Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen auf ihren Rechnungen eine Rechnungsnummer ausweisen. Die einzige verpflichtende Bedingung: Diese Nummer muss „fortlaufend“ sein und die Rechnung eindeutig identifizieren. Wird die Bedingung nicht erfüllt, ist der Vorsteuerabzug gefährdet. Das Finanzamt fordert eine einmalig vergebene Rechnungsnummer, die Nummerierung muss nicht lückenlos sein.
Was ist erlaubt? Zahlen und Buchstaben
Die Finanzverwaltung erlaubt die Verwendung von Zahlen- und Buchstabenreihen sowie Buchstaben und Ziffern als Rechnungsnummer. Das verwendete System muss lediglich sicherstellen, dass zwei Rechnungen niemals dieselbe Bezeichnung tragen und jede Rechnung einmalig ist. Jede Rechnung muss zur Identifizierung laut § 14 Umsatzsteuergesetz eine „fortlaufende“ Nummer haben.
Zusammengefasst: Einzig auf die Einmaligkeit der zugeteilten Rechnungsnummer ist zu achten, eine lückenlose Nummerierung ist nicht zwingend erforderlich.
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Weniger verraten mit nicht fortlaufender Rechnungsnummer
Mit einer lückenlosen und fortlaufenden Nummerierung können sich Rechnungsempfänger einen Überblick über die Anzahl der insgesamt ausgestellten Rechnungen verschaffen. Besonders kleine Unternehmen mit wenigen Auftraggebern möchten diese Information meist lieber verschleiern. Sie können ein eigenes System verwenden. Wenn der Kunde jedoch weiß, dass zwischen seiner letzten Rechnung vor einem Monat und der aktuellen keine weiteren Rechnungen geschrieben wurden, kann er dieses Wissen bei Verhandlungen zu seinem Vorteil ausspielen.
Tipps zur Gestaltung der Rechnungsnummer
Der Unternehmer kann verschiedene Informationen in ihr unterbringen, die der eigenen Verwaltung und Organisation nützlich sind. Zur einfachen und schnellen Zuordnung kann die Nummer zum Beispiel mit der Kundennummer beginnen, gefolgt vom Jahr und einer eindeutigen Nummer. Bei größeren Aufträgen kann die Projektnummer Teil der Rechnungsnummer werden. Auf diese Weise erkennt der Unternehmer bereits an der Rechnungsnummer, zu welchem Kunden diese gehört. Auch kleine und mittelgroße Unternehmen können einfach Zahlenfolgen generieren, die keine Rückschlüsse auf die Auftragslage zulassen. Beispiel: Die Rechnungsnummer setzt sich aus dem Datum, der Kundennummer und Belegnummer zusammen, Rechnungsnummer: Datum-Kundennummer-Nummer („201610K123R1″). Im Beispiel beginnt die Nummer mit der Jahreszahl, gefolgt vom Monat, der Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer. Auch die Verwendung des vollständigen Datums ist denkbar.
Hinweise zur sinnvollen Rechnungsnummer
Sinnvoll bedeutet nachvollziehbar, und mit einer fortlaufenden numerischen Benennung lassen sich die Rechnungen im Ausgangsbuch einfacher nachhalten. Übersichtliche Daten sind das Ziel – zu viel Kreativität kann zu Chaos führen. Verwenden kleine Unternehmen eine zwölfstellige Buchstaben- und Ziffernfolge, wirkt das auf den Empfänger der Rechnung schnell seltsam und übertrieben. Die Verknüpfung von Datum, Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer pro Kunden macht die Zuordnung leicht, und sowohl Unternehmer als auch das Finanzamt können die Vollständigkeit der Rechnungen nachvollziehen. Buchhaltungssoftware generiert die Nummern automatisch.
