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Forderungsmanagement im Handwerk: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Buchhaltung & Controlling

Forderungsmanagement im Handwerk: Was tun, wenn der Kunde nicht zahlt?

Kostenlose Vorlage - Mahnung

Die Leistung beim Kunden ist erfolgreich erbracht, die Rechnung wurde pünktlich an den Kunden versendet. Doch, der Kunde zahlt nicht. Häufig sind Handwerksunternehmer viel zu geduldig mit ihren Kunden. 

Die meisten Kunden reagieren sofort nach einer freundlichen Erinnerung, da sie schlichtweg vergessen haben, die Rechnung zu begleichen. Doch immer öfter zahlen die Kunden auch nach der ersten und zweiten Mahnung nicht.  

Nicht erst durch die Corona-Pandemie stellen deutsche Inkassounternehmen immer öfter fest, dass die Zahlungsmoral schlechter wird. Letztendlich schadet sie der Liquidität von kleinen und mittelständischen Handwerksbetrieben. Im schlimmsten Fall führt sie zu einer finanziellen Schieflage und der Existenzbedrohung des Betriebs. 

Wann wird eine Rechnung fällig? 

Ist auf der Rechnung keine Zahlungsvereinbarung getroffen, wird die Rechnung sofort fällig. Hier gilt jedoch die gesetzliche Zahlungsfrist nach §286 BGB. Der Gesetzgeber räumt dem Schuldner aus Lieferung und Leistung eine Frist von 30 Tagen ein, um eine Rechnung zu begleichen. Erst danach befindet er sich im Zahlungsverzug.

Vermeiden Sie Mahnungen durch: 

  • Stellen Sie Ihre Forderungen zügig in Rechnung, achten Sie auf den Zeitpunkt der Leistungserbringung 
  • Achten Sie darauf, dass Ihre Rechnung korrekt und vollständig ist
  • Legen Sie ein konkretes Zahlungsziel fest

Kommt der Kunde trotz Zahlungsverpflichtung und Erinnerung einer Zahlung nicht nach, können Sie eine Mahnung versenden. Es empfiehlt sich zunächst das persönliche Gespräch mit dem Kunden zu suchen. Modernde Softwarelösungen wie Sage 50 Handwerk bieten die kundenindividuelle Konfiguration von Mahntexten. 

Regel: Die erste Mahnung sollte erst nach 5 Tagen verschickt werden.

Beispiele für Mahntexte: 

  • Mahnung 1: 
    Wir wissen, dass in der Hektik des Alltags vieles vergessen wird. Deshalb möchten wir Sie mit diesem Schreiben an die unten aufgeführten Rechnungen erinnern. Bitte überweisen Sie die fälligen Beträge bis XY.  Selbstverständlich können Sie mit uns Kontakt aufnehmen, wenn Sie mit unserer Leistung nicht zufrieden sind. Wir stehen Ihnen für Fragen jederzeit zur Verfügung. 
  • Mahnung 2: 
    Wir haben alle Zahlungseingänge bis zum XY gebucht, doch Ihrer war nicht dabei. Das macht uns sehr traurig. Geben Sie uns bitte jetzt die Gelegenheit zum Freudensprung, indem Sie die fälligen Rechnungen bis zum XY auf unserem Konto begleichen. Vielen Danke! 
  • Mahnung 3: 
    Wir freuen uns Ihnen mitteilen zu können, dass wir nun Chuck Norris für unser Mahnungsmanagement engagieren konnten. Er freut sich schon darauf, Sie näher kennenzulernen.
    Ein bisschen Spaß muss sein: Bitte zahlen Sie den offenen Rechnungsbetrag auf unser unten genanntes Bankkonto. Wir setzen Ihnen hiermit eine Nachfrist bis zum XY. Sollten die aufgeführten Beträge bis dahin nicht eingegangen sein, sehen wir uns leider gezwungen, die Sache an Chuck Norris bzw. an unsere Rechtsabteilung weiterzuleiten! 

Tipp:

Setzen Sie auf ein einfaches Rechnungsprogramm für Handwerker

Risikobegrenzung 

Damit Handwerksbetriebe auch zukünftig den sprichwörtlich „goldenen Boden“ haben, ist es wichtig, zukunftsorientiert auf die Finanz- und Liquiditätsplanung zu schauen und eine Risikobegrenzung vorzunehmen. Minimieren Sie Außenstände und werfen Sie einen täglichen Blick auf die Offenen Posten, damit sich ihr Forderungsmanagement mit den betrieblichen Vorleistungen wie beispielsweise Materialeinkauf und Löhnen die Waage hält.   

Um einen Zahlungsausfall zu begrenzen, oder besser noch vermeiden, nutzen Sie folgende Maßnahmen: 

  • Zahlungsvereinbarungen:
    Ermöglichen Sie Anzahlungen und Abschlagszahlungen (Link zum Beitrag Liquiditätsplanung) oder lassen Sie sich eine Abbuchungsermächtigung erteilen 
  • Skontovereinbarung 
    Schaffen Sie über Skontofristen einen Anreiz für die schnellere Bezahlung 
  • Zahlungsziel/Verzugszinsen 
    Vereinbaren Sie klar definierte Zahlungsziele und eventuelle vertragliche Verzugszinsen 
  • Mahnkostenpauschale 
    Informieren Sie über Mahngebühren oder die Weiterbelastung von Inkassokosten 
  • Eigentumsvorbehalt 
    Legen Sie einen verlängerten Eigentumsvorbehalt fest. Es ermöglicht, dass bei Lieferung der Ware diese rechtlich bis zur Zahlung durch den Kunden in Ihrem Eigentum verbleibt.
    Tipp: Sollte ein Kunde in der Corona-Pandemie insolvent gegangen sein, wird die Ware aufgrund des Eigentumsvorbehalts der Insolvenzmasse entzogen! 
  • Vorkasse 
    Fällt die Bonitätsprüfung des (potenziellen) Kunden negativ aus, können Sie mit diesem Kunden eine „Vorkasse“ vereinbaren. Erst wenn der Kunde zahlt, erbringen Sie die Handwerkerleistung, für die er Sie beauftragt hat 

Fazit: 

Sichern Sie Ihre Existenz durch ein geordnetes Forderungsmanagement. Die wichtigen Bausteine für Handwerksunternehmer reichen von Vorkasse über Abschlags- und Teilrechnungen bis zur Offenen Postenverwaltung, dem Mahnwesen und dem letzten Schritt – der Inkassoverwaltung. 

Erledigen Sie Ihre Büroarbeit direkt auf der Baustelle

Mit Sage 50 Handwerk verlassen Sie sich auf praktische Funktionen, die Ihre Arbeit erleichtern – egal ob unterwegs oder am Schreibtisch.

  • Speziell für Handwerker mit Aufmaßerfassung
  • Auftragsbearbeitung mit Abschlags-, Teil- & Schlussrechnungen
  • Projektverwaltung mit Terminplanung & Zeitmanagement
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