Ratgeber: 11 Tipps zur Einführung einer Digitalen Personalakte

Sie ist ein wichtiger Mosaikstein der digitalisierten Unternehmenswelt: die digitale Personalakte. Professionelle moderne Softwarelösungen sorgen dafür, dass dicke Aktenschränke und Papierberge nicht mehr nötig sind. Klingt nach Zukunftsmusik? Ist ein wenig erschreckend? Weder noch – zahlreiche Unternehmen arbeiten bereits mit der digitalen Personalakte (DPA). Auch die Mediengruppe Westfälischer Anzeiger. Unser Video zeigt, welche Vorteile die Digitale Personalakte für die Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen bietet. Die Einführung  einer DPA erfolgt Schritt für Schritt – und ist damit leicht zu bewältigen. Wir geben Ihnen elf Tipps, was bei der erfolgreichen Implementierung einer digitalen Personalakte zu beachten ist:

1. Genau verstehen, worum es bei der digitalen Personalakte geht

Eine digitale Personalakte ist ein Dokumentenmanagement-System und ersetzt die klassische Personalakte aus Papier. Grundlage ist eine Software, die mitarbeiterbezogene Dokumente der Personalabteilung verwaltet. Die digitale Personalakte enthält: Arbeitsverträge, -zeugnisse, Abmahnungen, Gehaltsmitteilungen, Lohnscheine, Unterlagen zu Beförderungen, weitere Bescheinigungen, Jahresmeldungen, Leistungsbeurteilungen, Schriftverkehre aller Art, Bilder von Mitarbeitern usw.

2. Vorteile der digitalen Personalakte kennen und nutzen

Die Liste der Vorteile ist lang und zum Greifen nahe. Die digitale Personalakte beschleunigt und vereinfacht administrative Prozesse der Personalabteilung. Sie übernimmt zeitraubende Routinearbeiten und erledigt sie intelligent und effizient. Dadurch entlastet sie Ihre HR-Mitarbeiter und bietet ihnen die Chance, sich auf strategische, zwischenmenschliche und zukunftsrelevante Aufgaben zu konzentrieren. Die digitale Personalakte ist rechts- und revisionssicher, datenschutzkonform und kompatibel zur vorhandenen Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware in Ihrem Unternehmen. Sie begrenzt Zugriffsrechte auf die wirklich berechtigten Personen, protokolliert ausnahmslos jede Aktivität und sorgt so für maximale Transparenz und Sicherheit. Sie ermöglicht mobiles Arbeiten und Home-Office, findet Dokumente in kürzester Zeit, stellt ebenso schnell Statistiken zusammen und spart Papier und Lagerkapazitäten ein.

3. Einführung einer Digitalen Personalakte: Wissen, was man will

 Ziele zu definieren, ist der erste praktische Schritt zur digitalen Personalakte. Holen Sie sich  bei der Einführung einer Digitalen Personalakte die Experten Ihres Unternehmens ins Projektteam: HR-Profis, IT-Spezialisten, Datenschützer und Innovationsmanager. Legen Sie fest, wie und wann Sie die digitale Personalakte einsetzen und was Sie damit erreichen möchten.

4. Mit Profis zusammenarbeiten

 Externe Anbieter unterstützen Sie mit Know-how und erprobter Software. Achten Sie auf seine Erfahrung, das Sicherheitskonzept, eine gute Bedienbarkeit der Software, Leistungen und Kosten, eine nahtlose Integration in Ihr bestehendes ERP-System, fragen Sie außerdem nach Referenzkunden, Prozessen, Workflow und Extras. Erstellen Sie zusammen mit Ihrem Anbieter eine Analyse und ein Konzept.

5. Behalten oder entsorgen

Nach der Theorie kommt die Praxis. Jetzt geht es um „bereinigte“ Akten. Welche Dokumente brauchen Sie noch und welche nicht? Unterteilen Sie alle vorhandenen Dokumente in „behalten“ oder „entsorgen“. Sie bekommen dabei einen guten Überblick über Ihre vorhandenen Daten und Belege und können Ihre Dokumente neu strukturieren – wenn es sich anbietet. Nicht mehr benötigte Dokumente können Sie nach Rücksprache mit einem Juristen oder einem anderen Sachverständigen sachgerecht entsorgen. Aber Achtung! Entsorgen Sie nur wirklich unwichtige oder verjährte Dokumente. Und: Bestimmte Urkunden, Zeugnisse und andere Dokumente müssen Sie laut Gesetz immer auch als Papierdokument aufbewahren – erkundigen Sie sich vorab, welche das sind.

6. Wer kann, wer muss, wer darf nicht?

Die Rechtevergabe ist ein zentrales Element in der digitalen Personalakte. Die darin enthaltenen hochsensiblen Personendaten dürfen natürlich nur von einer kleinen Gruppe berechtigter Personen eingesehen werden. Erstellen Sie eine Berechtigungsmatrix und bestimmen Sie, wer welche Dokumente sehen darf, wer sie bearbeiten, ändern, versenden, hinzufügen usw. darf. Handhaben Sie die Rechtevergabe transparent, beziehen Sie die Betroffenen und den Betriebsrat mit ein, holen Sie sich Rat von Ihrem Datenschützer, einem Juristen, der IT und anderen wichtigen Akteuren.

7. Von Papier zu digital

 Es geht ans Einscannen und Implementieren. Ihre Papierdokumente müssen für die digitale Personalakte gescannt und in die digitale Form gebracht werden. Viele Unternehmen geben diese Arbeit in die Hand eines externen Dienstleisters, andere lassen sie von ihren Mitarbeitern im eigenen Haus erledigen. In jedem Fall müssen auch dabei die Zugriffsrechte und der Datenschutz gewahrt werden. Planen Sie für diesen Projektschritt ausreichend Zeit und Ressourcen ein. Lassen Sie die Dokumente in den Metadaten mit Schlagworten versehen, damit später eine Suche möglich ist.

8. Datenschutz ist essenziell

 Der Datenschutz erlaubt keine Kompromisse. Das wissen natürlich auch die Anbieter der digitalen Personalakte. Achten Sie aber auch unbedingt selbst auf die Einhaltung des Datenschutzes: Prüfen Sie Zugriffsrechte, Einsichtsbeschränkungen, Protokollierung, revisions- und rechtssichere Archivierung, Dokumentation und alle zusätzlichen Sicherheitsmechanismen. Lassen Sie sich im Zweifelsfall von einem Fachmann beraten.

9. Ohne gute Geräte läuft es nicht

 Stellen Sie die passende Hardware bereit, denn eine leistungsfähige Software für die digitale Personalakte benötigt ebenso leistungsfähige Computer. Dazu: große Monitore, um die Dokumente als Ganzes sehen zu können. Und gute Netzwerk-Scanner, die Ihre Dokumente hochwertig digitalisieren und über eine automatische Texterkennung (OCR-Technologie) verfügen, damit Dokumente später per Volltextsuche gefunden werden können.

10. Mitarbeiter fit machen

 Das beste System nützt nichts, wenn niemand damit arbeiten kann. Daher benötigen Ihre HR-Mitarbeiter und die Kollegen der IT Schulungen, um mit der digitalen Personalakte umgehen zu können und ihr ganzes Potenzial auszuschöpfen. Schneidern Sie die Schulungen auf die Bedürfnisse der Teilnehmer zu. Bieten Sie im Zweifel getrennte Workshops für Sachbearbeiter, Administratoren und andere Mitarbeiter an.

11. Es läuft! Erst der Test, dann ganz real

 In der Testphase prüfen Ihr Anbieter und die Kollegen in Ihrem Unternehmen, ob alles läuft wie gewünscht. Auf einem Testserver implementiert der Anbieter die digitale Personalakte, überprüft und testet sie. Wenn alles läuft, wird es real: Ihr Unternehmen geht einen entscheidenden Schritt Richtung digitale Zukunft. Viel Erfolg!

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