Gewinn- und Verlustrechnung

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Gewinn- und Verlustrechnung: Alles, was Sie wissen müssen

Mit der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) stellen Unternehmen die Erträge und Aufwendungen einer Periode gegenüber und ermitteln dadurch den Erfolg des Unternehmens. Die GuV gibt also an, ob das Unternehmen einen Gewinn oder einen Verlust im entsprechenden Geschäftsjahr erzielt hat. Zusammen mit der Bilanz bildet sie den Hauptbestandteil des Jahresabschlusses eines Unternehmens.

Die GuV wird mit folgenden Schritten durchgeführt:

• Aufwände und Erträge auf den Erfolgskonten buchen
• Erfolgskonten abschließen
• Saldo bilden: Gewinn oder Verlust gemacht?
• Gewinn oder Verlust auf das Eigenkapital-Konto buchen
• Eigenkapital-Konto abschließen (Schlussbilanz)

Unterschied zwischen GuV und EÜR

Sowohl die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) sowie die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) werden zur Gewinnermittlung verwendet. Allerdings ist die GuV komplexer und so etwas wie der große Bruder der EÜR. Sie wird hauptsächlich von größeren Unternehmen und Kapitalgesellschaften verwendet, da sie eine detaillierte Erfassung von Erträgen und Aufwendungen erfordert.

Im Gegensatz dazu wird die EÜR vor allem von Freiberuflern und kleinen Gewerbetreibenden (bspw. Kleinunternehmern) genutzt, deren Umsatz weniger als 800.000 Euro pro Jahr oder deren Gewinn maximal 80.000 Euro pro Jahr beträgt. Sie ist eine einfachere Methode, bei der lediglich die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben erfasst werden, um den Gewinn durch den Abzug der Ausgaben von den Einnahmen zu ermitteln. Diese Variante ist somit weniger formell und benötigt keine umfangreichen Aufstellungen.

Vorgaben bei der Gewinn- und Verlustrechnung

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung gibt es einige Vorschriften und Regeln zu beachten, die im Handelsgesetzbuch verankert sind:

• § 242 HGB: Die Gewinn- und Verlustrechnung ist ein Pflichtbestandteil des Jahresabschlusses von Kaufleuten
• § 275 HGB: Die Gliederung der GuV sowie weitere Angaben dazu sind in § 275 HGB festgelegt.  
• § 276 HGB: Kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften werden Erleichterungen für die Aufstellung der GuV zugestanden
• § 277 HGB: In diesem Paragrafen werden Vorschriften zu den einzelnen Posten der GuV näher beleuchtet, u. a. Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, außerplanmäßige Abschreibungen.

Darüber hinaus ist zu beachten, dass die gewählte Darstellungsform der Gewinn- und Verlustrechnung zu Zwecken der Vergleichbarkeit auch in den Folgejahren verwendet werden muss.

Aufbau der GuV: Kontenform und Staffelform?

Die Gewinn- und Verlustrechnung kann auf zwei Arten dargestellt werden: in Kontenform und in Staffelform. Beide Formen bieten eine Übersicht über die Aufwendungen und Erträge einer Periode, unterscheiden sich jedoch in ihrer Anordnung.

Bei der Kontenform werden Erträge und Aufwendungen in zwei Spalten gegenübergestellt – links stehen die Aufwendungen (Sollseite), während rechts die Erträge (Habenseite) aufgeführt sind. Dies ermöglicht einen direkten Vergleich zwischen Erträgen und Aufwendungen, was die Ermittlung des Jahresüberschusses oder -fehlbetrags erleichtert. Bei einer Saldierung im Soll wurde ein Gewinn erzielt, bei einer Saldierung im Haben ein Verlust eingefahren.

Die Staffelform gliedert die Gewinn- und Verlustrechnung hingegen in mehrere Abschnitte, wobei Erträge und Aufwendungen untereinander angeordnet sind. Zuerst werden die Umsatzerlöse erfasst und anschließend die Aufwendungen. Über eine Fortrechnung der Posten erhält man das Betriebsergebnis. Diese Form ermöglicht eine detailliertere Analyse der einzelnen Posten und erleichtert das Verständnis, wie das Ergebnis zustande kommt. Für Kapitalgesellschaften ist diese Variante übrigens obligatorisch.

Die Begriffe Aufwand und Ertrag

Die Gewinn- und Verlustrechnung dreht sich um erfolgswirksame Geschäftsfälle. Wichtig sind in diesem Zusammenhang daher die Begriffe Aufwand und Ertrag. Aufwendungen entstehen durch die Inanspruchnahme von Dienstleistungen oder den Verbrauch von Gütern. Auch Steuern und sonstige Abgaben zählen zu den Aufwendungen. Erträge entstehen hingegen durch den Verkauf von betrieblichen Leistungen, gemeint sind somit die Umsatzerlöse eines Unternehmens.

Was sind Bestandskonten und Erfolgskonten?

Unternehmer buchen Geschäftsvorfälle mit Bestandsveränderungen auf Bestandskonten. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Anschaffung eines Pkw oder die Bezahlung einer Rechnung handeln. Solch einen Vorgang bezeichnet man als erfolgsneutral oder erfolgsunwirksam. Bestandskonten werden über die Bilanz abgeschlossen.

Geschäftsvorfälle ohne Auswirkungen auf den Bestand des Unternehmens gelten hingegen als erfolgswirksame Geschäftsvorfälle. Diese werden auf Erfolgskonten gebucht. Hier werden diejenigen Geschäftsvorfälle aufgezeichnet, die den Erfolg des Unternehmens (Gewinn oder Verlust) beeinflussen. Beispiele für Erfolgskonten sind Provisionsaufwendungen, Zinserträge, Löhne und Umsatzerlöse. Aufwendungen landen auf Aufwandskonten, Erträge werden auf Ertragskonten verbucht.

Wichtig: Die Aufwendungen müssen im Soll des Aufwandskontos gebucht werden, die Erträge im Haben des Erfolgskontos. Der Abschluss erfolgt über die Gewinn- und Verlustrechnung.

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Erfolgskonten über das Gewinn- und Verlustkonto abschließen

Der Abschluss der Erfolgskonten erfolgt über die Saldobildung von Aufwandskonten und Ertragskonten.

Bei den Aufwandskonten werden die Geschäftsvorfälle ausschließlich im Soll gebucht, sodass der Saldo der Summe der Soll-Seite entspricht. Diese Summe wird dann auf die Haben-Seite des Aufwandskontos übertragen, wodurch das Konto ausgeglichen ist.

Bei den Ertragskonten werden die Geschäftsvorfälle ausschließlich im Haben gebucht, sodass die Summe dem Saldo der Haben-Seite entspricht. Diese Summe wird auf die Soll-Seite des Ertragskontos übertragen, wodurch auch hier das Konto ausgeglichen wird.

Anschließend wird der Saldo jedes Aufwands- und Ertragskontos in das GuV-Konto übertragen. Dazu bucht man den Saldo eines Aufwandskontos auf die Soll-Seite des GuV-Kontos und den Saldo eines Ertragskontos auf die Haben-Seite. Am Ende des Geschäftsjahres folgt der Abschluss der Erfolgskonten.

GuV-Konto abschließen

Das GuV-Konto wird schließlich über das Eigenkapital-Konto abgeschlossen. Aus diesem Grund wird es auch als Unterkonto des Eigenkapitalkontos bezeichnet. Dazu muss jedoch zuerst der Saldo gebildet werden.

Wenn die Aufwendungen höher als die Erträge sind, bezeichnet man es als Jahresfehlbetrag: Es ist ein Verlust entstanden. Da das Eigenkapital-Konto ein Passivkonto ist, werden die Abgänge auf der Soll-Seite gebucht. Der Buchungssatz lautet: Eigenkapital an GuV-Konto.

Sind die Erträge höher als die Aufwendungen, bezeichnet man es als Jahresüberschuss. Es wurde also ein Gewinn erzielt. Wird solch ein Überschuss erwirtschaftet, wird der Gewinn auf die Haben-Seite des Eigenkapital-Kontos gebucht und das Eigenkapital wächst. Der entsprechende GuV-Buchungssatz lautet: GuV an Eigenkapital.

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