschuss von mehr als 60.000 Euro erzielt. Bleiben Sie unter diesen Grenzen, dann müssen Sie lediglich eine einfache Buchführung machen. Das heißt, Sie geben am Jahresende eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) beim Finanzamt ab.

Ein Handwerksbetrieb muss mehr als nur die Buchhaltung machen und Rechnungen schreiben. Zum Beispiel schreiben Sie umfassende Kostenvoranschläge und detaillierte Rechnungen. In diesen müssen Sie ganz unterschiedliche Posten mit unterschiedlichen Preisen und Steuersätzen berücksichtigen. Dazu zählen die Arbeitsstunden, verschiedene Materialien und auch Leistungen, die Sie von Zulieferern beziehen.

Deshalb muss die Handwerkersoftware mehr Anforderungen erfüllen als eine herkömmliche kaufmännisch Software. Die folgenden Möglichkeiten machen ein Rechnungsprogramm fürs Handwerk so besonders:

• getrennte Angabe von Lohn- und Materialkosten auf der Rechnung
• Ausweis unterschiedlicher Umsatzsteuersätze auf einer Rechnung
• Erstellung von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen innerhalb eines Workflows
• jederzeit Zugriff auf die Übersichten aller Materialkosten, Tarife und Preise
• jederzeit Zugriff auf die Übersicht der Lieferanten-Preise
• integrierte Lager- und Bestandsverwaltung
• Zeiterfassung zur exakten Abrechnung der geleisteten Stunden
• Verwaltung von Anzahlungen
• automatische Generierung von Gutschrift- und Stornorechnungen
• übersichtliche Anzeige der Einnahmen und der Ausgaben
• Ausstellung elektronischer Rechnungen (für Öffentliche Auftraggeber)
• Mahnwesen mit der automatische Versendung von Mahnungen
• Mobilität durch eine App, um bei den Kunden vor Ort Kostenvoranschläge kalkulieren oder Rechnungen stellen zu können
• Schnittstellen zu anderer Software (DATEV, ZUGFeRD)
• GoBD- und DSGVO-Konformität

Für einen Handwerksbetrieb gelten in der Regel dieselben Pflichtangaben wie für jedes andere Unternehmen auch. Was genau auf der Rechnung stehen muss, das regelt der § 14 Abs. 4 des Umsatzsteuergesetzes. Hier eine Übersicht der Angaben, die auf keinen Fall fehlen dürfen:

• der vollständige Name und die vollständige Anschrift Ihres Handwerksbetriebes
• der vollständige Name und die vollständige Anschrift Ihres Kunden (des Leistungsempfängers)
• die Steuernummer, die das Finanzamt Ihrem Betrieb erteilt hat, oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, die Sie vom Bundeszentralamt für Steuern bekommen haben
• das Ausstellungsdatum, das entspricht dem Rechnungsdatum
• die Rechnungsnummer: Diese muss eine fortlaufende Nummer sein, die Sie einmalig zur Identifizierung der Rechnung vergeben.
• der Umfang und die Art Ihrer handwerklichen Leistung und der verwendeten Materialien
• der Zeitraum der von Ihnen erbrachten Leistungen
• der Nettobetrag der Leistungen und der verwendeten Materialien
• die Angabe von Anzahlungen
• der gesamte Rechnungsbetrag (Bruttobetrag) sowie die Angabe, was der Kunde abzüglich einer gegebenenfalls geleisteten Anzahlung noch zu zahlen hat
• der für Handwerker geltende Steuersatz (19 %) sowie weitere Umsatzsteuersätze bspw. für gelieferte Materialien
• Für den Fall, dass für Sie die Kleinunternehmerregelung gilt, müssen Sie am Ende der Rechnung darauf hinweisen.