Die Buchhaltung ist ein übergeordneter Begriff. So unterscheidet man zum einen die Betriebs- und die Finanzbuchhaltung. Zum anderen kann man die Buchhaltung in verschiedene Teilbereiche untergliedern: Die Lohn-, die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung sowie die Anlagen- und die Bilanzbuchhaltung.

Die Finanzbuchhaltung, auch kurz FiBu genannt, ist also ein Teilbereich der Buchhaltung. Mit ihrer Hilfe sollen alle Geschäftsvorfälle des Unternehmens ordnungsgemäß dokumentiert werden. Zudem wird mit ihr der Gewinn ermittelt. Die FiBu ist somit die Basis für die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und für die Bilanz.

Definitionsgemäß handelt es sich bei der Finanzbuchhaltung um einen Teil des betrieblichen Rechnungswesens. Hier werden alle Geld- und Leistungsströme und auch alle Kapitalbestände eines Unternehmens erfasst und überwacht. Teilbereiche der Finanzbuchhaltung sind die Debitoren-, die Kreditoren- und die Lohnbuchhaltung. Die Zuordnung hängt davon ab, in welcher Beziehung die andere Partei zum eigenen Unternehmen steht. 

Da sich die Finanzbuchhaltung in erster Linie nach außen richtet, wird sie auch als externes Rechnungswesen bezeichnet. Sie informiert externe Dritte wie Banken und Investoren über die genauen Vermögensverhältnisse der Firma. Auch das Finanzamt hat ein berechtigtes Interesse, da ihm so eine valide Besteuerungsgrundlage vorliegt.

Die Finanzbuchhaltung dient in erster Linie der Ermittlung der Vermögensverhältnisse des Unternehmens im Laufe einer Rechnungsperiode. Auf Basis ihrer Zahlen lässt sich nicht nur die wirtschaftliche Gesamtsituation ersehen. Es lässt sich auch die Steuerschuld des Unternehmens ermitteln.

Das Ziel der Finanzbuchhaltung ist es, das Gesamtergebnis eines Unternehmens zu ermitteln. So sollen die Vermögensverhältnisse und die Veränderungen der Bestände dokumentiert werden. 

Dokumentation der Geschäftsvorfälle
Dazu muss der Finanzbuchhalter alle Geschäftsvorfälle, die für das Vermögen relevant sind, erfassen. Die Eintragungen in den Büchern und die sonstigen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Einnahmen und Ausgaben werden dazu im Hauptbuch auf die entsprechenden Sachkonten gebucht.

Ermittlung des Erfolgs
Der Gewinn oder der Verlust des Unternehmens in einer bestimmten Rechnungsperiode soll ermittelt werden. Dafür schließt der Finanzbuchhalter zum Ende der jeweiligen Periode die Konten ab und fertigt eine Gewinn-und-Verlustrechnung (GuV) an. Ein solcher Zeitraum kann ein Monat, ein Quartal oder ein Jahr sein. Das Wort Erfolg impliziert ein positives Ergebnis. Das muss es aber nicht sein. Deshalb spricht man im Falle von Verlusten auch von einem negativen Ergebnis. Zum Ende des Wirtschaftsjahres erstellt er aus der GuV und der Bilanz den Jahresabschluss.

Ermittlung der Bestände – die Bilanz
Hier werden die aktuellen Vermögens- und Schuldenbestände dokumentiert. Diese Gegenüberstellung, auch Bilanzierung genannt, erfolgt jeweils zum Bilanzstichtag. An der Bilanz sind vor allem die Anteilseigner, die Gläubiger und andere Außenstehende interessiert. Sie stellt für sie eine wichtige Informationsquelle dar. 

Schaffung einer Besteuerungsgrundlage
Dadurch, dass die Aufwände und Erträge im Rahmen der GuV gegenübergestellt werden, entsteht eine Grundlage für die Besteuerung des Unternehmenserfolgs. Je nach der Unternehmensform fallen unterschiedliche Ertragssteuern auf das zu versteuernde Einkommen an. Dazu zählen die Einkommenssteuer, die Körperschaftssteuer und die Gewerbesteuer.

Bei der Buchung der Finanzströme muss sich der Finanzbuchhalter an die allgemeinen Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) halten. Manche der Regeln sind schriftlich festgelegt, andere nicht. Auch diese ungeschriebenen GoB, die es gibt, weil sie sich in der Praxis bewährt haben, sind ebenfalls zu beachten. Die GoB verfolgen das Ziel, externe Dritte, etwa Banken und Gläubiger, vor falschen oder fehlenden Informationen zu schützen. Zu den GoB zählen:

• Vollständigkeit: Die Buchführung muss vollständig, das heißt lückenlos sein.
• Ordnungsmäßigkeit: Alle Geschäftsvorfälle müssen zeitnah und in chronologischer Reihenfolge verbucht werden sowie sachlich geordnet nach der Art des unternehmerischen Vorgangs.
• Richtigkeit und Willkürfreiheit: Die dokumentierten Geschäftsvorfälle müssen tatsächlich stattgefunden haben. Zudem müssen sie objektiv aus den Büchern hergeleitet werden können.
• Keine Buchung ohne Beleg: Zu jedem Geschäftsvorfall muss es einen Beleg geben.
• Klarheit und Übersichtlichkeit: Die Buchführung muss klar und übersichtlich sein, damit auch sachverständige Dritte sie jederzeit problemlos nachvollziehen können. So kann es sein, dass auch noch nach vielen Jahren die Steuerbehörden die Unterlagen einsehen möchten. Ferner kann es vorkommen, dass plötzlich eine Steuerprüfung stattfindet.
• Einzelbewertung: Alle Vermögensgegenstände müssen einzeln bewertet werden. Im Ausnahmefall sind auch Gruppenbewertungen zulässig.
• Sicherheit: Alle Unterlagen der Buchführung müssen ordnungsgemäß archiviert werden.

Werden die Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form geführt und aufbewahrt, dann gelten die GoBD. Das D steht hier für den Datenzugriff. Somit spezifizieren die GoBD die Regeln der GoB im Rahmen der elektronischen Buchführung.

Steuerberater und Buchhalter in Unternehmen kommen längst nicht mehr ohne Finanzbuchhaltungssoftware aus. Doch auch gelernte oder geübte Buchhalter großer Konzerne oder mittelständischer Unternehmen nutzen Softwarelösungen, um einfache und komplexe Aufgaben der Buchhaltung zu meistern. Was alle Softwareangebote – ob als einfache Version für Anfänger oder als umfassende Expertenlösung – gemeinsam haben: Buchungssätze und Belege speichert und ordnet das System automatisch. Dazu erledigt es per Mausklick das Berichtswesen und archiviert alle damit verbundenen Dokumente und Belege. Heute ist es auch Selbstständigen, Freiberuflern sowie Inhabern, Geschäftsführern und Mitarbeitern kleinerer Unternehmen möglich, durch die Nutzung von Finanzbuchhaltungssoftware Kosten für externe Spezialisten und zusätzliche Zeit für die Vorbereitung ihrer Tätigkeit zu sparen. Der Markt hält für alle Bedarfslagen geeignete Lösungen bereit.

Vieles von dem, was Steuerberater und andere externe Serviceanbieter für ihre Mandanten und Kunden leisten, besteht aus einfachen Routinevorgängen. Die häufigste Tätigkeit, die in einer Finanzbuchhaltungssoftware ausgeführt wird, ist der sogenannte Buchungssatz. Dieser besteht darin, einen Zahlungseingang oder -ausgang oder eine eingehende oder selbst gestellte Rechnung mitsamt Beleg so zu erfassen, er dem richtigen Buchungskonto zugeordnet wird.

1. Für tägliche, wöchentliche oder monatliche Buchungssätze, die immer wiederkehren, kann der Anwender auf Vorlagen zurückgreifen, in denen lediglich das Buchungsdatum oder Zahlenwerte geändert werden müssen. Es entfällt die Eingabe von Ziffern oder Beschreibungen der Buchungskonten, da diese bereits vorliegen. Ebenso fest steht die korrekte Buchung ins Soll und Haben. Denn diese legt der Anwender vorher fest, sodass typische Fehlerquellen in der Buchhaltung ausgeschlossen bleiben.
2. Alle Belege, die von vorneherein in digitaler Form vorliegen (was zum Beispiel bei Eingangs- und Ausgangsrechnungen häufig der Fall ist), können direkt mit dem Buchungssatz verknüpft werden. Auch das mehrfache Kopieren von analogen Papierbelegen kann entfallen, wenn diese eingescannt und als digitale Datei in der Buchhaltungssoftware hinterlegt sind.
3. Unternehmen, die mit Steuerberatern zusammenarbeiten, können durch Vorarbeiten mittels Finanzbuchhaltungssoftware darauf verzichten, Papierbelege und Ordner an diese zu übermitteln. Software-Lösungen, die per Internetbrowser eine Online Buchhaltung ermöglichen, erlauben via Passwortvergabe den Zugriff des Steuerberaters auf die Vorarbeiten und Belege. Damit ist auf Wunsch die sorgfältige Kontrolle durch einen Experten von außen jederzeit gewährleistet.
4. Die monatlich oder vierteljährlich anfallende Umsatzsteuervoranmeldung kann direkt aus der Software heraus erzeugt und bei Bedarf direkt an das Finanzamt übermittelt werden.
5. Das System erstellt auf Mausklick monatliche oder quartalsbezogene betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) und Statistiken, beispielsweise über Umsatzerlöse mit bestimmten Kunden oder über Kostenarten (wie Personalkosten oder Kosten des Wareneinkaufs) im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) oder (Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
6. Direkt aus der Software heraus ist auch der Jahresabschluss bzw. die Bilanz für das Finanzamt und andere mögliche Interessenten (Banken, Investoren, Wirtschaftsprüfer u. a.) zu erstellen.