E-Rechnung

Die E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung im PDF-Format. Die Rechnung wird nicht per Post, sondern schnell und kostengünstig per E-Mail versendet. Seit dem Steuervereinfachungsgesetz von 2011 ist die E-Rechnung der Rechnung im Papierformat gleichgestellt. Und seit dem Wegfall der bis zum Jahr 2013 vorgeschriebenen elektronischen Signatur ist die E-Rechnung heute für KMUs problemlos einsetzbar. Dafür hat der Branchenverband Bitkom gemeinsam mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) ein einheitliches Rechnungsformat (ZUGFeRD) entwickelt. Langfristig erleichtern E-Rechnungen den täglichen Büroablauf – die Papierablage und Regale voller Aktenordner gibt es nicht mehr.

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Die Voraussetzungen

KMUs müssen zur steuerlichen Anerkennung der E-Rechnung einige Punkte beachten:

• Die Echtheit der Rechnung muss gewährleistet sein. Der Empfänger muss die Identität des Rechnungsausstellers eindeutig verifizieren können
• Der Rechnungsempfänger muss der elektronischen Übermittlung zustimmen. Eine stillschweigende Zustimmung ist möglich, indem der Empfänger die E-Rechnung einfach bezahlt
• Die E-Rechnung muss mit aktuellen E-Medien gelesen werden können
• E-Mails oder die PDF-Dateien müssen zum Nachweis des Rechnungseingangs abgespeichert werden
• Die Archivierung der Rechnungen muss für mindestens zehn Jahre gewährleistet sein. Die E-Rechnungen müssen digital so archiviert werden, wie sie eingegangen sind. Es genügt nicht, die Rechnungen auszudrucken und aufzubewahren
• Die Rechnung muss die gesetzlichen Voraussetzungen nach § 14 (4) des Umsatzsteuer-Gesetzes erfüllen.

Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und Factur-X

Die übergreifenden Formate für elektronische Rechnungen sind:

• XRechnung (als deutsches Standardverfahren),
• ZUGFeRD (als europäische respektive internationale Variante), die mit dem
• Facture-X Verfahren (französischer Standard) technisch identisch ist.

Diese können für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen, Verbrauchern und Behörden genutzt werden. Sie ermöglichen den strukturierten Datenaustausch zwischen dem Rechnungssteller und -empfänger.

Mithilfe der Rechnungsformate lassen sich Rechnungsdaten strukturiert in einer PDF-Datei übermitteln, und die Datei kann ohne weitere Schritte ausgelesen und verarbeitet werden. Das ZUGFeRD-Rechnungsformat entspricht den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann daher auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewandt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland stellt die Spezifikation ZUGFeRD in der aktuellen Version 2.1.1 (vom 01.07.2020) zum Download zur Verfügung.

In der neuen Version von ZUGFeRD wird mit dem XRechnungs-Profil ein weiteres Profil zur Verfügung gestellt. Das neue Profil erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, da nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN16931 erfüllt werden, sondern darüber hinaus zudem die nationalen Geschäftsregeln und verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung enthalten sind.

Exkurs: E-Rechnungen in der Europäischen Union

E-Rechnungen haben in den letzten Jahren in der Europäischen Union an Bedeutung gewonnen, da sie die Effizienz und Nachhaltigkeit im Rechnungswesen verbessern. Die EU hat dazu verschiedene Richtlinien und Standards entwickelt, um den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen zu erleichtern.

Die Richtlinie 2010/45/EU bildet die Basis für die Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in der EU und wurde durch die Richtlinie 2014/55/EU ergänzt. Diese Richtlinien verpflichten öffentliche Auftraggeber und Vergabestellen in allen Mitgliedsstaaten der EU, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten.

Um die verschiedenen nationalen Standards in Einklang zu bringen, wurde eine europäische Richtlinie für E-Rechnungen eingeführt. Diese Richtlinie legt Standards und Vorgaben für den elektronischen Rechnungsaustausch fest, um einen reibungslosen Austausch von E-Rechnungen in der gesamten EU zu ermöglichen.

Ein Beispiel für ein solches Standardformat ist das „ZUGFeRD-Format“, bei dem eine PDF-Datei mit einem maschinenlesbaren XML-Format eingebettet wird. Es ermöglicht eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und verbessert die Effizienz im Rechnungswesen.

Ein weiteres Beispiel ist das „XRechnung“ Format, welches ohne PDF in einem rein strukturierten, maschinenlesbaren Format übertragen wird und eine sehr hohe Genauigkeit beim Einlesen der Daten bietet.

Insgesamt haben E-Rechnungen in der EU das Potenzial, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen und öffentlichen Stellen zu vereinfachen, Kosten zu senken und die Nachhaltigkeit zu verbessern.

Einsparpotenziale und Vorteile

Kleine und mittelgroße Firmen versenden nach Informationen von ibi research inzwischen 64 bzw. 62 Prozent aller Rechnungen in digitaler Form, im Jahr 2011 waren es nur 48 bzw. 23 Prozent. Eine vollständige Umstellung auf E-Rechnungen hat mehrere Vorteile. Neben der Kosteneinsparung lassen sich bei der Verwendung geeigneter Software Prozesse beschleunigen und Fehler vermeiden. Größere Unternehmen sparen als Versender und Empfänger der E-Rechnungen 60 bis 80 Prozent der Kosten. Das Einsparpotenzial beträgt nach einer Erhebung der Deutschen Bank Research/Billentis 11,60 Euro pro Rechnung – die Umstellung lohnt sich für die meisten Firmen.

Software-Lösungen für kleine Unternehmen

Komplettlösungen von Sage integrieren die E-Rechnung als zeitsparende und kostengünstige Alternative zur Papierrechnung.

Praxistipp: Unternehmen einigen sich am besten mit ihren Kunden darauf, Rechnungen in Zukunft nur noch elektronisch zu versenden. Die Daten lassen sich dann leicht in die IT-Systeme überführen. So erstellen KMUs ZUGFeRD- oder XRechnungs-konforme Ausgangsrechnungen, Medienbrüche beim Übertragen der Dokumente entfallen und versehentliche Fehler werden vermieden.

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