Aufbewahrungsfristen Personalakten im HR: Das müssen Sie beachten

Zum Jahresabschluss im Unternehmen müssen natürlich auch wieder Belege sortiert, sorgfältig abgelegt und aufbewahrt werden. Der Gesetzgeber verpflichtet Unternehmen, geschäftliche Unterlagen über bestimmte Zeiträume aufzubewahren. Das gilt selbstverständlich auch im Personalmanagement. Aber was sind die Aufbewahrungsfristen für Personalakten? Für welche Dokumente gelten sie? Keine ganz einfache Materie, denn verschiedene Rechtsbereiche fordern unterschiedliche Archivierungszeiträume.

Die Aktenschränke quellen über und der Papierberg wächst stetig? Einfach den Schredder anwerfen und die Dokumente entsorgen – das ist die falsche Reaktion. Denn per Gesetz sind Sie verpflichtet, bestimmte Dokumente mittel- oder langfristig aufzubewahren – auch und gerade im Personalwesen. Personalakten spiegeln das Arbeitsverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmern wider. Sie enthalten wesentliche hochsensible Informationen, die nicht nur während der Dauer der Beschäftigung wichtig sind, sondern noch darüber hinaus. Das heißt für Sie, dass Sie verpflichtet sind, auch die Personalakten von ehemaligen Mitarbeitern zu archivieren.

Noch drei Jahre später aktuell: Zeugnisse und Ansprüche

Einer der Gründe dafür ist die dreijährige Verjährungsfrist, nachdem ein Mitarbeiter Ihr Unternehmen verlassen hat. Innerhalb dieser drei Jahre (gerechnet ab dem 31. Dezember des Austrittsjahres) kann der ehemalige Arbeitnehmer nämlich beispielsweise ein Arbeitszeugnis von Ihnen erbitten oder mit Schadenersatzansprüchen an Sie herantreten. In beiden Fällen sind Sie auf die archivierte Personalakte angewiesen, um das Anliegen zu beantworten.

Im Steuerrecht gelten sechsjährige Aufbewahrungsfristen für Personalakten

Das bedeutet allerdings nicht, dass Sie alle archivierten Personalakten nach drei Jahren entsorgen dürfen, denn es gibt noch wesentlich längere Fristen. Sind in der Akte beispielsweise Unterlagen zum Steuerrecht enthalten, müssen Sie die Dokumente sogar sechs Jahre lang aufbewahren. Dabei geht es beispielsweise um Lohnsteuerkarten und Lohnabrechnungen, aber auch um Fahrtenbücher, Reisekostenabrechnungen, Arbeitszeitlisten oder Freistellungsbescheinigungen. Grundlage ist dann die gesetzliche Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht des Steuerrechts. Der Gesetzgeber stellt so sicher, dass Betriebsprüfungen oder Lohnsteuer-Außenprüfungen noch sechs Jahre rückwirkend erfolgen können.

Aufbewahrungsfristen für Personalakten betragen fünf Jahren nach dem Sozialgesetzbuch

Wieder anders gestalten sich die Aufbewahrungszeiten für Personalakten bei Beitragsnachweisen und  -abrechnungen des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Basis hierbei ist das Sozialgesetzbuch. Fünf Jahre müssen Dokumente archiviert werden, die beispielsweise Lohnnachweise über Arbeitsstunden und -entgelt Ihrer Angestellten enthalten.

Tipp: „Behalten Sie die Unterlagen Ihrer Mitarbeiter stets ganz leicht im Blick mit einer Software, die digitale Personalakten liebt.“

Manche Lohnunterlagen müssen zehn Jahre ins Archiv

Fünf oder sechs Jahre klingen lange? Dabei ist das noch bei weitem nicht die längste Frist, die der Gesetzgeber gesetzt hat. Bestimmte Lohndokumente müssen Sie sogar zehn Jahre aufbewahren, wenn sie nämlich eine Rolle bei der betrieblichen Gewinnermittlung spielen. Solche Dokumente sind zum Beispiel Jahresabschlüsse, Lohnlisten und Lohnsteuerunterlagen.

Etliche Fachleute empfehlen daher, sämtliche Dokumente und Personalakten mindestens zehn Jahre aufzubewahren, um auf jeden Fall auf der sicheren Seite zu sein – erst dann sind etwaige juristische Ansprüche in der Regel verjährt. Holen Sie sich im Zweifel juristische Hilfe, um den Dschungel der Aufbewahrungsfristen für Personalakten zu durchschauen. Wichtig ist auch: Die endgültige Vernichtung sensibler Dokumente muss ausnahmslos die strengen Vorgaben des Bundesdatenschutzes erfüllen.

Noch eine Steigerung: 30 Jahre Aufbewahrungsfrist

Ganze 30 Jahre beträgt die Aufbewahrungsfrist in bestimmten Fällen bei Dokumenten, die benötigt werden, um Ansprüche der Altersvorsorge bei einer Pensionskasse geltend zu machen. Stichtag für den Beginn der 30-Jahresfrist ist auch hier nicht der Tage des Ausscheidens eines Mitarbeiters, stattdessen beginnt die Frist am Ende des Jahres, in dem der Kollege ausgeschieden ist.

Alles sehr verwirrend? Es gibt eine gute und rechtssichere Alternative, wenn die Papierberge im Büro zu hoch und der Fristen-Dschungel zu undurchschaubar werden: Digitale Personalakten sind ein Dokumentenmanagement, das alle wichtigen  HR Unterlagen fristgerecht und ohne Stauraum in Ihrem Unternehmen zu beanspruchen, archiviert.

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