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Rechnung nicht bezahlt: Achten Sie auf diese Formalien

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Formale Fehler auf der Rechnung sind laut EOS-Studie „Europäische Zahlungsgewohnheiten 2018“ für rund 30 Prozent der Geschäftskunden ein Grund für schlechte Zahlungsmoral. Doch diese Fehler sind vermeidbar. Selbst einmal durchgerutschte Fehler lassen sich wieder beheben, um eine reibungslose Zahlung zu gewährleisten.

Zahlungsausfälle haben mitunter drastische Auswirkungen – gerade auf kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Vorübergehende Liquiditätsengpässe durch Zahlungsverzögerungen können wirtschaftliche Schäden mit sich bringen. Es gilt also, das zu umgehen und alle wichtigen Formalien zu beachten.

Eine ordnungsgemäße, prüffähige Rechnung erstellen

Damit Rechnungen juristisch prüffähig sind und Unternehmen ihre Ansprüche geltend machen können, dürfen folgende Angaben nicht fehlen:

  • Absender (inklusive handelsrechtlich notwendiger Angaben)
  • Kundenanschrift
  • Rechnungsdatum und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Liefer- beziehungsweise Leistungszeitpunkt
  • Detaillierte Leistungsabrechnung
  • Fristangabe
  • Netto- und Bruttobetrag
  • Mehrwertsteuerausweis
  • Bankverbindung
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
  • Falls vorhanden: Bestellnummer des Kunden
  • Falls vorhanden: Zahlungskonditionen wie Skonto-Zugeständnisse
  • Optional: Eigentumsvorbehalt

Tipp zur Optimierung der Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnung. Rechnungen in elektronischer Form vereinfachen den Prozess der Rechnungsstellung enorm – etwa durch das einheitliche Datenformat ZUGFeRD. Der Datenaustausch ist schnell, sicher und bequem. Das reduziert Material- und Portokosten und eignet sich selbst für kleinste Unternehmen.

Die Ist-Besteuerung. Rechnungskorrekturen können durch die sogenannte Ist-Besteuerung vermieden werden. Diese kann jedoch nur durchgeführt werden, wenn der Vorjahresumsatz nicht mehr als 500.000 Euro betragen hat. Bei der Ist-Besteuerung wird die Umsatzsteuer nicht nach dem mit dem Kunden vereinbarten Betrag, sondern nach dem tatsächlich erhaltenen Betrag berechnet. Gerade für kleine Unternehmen kann das vorteilhaft sein. Im Gegensatz dazu steht die Soll-Besteuerung, bei der die Umsatzsteuer schon abgeführt werden muss, wenn die Rechnung ausgestellt wurde. Unter Umständen ist das Geld aber noch nicht da und muss vorgestreckt werden.

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Bereits gemachte Fehler korrigieren

Trotz aller Sorgfalt kann es bei der Rechnungsstellung zu Schreibfehlern, unklaren Formulierungen oder falsch berechneten Beträgen kommen. Kunden haben hier ein Anrecht auf Reklamation und Berichtigung. Sind diese selbst Unternehmen, benötigen sie die Rechnungen als Nachweise zur Erstattung der Umsatzsteuer. Korrekturen sind immer vom Leistungserbringer vorzunehmen. Dabei kann es zu zwei möglichen Szenarien kommen: Entweder sind Pflichtangaben fehlerhaft oder der ausgewiesene Rechnungsbetrag stimmt nicht.

Szenario 1:
Tippfehler oder ungenaue Bezeichnungen, die den eigentlichen Sinn nicht verändern, müssen nicht zwingend berichtigt werden. Ganz anders bei falschen Pflichtangaben wie der Steuernummer oder dem Betrag. Hier besteht Pflicht zur Rechnungskorrektur nach Reklamation, da der Leistungsempfänger sonst die Berechtigung zum Vorsteuerabzug verliert. Alternativ genügt ein Berichtigungsdokument mit Verweis auf die Ursprungsrechnung. Die fehlerhafte Rechnung ist zu stornieren. Die neue Rechnung erhält eine neue Nummer und den Hinweis auf die vorige Rechnung. Die Korrektur ist auch nachträglich möglich.

Szenario 2:
Mitunter zahlt der Leistungsempfänger aufgrund von Reklamationen oder Rabatten nicht den eigentlich ausgewiesenen Betrag. Damit eine Korrektur unter der gleichen Rechnungsnummer erfolgen kann, muss meist eine Stornierung vorgenommen werden, da die Rechnung in der Buchhaltung erfasst werden muss, bevor diese an den Leistungsempfänger verschickt wird.

Rechnungen typgerecht stellen

Unabhängig von allgemeinen Richtlinien ist es ratsam, den Kunden in seinen Eigenheiten beim Thema Rechnungen zu verstehen. Das Sage-E-Book „Die Kunst, bezahlt zu werden“ gibt Anleitung, wie man Kundentypen identifiziert, die Kommunikation sowie den gesamten Rechnungsstellungsprozess anpasst.

Besonders beim Typ „Fehlersucher“ ist dieser Ansatz effizient, um Fehlerfreiheit zu gewährleisten. Vor Rechnungsstellung hilft eine Abklärung, wie und zu welchen Zeiten Zahlungen normalerweise zu tätigen sind. Eine Vorabsendung der Rechnung sowie eine Buchhaltungssoftware helfen, Fehler bereits im Vorhinein zu beseitigen.

Fazit – Fehler sind menschlich …

… können aber vermieden werden – etwa durch eine Checkliste zur korrekten Rechnungsstellung, die entsprechende Software oder elektronische Rechnungen. Dabei ist es gut zu wissen, mit welcher Art von Kunde man es zu tun hat. Wenn Unternehmen doch einmal Fehler unterlaufen, müssen sie auf eine ordnungsgemäße Korrektur achten.

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