Was ist eine E-Rechnung?

Die E-Rechnung hat in den letzten Jahren in der Europäischen Union an Bedeutung gewonnen, da sie die Effizienz und Nachhaltigkeit in der Warenwirtschaft verbessert. Mit der Entbürokratisierung hat das Thema auch in Deutschland nochmal kräftig an Fahrt aufgenommen. Alles, was Sie in Bezug auf die E-Rechnung wissen und beachten müssen, erfahren Sie deshalb im folgenden Artikel.

Was ist eine E-Rechnung?

Die elektronische Rechnung, auch E-Rechnung genannt, ist laut EU-Norm 16931 eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Dies ermöglicht dem Rechnungsempfänger eine automatische Weiterverarbeitung ohne manuelle Eingriffe in den Rechnungsprozess (Medienbrüche), wie sie bei herkömmlichen Papier- oder PDF-Rechnungen der Fall sind. Der gesamte Prozess von der Rechnungsstellung bis hin zur Bezahlung läuft somit digital ab.

Die Rechnungsinhalte werden dabei mithilfe eines XML-Datensatzes übermittelt, der ausschließlich maschinell verarbeitet werden kann und von zentraler Bedeutung für die elektronische Rechnung ist. Der Empfänger der Rechnung kann den Datensatz nicht ohne Weiteres lesen, da die Rechnung aufgrund ihres XML-Formats codiert verschickt wird. Bei Bedarf können für eine bessere Lesbarkeit jedoch rechnungsbegleitende Unterlagen und Informationen beigefügt werden, wie bspw. beim ZUGFeRD-Format.

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Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?

Viele denken bei einer E-Rechnung an eine Rechnung im PDF-Format. Das ist erst einmal nicht falsch, denn je nach Sprachgebrauch ist in Deutschland genau das damit gemeint. Schließlich wird eine PDF-Rechnung elektronisch erstellt und meist via E-Mail, sprich elektronisch, an den Kunden übermittelt.

Da das Umsatzsteuergesetz und die Finanzverwaltung bisher keine wirklichen Vorgaben zur elektronischen Rechnung gemacht und den Begriff im Vergleich zur EU weiter gefasst haben, genügt diese bildhafte Variante den Anforderungen einer E-Rechnung sowie für steuerliche Zwecke – zumindest noch.

Mit dem Bundesratsbeschluss zur Steuervereinfachung und Steuerfairness wird sich dies in den nächsten Jahren ändern. Dann wird auch hier ein strukturiertes Datenformat verlangt, das automatisch erstellt, übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden kann und der EU-Richtlinie 16931 unterliegt. Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnungen gelten dann, wie schon im Kontext der EU-Norm, nicht mehr als E-Rechnung, da sie nicht die strukturierten Daten enthalten, die für eine automatisierte Verarbeitung erforderlich sind. Sie werden ab diesem Zeitpunkt als sonstige Rechnungen bezeichnet.

Wer muss elektronische Rechnungen schreiben?

Unternehmen, die ihre Rechnungen nur an andere Unternehmen stellen, müssen aktuell noch keine E-Rechnungen schreiben. Bei der Rechnungsstellung an Endkunden bräuchten Unternehmen zudem deren Einverständnis, dass sie E-Rechnungen überhaupt in diesem Format empfangen wollen.

Zum aktuellen Zeitpunkt sind nur Unternehmen, die mit öffentlichen Einrichtungen und Behörden zusammenarbeiten (B2G), dazu verpflichtet, eine E-Rechnung im XML-Format zu erstellen und zu übermitteln. Seit 27. November 2020 gilt diese Regelung sowohl für die Zusammenarbeit mit deutschen als auch mit anderen europäischen Institutionen.

Wann wird die E-Rechnung Pflicht?

Bei der Verpflichtung zur elektronischen Rechnung muss man unterscheiden, wer der Adressat der Rechnung ist. Wie gerade erwähnt, ist die E-Rechnung im B2G bereits heute Pflicht. Demgegenüber ist die elektronische Rechnung im B2B- oder B2C-Bereich noch nicht obligatorisch.

Doch auch hier ist mit dem Wachstumschancengesetz nun eine Änderung beschlossen worden. Ab dem 01. Januar 2025 besteht für im Inland ansässige Unternehmen im B2B-Umfeld die Möglichkeit zum Empfang sowie zur Archivierung von E-Rechnungen nach der EN 16931 Norm. Dabei spielt es keine Rolle, ob der Betrieb im Haupt- oder Nebengewerbe geführt wird. Ein Unternehmen hat dann zudem keinen Rechtsanspruch mehr auf eine PDF- oder Papierrechnung. Ausnahmen gelten jedoch für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV.

Damit Unternehmen genügend Zeit haben, die im März 2024 beschlossenen Maßnahmen umzusetzen, wird es gewisse Übergangsregelungen für E-Rechnungen geben. Sie müssen also noch nicht zwingend zum Start des neuen Jahres alles in trockenen Tüchern haben.

Weiterführende Informationen zum Wachstumschancengesetz und was sich für Ihr Unternehmen ändert, finden Sie in den beiden folgenden Artikeln:

Welche Übergangsregelungen gibt es?

Im Grundsatz sollen alle Unternehmen ab dem 01.01.2025 E-Rechnungen gemäß EN 16931 ausstellen und empfangen können. Ausnahmen gelten für Rechnungen unter 250 Euro gemäß § 33 UStDV und für Fahrausweise gemäß § 34 UStDV sowie für Rechnungen an Verbraucher. Ansonsten hält das Wachstumschancengesetz folgende Übergangsregelungen für elektronische Rechnungen parat:

Eine Papierrechnung oder ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition aus dem Wachstumschancengesetz entspricht, (keine XRechnung, kein ZUGFeRD 2.0.1) ist noch möglich:

bis Ende 2025 für einen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2026 ausgeführten Umsatz.
bis Ende 2026 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2027 ausgeführten Umsatz.
bis Ende 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2026 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz, wenn der Gesamtumsatz des rechnungsstellenden Unternehmers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800 000 Euro betragen hat.

Ein anderes elektronisches Format, das nicht der Definition aus dem Wachstumschancengesetz entspricht:

bis Ende 2027 für einen nach dem 31. Dezember 2025 und vor dem 1. Januar 2028 ausgeführten Umsatz, wenn dieser Umsatz mittels elektronischem Datenaustausch (EDI) übermittelt wird.

Wichtig: Relevanter Zeitpunkt der Übergangsregelungen für den ausgeführten Umsatz ist der Zeitpunkt, an dem die Rechnung übermittelt wird.

Welche Rechnungsformate sind möglich?

Für den strukturierten Rechnungs- und Datenaustausch zwischen Unternehmen, Behörden und Verbrauchern können zukünftig verschiedene E-Rechnungsformate genutzt werden. Die übergreifenden Formate für elektronische Rechnungen sind:

XRechnung (als deutsches Standardverfahren)
ZUGFeRD (als europäische respektive internationale Variante)
EDI (Electronic Data Interchange)
UBL
CII

Im Folgenden geht der Artikel auf die am häufigsten verwendeten Formate ein.

XRechnung

Wenn es um den Versand von E-Rechnungen nach EU-Norm 16931 geht, ist die XRechnung das Standardformat in Deutschland. Sie wurde von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) speziell für öffentliche Institutionen entwickelt, um ihnen die Bearbeitung und Begleichung der Eingangsrechnungen zu erleichtern. Der Standard repräsentiert damit die von Deutschland festgelegte Core Invoice Usage Specification (CIUS).

Eine XRechnung beinhaltet lediglich einen strukturierten XML-Datensatz, der nur maschinell übertragen und weiterverarbeitet werden kann. Diese aus Codezeilen bestehende Rechnung hat somit nur die Rechnungsinhalte mit der gängigen Papier- oder PDF-Rechnung gemein. Der Vorteil dieses Formats ist, dass jede Rechnung immer gleich strukturiert ist, sodass der gesamte Prozess schneller und effizienter abläuft.

ZUGFeRD / Facture-X

Eine weitere Option für den elektronischen Rechnungsaustausch ist das „ZUGFeRD-Format“, bei dem der maschinenlesbare XML-Datensatz in die Sichtkomponente der Rechnung, eine PDF/A-3 Datei, eingebettet wird. Das macht ZUGFeRD zu einem hybriden E-Rechnungsformat, das nicht nur von einem Menschen ganz normal gelesen, sondern auch ohne Medienbrüche verarbeitet werden kann. Wichtig ist hierbei allerdings, dass der strukturierte Teil der führende Teil sein muss.

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat entspricht damit den Anforderungen der internationalen Standardisierung und kann daher auch im europäischen und internationalen Rechnungsverkehr angewandt werden. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland stellt die Spezifikation ZUGFeRD zur Verfügung.

Mit dem speziellen ZUGFeRD-Profil XRechnung erhalten Unternehmen zudem ein Profil, mit dem sie auch Rechnungen an den Bund stellen können. Das Profil, das ohne die Sichtkomponente auskommt, erfüllt die spezifischen Anforderungen der öffentlichen Verwaltung in Deutschland, da nicht nur die Vorgaben der europäischen Norm EN 16931 erfüllt werden, sondern auch die verwaltungsspezifischen Bestimmungen des Standards XRechnung enthalten sind.

EDI

Das Format für den elektronischen Datenaustausch (Electronic Data Interchange, EDI) besteht seit 1988 in standardisierter Form (EDIFACT). Neben dem allgemeinen Datenaustausch ermöglicht EDI auch die Übermittlung von Rechnungsdaten (EDIFACT INVOIC), sofern dies zwischen den Geschäftspartnern vereinbart wurde.

Die Implementierung von EDI erfordert allerdings eine spezielle Schnittstelle, was zu Beginn zusätzlichen Aufwand für die beteiligten Unternehmen bedeutet. Obwohl das EDI-Format weit verbreitet ist, ist es nicht mehr das aktuelle, weshalb auch nicht alle EDI-Rechnungen die EN 16931-Norm erfüllen.

Wie funktioniert eine E-Rechnung?

Bei der E-Rechnung werden Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet. Auch auf eine korrekte Archivierung muss bei elektronischen Rechnungen geachtet werden. Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick, wie eine E-Rechnung funktioniert:

Erstellung: Ausgangsrechnungen müssen neben den Pflichtanforderungen an die E-Rechnung auch GoBD-konform sein. Das heißt, Unternehmen müssen gewährleisten, dass elektronische Rechnungen weder bei der Übertragung noch bei der Archivierung verändert werden dürfen.

Übermittlung: Um die Rechnung dem Kunden zukommen zu lassen, haben Unternehmen verschiedene Möglichkeiten. Zur Auswahl stehen je nach Rechnungsempfänger dabei Buchhaltungssoftware inkl. Direktverbindungen zum Kundensystem, Weberfassung, Webservice via Peppol, Webportale wie ZRE und OZG-RE (bei Behörden), EDI, E-Mail und DE-Mail. Wichtig ist, dass Kunden bis Ende 2024 ihre Zustimmung zum Empfang von E-Rechnungen geben müssen. Ein unterlassener Widerspruch bzw. eine Bezahlung werden oftmals jedoch als Zustimmung gewertet.

Empfang: Als Unternehmen können Sie elektronische Rechnungen auf die gleichen Arten empfangen, wie sie diese versenden. Am einfachsten geht der Empfang jedoch über eine Buchhaltungssoftware, mit der alle Schritte – Erstellung, Übermittlung, Empfang, Weiterverarbeitung und Archivierung – automatisiert ablaufen. Zu beachten ist, dass per Fax empfangene E-Rechnungen als Papierrechnungen behandelt werden, außer sie wurden per Computer-Fax oder Fax-Server zugestellt.

Archivierung: Mit Beschluss des Regierungsentwurfs für ein Viertes Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) wurde die Aufbewahrungsfrist einer elektronischen Rechnung von 10 auf 8 Jahre verkürzt. Gelten soll die neue Frist für alle Unterlagen und Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Innerhalb dieser Zeit muss jede Rechnung jederzeit verfügbar und einsehbar sein. Erhalten Sie eine E-Rechnung per E-Mail, fungiert die E-Mail selbst als Briefumschlag. In den meisten Fällen können Sie diese daher löschen und nur die Rechnungsdatei behalten. Sind darin jedoch steuerrelevante Informationen enthalten, müssen sie die E-Mail samt Anhang ebenfalls aufbewahren. Langfristig erleichtern E-Rechnungen allerdings den täglichen Büroablauf – die Papierablage und Regale voller Aktenordner gibt es damit nämlich nicht mehr.

Wie sieht eine E-Rechnung aus?

Der grundlegende Unterschied zwischen bildhaft repräsentierten Rechnungen und einer E-Rechnung liegt darin, dass die elektronische Rechnung in einem strukturierten Datensatz ausgestellt und übermittelt wird. Das bedeutet, dass die E-Rechnung

ein rein semantisches Datenformat ist, das ohne Medienbrüche vom Rechnungsempfänger weiterverarbeitet werden kann.
mit ihrem XML-Format für die maschinelle Verarbeitung konzipiert wurde und nur durch die Zuhilfenahme von Visualisierungsprogrammen lesbar wird.

Welche Angaben muss eine elektronische Rechnung enthalten?

Wenn Sie eine elektronische Rechnung ausstellen, muss diese wie jede andere Papier- oder PDF-Rechnung auch alle relevanten Rechnungsbestandteile nach § 14 Abs. 4 i. V. m. § 14a Abs. 5UStG beinhalten. Dazu gehören:

Vollständiger Name des Leistenden und des Leistungsempfängers
Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-ID
Rechnungsdatum
Fortlaufende Rechnungsnummer
Leistungs- bzw. Lieferungszeitpunkt
Menge und Bezeichnung der Lieferung / Art und Umfang der Leistung
Rechnungsbetrag (Entgelt), inkl. vereinbarte Minderungen
Umsatzsteuer, inkl. Hinweise zu Reverse-Charge, Kleinunternehmerregelung oder Steuerbefreiung

Darüber hinaus muss eine E-Rechnung laut § 5 E-Rech-V folgende Zusatzangaben enthalten:

Leitweg-Identifikationsnummer
Fälligkeitsdatum der Rechnung
Ergänzende Zahlungsbedingungen
Bankverbindungsdaten des Rechnungsstellers
DE-Mail- oder E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers

Hinweis: Für Rechnungen unter 250 Euro, sogenannten Kleinbetragsrechnungen, gelten vereinfachte Vorschriften. Mehr dazu erfahren Sie in unserem Artikel zum Thema „Kleinbetragsrechnungen“.

Einsparpotenziale und Vorteile

Kleine und mittelgroße Firmen versenden nach Informationen von ibi research inzwischen 64 bzw. 62 Prozent aller Rechnungen in digitaler Form, im Jahr 2011 waren es nur 48 bzw. 23 Prozent.

Eine vollständige Umstellung auf E-Rechnungen hat außerdem mehrere praktische Vorteile. Dazu gehören:

Mit wenigen Klicks und wenig Zuarbeit generierbar
Komplett digitale und medienbruchfreie Bearbeitung
Keine manuellen Eingaben oder Fehler bei der Übertragung
Bessere Datenqualität
Schnellere Prozesse, verkürzte Durchlaufzeiten und pünktlichere Zahlungen
Vereinfachter Rechnungsaustausches
Leichtere Einhaltung von Compliance-Richtlinien
Flexibleres Arbeiten aufgrund von ortsunabhängiger Rechnungsstellung und -bearbeitung
Enorme Platzersparnis aufgrund digitaler Speicherung
Bessere Auffindbarkeit
Kosteneinsparungen bei Papier, Drucker, Toner, Porto und Lagerkosten
Verbesserung der Nachhaltigkeit und des CO2-Abdrucks.

Einen Punkt lohnt es sich dabei besonders hervorzuheben: die Kostenersparnis. Größere Unternehmen sparen als Versender und Empfänger der E-Rechnungen 60 bis 80 Prozent der Kosten. Das Einsparpotenzial beträgt nach einer Erhebung der Deutschen Bank Research/Billentis 11,60 Euro PRO RECHNUNG – die Umstellung lohnt sich für die meisten Firmen also.

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