Ab 2025 wird die elektronische Rechnung Pflicht im B2B Sektor

Das Wachstumschancengesetz hat bereits im letzten Jahr die Debatte über die Verpflichtung zur elektronischen Rechnung richtig angeheizt. Was damals noch nicht beschlossene Sache war, steht nun mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz fest: Alle Unternehmen müssen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen ausstellen und empfangen können. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass Papierrechnungen und „einfache“ PDF-Rechnungen bald nicht mehr erlaubt sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie eine E-Rechnung zukünftig definiert wird, welche Rechnungsformate zulässig sind und welche Übergangsregelungen für Unternehmer gelten.

Übrigens – alles Wichtige zum Wachstumschancengesetz und seinen Maßnahmen finden sie in unserem Artikel „Das Wachstumschancengesetz – welche Änderungen verabschiedet wurden“.

Darum geht es in diesem Artikel:

Elektronische Rechnungspflicht: EU-Reformvorschläge

In vielen EU-Mitgliedsstaaten setzt man schon lange auf die EU-Reformvorschläge zur Digitalisierung der E-Rechnung. Im Dezember 2022 veröffentlichte die EU-Kommission im Rahmen der Initiative „VAT in the Digital Age (ViDA)“ einen Vorschlag für eine Richtlinie, die basierend auf der Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug als einen von drei Punkten auch Mehrwertsteuermeldepflichten und die elektronische Rechnungsstellung enthält. Die E-Rechnung würde dabei als verlässliche Datenquelle für jene Meldepflichten dienen.

Zwar steht noch nicht fest, wann die ViDA-Initiative und das dazugehörige elektronische Meldesystem genau in Kraft treten werden, mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung macht Deutschland jedoch nun einen ersten Schritt in Richtung eines möglichen EU-weiten digitalen Meldesystems.

Wachstumschancengesetz: Definition der elektronischen Rechnung

Mit der Zustimmung des Bundesrates zum Wachstumschancengesetz gelten ab 2025 strengere Richtlinien für die E-Rechnung. Die „elektronische Rechnung“ wird zukünftig als eine Rechnung definiert, die im strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Gleichzeitig muss sie den Anforderungen des EU Rechnungsstandards EN 16931  (Richtlinie 2014/55/EU vom 16.04.2014) genügen.

Dieser Standard ist bereits seit 2020 bei grenzüberschreitenden öffentlichen Aufträgen im B2G (Business to Government) unter dem Namen „XRechnung“ in Deutschland verpflichtend.

Die Papierrechnung sowie eine PDF-Rechnung werden fortan als „sonstige Rechnung“ bezeichnet. Eine sonstige Rechnung bezeichnet allgemein eine Rechnung, die in einem anderen elektronischen Format oder auf Papier übermittelt wird.

Unklar war lange Zeit die Frage, welche Formate der E-Rechnung nun zulässig sind. Im Gesetzentwurf äußert man sich wie folgt: „Die elektronische Rechnung muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 (ABl. L 133 vom 6. 5. 2014, S. 1) entsprechen.“ 

Die Frage nach dem Format war damit keineswegs geklärt. Das letzte Wort „entsprechen“ hat viele Fragen und Unklarheit aufkommen lassen. Inzwischen gibt es jedoch Gewissheit.

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Welche gängigen Formate der E-Rechnung gibt es?

Im Wachstumschancengesetz ist keine genaue Formvorschrift der E-Rechnung genannt, sondern nur eine allgemeine Definition. Dieser Punkt ist jedoch für Sie als Unternehmer essenziell, da Sie wissen müssen, auf welches Format Sie in Zukunft abstellen können. Am 02. Oktober erst hat das BMF sich dazu nach langem Warten geäußert. Sowohl die XRechnung (Wortlaut: Rechnung nach dem XStandard), als auch Rechnungen nach dem ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1 entsprechen der Definition der E-Rechnung, wie sie durch das Wachstumschancengesetz in § 14 UStG verankert werden soll.

XRechnung

Die XRechnung ist ein strukturiertes Datenformat für elektronische Rechnungen, das von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) speziell für die öffentliche Hand entwickelt wurde und bereitgestellt wird. Dieses einheitliche Rechnungsformat kann aufgrund seines inkludierten XML-Datensatzes direkt elektronisch weiterverarbeitet werden, da es nur aus Codezeilen besteht.

Mit der uns bekannten klassischen Rechnung auf Papier oder als PDF besteht allerdings kein wirklicher Zusammenhang, da nur die relevanten Daten direkt maschinell ausgetauscht werden. Daher gelten Rechnungen im PDF-Format auch nicht als XRechnungen. Die XRechnung findet außerdem bereits im öffentlichen Auftragswesen seit November 2020 Anwendung.

ZUGFeRD 2.0 / Factur-X

Während man international die Bezeichnung Factur-X verwendet, ist in Deutschland eher der Begriff „ZUGFeRD“ zu finden. Hinter ZUGFeRD 2.0 und Factur-X verbergen sich jedoch die gleichen Rechnungsformate. Dieses Format ist eine hybride Form einer E-Rechnung und in Zusammenarbeit mit Deutschland und Frankreich entstanden.

Dabei werden die Rechnungsformate XML und PDF miteinander kombiniert. In der PDF-Datei (PDF A/3), die optisch wie eine normale Rechnung aussieht, ist ein XML-Datensatz eingebettet. Die XML trägt den strukturierten Datensatz, der alle relevanten Informationen einer Rechnung enthält, und die PDF-Datei ermöglicht es dem Menschen, sie zu lesen. Es bleibt damit dem Anwender überlassen, ob er lediglich das PDF verwendet und weiterverarbeitet oder den XML-Datensatz. Der Vorteil ist, dass der Austausch in diesem Format ohne vorherige Absprache mit dem Empfänger möglich ist.

EDI Format

Das EDI-Format (Electronic Data Interchange) ist originär ein Datenaustauschformat, welches bereits seit 1988 als standardisiertes Format existiert (EDIFACT). Über dieses Format können nach vorheriger Absprache zwischen den Geschäftspartnern allerdings auch Rechnungsdaten übermittelt werden (EDIFACT INVOIC). Für EDI wird eine spezielle Schnittstelle benötigt, wodurch zu Beginn der Einrichtung ein gewisser Mehraufwand entsteht.

Das EDI-Format ist zwar etabliert, aber auch nicht mehr das Neuste. Da EDI-Rechnungen zudem nicht immer die EN 16931-Norm erfüllen, ist noch nicht klar, wie nach 2028 mit diesem Format umgegangen wird. Insbesondere, wenn man bedenkt, dass ab diesem Zeitpunkt die ViDA-Initiative starten soll. Solange allerdings alle nach dem UStG relevanten Daten entnommen werden können, soll dieses Rechnungsformat zumindest über 2025 hinaus Anwendung finden.

Ab wann wird die elektronische Rechnung Pflicht? Was ist mit einer Übergangsregelung?

Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV sowie für Rechnungen an Verbraucher. Ansonsten hält das Wachstumschancengesetz folgende Übergangsregelungen für elektronische Rechnungen parat:

Eine Papierrechnung oder ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition aus dem Wachstumschancengesetz entspricht, (keine XRechnung, kein ZUGFeRD 2.0.1) ist noch möglich:

• bis Ende 2025 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2026 ausgeführten Umsatz.
• bis Ende 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz.
• bis Ende 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz, wenn der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat.

Ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition aus dem Wachstumschancengesetz entspricht:

• bis Ende 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz, wenn dieser Umsatz mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.

Wichtig: Relevanter Zeitpunkt der Übergangsregelungen für den ausgeführten Umsatz ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.

Fazit: Elektronische Rechnung Pflicht

Dass die elektronische Rechnung Pflicht werden würde, war eigentlich klar. Die Frage war nur noch: wann? Die Zukunft liegt definitiv nicht in der traditionellen Papierrechnung, sondern in der digitalen E-Rechnung. Sie ist in einem strukturierten Format ausgestellt und wird elektronisch übermittelt und empfangen. Somit ermöglicht die elektronische Rechnung eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche. Dadurch werden nicht nur Übertragungsfehler reduziert, sondern auch die Effizienz gesteigert, Kosten gesenkt und die Umwelt geschont. Alles in allem also ein Schritt in die richtige Richtung, wenn es um die Digitalisierung der deutschen Unternehmen geht.

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