Digitale Transformation

Digitalisierung im Tourismus: Wie Philipps Bike Team mit Sage Active Ordnung ins Wachstum brachte

Vom Firmensitz in Vaihingen/Enz aus organisiert Philipps Bike Team Radsportreisen und -events in Deutschland und auf Mallorca – ein Geschäftsmodell mit internationaler Struktur und hohem organisatorischem Aufwand. Das Wachstum hatte eine Komplexität erreicht, die mit manuellen oder fragmentierten Strukturen nicht mehr beherrschbar war.

7. May 20264 Minuten zu lesen Teilen

Philipps Bike Team ist ein Spezialanbieter für Radsportreisen und ‑events und beschäftigt mittlerweile 10 Festangestellte sowie bis zu 40 Saisonmitarbeitende, insbesondere an den zwei Standorten auf Mallorca. Was als Leidenschaft für den Radsport begann, entwickelte sich über Jahre zu einem komplexen Geschäftsmodell mit tausenden Teilnehmenden pro Jahr, mehreren Gesellschaften und Standorten. Doch genau dieses Wachstum brachte neue Herausforderungen mit sich – vor allem in der Verwaltung und Buchhaltung.

Inhaltsverzeichnis

Die Herausforderung: Wenn Prozesse nicht mehr mitwachsen – und Integration zum Engpass wird

Was das Wachstum von Philipps Bike Team zunehmend ausbremste, waren nicht fehlende Ideen oder Nachfrage, sondern interne Prozesse, die nicht für diese Komplexität geschaffen waren.

Buchhaltung und Administration kämpften seit vielen Jahren mit manuellen Zwischenschritte, externen Steuerbüros und nicht integrierten Systemen. Informationen waren verteilt, mussten händisch zusammengeführt oder zwischen Tools und Dienstleistern abgestimmt werden. Ein durchgängiger Überblick fehlte.

„Je mehr gleichzeitig passiert, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten.“

Hanns-Martin Fraas, Geschäftsführer

Besonders problematisch war das in Spitzenzeiten. In einem stark saisonalen Geschäftsmodell mit wechselndem Personal und hohem Transaktionsvolumen bedeutete jede manuelle Schnittstelle ein zusätzliches Risiko: Verzögerungen, Rückfragen, Abhängigkeiten von einzelnen Personen.

Der Knackpunkt: fehlende Integration und starre Systeme

Schnell wurde deutlich, dass das größte Problem in der fehlenden Integrationsfähigkeit der bestehenden Systemlandschaft lag. Prozesse ließen sich nicht flexibel abbilden, individuelle Anforderungen nur schwer umsetzen – insbesondere dort, wo Systeme miteinander sprechen müssten. Hanns-Martin Fraas: „Für uns war klar: Ohne offene Schnittstellen kommen wir nicht weiter.“

Gerade weil Philipps Bike Team eigene Prozesse und bestehende Anwendungen weiter nutzen wollte, wurde die offene API zum entscheidenden Thema. Statt sich an ein starres System anzupassen, brauchte das Unternehmen eine Lösung, die sich in die bestehende Struktur integrieren lässt – nicht umgekehrt.

„Die API war für uns kein Nice‑to‑have, sondern ein zentrales Kriterium.“

Internationalität als zusätzlicher Druckfaktor

Hinzu kamen die Standorte in verschiedenen Ländern: Unterschiedliche gesetzliche Anforderungen, sowie die Zusammenarbeit mit mehreren Steuerbüros machten klar: Ein Insellösungs‑Ansatz funktioniert hier nicht mehr. Es ging darum, Prozesse länderübergreifend einheitlich, transparent und digital abzubilden.

Spätestens an diesem Punkt war für Geschäftsführer Hanns-Martin Fraas klar: Er musste die kaufmännischen Prozesse auf einer offenen, integrierbaren und cloudbasierten Plattform neu aufsetzen. „Wir wollten eine Lösung, die in Deutschland und Spanien funktioniert – ohne zwei komplett unterschiedliche Systeme.“

Der Wendepunkt: Digitalisierung nicht mehr aufschieben

Als zusätzlich noch externe Faktoren hinzukamen wie neue gesetzliche Anforderungen durch Verifactu, ein elektronisches Rechnungssystem in Spanien, wurde klar: Die bestehenden Strukturen lassen sich nicht einfach weitertragen. Digitalisierung wurde zur Voraussetzung für weiteres Wachstum.

Ziel war es, Prozesse zu verschlanken, Abhängigkeiten von Einzelpersonen zu reduzieren und eine einheitliche, cloudbasierte Lösung zu schaffen, die länderübergreifend funktioniert.

Warum Sage Active? Offen, flexibel und international einsetzbar

Im Auswahlprozess fiel die Entscheidung auf Sage Active – vor allem aus drei Gründen:

• Cloud‑basiert und standortunabhängig nutzbar
• Offene API‑Schnittstelle, um bestehende Systeme anzubinden
• Einheitliche Lösung für Deutschland und Spanien, inklusive gesetzlicher Anforderungen wie Verifactu

Gerade die offene API spielte für Philipps Bike Team eine zentrale Rolle, damit bestehende Systeme, wie das Kassensystem, miteinander vernetzt sind und reibungslos ineinandergreifen.

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Der Effekt im Alltag: Weniger Reibung, mehr Überblick

Seit der Einführung von Sage Active sind zentrale Buchhaltungsprozesse deutlich strukturierter und folgen einem schlankeren Ablauf. Eingangsrechnungen lassen sich digital verarbeiten, Belege sind schneller auffindbar und die Zusammenarbeit mit Steuerbüros wurde vereinfacht – ohne permanente E‑Mail‑Schleifen.

Auch international zeigt sich der Vorteil: Die spanische Buchhaltung arbeitet bereits aktiv im System, während Prozesse schrittweise weiter vereinheitlicht werden. Hanns-Martin Fraas ist zufrieden:

“Wenn alle Belege digital vorliegen und sauber vorbereitet sind, rechnen wir damit, mindestens eine Stelle in der Buchhaltung einsparen zu können, die dann andere Aufgaben übernehmen kann. Gleichzeitig erwarten wir, dass sich die Steuerberaterkosten spürbar senken. Und das nicht nur um ein paar hundert Euro.”

Fazit: Eine Plattform, die mit dem Unternehmen wächst

Für Hanns-Martin Fraas ist Sage Active kein starres Buchhaltungstool, sondern eine flexible Plattform, die sich an das Geschäftsmodell anpasst – heute wie in Zukunft. Die Kombination aus Cloud‑Technologie, offener API und internationaler Einsetzbarkeit schafft genau die Grundlage, die ein wachsendes Tourismus‑ und Eventunternehmen wie Philipps Bike Team braucht.