Wird ab 2025 die elektronische Rechnung Pflicht im B2B Sektor?

Ein Diskussionsvorschlag seitens des Bundesfinanzministeriums (BMF) liegt vor. Darin geht es um den Umgang mit der elektronischen Rechnung für inländische B2B (Business to Business) Umsätze und dem Vorschlag, dass die elektronische Rechnung Pflicht wird ab Januar 2025. Dies bedeutet im Umkehrschluss: Papierrechnungen oder „einfache“ PDF-Rechnungen wären nicht mehr erlaubt.

Elektronische Rechnung Pflicht: EU-Reformvorschläge

In vielen EU-Mitgliedsstaaten setzt man schon lange auf die EU-Reformvorschläge zur Digitalisierung der E-Rechnung. Im Dezember 2022 veröffentlichte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Vorschlag für eine Richtlinie, die auf dem Hintergrund der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug als einen von drei Punkten auch Mehrwertsteuermeldepflichten und elektronische Rechnungsstellung enthält.

Diskussionsentwurf des BMF: Neue Definition der elektronischen Rechnung

In Deutschland reagierte die Regierung bisher verhalten auf das Thema im B2B Markt; immerhin wurde 2021 im Koalitionsvertrag der Wille zur Umsetzung bekundet. In dem Vertrag ist die schnellstmögliche Einführung eines elektronischen Meldesystems festgeschrieben, das für die Erstellung, Prüfung und Weiterleitung von Rechnungen verwendet werden soll.

Nun liegt ein Diskussionsvorschlag des BMF vor. Im Kern des Entwurfs geht es um eine Änderung des § 14 UStG, mit der die neue elektronische Rechnung definiert wird. Sie basiert auf dem EU Rechnungsstandard CEN 16931 (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014).

Dieser Standard ist bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) unter dem Namen „XRechnung“ in Deutschland verpflichtend.

Nach den bisherigen Planungen, soll mit ViDA ein europäisch wie nationales Meldesystem ab 01/2028 an den Start gehen. Im Hinblick auf dieses Meldesystem soll als erster Schritt für die innergemeinschaftlichen B2B-Umsätze in Deutschland die E-Rechnung zum verpflichtenden Standard werden. Die Papierrechnung wird damit zum Auslaufmodell.

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Im Jahr 2025 elektronische Rechnung Pflicht: Herausforderung und Diskussionspunkte zur Einführung

Um dieser Pflicht nachzukommen, diskutiert man aktuell über einen Start ab Januar 2025 für nationale Umsätze. Allerdings wird dieser Termin aus Sicht verschiedener Politiker und führender Wirtschaftsverbände als „sehr sportlich“ erachtet.

Daher ist aktuell offen, ob es eine zeitliche Staffelung bei der Einführung der Pflicht für die elektronische Rechnung geben wird. Zur Diskussion stehen diese drei unterschiedlichen Abstufungen:

1. Staffelung nach Unternehmensgröße: Kleine und mittlere Unternehmen hätten in einer Übergangszeit von zwei Jahren die Möglichkeit, dem Empfang von elektronischen Rechnungen wie bisher zu widersprechen. Ab dem dritten Jahr sollte die elektronische Rechnung Pflicht für alle Unternehmensgrößen sein und flächendeckend gelten.
2. Staffelung nach Rechnungsbetrag: Die Pflicht zur Ausstellung einer elektronischen Rechnung würde erst ab einem bestimmten Betrag gelten. Mit der Zeit würde der Grenzbetrag reduziert werden, bis nach Zeitablauf eine umfassende Pflicht für die elektronische Rechnung gilt (z.B. 50.000 € im ersten Jahr, 30.000 € im zweiten Jahr und Wegfall des Grenzbetrages im dritten Jahr).
3. Unterschiede bei Empfang und Versand der elektronischen Rechnung: Alle Unternehmen, egal welcher Größe, würden ab dem 1. Januar 2025 zum Empfang der elektronischen Rechnung verpflichtet sein. Kleine und mittlere Unternehmen müssten erst zeitlich gestaffelt die elektronische Rechnung selbst ausstellen.

Sicherheit und Standardisierung der elektronischen Rechnung

Ein weiterer wichtiger Diskussionspunkt ist die Sicherstellung der Echtheit der E-Rechnungsherkunft und deren Unversehrtheit sowie deren Lesbarkeit zu gewährleisten. Hierzu ist es augenblicklich nicht notwendig, für das Versenden eine qualifizierte Signatur oder ein EDI-Verfahren (elektronischer Datenaustausch) zu nutzen. Der Diskussionsentwurf allerdings wirft diese Frage auf, ob es zukünftig hierzu genutzt werden sollte.

Ein standardisiertes Datenformat wie ZUGFeRD, das auf dem EU-Rechnungsstandard CEN 16931 basiert, bietet Unternehmen, die inländisch, sowie in mehreren EU-Ländern tätig sind, ein einheitliches Datenformat für die Nutzung an. Dieses Format steht seit vielen Jahren in modernen Software-Produkten zur Verfügung und ist eine wichtige Voraussetzung für das zukünftige grenzüberschreitende Meldesystem. Unternehmen werden dann die elektronische Rechnung ab Januar 2028 innerhalb von nur wenigen Tagen an die Finanzverwaltung übermitteln müssen.

Elektronische Rechnung Pflicht: Mein Fazit

Konkrete Entscheidungen seitens der Politik sind noch nicht gefallen, doch dass die elektronische Rechnung Pflicht wird, ist gewiss. Die Zukunft liegt definitiv nicht in der traditionellen Papierrechnung, sondern in der digitalen Rechnung. Sie ist in einem strukturierten Format ausgestellt, wird elektronisch übermittelt und empfangen. Somit ermöglicht die elektronische Rechnung eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche.

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