Ja, auch Privatpersonen ohne Anmeldung beim Gewerbeamt können Rechnungen schreiben. Es ist allerdings kein Muss. Besonders bei höheren Beträgen fragt der Käufer häufig nach solch einer Rechnung. Dann ist diese auch auszustellen. Der Verkauf des eignen Pkw ist ein klassisches Beispiel.
Wie bei Rechnungen von Unternehmen sind dabei einige Dinge zu beachten, Pflichtangaben müssen gemacht werden. Enthält die Privatrechnung nicht die notwendigen Informationen, kann es seitens der Käufer zu Zahlungsverzögerungen kommen. Auch Probleme mit dem Finanzamt sind möglich.
Um eine Privatrechnung handelt es sich immer dann, wenn eine Privatperson etwas verkauft oder eine Dienstleistung vollbringt und dafür anschließend eine Rechnung ausstellt. Private Rechnungen können an Unternehmen oder andere Privatpersonen gestellt werden.
Das Gewerberecht muss allerdings eingehalten werden. Gegebenenfalls muss ein Gewerbeschein beim Gewerbeamt beantragt werden. Ein Laptop auf Ebay zu verkaufen, ist also kein Problem. Bei vielen Laptops sieht das schon anders aus. Auf einer Privatrechnung darf in keinem Fall Umsatzsteuer berechnet werden. Die Einnahmen sind in der Steuererklärung anzugeben.
Die Pflichtelemente der Privatrechnung
Eine ordnungsgemäße Privatrechnung enthält die folgenden Elemente:
- Ausstellungsdatum der Privatrechnung
- Name und Anschrift des Verkäufers
- Name und Anschrift des Käufers
- Zeitpunkt des Privatverkaufs oder der erbrachten Dienstleistung
- Beschreibung und Mengenangabe zu Waren oder Dienstleistungen
- Hinweis auf Privatverkauf
Wichtig: Auf einer Privatrechnung darf keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Die Regel gilt unabhängig davon, ob der Käufer der Ware eine Privatperson oder ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist oder keines. Sollte eine Privatperson dennoch eine Rechnung mit erhobener Umsatzsteuer ausstellen, ist die Steuer von der Privatperson beim Finanzamt zu zahlen.
Auch darf auf einer Privatrechnung niemals der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auftauchen. Das wäre ein Hinweis darauf, dass es sich um keinen Privatverkauf handelt, sondern man als Unternehmer tätig ist. Damit wird man anmelde- und steuerpflichtig.
Keine Garantie bei Privatverkäufen
Im Unterschied zu Einkäufen bei Unternehmen und Händlern gibt es bei Verkäufen unter Privatleuten keine gesetzlich festgelegte Garantie. Der verkaufte Gegenstand muss jedoch frei von Sachmängeln und Rechtsmängeln sein. Wenn eine Privatperson eine Ware mit einem Defekt oder Mangel verkauft, weist der Verkäufer den Käufer am besten in der Rechnung auf diesen Mangel hin. Geeignet ist eine Formulierung wie „Der Käufer wurde auf die folgenden Mängel hingewiesen: …“ Auch ein Widerrufsrecht muss nicht gewährt werden.
Wer stellt eine Privatrechnung aus?
Wer eine Leistung erbringt und verkauft, muss prüfen, ob diese zu versteuern ist. Es ist zu prüfen, ob es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt oder nicht. Der § 22 EStG schreibt die Versteuerung verpflichtend vor, wenn eine Person wiederkehrende Einnahmen im Sinne des § 23 EStG erzielt („Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften im Sinne des § 23“).
Wer eine private Rechnung schreibt, ist an keine Grenze gebunden, was die Höhe des Betrages betrifft. Zu beachten ist jedoch die Freigrenze für den daraus erzielten Gewinn. Dieser Gewinn wird berechnet aus den Einnahmen minus der Ausgaben. Zu den Kosten zählen Anschaffungskosten, Telefonkosten, Anzeigekosten oder Fahrten mit dem eigenen PKW. Die Freigrenze liegt bei 600 Euro jährlich. Ist der Gewinn höher, so muss er nach § 23 Abs. 3 Satz 5 EStG versteuert werden. Zu beachten ist in diesem Fall, dass es sich nicht um einen Freibetrag handelt. Das bedeutet: Bei einem Veräußerungsgewinn von 600 Euro und mehr ist der volle Betrag zu versteuern und nicht nur der übersteigende Betrag. Für die Freigrenze von 600 Euro sind alle Veräußerungsgeschäfte in einem Kalenderjahr zusammenzurechnen. Werden also drei Fahrräder mit einem Gewinn von je 250 Euro verkauft, so unterliegen diese mit 750 Euro voll der Steuerpflicht. Moderne Softwarelösungen minimieren den Zeitaufwand und das Risiko von Fehlern beim Ausstellen der Rechnungen.
Wichtig zu wissen ist, dass der § 23 Abs. 3 Satz 8 EStG den Ausgleich von Verlusten aus privaten Veräußerungsgeschäften mit den erzielten Gewinnen zulässt. So kann es möglich sein, dass der gesamte Gewinn unter die Freigrenze von 600 Euro sinkt und damit steuerfrei bleibt.
