Der Business Case für die digitale Personalakte: ROI-Rechnung für Geschäftsführer und CFOs
Die digitale Personalakte ist zunächst ein Investitionsposten – zahlt sich aber schnell aus. Dieser Business Case liefert Kostenmodell, Einsparhebel und ROI-Argumente für CFO und Geschäftsführung.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Die digitale Personalakte ist zunächst eine Investition. In welchem Umfang und wie schnell diese sich für Ihr Unternehmen rechnet, hängt von den individuellen Prozessen und Rahmenbedingungen ab – so z.B. über eingesparte Suchzeiten, Fläche und Material.
- Papierakten verursachen hohe versteckte Kosten: Suchaufwand, Lager- und Flächenkosten, Fehler bei der Ablage sowie Compliance-Risiken.
- Der ROI lässt sich berechnen als (Einsparungen − Investitionskosten) ÷ Investitionskosten × 100; Ihre individuelle jährliche Netto-Ersparnis ermitteln Sie am einfachsten mit dem Sage-ROI-Rechner.
- Die fünf größten Einsparhebel sind Zeit, Fläche, Compliance, Prozesskosten und Fehlerreduktion.
- Gegenüber Geschäftsführung und CFO überzeugen vier Argumente: Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit, Employer Branding und Wissenssicherung.
Die Umstellung von der Papier- auf eine digitale Personalakte kann Unternehmen dabei unterstützen, Suchaufwand, Materialkosten und administrative Prozesse zu reduzieren. Die anfänglich höheren Ausgaben gleichen sich über eingesparte versteckte Kosten und eine strukturierte Umsetzung von Dokumentations-, Datenschutz- und Nachweispflichten aus.
Inhaltsverzeichnis
Die digitale Personalakte rechnet sich für Unternehmen
Kosteneinsparungen sind ein Hauptargument, warum sich die digitale Personalakte für Unternehmen lohnt. Zwar stellen ihre Implementierung und die Aktendigitalisierung zunächst einen zusätzlichen Kostenfaktor dar, mittel- bis langfristig hilft sie aber, Kosten einzusparen. Nicht zuletzt deswegen, weil die Papierakte viele Ausgaben mit sich bringt, deren sich Geschäftsführer oft nicht richtig bewusst sind. Denn zum einen nehmen Suche, Druck und Bearbeitung der analogen Akten häufig viel Zeit in Anspruch, was Prozesse verzögert. Zum anderen erfordern sie Ressourcen wie Platz und Papier, die durch eine digitale Umstellung für andere Prozesse und Verwendungen freigegeben werden können.
Insgesamt gibt es keine gesetzliche Pflicht zum Führen einer elektronischen Akte. Allerdings müssen prüfungsrelevante Entgeltunterlagen ab dem 01.01.2027 im Rahmen der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) zwingend elektronisch, maschinell auswertbar geführt und bereitgestellt werden (§ 8 Beitragsverfahrensverordnung; Deutsche Rentenversicherung – euBP). Wer dann keine elektronischen Unterlagen vorlegen kann, gilt als nicht prüfungsfähig; Befreiungen entfallen. Viele Unternehmen nutzen die gesetzlichen Anforderungen als Anlass, bestehende Dokumenten- und Personalprozesse grundsätzlich zu digitalisieren. Welche Schritte dafür nötig sind, zeigt der Migrationsleitfaden für die digitale Personalakte.
Die wahren Kosten der Papierakte: Was Unternehmen oft übersehen
Papierakten führen nicht nur zu regelmäßigen Materialkosten, unter anderem für Druckertinte und Ordner, sondern verlängern auch Bearbeitungsprozesse. Zudem sind nicht immer alle Unterlagen an einem Ort, was insgesamt einen hohen Suchaufwand nach sich ziehen kann. HR-Mitarbeiter hantieren jeden Tag mit Dokumenten wie Fragebögen, Beurteilungen und Verträgen, wodurch der Zeitdruck steigt: Laut der Sage-Studie „HR im Wandel“ geben 71 Prozent der Personalleiter an, dass Verwaltungsarbeit ihre HR-Arbeit dominiert; 94 Prozent leiden unter hoher Arbeitsbelastung und Stress. Das drückt die Zufriedenheit im Team – und wirkt sich indirekt auf die Kosten aus.
Wie hoch sind die versteckten Kosten von Papierakten?
Die genaue Höhe der versteckten Kosten von Papierakten hängt von verschiedenen Faktoren ab – meist allerdings von ineffizienten Prozessen, die mit der Akte verbunden sind. Dazu gehören zeitlicher Aufwand, Archivierung, Compliance-Risiken, eingeschränkte Zugriffe insbesondere bei hybriden Arbeitsmodellen und Produktivitätsverluste.
Bei konventioneller Aktenhaltung gehen rund 15 Prozent der Arbeitszeit im Personalbüro für die Suche nach Dokumenten verloren. Mit der digitalen Personalakte gewinnen HR-Mitarbeiter bis zu drei Stunden pro Woche zurück – das entspricht mehr als einem ganzen Arbeitstag pro Monat. Die konkreten Kosten hierfür bemessen sich an der jeweiligen Vergütung für die HR-Mitarbeiter.
Hinzu kommt der Zeitaufwand für das physische Transportieren von Akten. Verluste von Dokumenten und Fehler bei der Ablage können die Kosten zusätzlich in die Höhe treiben.
Inwiefern ist Compliance ein Kostenrisiko?
Compliance-Risiken sind ein Faktor für potenziell hohe Kosten bei Papierakten, denn die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Datenschutz ist hier weniger gewährleistet: Je nach Aufbewahrung haben Unbefugte Zugang zu den Informationen. Hingegen unterstützt die digitale Personalakte rollenbasierte Zugriffsrechte und hilft dabei, Zugriffe auf berechtigte Personen zu beschränken.
Zudem kann die Einsichtnahme protokolliert werden. Darüber hinaus können gesetzlich vorgeschriebene Archivierungs- und Löschfristen bei der digitalen Version automatisch eingehalten und nachgewiesen werden, sodass Aufbewahrungs- und Löschprozesse nachvollziehbar dokumentiert und unterstützt werden können. Entsprechen die Personalakten nicht den gesetzlichen Vorgaben, können hohe Bußgelder und weitere Strafen fällig werden.
Was kostet die digitale Personalakte pro Mitarbeiter?
Die Kosten für eine digitale Personalakte hängen von Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Unternehmensgröße und dem gewählten Leistungsumfang ab – bei Sage ist die digitale Personalakte Teil eines modularen HR-Pakets. Im Sage-ROI-Rechner kalkulieren wir beispielhaft mit 4,50 € pro Mitarbeiter und Monat; dieser Wert dient ausschließlich als Beispielannahme für die ROI-Berechnung.
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Was kosten Papierakten im Vergleich zur digitalen Lösung?
Die genauen Kosten von Papierakten lassen sich nicht eindeutig beziffern, denn sie hängen unter anderem von deren Umfang und Lagerung ab. Insgesamt können sie beginnend bei 35,00 Euro jährlich pro Mitarbeiter veranschlagt werden; laut Sage Advice lassen sich diese Material- und Lagerkosten um bis zu ein Drittel reduzieren. Hinzu kommen Kosten für Ordner und Kopien; die Such- und Ablagekosten sind darin noch nicht eingerechnet.
Die 5 größten Einsparhebel
Die Hauptfaktoren zur Kosteneinsparung durch eine digitale Personalakte sind gleichzeitig diejenigen, die die versteckten Kosten am meisten in die Höhe treiben: Zeit, Fläche, Compliance, Prozesskosten, Fehlerreduktion.
- Zeit: Durch die digitalisierten Akten verringert sich nicht nur der Bearbeitungsprozess von Dokumenten, sondern auch Prozesse entlang der Employee Journey wie Onboarding und Offboarding, was wiederum zu einer höheren Mitarbeiterzufriedenheit führt. Auch sie kann sich auf die Kosten auswirken, unter anderem, weil dadurch die Fluktuation verringert wird.
- Fläche: Die Aufbewahrung von Papierakten nimmt je nach Unternehmensgröße eine große Fläche ein, die nicht nur zusätzliche Miet-, sondern auch Betriebskosten mit sich bringt.
- Compliance: Unternehmen sind dazu angehalten, rechtliche Richtlinien einzuhalten; hinzu kommen unternehmensinterne Regelungen. Die Einhaltung der offiziellen Bestimmungen wird überprüft, bei Verstößen entstehen Strafen und Bußgelder. Dazu gehört auch eine nicht ordnungsgemäß geführte Mitarbeiterakte oder die Nichteinhaltung von Löschfristen.
- Prozesskosten: Eine digitalisierte Personalakte verschlankt Prozesse und reduziert damit die verbundenen Kosten. Beispielsweise verkürzt sich damit die Time-to-hire, und neue Mitarbeitende können schneller produktiver ins Unternehmen starten.
- Fehlerreduktion: Bei manueller Ablage und Übertragung entstehen Fehler, die häufig erst spät auffallen. Eine HR-Lösung hilft durch automatisierte Prozesse, lückenhafte und widersprüchliche Informationen aufzudecken und rechtzeitig zu beheben.
Welche Einsparungen bringt die digitale Personalakte konkret?
Welche Einsparungen eine digitale Personalakte für das Unternehmen konkret bringt, lässt sich nur individuell durch die Berechnung des Return on Investment (ROI) identifizieren. Mehr dazu im nächsten Abschnitt.
Einführungskosten einer digitalen Personalakte und ROI
Was kostet die Einführung einer digitalen Personalakte?
Die Ausgaben für eine digitale Personalakte setzen sich aus einmaligen und laufenden Kosten zusammen. Die konkreten Beträge ergeben sich unter anderem aus Unternehmensgröße, Anzahl der Mitarbeitenden und Software-Lösung. Zu den einmaligen Investitionen gehören: Software-Implementierung, Digitalisierung der Papierakten, Schulungen und Beratung. Zu den laufenden Kosten zählen: Lizenzgebühren, etwaige weitere Schulungen für Mitarbeitende sowie Speicherplatz.
Wie berechne ich den ROI einer HR-Software?
Den Return on Investment (ROI) einer digitalen Personalakte berechnet man, indem man die Ausgaben hierfür den zu erwartenden Einsparungen gegenüberstellt. Die Einsparungen betreffen neben Materialkosten wie Papier und Druck vor allem den zeitlichen Faktor bei HR-Prozessen – insbesondere bei Onboarding- und Offboarding-Prozessen, für die alle Dokumente fehlerfrei vorliegen müssen. Hier gilt es, individuell den Aufwand zu ermitteln, um ihn dann den Kosten der jeweiligen digitalen Personal-Software gegenüberzustellen.
Sind alle Kosten aufgestellt, wird der ROI anhand folgender Formel berechnet:
ROI (in %) = (Einsparungen − Investitionskosten) ÷ Investitionskosten × 100
Liegt das Ergebnis über 0 %, übersteigen die Einsparungen die Investition; das eingesetzte Kapital ist also mehr als zurückverdient.
Budget-Argumentation: So überzeugen Sie CFO und Geschäftsführung
Für HR-Mitarbeitende machen sich die Nachteile einer Papierakte häufig deutlich schneller bemerkbar als für Führungskräfte. Die Mitarbeitenden legen Wege zu den Aktenschränken zurück, suchen nach den entsprechenden Unterlagen und müssen fehlende und fehlerhafte Dokumente ersetzen. Auf Seiten der Führungsebene ist die Umstellung auf digitale Akten jedoch oft in erster Linie mit Mehrausgaben verbunden, deren Budgetierung erst einmal geplant und festgelegt werden muss.
HR-Mitarbeitende kennen in der Regel die genauen Zahlen wie Suchaufwand, Fehlerquoten und Prozesslaufzeiten. Diese Zahlen sind ihr Hauptargument für die Umstellung auf digitale Akten.
Wie argumentiere ich die Investition gegenüber der Geschäftsführung?
Die Argumentation für eine digitale Personalakte lässt sich vor allem auf den folgenden Säulen aufbauen: Wirtschaftlichkeit, Rechtssicherheit, Employer Branding und Wissenssicherung.
Wirtschaftliche Argumentation
Hilfreich ist, eine genaue Kostenaufstellung für die Papierakte vorzunehmen. Dazu gehört neben den Materialkosten auch der zeitliche Aufwand, der sich in den Kosten für die Mitarbeitenden bemerkbar macht. Folgende Formel ist hilfreich, um Personalkosten zu berechnen:
Personalkosten der Suche = Zeitersparnis × Stundensatz × Anzahl Mitarbeitende
Neben der Kalkulation der Personalkosten ist die Prozesseffizienz entscheidend, die durch die digitale Personalakte erzielt wird und die weitere Kosten einspart. Dazu zählt beispielsweise eine geringere Einarbeitungszeit. Dies führt wiederum zu einer geringeren Fluktuationsrate, weil die Mitarbeiterzufriedenheit steigt. Dadurch werden weitere Kosten für beispielsweise Nachbesetzungen eingespart. Insgesamt wird auf diese Weise ein schneller ROI erreicht. Ein Ausblick in die Zukunft untermauert die Argumentation: Wächst der Betrieb, erhöhen sich die Kosten für eine Papierakte überproportional im Vergleich zur digitalen Akte.
Rechtliche Argumentation
Eine digitale Personalakte führt zur Risikominimierung vor allem bei Compliance und Datensicherheit: DSGVO-Verstöße sind mit hohen Geldbußen verbunden, beispielsweise bei nicht eingehaltenen Aufbewahrungsfristen oder unkontrollierten Zugriffen.
Employer Branding
Insbesondere neue Generationen beziehungsweise Young Talents erwarten einen modernen Arbeitgeber. Papierbasierte Prozesse lassen Unternehmen hingegen langsam und intransparent wirken. Digitalisierte Prozesse sorgen für eine positive Außenwirkung und ein attraktiveres Employer Branding, was wiederum eine engere Mitarbeiterbindung verspricht.
Wissenssicherung
Papierakten bergen das Risiko von Wissensverlust bei verlorengegangenen oder gar nicht erst angelegten Dokumenten, beispielsweise bezüglich Projektverläufen und Kundeninformationen. Zudem hängt ein analoger Wissenszugriff häufig von einigen einzelnen Mitarbeitenden ab. Auf diese Weise sind nicht alle Beteiligten auf demselben Stand, was wiederum Abläufe verzögert. Darüber hinaus ist zentral verwaltetes Wissen besser nachvollziehbar.
Tipp: Konkrete Gegenüberstellung Ist- vs. Soll-Zustand:
| Heute (Papierakte) | Mit digitaler Personalakte |
|---|---|
| Papierarchive | zentraler digitaler Zugriff |
| lange Suchzeiten | Dokumente in Sekunden finden |
| manuelle Freigaben | automatisierte Workflows |
| hohe Fehleranfälligkeit | standardisierte Prozesse |
| lokale Akten | ortsunabhängiger Zugriff |
| DSGVO-Risiken | rechtssichere Dokumentation |
Fazit
Die digitale Personalakte ist zunächst ein zusätzlicher Kostenfaktor, der sich aber auszahlt:
- Bereits kurz nach der Umstellung macht sich der Wegfall vorheriger hoher Ausgaben wie Archiv- und Personalkosten bemerkbar.
- Über einen mittel- bis langfristigen Zeitraum hinweg spart die digitale Akte gegenüber der Papierakte merklich an Kosten ein, indem Prozesse verkürzt und vereinfacht werden.
- Die jährliche Netto-Ersparnis lässt sich im Vorhinein individuell mit dem Sage-ROI-Rechner abschätzen, sodass Geschäftsführer genau überblicken, welches Einsparpotenzial die Umstellung bietet.
- Dank vereinfachter Prozesse steigt die Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter, was sich positiv auf das Unternehmensimage auswirkt.
- Verringertes Risiko hoher Straf- und Gerichtskosten, da die digitale Akte hilft, DSGVO-Vorgaben und Compliance-Richtlinien einzuhalten.
Personaler und CFOs haben daher alle Argumente auf ihrer Seite, wenn es darum geht, die Geschäftsführung von der Umstellung auf eine digitale Akte zu überzeugen. Nicht zuletzt aufgrund individuell anpassbarer Software-Lösungen bleiben die Investitionen stets transparent.
Digitale Personalakte: Alles Wichtige für Unternehmen
Von gesetzlichen Anforderungen bis zur praktischen Umsetzung: Hier finden Sie die wichtigsten Informationen rund um die digitale Personalakte.
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FAQs
Ja, denn auch im Kleinbetrieb fallen Such-, Material- und Flächenkosten an, die pro Mitarbeitendem steigen. Schon bei überschaubarem Druck- und Suchaufwand kann sich eine digitale Lösung rechnen.
Auf der Kostenseite: Einführungs- und Lizenzkosten, Schulung und Speicher. Auf der Nutzenseite: eingesparte Suchzeiten, Material-, Flächen- und Prozesskosten sowie vermiedene Compliance-Risiken.
Nach der einmaligen Einführung fallen vor allem Lizenzgebühren pro Mitarbeitendem, Speicherkosten und gelegentliche Schulungen an.
In der Regel nicht – sie senkt nicht die Mitarbeiterzahl, sondern den administrativen Aufwand. Die frei werdende Zeit fließt in wertschöpfendere HR-Aufgaben wie Mitarbeiterbindung und -entwicklung.
Das hängt vor allem davon ab, ob intern oder über einen Scandienstleister digitalisiert wird, sowie von der Aktenmenge. Den detaillierten Ablauf samt Kostenfaktoren beschreibt der Migrationsleitfaden.
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