HR-Management und Lohnbuchhaltung

Aufbewahrungsfrist Personalakte: Welche Unterlagen Sie wie lange aufbewahren müssen

Für die Personalakte gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist, sondern viele: drei Jahre für den Arbeitsvertrag, sechs für das Lohnkonto, acht für Buchungsbelege und bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Dieser Artikel zeigt in einer Tabelle, welche Unterlage wie lange bleibt, wann die Frist zu laufen beginnt und was die DSGVO nach Fristablauf verlangt. Inklusive der Änderungen durch das Bürokratieentlastungsgesetz seit 2025.

veröffentlicht am 6. Oktober 202611 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Arbeitsrechtliche Unterlagen (Vertrag, Abmahnung, Kündigung): drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet (§§ 195, 199 BGB).
• Lohnkonto und Lohnsteuerunterlagen: sechs Jahre nach dem Jahr der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG).
• Buchungsbelege wie Lohnjournale oder Reisekostenabrechnungen: acht Jahre statt bisher zehn, seit 1. Januar 2025 (§ 147 Abs. 3 AO).
• Sozialversicherung: Entgeltunterlagen bis zum Ende des Jahres nach der nächsten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV), in der Praxis rund fünf Jahre.
• Betriebliche Altersversorgung: Ansprüche verjähren erst nach 30 Jahren (§ 18a BetrAVG).
• Nach Fristablauf gilt Löschpflicht nach Art. 17 DSGVO. Zu lange aufbewahren ist ebenso ein Verstoß wie zu kurz.

Drei, sechs, acht, dreißig Jahre: Für die Personalakte gelten je nach Dokument ganz unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Dieser Leitfaden sortiert sie nach Rechtsgebiet, zeigt in einer Tabelle, welche Unterlage wie lange bleibt, und erklärt, wann Sie löschen müssen.

Die Aufbewahrungsfrist für die Personalakte beträgt in der Regel drei Jahre nach dem Ausscheiden, gerechnet ab dem Ende des Austrittsjahres. Das gilt aber nur für den arbeitsrechtlichen Kern der Akte, also Arbeitsvertrag, Abmahnungen oder Kündigung. Sobald Unterlagen steuerlich oder sozialversicherungsrechtlich relevant sind, gelten längere Fristen: sechs Jahre für das Lohnkonto, acht Jahre für Buchungsbelege, bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Die Faustregel lautet deshalb: Es zählt immer die längste Frist, die auf ein Dokument zutrifft. Und nach Ablauf verlangt die DSGVO, dass die Daten gelöscht werden. Wer beides im Griff haben will, braucht eine Übersicht nach Dokumentart. Die liefert dieser Artikel.

Inhaltsverzeichnis

Warum gibt es nicht die eine Aufbewahrungsfrist für die Personalakte?

Es gibt keine einheitliche Aufbewahrungsfrist für die Personalakte, weil kein Gesetz die Personalakte als Ganzes regelt. Stattdessen greifen für einzelne Dokumente jeweils eigene Vorschriften aus dem Arbeitsrecht, dem Steuerrecht, dem Sozialversicherungsrecht und dem Datenschutz. Eine Personalakte ist damit rechtlich kein Dokument, sondern eine Sammlung von Dokumenten mit unterschiedlichem Verfallsdatum.

Weil jede Dokumentart ihre eigene Frist hat, wird die Akte einer ausgeschiedenen Person nicht an einem Stichtag komplett vernichtet. Sie wird schrittweise abgebaut. Zuerst dürfen die arbeitsrechtlichen Unterlagen gehen, dann das Lohnkonto, zuletzt Belege und Versorgungszusagen. Wer stattdessen pauschal „zehn Jahre alles“ aufhebt, hält zwar jede Frist ein, verstößt aber gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO (Art. 5 Abs. 1 lit. e).

Wie lange müssen Sie die Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahren?

Nach dem Ausscheiden sollten Sie die Personalakte mindestens drei Jahre aufbewahren, gerechnet ab dem 31. Dezember des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Grund ist die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Sie beginnt nach § 199 BGB mit dem Schluss des Jahres, in dem ein Anspruch entstanden ist.

Ein Beispiel: Scheidet eine Mitarbeiterin im März 2026 aus, läuft die Frist bis zum 31. Dezember 2029. Bis dahin kann sie noch Ansprüche geltend machen, etwa auf ausstehende Vergütung, Urlaubsabgeltung oder Schadensersatz. Und Sie brauchen die Unterlagen, um sich zu verteidigen oder Ansprüche zu belegen.

Zwei Sonderfälle: Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis nach § 109 GewO verjährt ebenfalls nach drei Jahren, kann aber schon vorher verwirken, wenn ihn niemand geltend macht. Und tarifliche oder vertragliche Ausschlussfristen lassen Ansprüche oft schon nach drei bis sechs Monaten enden. Die drei Jahre sind das Sicherheitsnetz, nicht das Minimum.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für Lohnunterlagen im Steuerrecht?

Für Lohnunterlagen gelten im Steuerrecht zwei Fristen: sechs Jahre für das Lohnkonto und acht Jahre für Buchungsbelege. Das Lohnkonto muss nach § 41 Abs. 1 EStG „bis zum Ablauf des sechsten Kalenderjahres, das auf die zuletzt eingetragene Lohnzahlung folgt“, aufbewahrt werden. Dazu gehören die Lohnabrechnungen, die elektronischen Lohnsteuerbescheinigungen, Freistellungsbescheinigungen und die ELStAM-Daten, mit denen die Lohnsteuer berechnet wurde. So können Betriebsprüfung und Lohnsteuer-Außenprüfung sechs Jahre rückwirkend nachrechnen.

Anders sieht es aus, sobald eine Unterlage zugleich Buchungsbeleg ist, etwa das Lohnjournal, mit dem die Gehälter in der Buchhaltung verbucht werden, Reisekostenabrechnungen oder Fahrtenbücher. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren nach § 147 Abs. 3 AO. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat sie von zehn auf acht Jahre verkürzt, und zwar auch für ältere Belege, deren Frist Ende 2024 noch lief. Nur Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren. Eine Ausnahme gilt seit Ende 2025 für Kreditinstitute, Versicherungen und Wertpapierinstitute: Sie müssen Buchungsbelege nach § 257 Abs. 4 HGB weiterhin zehn Jahre aufbewahren. Digital aufbewahrte Belege müssen in jedem Fall den GoBD entsprechen, also unveränderbar und maschinell auswertbar bleiben.

Die Frist beginnt in beiden Fällen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist. Eine Lohnabrechnung von 2026 darf also frühestens Anfang 2033 gelöscht werden.

Was verlangt die Sozialversicherung bei Entgeltunterlagen?

Entgeltunterlagen müssen Sie nach § 28f Abs. 1 SGB IV „bis zum Ablauf des auf die letzte Prüfung folgenden Kalenderjahres“ aufbewahren. Die Frist hängt also nicht an einer festen Jahreszahl, sondern an der Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung. Diese Prüfung findet mindestens alle vier Jahre statt (§ 28p SGB IV), im Ergebnis bleiben die Unterlagen daher meist rund fünf Jahre im Haus. Dasselbe gilt ausdrücklich für Beitragsabrechnungen und Beitragsnachweise.

Zu den Entgeltunterlagen zählen Lohnnachweise über Arbeitsstunden und Entgelt, Meldungen zur Sozialversicherung, Bescheide der Krankenkassen sowie Nachweise zur Elterneigenschaft oder zu Minijob-Befreiungen. Wichtig für die Planung: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber diese Entgeltunterlagen elektronisch führen. Was die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027 für Ihre Personalakte bedeutet, erklärt die Sage-Übersicht zum Thema.

Welche Unterlagen müssen kürzer oder deutlich länger aufbewahrt werden?

Zwei Fristen fallen aus dem Rahmen: zwei Jahre für Arbeitszeitaufzeichnungen und bis zu 30 Jahre bei der betrieblichen Altersversorgung. Arbeitszeitnachweise über Mehrarbeit jenseits von acht Stunden am Tag müssen nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Dieselbe Frist gilt nach § 17 MiLoG für Arbeitszeitaufzeichnungen von Minijobbern und in Branchen mit Schwarzarbeitsrisiko, etwa Bau, Gastronomie oder Logistik.

Am längsten laufen die Fristen bei der betrieblichen Altersversorgung. Der Anspruch auf Leistungen verjährt nach § 18a BetrAVG erst nach 30 Jahren. Eine eigene Aufbewahrungsfrist nennt das Gesetz nicht, aber die Konsequenz ist klar: Versorgungszusagen, Entgeltumwandlungsvereinbarungen und Unverfallbarkeitsberechnungen sollten Sie bis zum Ende der Leistungspflicht aufheben. Das können Jahrzehnte nach dem Ausscheiden sein.

Ein oft vergessener Fall sind die Unterlagen abgelehnter Bewerbungen. Hier gibt es keine Aufbewahrungspflicht, sondern eine Löschpflicht: Nach rund sechs Monaten sollten die Daten gelöscht sein, sofern keine Einwilligung vorliegt. Der Zeitraum ergibt sich aus der Zwei-Monats-Frist für Entschädigungsansprüche nach § 15 Abs. 4 AGG plus der dreimonatigen Klagefrist nach § 61b ArbGG. Länger geht nur mit ausdrücklicher Einwilligung, etwa für einen Talentpool.

Aufbewahrungsfristen Personalakte: Die Tabelle nach Dokumentart

Die folgende Tabelle fasst die Aufbewahrungsfristen der Personalakte nach Dokumentart zusammen. Maßgeblich ist immer die längste Frist, die auf eine Unterlage zutrifft.

Unterlage	Frist	Rechtsgrundlage	Frist beginnt
Arbeitsvertrag, Abmahnung, Kündigung, Zusatzvereinbarungen	3 Jahre	§§ 195, 199 BGB	Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet
Lohnkonto, Lohnabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen, ELStAM-Daten	6 Jahre	§ 41 Abs. 1 EStG	Ende des Jahres der letzten Lohnzahlung
Buchungsbelege: Lohnjournale, Reisekostenabrechnungen, Fahrtenbücher	8 Jahre (seit 2025)	§ 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB	Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist
Entgeltunterlagen, Beitragsnachweise, Beitragsabrechnungen	bis Ende des Jahres nach der letzten Betriebsprüfung (rund 5 Jahre)	§ 28f Abs. 1 SGB IV	letzte Prüfung der Rentenversicherung
Arbeitszeitnachweise (Mehrarbeit, Minijob, MiLoG-Branchen)	mindestens 2 Jahre	§ 16 Abs. 2 ArbZG, § 17 MiLoG	Tag der Aufzeichnung
Unterlagen zur betrieblichen Altersversorgung	bis Ende der Leistungspflicht, Verjährung 30 Jahre	§ 18a BetrAVG	Eintritt des Versorgungsfalls
Unterlagen abgelehnter Bewerbungen	Löschung nach rund 6 Monaten	§ 15 AGG, § 61b ArbGG, Art. 17 DSGVO	Zugang der Absage

Wann müssen Sie Personalakten nach der DSGVO löschen?

Personaldaten müssen Sie löschen, sobald der Zweck der Speicherung entfällt und keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht mehr besteht. Das verlangt Art. 17 DSGVO. Solange eine Frist aus AO, EStG oder SGB IV läuft, geht die Aufbewahrungspflicht vor (Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO). Danach kippt die Logik: Was Sie nicht mehr brauchen dürfen, dürfen Sie auch nicht mehr haben.

In der Praxis bewährt sich ein Löschkonzept: Jede Dokumentart bekommt eine Frist, einen Auslöser (Austritt, letzte Lohnzahlung, Betriebsprüfung) und eine verantwortliche Person. Papierakten werden datenschutzgerecht vernichtet, digitale Dokumente sicher gelöscht, und beides wird dokumentiert. Welche Regeln für den Datenschutz der Personalakte außerdem gelten, etwa bei Zugriffsrechten, fasst die Sage-Seite zum Thema zusammen.

Aufbewahrungsfristen im Griff: So gehen Sie jetzt vor

Nehmen Sie sich zuerst die Akten der Personen vor, die vor mehr als drei Jahren ausgeschieden sind. Trennen Sie dort die arbeitsrechtlichen Unterlagen von Lohnkonto, Belegen und Versorgungszusagen und legen Sie je Dokumentart eine Löschklasse mit Frist und Auslöser fest. Prüfen Sie außerdem, ob Ihre Ablage die neue Acht-Jahres-Frist für Buchungsbelege schon abbildet.

Eine digitale Personalakte nimmt Ihnen dabei das Nachhalten ab: Fristen lassen sich je Dokumentart hinterlegen, Zugriffe werden protokolliert, und Erinnerungen an Lösch- und Aufbewahrungstermine lassen sich gezielt einrichten. Wie sich Papierakte und digitale Personalakte bei Fristen und Zugriff unterscheiden, zeigt der Beitrag mit Infografik. Welche Fristen für Ihr Unternehmen im Überblick gelten und wie Sage HR-Lösungen Sie bei der Einhaltung unterstützen, lesen Sie auf der Seite Aufbewahrungsfristen für Personalakten.

Häufige Fragen zur Aufbewahrungsfrist der Personalakte

Wie lange muss eine Personalakte nach dem Ausscheiden aufbewahrt werden?

Mindestens drei Jahre ab dem Ende des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Das entspricht der regelmäßigen Verjährungsfrist nach § 195 BGB. Enthält die Akte Lohnunterlagen oder Buchungsbelege, verlängert sich die Frist für diese Dokumente auf sechs beziehungsweise acht Jahre.

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?

Lohnabrechnungen gehören zu den Unterlagen des Lohnkontos und müssen sechs Jahre aufbewahrt werden, gerechnet ab dem Ende des Jahres der letzten Lohnzahlung (§ 41 Abs. 1 Satz 9 EStG). Dient eine Abrechnung zugleich als Buchungsbeleg, gilt die Acht-Jahres-Frist nach § 147 AO.

Gilt für Personalakten eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren?

Nein, für die Personalakte selbst gibt es keine Zehn-Jahres-Frist. Zehn Jahre gelten nur noch für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse. Buchungsbelege wie Lohnjournale müssen seit dem 1. Januar 2025 acht Jahre aufbewahrt werden. Die pauschale Empfehlung „alles zehn Jahre“ ist damit überholt und kollidiert mit der Löschpflicht der DSGVO.

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist für Personalunterlagen?

In fast allen Fällen mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder das Arbeitsverhältnis endete. Bei Entgeltunterlagen ist die letzte Betriebsprüfung der Rentenversicherung maßgeblich, bei der betrieblichen Altersversorgung der Eintritt des Versorgungsfalls. Wer den Fristbeginn je Dokumentart notiert, kann Löschtermine verlässlich planen.

Darf ich eine Personalakte länger aufbewahren, um sicherzugehen?

Nur solange eine gesetzliche Frist oder ein konkreter Zweck das rechtfertigt. Danach verstößt eine weitere Speicherung gegen die Speicherbegrenzung der DSGVO und kann Bußgelder nach sich ziehen. Sicherer ist ein Löschkonzept, das jede Dokumentart mit einer Frist und einem Auslöser versieht.

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