Digitale Personalakte von Sage reduziert Verwaltungsaufwand beim Westfälischen Anzeiger um 80 %
Die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger verwaltet heute rund 27.000 Personalabrechnungsfälle digital. Mit der digitalen Personalakte der Sage HR Suite reduziert das Unternehmen den Verwaltungsaufwand um bis zu 80 %, beschleunigt den Dokumentenzugriff und vereinfacht standortübergreifende HR-Prozesse..
Key takeaways
- Rund 27.000 Personalabrechnungsfälle werden heute digital an den Standorten Hamm, Kassel und München verwaltet.
- Dokumente und Arbeitsverträge von allen Standorten stehen heute nahezu in Echtzeit zur Verfügung.
- Ohne Papierakten spart das HR-Team bis zu 80% Verwaltungsaufwand ein.
- Die zeitintensive Suche in Akten ist entfallen, die Auskunftsfähigkeit ist deutlich erhöht.
- Die digitale Personalakte vereinfacht elektronische Betriebsprüfungen erheblich, indem für Prüfer relevante Dokumente zur Verfügung gestellt werden.
- Es gibt kaum mehr Aktenschränke.
Die Verwaltung von Personaldokumenten von 27.000 Mitarbeitern an mehreren Standorten kann schnell komplex werden. Die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger setzt deshalb auf die digitale Personalakte. Heute verwaltet das Unternehmen alle 27.000 Personalabrechnungsfälle an den Standorten Hamm, Kassel und München digital und profitiert von schnelleren Prozessen, einer höheren Auskunftsfähigkeit und einem standortunabhängigen Zugriff auf Dokumente.
Inhaltsverzeichnis
- Mediengruppe Westfälischer Anzeiger: Kundenerfolg auf einen Blick
- Weg von der Papierakte
- Sage HR Suite für eine komplexe Personalorganisation mit mehreren Standorten
- Ausweitung der digitalen Personalakte von Sage auf weitere Standorte
- Zeiteinsparung von 80% durch die Einführung der digitalen Personalakte
- Ausblick: Flächendeckende Digitalisierung
- Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
- Weitere interessante Artikel zur digitalen Personalakte
Mediengruppe Westfälischer Anzeiger: Kundenerfolg auf einen Blick
| Branche | Medien und Verlagswesen |
| Standorte | Hamm, Kassel und München |
| Personalabrechnungsfälle | Rund 27.000 |
| Software Lösung | Sage HR Suite |
| Ausgangssituation | Papierbasierte Personalakten und hoher Verwaltungsaufwand in einer komplexen Personalorganisation mit mehreren Standorten. |
| Ziel | Einführung eines weitgehend papierlosen Personalbüros und standortunabhängiger Zugriff auf Personaldokumente. |
| Ergebnis | 27.000 Personalabrechnungsfälle digital verwaltet, Dokumentenzugriff von zehn auf zwei Minuten reduziert und bis zu 80 % weniger Verwaltungsaufwand. |
Weg von der Papierakte
Vor der Digitalisierung wurden Personalunterlagen überwiegend papierbasiert verwaltet. Mit dem Neubau des Medienhauses in Hamm entstand der Wunsch, ein weitgehend papierloses Personalbüro zu schaffen. Damals betreute das HR-Team am Standort Hamm rund 13.000 Personalabrechnungsfälle. Die Menge an Dokumenten sowie die tägliche Bearbeitung von Posteingängen machten deutlich, dass papierbasierte Prozesse zunehmend an ihre Grenzen stießen.
„Der Bau unseres neuen Medienhauses war damals der Anstoß für die Einführung der digitalen Personalakte“ erklärt Personalleiter Christopher Kottmann die damalige Situation.
„Das Ziel war, ein papierloses Personalbüro zu schaffen und keine Aktenschränke mehr mit Papierakten im Medienhaus vor Ort verwalten zu müssen.“
Sage HR Suite für eine komplexe Personalorganisation mit mehreren Standorten
Die Mediengruppe suchte nach einer Lösung, mit der Personalunterlagen zentral, sicher und jederzeit verfügbar werden. Man sah sich mehrere Systeme an und entschied sich schließlich für Sage. Sage hatte sich bereits als Abrechnungssystem bewährt und konnte mit seiner Bandbreite an Modulen die Anforderungen des Medienverlags mit seiner komplexen Personalorganisation am besten abdecken. Auch wollte man keine neue Insellösung.
Die digitale Personalakte der Sage HR Suite überzeugte das HR-Team durch den schnellen Zugriff auf Akten sowie die standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten.
Ausweitung der digitalen Personalakte von Sage auf weitere Standorte
Die Einführung startete am Standort Hamm und erleichterte dort den Umzug ins neue Bürogebäude, weil keine Aktenschränke mit umgezogen werden mussten. Nach erfolgreicher Digitalisierung der dortigen Personalakten wurde die Lösung schrittweise auf die Standorte Kassel und München ausgeweitet und umfasst mittlerweile rund 27.000 Personalabrechnungsfälle.
Zusätzlich wurde ein zentraler Scanprozess aufgebaut, weil täglich fast 800 Blatt gescannt und verarbeitet werden.
Zeiteinsparung von 80% durch die Einführung der digitalen Personalakte
Christopher Kottmann, der heute den Personalbereich verantwortet, war bei der ursprünglichen Einführung nicht selbst beteiligt. Die Erfahrungen der damaligen Projektbeteiligten prägen die Arbeit der Teams jedoch bis heute, freut er sich: „Unsere Arbeitsabläufe haben sich extrem verändert durch die Digitalisierung. Wir haben seitdem eine schnellere Suchfunktion und eine deutlich höhere Auskunftsfähigkeit.“
Die Zufriedenheit der Mitarbeitenden hat sich stark erhöht, weil das lästige Suchen nach Informationen in den Akten wegfällt, und er hört immer wieder: „Wir wollen nie wieder mit einer Papierakte arbeiten.“
Doch das Beste ist die Zeiteinsparung, wie Christopher Kottmann erklärt:
„Der Zugriff auf ein Dokument dauerte früher im Schnitt 10 Minuten. Heute stehen die Informationen innerhalb von zwei Minuten zur Verfügung, was die Bearbeitungszeit um 80 % reduziert hat.“
Neue Dokumente werden unmittelbar digital abgelegt und stehen den berechtigten Mitarbeitenden direkt zur Verfügung. „Das bringt für uns und auch für die Geschäftsführung den riesigen Vorteil, dass wirklich alle neuen Dokumente und Arbeitsverträge in Echtzeit in der Personalakte abgelegt sind und jederzeit und von überall aus eingesehen werden können.“
Gerade bei mehreren Standorten sorgt dies für mehr Transparenz und eine einheitliche Datenbasis.
Ausblick: Flächendeckende Digitalisierung
Was Christopher Kottmann noch umtreibt: In wenigen Einzelfällen wird noch mit Papierakten gearbeitet. Sein Ziel ist es, die letzten verbliebenen papierbasierten Prozesse zu digitalisieren und die Personalverwaltung konzernweit vollständig papierlos aufzustellen.
Und auch wenn das Mitarbeiterportal schon sehr intensiv genutzt wird, sieht er auch hier noch Potential und möchte den Führungskräften beispielsweise noch mehr Reportings zur Verfügung stellen.
Dass mittlerweile auch die Reisekostenbelege automatisiert in die digitale Personalakte einlaufen, bezeichnet er als „cooles Gimmick“.
Häufige Fragen zur digitalen Personalakte
Wie viele Personalabrechnungsfälle verwaltet die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger heute digital?
Heute werden rund 27.000 Personalabrechnungsfälle an den Standorten Hamm, Kassel und München digital verwaltet.
Aus welchen Gründen hat sich das Unternehmen für die digitale Personalakte entschieden?
Der ursprüngliche Auslöser war der Wunsch, beim Umzug in ein neues Medienhaus weitgehend papierlos zu arbeiten und HR-Prozesse effizienter zu gestalten.
Welche Vorteile bietet die digitale Personalakte?
Zu den wichtigsten Vorteilen gehören schnellere Suchvorgänge, höhere Auskunftsfähigkeit, standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente und einfachere Betriebsprüfungen.
Wie lange dauert die Einführung einer digitalen Personalakte?
Das ist unterschiedlich und abhängig von der Anzahl der Personalakten. Beim Westfälischen Anzeiger hat die sukzessive Einführung am Hauptstammsitz Hamm sechs Monate gedauert, wobei ein Dienstleister unterstützt hat. An den Standorten Kassel und München dauerte es jeweils drei Monate, ohne dass ein Dienstleister beschäftigt wurde.
Welche Dokumente können digital archiviert werden?
In der digitalen Personalakte können dieselben Dokumente archiviert werden, wie auch in einer Akte aus Papier: Alle Dokumente, die den Mitarbeitenden persönlich betreffen und die für das Beschäftigungsverhältnis relevant sind.
Auch Mandantenakten, die das Unternehmen betreffen, können archiviert werden, was dem Westfälische Anzeiger sehr zugute kommt.
Personalakten digital im Griff
Sie planen den Umstieg von der Papierakte auf die digitale Personalakte? Mit Sage HR führen Sie Personaldaten, Dokumente und Fristen digital, prüfsicher und DSGVO-konform an einem Ort.
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