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Privatpersonen können auch ohne Anmeldung beim Gewerbeamt Rechnungen schreiben. Zwar ist es bei Privatverkäufen nicht zwingend notwendig, eine Rechnung zu schreiben, insbesondere bei höheren Beträgen verlangt der Käufer jedoch häufig eine Rechnung, die dann auch auszustellen ist. Der Verkauf des eignen Pkw ist ein klassisches Beispiel dafür.
Um eine Privatrechnung handelt es sich immer dann, wenn eine Privatperson etwas verkauft oder eine Dienstleistung erbringt und anschließend eine Rechnung dafür ausstellt. Private Rechnungen können an Unternehmen oder andere Privatpersonen gestellt werden.
Wie bei Rechnungen von Unternehmen müssen bei Rechnungen von Privatpersonen bestimmte Pflichtangaben gemacht werden. Enthält die Privatrechnung nicht die notwendigen Informationen, kann es seitens der Käufer zu Zahlungsverzögerungen kommen. Außerdem sind Probleme mit dem Finanzamt möglich. Spezielle Zahlungsarten oder Lieferbedingungen, die bei Rechnungen von Unternehmen verpflichtend sind, sind hingegen nicht zu beachten.
Wichtig ist zudem, dass das Gewerberecht eingehalten wird. Einen Laptop auf Ebay zu verkaufen, ist prinzipiell kein Problem. Bei einem wiederholten Verkauf, z. B. mehrerer Laptops, sieht das schon anders aus, da für regelmäßige Verkäufe mit Gewinnerzielungsabsicht ein Gewerbeschein beim Gewerbeamt beantragt werden muss.
Die Pflichtangaben der Privatrechnung
Eine ordnungsgemäße Rechnung eines Privatverkaufs muss die folgenden Elemente enthalten:
- Ausstellungsdatum der Privatrechnung
- Name und Anschrift des Verkäufers
- Name und Anschrift des Käufers
- Zeitpunkt des Privatverkaufs oder der erbrachten Dienstleistung
- Beschreibung und Mengenangabe zu Waren oder Dienstleistungen
- Hinweis auf Privatverkauf bzw. private Dienstleistung
Weiterhin können die Bankdaten des Verkäufers bei einer Zahlung per Überweisung und das Zahlungsziel vermerkt werden.
Wichtig: Bei einem Privatverkauf darf keine Mehrwertsteuer ausgewiesen werden, weshalb der Hinweis auf die Privatrechnung so wichtig ist. Die Regel gilt unabhängig davon, ob der Käufer der Ware eine Privatperson oder ein umsatzsteuerpflichtiges Unternehmen ist. Sie müssen die Einnahmen lediglich in der Steuererklärung angeben. Sollte eine Privatperson dennoch eine Rechnung inklusive Umsatzsteuer ausstellen, ist die erhobene Steuer von der Privatperson ans Finanzamt zu zahlen.
Auch darf auf einer Privatrechnung niemals der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG auftauchen. Das wäre ein Hinweis darauf, dass es sich um keinen Privatverkauf handelt, sondern man als Unternehmer tätig ist. Damit wird man anmelde- und steuerpflichtig.
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Keine Garantie bei Privatverkäufen
Im Unterschied zu Einkäufen bei Unternehmen und Händlern gibt es bei Verkäufen unter Privatpersonen keine gesetzlich festgelegte Garantie. Der zu verkaufende Gegenstand muss jedoch frei von Sachmängeln und Rechtsmängeln sein. Wenn eine Privatperson eine Ware mit einem Defekt oder Mangel verkauft, weist sie als Verkäufer den Käufer am besten im Vorfeld und in der Rechnung auf diesen Mangel hin. Geeignet ist eine Formulierung wie „Der Käufer wurde auf die folgenden Mängel hingewiesen: …“
Auch ein Widerrufsrecht muss nicht gewährt werden. Ein entsprechender Vermerk kann auch hier Unsicherheiten oder Streitigkeiten ausräumen.
Wer stellt eine Privatrechnung aus?
Wer eine Leistung erbringt oder Waren verkauft, muss prüfen, ob diese Einkünfte zu versteuern sind und ob es sich um eine gewerbliche Tätigkeit handelt. § 22 EStG schreibt die Versteuerung vor, wenn eine Person wiederkehrende Einkünfte aus privaten Veräußerungsgeschäften im Sinne des § 23 EStG erzielt.
Wer eine private Rechnung schreibt, ist bei der Höhe des Betrages an keine Grenze gebunden. Zu beachten ist jedoch die Freigrenze für den daraus erzielten (steuerfreien) Gewinn. Dieser ergibt sich aus den Einnahmen abzüglich der Ausgaben, wie Anschaffungs-, Telefon-, Anzeigekosten oder Fahrtkosten mit dem eigenen PKW. Die Freigrenze liegt bei 600 Euro jährlich. Fällt der Gewinn höher aus, so muss er nach § 23 Abs. 3 Satz 5 EStG versteuert werden.
Es handelt sich hier jedoch nicht um einen Freibetrag. Das bedeutet: Überschreitet der Veräußerungsgewinn 600 Euro, ist der volle Betrag zu versteuern und nicht nur der übersteigende Teilbetrag. Für die Freigrenze von 600 Euro sind alle Veräußerungsgeschäfte eines Kalenderjahres zusammenzurechnen. Werden bspw. drei Fahrräder mit einem Gewinn von je 250 Euro verkauft, führt das zu einem steuerpflichtigen Gesamtgewinn von 750 Euro. Moderne Softwarelösungen erleichtern das Schreiben von Privatrechnungen, minimieren den Zeitaufwand und reduzieren Fehler beim Ausstellen der Rechnungen.
Wichtig ist außerdem, dass § 23 Abs. 3 Satz 8 EStG den Ausgleich von Verlusten aus privaten Veräußerungsgeschäften mit den erzielten Gewinnen zulässt. Dadurch kann der gesamte steuerpflichtige Gewinn unter die Freigrenze von 600 Euro sinken und damit steuerfrei bleiben.
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