Digitalisierung kann so einfach sein!

Rechnungen, Lieferpapiere, Verträge, Protokolle, Broschüren und so weiter: Die Palette an Dokumenten, mit denen wir unseren Büroalltag bestreiten, ist schier unbegrenzt. Vertraut ist vielen Menschen die Arbeit mit Papier. Allerdings glauben manche, nur was sie in den eigenen Händen halten, ist wirklich existent. Das kann die schnell hingekritzelte Haftnotiz am Monitor sein, der Eingangsbeleg mit Kontierungsstempel oder die ausgedruckte E-Mail mit handschriftlichem Vermerk. Doch hilft das zur Effizienzsteigerung und Kosteneinsparung im Unternehmen? Nein. Im Zeitalter der Digitalisierung gibt es wesentlich bessere Wege für Ihre Prozesse, wie das Dokumentenmanagement.

Einfach effizient für´s Unternehmen: Das Dokumentenmanagement System

Um eine gewisse Ordnung auf dem Schreibtisch, in Ablagen, Ordnern und Aktenschränken zu bekommen, raubt diese Aufgabe den Mitarbeitern viel Zeit und Energie. Nicht selten werden Auszubildende oder Hilfskräfte zur Ablage „verdonnert“. Ganze Aktenberge vergilben im Keller oder müssen mangels Platzes ausgelagert werden. Die Aufbewahrung von steuerlichen Unterlagen ist gesetzlich geregelt und unumgänglich. Dabei fallen Lagerkosten an, die nicht sein müssen.

Hinzu kommt, dass angesichts der aktuellen Situation viele Unternehmer erkennen, dass es notwendig ist umzudenken. Mitarbeiter müssen schleunigst in die Lage versetzt werden, ihre Arbeit barrierefrei von Zuhause aus dem Homeoffice zu verrichten. Ohne Digitalisierung der Prozesse geht es jedoch nicht. Eine wirksame Methode, um das Jonglieren von Dokumenten in den Griff zu bekommen, ist ein Dokumentenmanagement System (kurz DMS).

Im Mittelpunkt des DMS steht ein digitales Archiv als zentrale Plattform für unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement. Sowohl die Ablage wie effiziente Suchprozesse erleichtern die Arbeit im gesamten Unternehmen. Wichtige Belege, irgendwo im Papierstapel abgelegt, müssen dadurch nicht mehr mühselig gesucht werden. Stattdessen werden sie schnell und mit wenigen Klicks im System gefunden – egal, an welchem Ort Sie oder Ihre Mitarbeiter gerade arbeiten.

Daher ist es an der Zeit, analoge Prozesse zu digitalisieren und Hemmungen im Unternehmen gezielt abzubauen.

Sicherheit für Ihre Daten bei Digitalisierung

Schützen Sie Ihre Unternehmensdaten und räumen Sie der Datensicherheit im gesamten Digitalisierungsprozess eine hohe Priorität ein. Die Sage Lösungen bieten beispielsweise wichtige Sicherheitsmechanismen wie:

• ein Rollen- und rechtebasiertes Berechtigungssystem sowie
• ein zuverlässiges Authentifizierungsverfahren, das unberechtigten internen wie externen Nutzern keinen Zugang gewährt.

Somit stellen Sie sicher, dass Dokumente nur von den Mitarbeitern eingesehen werden können, die dazu berechtigt sind. Berechtigungen können bis auf Dokumentebene heruntergebrochen werden.

Digitalisierung auch bei der Vertragsverwaltung sinnvoll

Optimieren Sie Ihr Vertragsmanagement und gewinnen Sie durch die Umstellung von Papier auf digitale Prozesse die volle Kontrolle über alle Verträge im Unternehmen.

Insbesondere periodisch wiederkehrende Vorgänge ermöglichen durch die Standardisierung in der Bearbeitung Mehrwerte bei Erstellung und Recherche. Nützlich ist diese Vereinfachung beim Ausführen von Wartungsarbeiten oder Abonnements. Mitarbeiter finden umgehend alle zugehörigen Belege, Daten und weitergehende Dokumente zum Vertrag.

Automatisieren Sie durch Voreinstellung von Lieferfristen die Abwicklung der jeweiligen Lieferscheine bzw. Rechnungen. Eine „zentrale Vertragsakte“ schafft mehr Einsparpotentiale sowohl abteilungs- wie teamübergreifend. So werden Konflikte durch unterschiedliche Wissensstände oder zeitraubende manuelle Bearbeitungsprozesse vermieden.

Bestellwesen – eine Einkaufssoftware

Viele Abläufe im Einkaufsbereich erfolgen trotz digitaler Angebote weiterhin nach analogen Methoden und gehören zum alltäglichen Standard. Nicht selten verschafft sich der Mitarbeiter im Einkauf lieber direkt ein Bild der Lagerbestände, als auf das System zu vertrauen. Nach dem Motto: sicher ist sicher. Mit der passenden Software sparen Sie sich den Gang ins Lager, denn Schwund oder Verdunstung werden mit eingeplant.

Wareneingänge werden zumeist auf Papier dokumentiert. Eine zeitraubende und aufwendig analoge Arbeitsweise. Dabei geht es mittels Digitalisierung viel schneller, komfortabler und kostengünstiger.

Aufgrund der Materialanforderung können Preisanfragen und Bestellvorschläge mit moderner Software wie den Sage Lösungen direkt aus dem System erzeugt und an den Lieferanten übermittelt werden. Sobald die bestellte Ware eintrifft, kontrolliert der Sachbearbeiter die eingehenden Lieferungen mit Hilfe der Wareneingangserfassung. Über beanstandete Mengen können Retouren-Lieferscheine ausgegeben werden. Die Rechnungsprüfung greift auf alle relevanten Daten des Einkaufs und des Wareneingangs zurück und überträgt die geprüften Daten an die Finanzbuchhaltung. So lässt sich der gesamte Einkaufsprozess automatisieren und elektronisch abwickeln.

Fazit zur Digitalisierung

Die Digitalisierung betrifft jede Branche und jeden Unternehmensbereich. Je eher Sie die Potentiale dieser Entwicklung nutzen, desto besser und effizienter laufen die Geschäftsprozesse.

Intelligente Anwendungslösungen auf digitaler Basis wie das Dokumentenmanagement System (DMS) erleichtern Ihren Arbeitsalltag spürbar. Auch erhöhen sie die Leistungsfähigkeit im Unternehmen. Viele manuelle Aufgaben können somit automatisiert werden. Dadurch entstehen mehr Freiräume, um beispielsweise den Einkaufsprozess zu optimieren. Warten Sie nicht ab, sondern starten Sie jetzt.

Artikelserie: 7 Top-Gründe zum Wechsel von Auftrags- und Buchhaltungssoftware

Für Unternehmer, die ihre Auftrags- und Buchhaltungssoftware wechseln möchten, haben wir die wichtigsten Wechselgründe, zu denen auch das digitale Arbeiten gehört, beleuchtet und eine Artikelserie erstellt.

Die Serie besteht bisher aus folgenden Artikeln. Weitere kommen hinzu:

Wechsel der Auftrags- und Buchhaltungssoftware: Das sind die 7 Top-Gründe

Lagerbestände jederzeit im Griff: So gelingt die Inventur ganz leicht

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