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Best Practice: Mit leichtem Gepäck umziehen dank Digitale Personalakte

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Eigentlich war der Anstoß für das Riesenprojekt – nämlich 30.000 Personalakten zu digitalisieren – beim Westfälischen Anzeiger ganz banal: Der Umzug in ein neues Gebäude stand an. Und diesen Umzug wollte die Personalabteilung ohne zahllose Kartons voller Papierakten machen. Daher lag eines nahe: eine digitale Personalakte einzuführen.

Weg von der Papierakte

Die Westfälischer Anzeiger Verlagsgesellschaft mit Hauptsitz in Hamm ist eine der größten Mediengruppen Nordrhein-Westfalens. Zahlreiche kleine bis große Medienunternehmen aus den Bereichen Print, Online und Funk sind der Gruppe angeschlossen, mit insgesamt 30.000 Arbeitnehmern ist die Verlagsgruppe auch einer der größten Arbeitgeber. Die Personalverwaltung des Unternehmens ist sehr komplex, da schon allein die Vergütung durch die vielen Sonderbedingungen des Verlagswesens bestimmt wird.

Wichtig ist also für Mitarbeiterzahlen dieser Größenordnung, Prozesse so weit wie möglich zu digitalisieren und zu automatisieren. Ein erheblicher Faktor war hier die Einführung der digitalen Personalakte.

Eva-Maria Post, Leiterin Personalmanagement der Mediengruppe, hat dieses Projekt federführend betreut. Mit einer 16-köpfigen Personalabteilung ist sie verantwortlich für 15.000 Personalabrechnungsfälle.  Wir haben sie im Sommer 2017, noch vor dem Umzug in das neue Gebäude, getroffen. Damals war die Einführung der DPA gerade abgeschlossen und sie berichtete uns von ihren Erfahrungen:

„Wir haben ein neues Pressehaus in der Innenstadt von Hamm bekommen. Wir Abteilungsleiter waren in die Planung des Neubaus und in die Gestaltung der Büroflächen eingebunden, z.  B. wie viel Raum und wie viel Schrankflächen wir benötigen“

berichtete sie. „Wir haben uns entschieden, ein fast papierloses Büro zu werden. Wir wollen nicht mehr Aktenschränke mit Papierakten verwalten.“ Natürlich ging es nicht nur darum, ein besonders schickes Büro zu haben, sondern um die Vereinfachung der Prozesse. Allein die Ablage des täglichen Posteingangs von mindestens 800 Blatt war sehr zeitaufwändig und nicht gerade beliebt. Außerdem wurden die Personalakten doppelt verwaltet, einmal am Standort der Geschäftsführung und einmal in der Personalabteilung, sodass es unterschiedliche Inhalte in den beiden Versionen gab.

Digitale Personalakte: Umfangreiche Vorbereitungen

Diese Unterschiede galt es zunächst zu beseitigen. Frau Post: „Die Vorbereitung des Projektes war sehr umfangreich. Bevor die Akten dem Scan-Dienstleister übergeben wurden, wurden sie geprüft und alle Unterlagen aussortiert, die nicht mehr in eine digitale Personalakte gehören.“ Doch auch die sorgfältigste Vorbereitung kann durch unvorhergesehene Ereignisse beeinträchtigt werden, vor allem wenn es sich um Projekte in dieser Größenordnung handelt. So waren die Kartons des Scan-Dienstleisters zu klein, als die Akten endlich abgeholt werden sollten, da die Metallbügel der Akten nicht hineinpassten. Die beherzte Personalchefin hatte zunächst Metallscheren verteilt, was bei 15.000 Akten jedoch viel zu zeitaufwändig war. Kurzerhand wurde eine „Flex“ von der Baustelle des Neubaus geholt und alle Metallbügel im Hof abgeschnitten.

Was später als lustige Anekdote erzählt wird, bedeutet für das laufende Tagesgeschäft im Zweifelsfall Überstunden, teilweise auch Wochenendarbeit. Und so rät Eva-Maria Post anderen Personalleitern, auf jeden Fall genügend Zeit für die Vorbereitung und Prüfung der Akten einzuplanen.

Nie wieder Papierakten

So aufwändig die Vorarbeiten für dieses Riesenprojekt waren, so sichtbar waren die Ergebnisse ab Echteinführung. Frau Post: „Geändert hat sich der komplette Prozess, vom Posteingang bis zur Ablage. Die 800 Blatt Posteingang werden täglich gescannt durch eine Automatisierung von QR-Codes und in der HR Suite abgelegt.

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Digitale Personalakte: Software ersetzt Papierakten

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Nun haben wir und auch die Geschäftsführung den Riesenvorteil, dass alle neuen Dokumente wie Arbeitsverträge auf den Tag genau in der Akte abgelegt sind und auch eingesehen werden können. Wir haben dadurch eine viel schnellere Auskunftsfähigkeit.“ Dadurch werden jährlich ca. 600 Arbeitsstunden für Ablage eingespart und nebenbei macht das Arbeiten auch gleich mehr Spaß: „Alle haben Spaß an der Arbeit, auch an der Ablage, ein Thema, was früher gerne liegengeblieben ist. Wir können schon jetzt zweieinhalb Monate nach Einführung der Akte sagen, dass wir nie wieder mit einer Papierakte arbeiten wollen.“

Das HR-Büro der Zukunft

Mittlerweile ist die HR-Abteilung in das neue Pressehaus in der Innenstadt von Hamm gezogen und tatsächlich ist das Büro nun fast papierlos. Auch bei größeren Projekten zahlt sich die DPA aus – wie z. B. bei der Übernahme eines 800 Mitarbeiter zählenden Unternehmens (im letzten Jahr?). Mit dem Wechsel auch dieser Mitarbeiter zur Digitalen Personalakte lassen sich monatlich acht Euro pro Mitarbeiter einsparen, da das Altsystem mit Papierakte deutlich teurer war. Damit die Wissensverteilung, die durch die DPA möglich ist, noch besser genutzt werden kann, soll auch die zweite Führungsebene perspektivisch Zugang zu den Akten erhalten.

Da die HR-Abteilung überzeugt ist von der Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen und sich die zuverlässigen und flexiblen digitalen Werkzeuge bewährt haben, steht in der schon das nächste Projekt an. In Zukunft soll es für die Mitarbeiter die Möglichkeit für digitale Urlaubsanträge geben. Dies würde die Selbstbestimmung der Mitarbeiter deutlich erhöhen und auch hier böte sich ein riesiges Einsparpotenzial von Zeit: Es würden zigtausend E-Mails entfallen, die derzeit noch hin- und hergeschrieben werden, um Urlaube zu beantragen.