Beschreibung im Lexikon

Privatrechnung

Privatrechnung – Rechnung, ausgestellt von Privatpersonen

Ja, auch Privatpersonen ohne Anmeldung beim Gewerbeamt können Rechnungen schreiben. Besonders bei höheren Beträgen fragt der Käufer häufig nach solch einer Rechnung. Der Verkauf des eignen Pkw ist ein klassisches Beispiel. Wie bei Rechnungen von Unternehmen sind dabei einige Dinge zu beachten, Pflichtangaben müssen gemacht werden. Enthält die Privatrechnung nicht die notwendigen Informationen, kann es seitens der Käufer zu Zahlungsverzögerungen kommen. Auch Probleme mit dem Finanzamt sind möglich. Privatpersonen dürfen bis zu einem gewissen Maß Rechnungen schreiben und müssen das Gewerberecht einhalten. Unter Umständen muss ein Gewerbeschein beim Gewerbeamt beantragt werden.

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Die Pflichtelemente der Privatrechnung

Eine ordnungsgemäße Privatrechnung enthält die folgenden Elemente:

  • Ausstellungsdatum der Privatrechnung
  • Name und Anschrift des Verkäufers
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Zeitpunkt des Privatverkaufs
  • Beschreibung und Mengenangabe zur Waren
  • Hinweis auf Privatverkauf

Wichtig: Auf einer Privatrechnung darf keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Privatpersonen dürfen keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausweisen. Die Regel gilt unabhängig davon, ob der Käufer der Ware ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist. Sollte eine Privatperson dennoch eine Rechnung mit erhobener Umsatzsteuer ausstellen, ist die Steuer von der Privatperson beim Finanzamt zu zahlen. Zur Kennzeichnung eignet sich auf der Rechnung die Ergänzung: „Als Kleinunternehmer im Sinne von § 19 Abs. 1 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“

Keine Garantie bei Privatverkäufen

Im Unterschied zu Einkäufen bei Unternehmen und Händlern gibt es bei Verkäufen unter Privatleuten keine gesetzlich festgelegte Garantie. Der verkaufte Gegenstand muss jedoch frei von Sachmängeln und Rechtsmängeln sein. Wenn eine Privatperson eine Ware mit einem Defekt oder Mangel verkauft, weist der Verkäufer den Käufer am besten in der Rechnung auf diesen Mangel hin. Geeignet ist eine Formulierung wie „Der Käufer wurde auf die folgenden Mängel hingewiesen: …“

Wer stellt eine Privatrechnung aus?

Wer eine Leistung erbringt und verkauft, muss prüfen, ob diese zu versteuern ist. Es ist zu prüfen, ob es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt oder nicht. Das Gewerberegister der WKO des jeweiligen Bundeslandes hilft bei der Überprüfung. Und § 22 EStG schreibt die Versteuerung verpflichtend vor, wenn eine Person wiederkehrende Einnahmen erzielt. Privatleistungen mit einem Gewinn von weniger als 730 Euro sind steuerfrei, eine Arbeitnehmerveranlagung genügt zur Absicherung. Zusätzlich zur hauptsächlich ausgeführten beruflichen Tätigkeit kann jeder Arbeitnehmer Geld hinzuverdienen. Auf die zusätzlichen Einnahmen fallen allerdings Abgaben für die Einkommensteuer, die Sozialversicherung usw. an. Unter solchen Umständen gelten Arbeitnehmer als nebenberuflich selbstständig. Der Blog-Beitrag „Sage 50 erklärt, wie man eine Rechnung schreibt“ gibt weitere Tipps zur korrekten Rechnungsstellung und Buchhaltung für KMUs, Selbstständige und Start-ups. Moderne Softwarelösungen minimieren den Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Ausstellen der Rechnungen.

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