Rechnung

Die Bedeutung einer vollständigen und korrekten Rechnung

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer sind zum Abzug von Vorsteuer berechtigt. Sie dürfen die auf Eingangsrechnungen für erhaltene Lieferungen und Leistungen ausgewiesene Mehrwertsteuer von ihrer Umsatzsteuerlast abziehen. Doch das Finanzamt knüpft dieses Recht an die Bedingung, dass die entsprechenden Rechnungen sämtliche erforderlichen Angaben enthalten. Ist dies nicht der Fall, kann es zur Verweigerung des Vorsteuerabzugs kommen.

Aus diesem Grund prüfen Unternehmen alle eingehenden Rechnungen auf ihre Vollständigkeit. Als genauso wichtig erweist sich die Erstellung von korrekten Ausgangsrechnungen für erbrachte Lieferungen und Leistungen. Nur eine den steuerrechtlichen Vorschriften entsprechende Rechnung ermöglicht dem Geschäftspartner den Vorsteuerabzug.

Nach der Erbringung einer Lieferung oder Leistung durch einen Unternehmer an einen anderen Unternehmer besteht die Pflicht, diesen Umsatz innerhalb eines Zeitraums von sechs Monaten zu fakturieren. Diese Vorschrift gilt sogar dann, wenn der entsprechende Umsatz steuerbefreit ist.

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Die erforderlichen Pflichtangaben auf einer Rechnung

Im Einzelnen sind bei der Fakturierung beziehungsweise Rechnungsprüfung die folgenden Vorschriften für die Angaben auf Rechnungen zu beachten:

  • Name und vollständige Anschrift sowohl des Unternehmers, der den Umsatz ausführt, als auch des Empfängers
  • Steuernummer bzw. Umsatzsteueridentifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  • Datum der Rechnungserstellung
  • Fortlaufende und lückenlose Nummerierung
  • Zeitpunkt beziehungsweise -raum, in dem der Unternehmer die fakturierten Leistungen oder Lieferungen erbracht hat
  • Anzahl oder Menge der gelieferten Gegenstände, die mit ihrer handelsüblichen Bezeichnung aufzuführen sind, oder Art beziehungsweise Umfang der sonstigen Leistungen
  • Aufschlüsselung der Umsätze nach ihrem Steuersatz (Regelsatz 19 %, für bestimmte Lieferungen und Leistungen gilt der ermäßigte Satz von 7 %)
  • Gegebenenfalls Minderungen des Entgelts, die im Vorfeld vereinbart wurden, wie zum Beispiel eine Preisminderung
  • Das Entgelt für die erbrachte Leistung und Lieferung sowie den darauf entfallenden Steuerbetrag
  • Gegebenenfalls Hinweis auf die Steuerfreiheit des Umsatzes
  • Gegebenenfalls einen Hinweis auf die Tatsache, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. Dabei handelt es sich um die sogenannte Reverse Charge, zu der es insbesondere bei grenzüberschreitenden Leistungen innerhalb der EU kommt.

Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen

Die oben aufgeführten Vorschriften beziehen sich auf alle Rechnungen, die einen Wert von 150 Euro brutto überschreiten.

Rechnungen, die sich auf eine Lieferung oder Leistung gegen ein geringeres Entgelt beziehen, müssen nur diese Angaben enthalten:

  • Vollständiger Name sowie Anschrift des Unternehmers, der die Leistung erbringt
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Art und Anzahl der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der sonstigen Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe
  • Steuersatz
  • Alternativ Hinweis auf die vorliegende Steuerbefreiung

Vorschriften für Kleinunternehmer

Wer als Kleinunternehmer von der Berechnung und Abführung der Umsatzsteuer befreit ist, muss dennoch Vorschriften für die Erstellung von Rechnungen beachten. Neben den Angaben, die auch für Kleinbetragsrechnungen anfallen, haben  Kleinunternehmer die folgenden Informationen auf ihren Rechnungen auszuweisen:

  • Vollständiger Name mit Anschrift des Leistungsempfängers
  • Handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände
  • Steuernummer
  • Zeitpunkt der Lieferung beziehungsweise Leistung
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Im Voraus vereinbarte Minderungen des Entgelts