2023: E-Rechnung in der Europäischen Union

Für die E-Rechnung gibt es kein vorgeschriebenes Datenformat. Anstelle der Papierrechnung wird das Dokument häufig als PDF-Datei via E-Mail oder Fax versendet. Wird die Rechnung im „ZUGFeRD-Format“ geschickt, so beinhaltet die Rechnung ein maschinenlesbares XLM-Format eingebettet in der PDF-Datei.

Sollen die Rechnungsinhalte ohne PDF in einem rein strukturierten, maschinenlesbaren Format übertragen werden, bietet sich das XML-Format ohne PDF an. Die sogenannte „XRechnung“ wird codiert und ist für den Menschen nicht ohne weiteres lesbar.

Das XLM-Format unterliegt einer europäischen Richtlinie. Ein großer Vorteil von einer E-Rechnung ist eine sehr hohe Genauigkeit beim Einlesen der Daten. Dadurch steigt die Effizienz beim Versender und Empfänger deutlich an.

Was ist keine E-Rechnung?

Der Versand reiner Bilddateien (z.B. PDF ohne eingebettetes xml-Format) oder eingescannte Papierrechnungen werden in der öffentlichen Verwaltung nicht mehr akzeptiert, da sie den Vorgaben der EU-Richtlinie nicht entsprechen. Der Versand einer E-Rechnung ist hier nicht gleichbedeutend, da die maschinenlesbare Form fehlt. Somit ist die bereits erwähnte XRechnung inzwischen vorgeschrieben, wenn Unternehmen sie an öffentliche Institutionen versenden. Es gibt klare Definitionen zur Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung dieses Rechnungsformats.  

Die Europäische Union liefert die Vorgaben

Die Richtlinie 2010/45/EU ist die Basis für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird sie durch die Richtlinie 2014/55/EU. Die Vorgabe besteht darin, dass allen Mitgliedsstaaten der EU aufgegeben wird, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Um die verschiedenen nationalen Standards in Einklang zu bringen, wurde eine europäische Richtlinie für die E-Rechnung eingeführt. Ein semantisches Datenmodell hilft dabei, die unterschiedlichen Standards miteinander zu vereinen.

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Voraussetzungen für den Versand einer E-Rechnung

Nur eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung berechtigt den Empfänger der Rechnung zum Abzug der Vorsteuer. Dafür müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein. Die E-Rechnung muss folgende Vorgaben erfüllen:

• Empfänger der Rechnung muss der E-Rechnung zustimmen.
• Elektronische Rechnung muss in einem elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden.
• Rechnung muss vom menschlichen Auge gelesen werden können.
• Ist die Rechnung inhaltlich richtig und die Identität des Rechnungsstellers sichergestellt, so ist die Echtheit der Rechnung nachgewiesen.
• Rechnung muss unversehrt sein.
• Der Empfänger der Rechnung ist dazu verpflichtet, eine Überprüfung der Richtigkeit der elektronischen Rechnungen vorzunehmen (Stichwort ‚internes Kontrollverfahren‘).
• Alle, auch die für Papierrechnungen geltenden Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug müssen vorhanden sein (Pflichtangaben, Rechnungsmerkmale).

Die XRechnung in Deutschland auf Bundesebene

Seit November 2020 müssen Zulieferer für öffentliche Behörden im Bundesgebiet ihre Rechnungen elektronisch ausstellen. Allerdings wurden vom Gesetzgeber Ausnahmen zugelassen. Etwa bei Rechnungen mit Beträgen unter 1.000 Euro oder einem direkten Kauf.

Nicht mehr als elektronische Rechnungen gelten ab diesem Zeitpunkt alle PDF-Dokumente ohne strukturierte Zusatzinformationen. Um alle gesetzlich festgelegten Vorgaben zu erfüllen, müssen elektronische Rechnungen als maschinenlesbarer, strukturierter Datensatz ausgetauscht werden. Das Standardformat in Deutschland ist die XRechnung (E-Rechnungsgesetz).

Aktuelle Pläne der Europäischen Kommission hinsichtliche der E-Rechnung

Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsstellungs- und Rechnungsübermittlungssystems wird vonseiten der EU auch weiterhin verfolgt. Das ist den Vorträgen von Vertretern des Mehrwertsteuerausschusses der EU-Kommission eindeutig zu entnehmen. Ziel ist, der Steuerhinterziehung effektiv zu begegnen und so Steuerausfälle zu verhindern. Gleichzeitig sollen die Tax Compliance-Kosten für alle Unternehmen reduziert werden.

E-Rechnung: Der Zukunftsblick

Papierrechnungen dürfen Unternehmen wohl in Zukunft ade sagen. Die E-Rechnung ist jetzt schon für öffentliche Verwaltungen verpflichtend. Das Rechnungswesen wird weiter digitalisiert, deshalb ist es für Unternehmen wichtig, sicherzustellen, dass die notwendige Technologie und das Wissen im Unternehmen vorhanden sind. Nur so können rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

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