GoBD 2020: Neufassung der GoBD wurde veröffentlicht

Seit November 2014 galt die GoBD, die nun hinsichtlich neuer technischer Standards in Einklang gebracht wurde. Im Juli 2019 kam eine erste neue Fassung der GoBD durch das Bundesministerium der Finanzen heraus. Diese wurde wenig später zurückgenommen, um dann am 28. November 2019 – ohne nennenswerte Änderungen – veröffentlicht zu werden. Die Neufassung der GoBD (IV A 4 -S 0316/19/10003 :001) treibt innovative Prozesse und mobiles Scannen zur vollständigen Digitalisierung der Buchführung voran. Sie gilt seit dem 1. Januar 2020 und ersetzt somit das GoBD Schreiben aus 2014.

Der elektronische Austausch neuer Anwendungsszenarien soll steuerpflichtigen Unternehmen zukünftig deutliche Erleichterungen verschaffen. Durch die Legitimierung des mobilen Scannens stellt die GoBD 2020 neue Rechtssicherheit und Klarheit für die Unternehmenspraxis dar. Egal ob es sich um Rechnungen, Belege, Handelsbriefe oder Schriftverkehr handelt – für die elektronisch erstellten geschäftlichen Belege besteht laut AO eine Aufbewahrungspflicht. Die Geschäftskorrespondenz die heute mehrheitlich in digitaler Form, z.B. per E-Mail erfolgt, muss unveränderbar digital aufbewahrt werden.

Kern der GoBD ist und bleibt somit der Umgang mit digitalen Dokumenten, die steuerpflichtige Unternehmen im Zuge der (digitalen) Buchführung zu erfüllen haben.

Die wichtigsten Neuerungen im Überblick:

Das Fotografieren von Belegen durch mobile Endgeräte (Mobiles Scannen) wird dem stationären Scanvorgang gleichgestellt

Die Digitalisierung von Papierbelegen mit üblichen, stationären Scanner ist inzwischen ein typischer Standardprozess in Unternehmen. Durch die bildliche Erfassung – beispielsweise mittels Smartphone – ist das Fotografieren von Reisekostenbelegen ein ganz neues Anwendungsszenario. Dieses Vorgehen hat bisher bei vielen Unternehmen für Unsicherheit gesorgt, da dessen Rechtsgültigkeit bislang den GoBD auch nicht zweifelsfrei zu entnehmen war. Durch eine vorgenommene Formulierung in Randziffer 130 der Neufassung der GoBD 2019 kommt die Finanzverwaltung diesem Anliegen jetzt uneingeschränkt nach. Die Randziffer 130 klärt auf, dass eine Erfassung von Handels- oder Geschäftsbriefen sowie Buchungsbelegen, welche in Papierform empfangen wurden, mit den verschiedensten Arten von Geräten wie Smartphones, Multifunktionsgeräten oder Scanstraßen erfolgen kann. Dadurch nehmen die Möglichkeiten zur Digitalisierung von Papierbelegen in der Praxis enorm zu.

Zulässigkeit der bildlichen Erfassung durch mobile Endgeräte im Ausland

Die Randziffer 130 belegt auch, dass der bildlichen Erfassung von Papierbelegen mithilfe mobiler Geräte auch im Ausland nichts entgegensteht, wenn die Belege im Ausland entstanden sind bzw. empfangen werden und dort direkt erfasst werden. Davon betroffen sind zum Beispiel Belege, die im Rahmen einer Dienstreise im Ausland angefallen sind.

Das Verbringen von Papierbelegen ins Ausland mit anschließender Digitalisierung ist zulässig

Laut Randziffer 136 der Neufassung der GoBD 2019 wird es nicht beanstandet, wenn papierbasierte Ursprungsbelege im Rahmen einer bereits genehmigten Verlagerung der elektronischen Buchführung verbracht und dort digitalisiert (bildlich erfasst) werden. Dies war bislang strittig und wird jetzt durch die Neufassung der GoBD 2019 legitimiert. Ob die anschließende Digitalisierung zulässig ist, war bislang umstritten.

Unter bestimmten Voraussetzungen ist die Aufbewahrung einer Konvertierung ausreichend und es bedarf nicht weiter der Aufbewahrung der Ursprungsversion (Randziffer 135)

Grundsätzlich sind bei der Konvertierung aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ein unternehmenseigenes Format (sog. „Inhouse-Format“) beide Versionen zu archivieren, derselben Aufzeichnung zuzuordnen und mit demselben Index zu verwalten sowie die konvertierte Version als solche zu kennzeichnen. Hierbei geht es um ein verlustfreies „Umverpacken“ in ein anderes technisches Kuvert, worüber die dauerhafte Erfüllung der GoBD-Anforderungen auch isoliert über die konvertierte Fassung sichergestellt ist.

Zudem wird gewährleistet, dass das Recht auf Datenzugriff über die Konvertierung keinerlei Einschränkungen erfährt und die konvertierten Dokumente über die Dauer der Aufbewahrungsfrist uneingeschränkt zur Verfügung gestellt werden können.

Folgende Ausnahmen gelten zur Aufbewahrung beider Versionen:

• Es wird keine bildliche oder inhaltliche Veränderung vorgenommen.
• Bei der Konvertierung gehen keine sonstigen aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren.
• Die ordnungsgemäße und verlustfreie Konvertierung wird dokumentiert (Verfahrensdokumentation).
• Die maschinelle Auswertbarkeit und der Datenzugriff durch die Finanzbehörde werden nicht eingeschränkt; dabei ist es zulässig, wenn bei der Konvertierung Zwischenaggregationsstufen nicht gespeichert, aber in der Verfahrensdokumentation so dargestellt werden, dass die retrograde und progressive Prüfbarkeit sichergestellt ist.

Cloud-Systeme werden explizit in den Anwendungsbereich der GoBD einbezogen

Cloud Systeme werden durch die Randziffer 20 in der Neufassung der GoBD 2019 in Datenverarbeitungssysteme mit einbezogen. Wenn sich die Cloud bzw. die Cloud-Anwendung im Ausland befindet, sind steuerrechtliche Besonderheiten stets zu beachten. Insbesondere gilt es, die Notwendigkeit eines Antrags nach § 146 Abs. 2a AO zu beachten, soweit Sie hierüber elektronische Bücher oder sonstige erforderliche elektronische Aufzeichnungen im Ausland führen oder aufbewahren.

Änderungen an einer Verfahrensdokumentation müssen historisch nachvollziehbar sein

Verfahrensdokumentation müssen verständlich und damit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit nachprüfbar sein (Randziffer 151). Für den Zeitraum der Aufbewahrungsfrist muss gewährleistet und nachgewiesen sein, dass das beschriebene Verfahren in der Dokumentation dem in der Praxis eingesetzten Verfahren voll entspricht (Randziffer 154). Nach dieser Randziffer sind auch Änderungen einer Verfahrensdokumentation zu versionieren und müssen historisch nachvollziehbar sein. Erfahren Sie hier mehr zur Verfahrensdokumentation.

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Jederzeit dürfen die Finanzbehörden unangemeldet Aufzeichnungen und Buchungen prüfen. Bei Ungereimtheiten oder formellen Mängeln können die Prüfer relativ schnell die Buchhaltung verwerfen und man riskiert somit eine Steuerschätzung oder eine Nichtanerkennung der Angaben. Wer in die GoBD-Falle tappt, kann der Verlust des Vorsteuerabzugs oder sogar eine Einkommenssteuerschätzung drohen.

Ohne rechtsgültige Belege ist es dabei kaum möglich einer hohen Schätzung zu widersprechen. Mit hohen Nachzahlungen und das Anheben der Vorauszahlungsbescheide ist zu rechnen. Das alleine ist ein guter Grund, sich um die passenden Werkzeuge für die Einhaltung der GoBD zu kümmern.

Was genau ist zu beachten?

Grundsätzlich sind im Rahmen der digitalen Archivierung fünf Regeln zu beachten:

• Unveränderbarkeit
• Vollständigkeit
• Nachvollziehbarkeit
• Richtigkeit
• Verfügbarkeit

Die GoBD definiert sehr genau, wie die Buchführung und die ordnungsgemäße Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten aussehen muss. Eine einfache Archivspeicherung auf der Festplatte oder USB-Stick genügt nicht, ebenso wenig ein Ausdruck auf Papier. Alle Belege sind revisionssicher, im Ursprungsformat und maschinell auswertbar abzulegen. Handelt es sich um digitale Dokumente aus Fakturierungssystemen ‒ wie Rechnungen, Auftragsbestätigungen und Gutschriften sowie Kassenbücher, Lohnabrechnungen oder Zeiterfassungen, die Sie in einem Datenverarbeitungssystem erstellt haben, müssen Sie diese vollständig, richtig, ordentlich und nachvollziehbar aufbewahren.

Office-Programme, wie Word oder Excel, sind problemlos zu verändern und können den wichtigen Grundsatz der Unveränderbarkeit nicht gewährleisten. Deshalb sind diese Programme keine geeignete Lösung zur Erfassung und sind in der Regel auch nicht GoBD-konform. Gleiches gilt für die Speicherung und Archivierung von Belegen und Dokumenten in Dateisystemen.

Ziel der Finanzbehörden ist es den Papierbeleg vom weiteren Prozess auszunehmen, zu vernichten und eine flächendeckende Digitalisierung der Betriebsprüfung zu schaffen.

Mit der Neufassung der GoBD haben Sie und Ihr Unternehmen die Chance einer wichtigen Weiterentwicklung. Nutzen Sie diese Chance, um ihre Prozesse neu zu denken. Verwandeln Sie Ihre Warenwirtschaft, Buchhaltung und Personalabrechnung uneingeschränkt in eine moderne digitale Lösung und archivieren Sie ihre papiergebundenen Dokumente mit einem Dokumentenmanagementsystem.