Beschreibung im Lexikon

Rechnungsstellung

Rechnungsstellung – die richtige Abrechnung von erbrachten Lieferungen und Leistungen

Das Steuer- und Handelsrecht sieht verschiedene Vorschriften für die Rechnungsstellung vor. Darunter ist die Erstellung einer Abrechnung zu verstehen, die ein Unternehmen für seine Kunden (Debitoren) anfertigt. Gleichzeitig dient diese Ausgangsrechnung auch als Grundlage für die Erfassung des Umsatzes in der Buchhaltung. Dies erfolgt in der Debitorenbuchhaltung. Für die Rechnungsstellung ist auch der Ausdruck Fakturierung üblich.

Fristen für die Rechnungsstellung

Ein Selbstständiger oder ein Betrieb ist verpflichtet, jede an ein anderes Unternehmen erbrachte Leistung innerhalb von sechs Monaten abzurechnen. Dabei beginnt die Frist, sobald die Leistung vollständig erbracht wurde.

Diese Frist gilt nicht, wenn Privatpersonen die Lieferung oder Leistung empfangen. Allerdings gibt es dabei eine Ausnahme: Das Gesetz zur Bekämpfung von Schwarzarbeit schreibt vor, dass Leistungen an private Kunden im Zusammenhang mit einem Grundstück innerhalb von sechs Monaten zu fakturieren sind. Dazu gehören zum Beispiel die folgenden Arbeiten:

  • Gartenpflege
  • Fensterputzen
  • Austausch der Bodenbeläge
  • Streichen der Fassade

Hinweis: Wer gegen diese Vorschrift verstößt, muss mit einer Geldbuße von bis zu 5.000 Euro rechnen.

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Eine Gutschrift ersetzt die Rechnung

In vielen Fällen erfolgt die Abrechnung durch den Leistungsempfänger. Er erstellt eine Gutschrift, die ebenfalls allen Vorschriften für die Rechnungsstellung genügen muss. Zusätzlich muss der Kunde auf diesem Dokument die Bezeichnung „Gutschrift“ aufdrucken.

Erforderliche Rechnungsangaben

Bei der Rechnungsstellung ist unbedingt darauf zu achten, dass die Rechnung alle vom Gesetzgeber geforderten Angaben enthält. Nur Abrechnungen, die sämtliche Vorschriften berücksichtigen, berechtigen den Empfänger zum Abzug der darin enthaltenen Umsatzsteuer als Vorsteuer.

Zu diesen Angaben gehören:

  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Vollständiger Name sowie Adresse sowohl des leistenden Unternehmers als auch des Kunden
  • Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteueridentifikationsnummer des Erbringers der Lieferung oder Leistung
  • Handelsübliche Bezeichnung und Menge der gelieferten Ware beziehungsweise Art und Umfang (zum Beispiel in Form von Zeitangaben) der erbrachten Leistung
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung
  • Entgelt für die Lieferungen oder Leistungen sowie der darauf entfallende Steuerbetrag
  • Minderung des Entgelts, das im Voraus vereinbart wurde (wie zum Beispiel Rabatte)
  • Aufschlüsselung des Entgelts nach den jeweiligen Steuersätzen (19 Prozent Regelsteuersatz bzw. 7 Prozent ermäßigter Umsatzsteuersatz)

Erleichterungen für Kleinbetragslieferungen

Wenn die Rechnungsstellung für Lieferungen oder Leistungen erfolgt, deren Gesamtbetrag nicht über 150 Euro brutto liegt, können Unternehmer auf bestimmte Angaben verzichten. Diese sogenannten Kleinbetragsrechnungen müssen lediglich die folgenden Angaben enthalten:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände beziehungsweise Art und Umfang der erbrachten Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag
  • Steuersatz beziehungsweise Hinweis auf die in Anspruch genommene Steuerbefreiung

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