Rechnungsnummer

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Rechnungsnummern: Alles, was Sie wissen müssen

Umsatzsteuerpflichtige Unternehmer müssen auf ihren Ausgangsrechnungen eine korrekte Rechnungsnummer ausweisen. Diese Rechnungsnummer dient nicht nur der Identifikation der Rechnung[MOU3] , sondern auch der Nachvollziehbarkeit für das Finanzamt.

Die einzige verpflichtende Bedingung: Die Nummer muss „fortlaufend“ sein und darf nur einmal vergeben werden, damit jede Rechnung eindeutig einem Geschäftsvorfall zugeordnet werden kann. Wird diese Bedingung nicht erfüllt, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein, da das Finanzamt die ordnungsgemäße Rechnungsstellung infrage stellen könnte.

Was ist erlaubt? Zahlen und Buchstaben

Die Finanzverwaltung erlaubt die Verwendung von Zahlen- und Buchstabenreihen sowie Buchstaben und Ziffern als Rechnungsnummer. Wie Sie diese miteinander kombinieren, bleibt ganz Ihnen überlassen, Ihre Rechnungsnummer muss also nicht mit 001-2024 starten. Das verwendete System muss lediglich sicherstellen, dass zwei Rechnungen niemals dieselbe Bezeichnung tragen und jede Rechnung einmalig ist. Jede Rechnung muss zur Identifizierung laut § 14 Umsatzsteuergesetz eine „fortlaufende“ Nummer haben.

Zusammengefasst: Einzig auf die Einmaligkeit der zugeteilten Rechnungsnummer und auf die eindeutige Zuordnung zu einem Vorgang ist zu achten, eine lückenlose Nummerierung ist nicht zwingend erforderlich.

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Weniger verraten mit nicht fortlaufender Rechnungsnummer

Mit einer lückenlosen und fortlaufenden Nummerierung können sich Rechnungsempfänger je nach Gestaltung der Rechnungsnummer unter Umständen einen Überblick über die Anzahl der insgesamt ausgestellten Rechnungen verschaffen. Besonders kleine Unternehmen mit wenigen Auftraggebern möchten diese Information meist lieber verschleiern und nicht zu viel über ihre Auftragslage verraten.

Sie können daher ein eigenes System verwenden und bewusst Lücken in der Nummerierung einbauen. Wenn der Kunde nämlich weiß, dass zwischen seiner letzten Rechnung vor einem Monat und der aktuellen keine weiteren Rechnungen geschrieben wurden, kann er dieses Wissen bei Preisverhandlungen zu seinem Vorteil ausspielen.

Tipps zur Gestaltung der Rechnungsnummer

Der Unternehmer kann verschiedene Informationen in ihr unterbringen, die der eigenen Verwaltung und Organisation nützlich sind. Zur einfachen und schnellen Zuordnung kann die Nummer zum Beispiel mit der Kundennummer beginnen, gefolgt vom Jahr und einer eindeutigen Nummer.

Bei größeren Aufträgen kann die Projektnummer Teil der Rechnungsnummer werden. Auf diese Weise erkennt der Unternehmer bereits an der Rechnungsnummer, zu welchem Kunden diese gehört.

Auch kleine und mittelgroße Unternehmen können einfach Zahlenfolgen generieren, die keine Rückschlüsse auf die Auftragslage zulassen. Die Rechnungsnummer könnte sich zum Beispiel aus dem Datum, der Kundennummer und der Belegnummer zusammensetzen: „201610K123R1″. Im Beispiel beginnt die Nummer mit der Jahreszahl, gefolgt vom Monat, der Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer. Auch die Verwendung des vollständigen Datums ist denkbar.

Hinweise zur sinnvollen Rechnungsnummer

Sinnvoll bedeutet nachvollziehbar, und mit einer fortlaufenden numerischen Benennung lassen sich die Rechnungen im Ausgangsbuch einfacher nachhalten. Übersichtliche Daten sind das Ziel – zu viel Kreativität kann zu Chaos führen. Verwenden kleine Unternehmen eine zwölfstellige Buchstaben- und Ziffernfolge, wirkt das auf den Empfänger der Rechnung schnell seltsam und übertrieben. Die Verknüpfung von Datum, Kundennummer und einer fortlaufenden Nummer pro Kunden macht die Zuordnung leicht, und sowohl Unternehmer als auch das Finanzamt können die Vollständigkeit der Rechnungen nachvollziehen. Die richtige Buchhaltungssoftware generiert die Nummern automatisch.

Rechtliche Konsequenzen einer fehlenden oder falschen Rechnungsnummer

Da die Rechnungsnummer laut § 14 UStG eine Pflichtangabe einer Rechnung ist, können fehlende oder falsche Rechnungsangaben ernsthafte rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Eine fehlende oder falsche Rechnungsnummer gefährdet zum einen den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers, da das Finanzamt die Rechnung als nicht ordnungsgemäß ablehnen kann. Dies kann zu Nachforderungen und zusätzlichen Steuerzahlungen führen, was ein Kunde nicht lange mitmachen wird.

Zum anderem drohen dem Rechnungsaussteller bei systematischen Verstößen, wie dem wiederholten Verwenden von falschen, fehlerhaften oder doppelten Nummern, Betriebsprüfungen, höhere Umsatz- und Gewinnschätzungen und Strafzahlungen. In schweren Fällen kann diese Praxis sogar strafrechtliche Konsequenzen haben, da die fehlende Transparenz als Versuch der Steuerhinterziehung gewertet werden könnte.

Lediglich bei Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro brutto ist das Finanzamt nachsichtiger, da bei dieser Rechnungsart die Rechnungsnummer keine Pflichtangabe ist.

Häufige Fehler bei Rechnungsnummer und wie man sie vermeidet

Wie gerade beschrieben, können Fehler bei der Rechnungsnummerierung steuerliche und buchhalterische Konsequenzen haben. Hier sind einige häufige Probleme und Tipps, wie Sie diese vermeiden können:

1. Doppelte Rechnungsnummern: Achten Sie darauf, jede Rechnungsnummer wirklich nur einmal zu vergeben. Vermeiden Sie Wiederholungen, um Verwirrung und steuerliche Probleme zu verhindern.
2. Lücken in der Nummerierung: Obwohl eine lückenlose Nummerierung nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, kann sie helfen, Unregelmäßigkeiten zu vermeiden. Notieren Sie daher alle vergebenen Nummern für eine lückenlose Dokumentation.
3. Nicht fortlaufende Rechnungsnummer: Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungsnummern immer fortlaufend sind. Vermeiden Sie zu große Sprünge oder willkürliche Änderungen in der Reihenfolge, um die Nachvollziehbarkeit der Rechnungen zu gewährleisten.
4. Fehlende Rechnungsnummer: Da die Rechnungsnummer eine Pflichtangabe ist, sollte sie auf jeder Rechnung stehen, um Probleme bei einer Steuerprüfung zu vermeiden. Ergo, keine Rechnungen ohne Rechnungsnummer ausstellen.
5. Unklare bzw. inkonsistente Rechnungsnummern: Verwenden Sie ein klares System für Ihre Nummerierung, das leicht nachvollziehbar ist. Dieses hilft Ihnen dabei, Fehler in der Nummerngestaltung zu vermeiden und die Übersichtlichkeit sicherzustellen.

Vorteile der Verwendung von Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Rechnungsnummern

Die Verwendung einer Buchhaltungssoftware zur Verwaltung von Rechnungsnummern bietet zahlreiche Vorteile. Zum einen stellt sie sicher, dass Rechnungsnummern automatisch und fortlaufend vergeben werden. Dadurch können menschliche Fehler wie doppelte oder fehlende Nummern leicht vermieden werden. Zum anderen ermöglicht sie eine klare und konsistente Strukturierung, was die Nachvollziehbarkeit und Übersichtlichkeit erhöht.

Eine Buchhaltungssoftware vereinfacht außerdem die Erstellung und Speicherung von Rechnungen, was Zeit spart und die Effizienz steigert. Gleichzeitig erleichtert sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, da alle relevanten Daten ordnungsgemäß erfasst und dokumentiert werden, was bei Betriebsprüfungen Sicherheit bietet.

Unterschiede zwischen Rechnungs- und Belegnummer

Die Rechnungsnummer ist eine fortlaufende Nummer auf Rechnungen, die für steuerliche Zwecke erforderlich ist und hilft, jede Rechnung eindeutig zu identifizieren. Sie ist entscheidend für den Vorsteuerabzug sowie die Steuerprüfung und gesetzlich vorgeschrieben.

Die Belegnummer wird hingegen für alle Arten von Buchhaltungsdokumenten wie Quittungen oder Kassenbons verwendet. Sie dient der internen Nachverfolgung und Dokumentation. Die Belegnummer ist optional und daher nicht zwingend auf Rechnungen notwendig.

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