2024: E-Rechnung in der Europäischen Union

Nicht nur in Deutschland, sondern auch in Europa wird die E-Rechnung immer relevanter. Nachdem der Bundesrat dem Wachstumschancengesetz zugestimmt hat, sind alle Unternehmen in Deutschland ab dem 01. Januar 2025 dazu verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das hat entsprechende Auswirkungen auf die Unternehmen, bietet jedoch auch einige Vorteile.

Darum geht es in diesem Artikel:

Was ist eine E-Rechnung?

Für die elektronische Rechnung (E-Rechnung) gibt es im Sinne des Umsatzsteuerrechts kein vorgeschriebenes Datenformat. Anstelle der Papierrechnung wird das Dokument lediglich in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen. Dies ist für steuerliche Zwecke in Deutschland ausreichend. Häufig greifen Unternehmen dabei auf eine PDF-Datei und den Rechnungsversand via E-Mail zurück.

Daneben gibt es noch die Rechnungsformate XML und EDI (Electronic Data Interchange). Beim Versand einer Rechnung im XML-Format, welches der europäischen Richtlinie EN 16931 unterliegt, können Unternehmer zwischen XRechnung und ZUGFeRD wählen.

Wird die Rechnung im hybriden ZUGFeRD-Format geschickt, beinhaltet die Rechnung ein maschinenlesbares XML-Format, eingebettet in einer für den Menschen lesbaren PDF-Datei. Hier kann der Rechnungsempfänger wählen, ob er die Rechnung maschinell oder manuell weiterverarbeiten möchte. Sollen die Rechnungsinhalte in einem rein strukturierten, maschinenlesbaren Format ohne PDF übertragen werden, bietet sich die XRechnung an. Dieses Rechnungsformat wird codiert verschickt und ist für den Menschen nicht ohne weiteres lesbar.

Ein großer Vorteil der E-Rechnung ist eine sehr hohe Genauigkeit beim Einlesen der Daten. Dadurch werden Fehler bei der Dateneingabe reduziert, was die Bearbeitungszeit und die Kosten senkt. Gleichzeitig ist dieser Prozess deutlich effizienter, schneller und umweltfreundlicher als der Versand herkömmlicher Papierrechnungen.

Wichtig: Der Empfänger muss sein „okay“ zum Empfang der E-Rechnung geben. Besteht er auf einer Papierrechnung, müssen Sie diesem Wunsch noch bis Ende 2024 nachkommen. Ab 01. Januar 2025 wird der Empfang von E-Rechnungen durch das Wachstumschancengesetzt verpflichtend. Gleichzeitig gelten Rechnungen nur noch dann als E-Rechnungen, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und verarbeitet werden können und den Anforderungen der EU-Richtlinie EN 16931 nachkommen.

Wenn Sie mehr zur E-Rechnung im B2B-Bereich erfahren wollen, empfehlen wir Ihnen unseren Artikel „Ab 2025 wird die elektronische Rechnung im B2B-Sektor Pflicht“.

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Die E-Rechnung auf Bundesebene

Der Versand reiner Bilddateien (z. B. PDF-Datei ohne eingebettetes XML-Format) oder eingescannte Papierrechnungen werden in der öffentlichen Verwaltung seit 27. November 2020 nicht mehr akzeptiert, da sie den Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU nicht entsprechen. Diese gibt vor, dass eine E-Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Datensatz erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden muss. Gemäß dieser Richtlinie ist eine elektronische Rechnung im PDF-Format streng genommen also gar keine E-Rechnung, da ihr die maschinenlesbare Form fehlt.

Aufgrund dessen ist für Zulieferer die bereits erwähnte XRechnung in ihrer jeweils gültigen Fassung für den Versand von Rechnungen an öffentliche Institutionen zum Standard geworden. Es gibt dabei klare Definitionen zur Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung dieses Rechnungsformats.

Allerdings können auch andere Standards verwenden werden, sofern sie den Anforderungen der europäischen EN 16931-Norm, der E-RechV und den Nutzungsbedingungen der Plattformen für den Rechnungseingang des Bundes entsprechen. Somit können Unternehmen auch das kostenlose ZUGFeRD-Format ab Version 2.1.1 im Profil XRechnung einsetzen.

Dennoch wurden vom Gesetzgeber Ausnahmen zugelassen, etwa bei Rechnungen mit Beträgen unter 1.000 Euro oder einem direkten Kauf.

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Die Europäische Union liefert die Vorgaben

Die Richtlinie 2010/45/EU ist die Basis für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber. Ergänzt wird sie durch die Richtlinie 2014/55/EU. Die Vorgabe besteht darin, dass allen Mitgliedsstaaten der EU aufgegeben wird, öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen zu verpflichten. Um die verschiedenen nationalen Standards in Einklang zu bringen, wurde eine europäische Richtlinie für die E-Rechnung eingeführt. Ein semantisches Datenmodell hilft dabei, die unterschiedlichen Standards miteinander zu vereinen.

Voraussetzungen für den Versand einer E-Rechnung

Nur eine ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung berechtigt den Empfänger der Rechnung zum Abzug der Vorsteuer. Dafür müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Lesbarkeit und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein.

Die E-Rechnung muss folgende Vorgaben erfüllen:

• Der Empfänger der Rechnung muss der E-Rechnung zustimmen (bis Ende 2024).
• Die elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, versendet, empfangen und verarbeitet werden.
• Ist die Rechnung inhaltlich richtig und die Identität des Rechnungsstellers sichergestellt, so ist die Echtheit der Rechnung nachgewiesen.
• Die Rechnung muss unversehrt sein.
• Der Empfänger der Rechnung ist dazu verpflichtet, eine Überprüfung der Richtigkeit der elektronischen Rechnungen vorzunehmen (Stichwort ‚innerbetriebliches Kontrollverfahren‘).
• Alle, auch die für Papierrechnungen geltenden Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug müssen vorhanden sein (Pflichtangaben, Rechnungsmerkmale).

Der Versand einer XRechnung an Behörden in Deutschland

Lieferanten für öffentliche Einrichtungen im Bundesgebiet haben verschiedene Möglichkeiten, ihre Rechnungen an die Bundesbehörden zu übermitteln. Für Rechnungen an die unmittelbare Bundesverwaltung, Bundesministerien und Verfassungsorgane können Unternehmer die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) nutzen. Die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) sollte hingegen für Rechnungen an die mittelbaren Bundesverwaltungen verwendet werden.

Nach der Anmeldung auf der jeweiligen Plattform und der Freischaltung eines Nutzerkontos stehen folgende Übertragungskanäle für die Rechnungsübermittlung zur Verfügung:

• Weberfassung
• Upload
• Peppol
• E-Mail
• DE-Mail

Im Anschluss an den Versand der Rechnung prüft das System die eingegangene Rechnung auf den XRechnungs-Standard sowie auf die Einhaltung der Größen- bzw. Mengenbeschränkungen des Anhangs. Bei erfolgreicher Rechnungsprüfung wird die Rechnung anhand der Leitweg-ID an die entsprechende Stelle weitergeleitet.

Aktuelle Pläne der Europäischen Kommission hinsichtlich der E-Rechnung

Die Ausweitung des elektronischen Rechnungsstellungs- und Rechnungsübermittlungssystems wird vonseiten der EU auch weiterhin verfolgt. Das ist den Vorträgen von Vertretern des Mehrwertsteuerausschusses der EU-Kommission eindeutig zu entnehmen. Ziel ist, der Steuerhinterziehung effektiv zu begegnen und so Steuerausfälle zu verhindern. Gleichzeitig sollen die Tax Compliance-Kosten für alle Unternehmen reduziert werden.

E-Rechnung: Ausblick

Papierrechnungen können Unternehmen in Zukunft ade sagen. Die E-Rechnung ist jetzt schon für öffentliche Verwaltungen verpflichtend, und wird ab 2025 auch im B2B-Sektor zum Standard. Das Rechnungswesen wird somit immer weiter digitalisiert, weshalb es für Unternehmen wichtig ist, sicherzustellen, dass die notwendige Technologie und das Wissen im Unternehmen vorhanden sind. Nur so können rechtliche Vorgaben eingehalten werden.

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