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5 Tipps für einen pünkt­lichen Zah­lungs­ein­gang von Rechnungen – ohne unan­ge­nehme Mahn­gespräche

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Personen im Büro

Wie lange brauchen Ihre Kunden, um Ihre Rechnungen zu bearbeiten und Ihre Waren und Dienstleistungen zu bezahlen? Und wie viele unangenehme Gespräche müssen Sie bis zu diesem Zeitpunkt führen?

Gemäß einer von Sage durchgeführten Studie werden mehr als 1 von 10 Rechnungen zu spät bezahlt. Die Studie fand außerdem heraus, dass es überall in der Welt für die späte Begleichung von Rechnungen überhaupt keinen triftigen Grund gibt. – So unglaublich das auch klingt, die Unternehmen mit schlechter Zahlungsmoral haben keine Ausrede. Sie machen es sich leicht und zahlen einfach nicht pünktlich.

Alle Firmeninhaber und Finanzexperten wissen, dass eine überfällige Rechnung zu heiklen und oft unangenehmen Telefonaten oder E-Mails führen kann. Der oben erwähnten Sage Studie zufolge scheuen sich die meisten Unternehmen, die überfälligen Rechnungen anzumahnen, weil sie die Beziehung zum Kunden nicht gefährden möchten.

Diese folgenden 5 Tipps werden Sie sicher durch das unruhige Fahrwasser der Rechnungsbegleichung führen. Damit sie besser unangenehme Gespräche meistern beziehungsweise solche Gespräche erst gar nicht führen müssen.

1. Stellen Sie Rechnungen sofort

Wenn Sie sich mit der Rechnungsstellung Zeit lassen, vermitteln Sie dem Kunden, dass Ihnen eine pünktliche Begleichung nicht wichtig ist. Zudem wird ein späterer Rechnungsversand Ihre Position sicherlich nicht stärken, insbesondere, wenn Sie beim Kunden die Zahlung anmahnen müssen.

Eine Rechnung, die eher später als früher gestellt wird, kann beim Kunden auch für Verwirrung sorgen, da wegen der verstrichenen Zeit die Zuordnung der Rechnung erschwert wird. Die für die Buchhaltung zuständige Person muss möglicherweise nachforschen, auf welchen Vorgang sich die Rechnung bezieht, was die Möglichkeit einer verspäteten Begleichung noch erhöht.

Wie schnell sollten Sie Ihre Rechnung versenden? Wie wäre es mit sofort? Wenn Sie eine moderne Buchhaltungslösung mit einer mobilen App einsetzen, können Sie das sogar direkt in Anwesenheit des Kunden durchführen.

Sie haben gerade einen Auftrag bei Ihrem Kunden abgeschlossen oder Waren geliefert? Prima, dann erstellen und versenden Sie die Rechnung an Ort und Stelle mit einem Telefon oder Tablet und sorgen Sie dafür, dass der Kunde dies mitbekommt. So kann es im Anschluss, im Falle einer Mahnung, auch keine Unklarheiten darüber geben, ob die Rechnung bei dem Kunden eingegangen ist.

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2. Bieten Sie unterschiedliche Arten der Rechnungsbegleichung an

In der modernen Welt von heute sollte es selbstverständlich sein. Jede Rechnung, die Ihr Unternehmen stellt, sollte Ihren Kunden so viele Bezahloptionen wie möglich bieten. Neben der alten Methode der Banküberweisung sollten zusätzlich diese Optionen angeboten werden:

  • Kreditkarte,
  • Überweisung,
  • PayPal, Stripe,
  • Apple Pay oder Google Pay.

Denn so gestalten Sie Ihren Kunden die Bezahlung so angenehm wie möglich.

Wenn Sie moderne Buchhaltungsmethoden einsetzen, sollte Ihre Buchhaltungssoftware das Einbinden eines „Jetzt bezahlen“-Buttons in die E-Mail-Rechnung ermöglichen, wie bei Sage 50 Connected. Der Empfänger kann dann mit nur wenigen Klicks die Rechnung begleichen. Das macht das Bezahlen der Rechnung für den Kunden so einfach wie möglich und reduziert die Möglichkeiten einer Zahlungsverzögerung.

Sollten Sie sich gezwungen sehen, den Kunden anzumahnen, können Sie ihm in einem Gespräch sofort aufzeigen, dass Sie alles getan haben, um den Bezahlvorgang für ihn so einfach wie möglich zu gestalten. Dies lässt das Gespräch sogleich angenehmer verlaufen.

Selbst Unternehmen, die immer noch auf Überweisungen und Lastschriften vertrauen, tendieren mittlerweile dazu, Rechnungen elektronisch mit zeitgemäßen Methoden zu begleichen. Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Rechnungen diese Option bieten, ist das sicherlich ein Schritt in die richtige Richtung.

3. Haben Sie stets im Blick, ob Ihre Rechnungen beglichen sind

Moderne Buchhaltungssoftware enthält Funktionen, die einen automatischen Kontenabgleich ermöglichen. Damit haben Sie ohne großen Zeitaufwand Ihre Bank- sowie Onlinekonten unter Kontrolle und behalten mit Lösungen, wie Sage 50 Connected, auch Ihre PayPal- oder Stripe-Zahlungen stets im Blick.

Ohne den zusätzlichen Zeitaufwand des manuellen Kontenabgleichs jedes einzelnen Kontos können Sie die im Verzug befindlichen Kunden direkt kontaktieren. Nutzen Sie alternativ automatisierte Mahnanlaufprozesses in Ihrer Software.

So werden Kunden, die sich im Verzug befinden, individuell per E-Mail oder postalisch gemahnt. Ab der dritten Mahnstufe können die offenen Posten sogar direkt an Inkasso-Unternehmen weitergeleitet werden.

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4. Verschicken Sie präzise und ansprechende Rechnungen

Eine klar strukturierte und vorzeigbare Rechnung ist eine Aufforderung an den Empfänger zu handeln. Je professioneller die Rechnung aussieht, desto eher wird sie beim Empfänger eine professionelle Reaktion hervorrufen. Die Wahrscheinlichkeit, dass die Rechnung pünktlich bezahlt wird, ist somit höher.

Viele Buchhaltungsprogramme bieten eine Reihe von Rechnungsvorlagen, aus denen Sie wählen können. Sie könnten die einzelnen Vorlagen zeitweise testen, um festzustellen, welche Vorlage in Bezug auf pünktliche Zahlungen am besten abschneidet.

Nutzen Sie am besten auch die Möglichkeiten einer Individualisierung, um Ihre Rechnung und Ihre Firma respektive Marke positiv sowie professionell darzustellen. Denn auch eine Rechnung kann Ihr Image positiv beeinflussen.

5. Vereinbaren Sie regelmäßige Zahlungen

Wenn Sie für einen Kunden wiederholt und in regelmäßigen Abständen Waren liefern oder Dienstleistungen erbringen, warum nicht regelmäßige Zahlungen mit dem Kunden vereinbaren? Dann können Sie sicher sein, dass das Geld am Fälligkeitsdatum der Rechnung eingezogen wird. Das ist auch für die Kunden gut, denn bei ihnen fallen keine Verwaltungskosten für das Anweisen des Rechnungsbetrags an.

Selbst sehr kleine Unternehmen können mit ihrer Buchhaltungssoftware und einem Anbieter wie PayPal oder Stripe für ihre Kunden Lastschriften erstellen. Die Gebühren sind mit anderen Formen der elektronischen Bezahlung vergleichbar. Doch die Vorteile gehen weit über den Empfang regelmäßiger Zahlungen ohne Mahnverfahren hinaus. Die Zahlungen werden beim Eingang in Ihrer Buchhaltungssoftware automatisch abgeglichen, so dass sich der Bearbeitungsaufwand im Hintergrund ebenfalls reduziert.

Das Einrichten einer Lastschrift für einen Kunden muss aber nicht notwendigerweise nur für regelmäßige Zahlungen verwendet werden. Sie können mit einer Lastschrift auch weniger regelmäßige Beträge bei Bedarf abbuchen. Auch bei diesem Szenario kann die Senkung der Verwaltungskosten für Sie und den Kunden, verglichen mit der herkömmlichen Rechnungsstellung und dem Zahlungseinzug, attraktiv sein.

Fazit: So werden Ihre Rechnungen schneller bezahlt

Die Gespräche mit Ihren Kunden bezüglich Rechnungen sollten nicht unangenehm und angespannt, sondern vielmehr produktiv sowie proaktiv sein.

Mit den hier vorgestellten Methoden sollten Sie in der Lage sein, Ihre Rechnungsprozesse umzugestalten, damit unangenehme Mahngespräche in Zukunft der Vergangenheit angehören oder zumindest weniger Ihrer Zeit in Anspruch nehmen.

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