ZUGFeRD

ZUGFeRD – das Rechnungsformat

Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) hat das Rechnungsformat ZUGFeRD für elektronische Rechnungen erarbeitet. Die Abkürzung steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Bei der Erarbeitung mitgewirkt haben Unternehmen aus dem Einzelhandel und dem Bankensektor, der Automobilindustrie und der Software-Industrie sowie der öffentliche Sektor. Auch kleine und mittelständische Firmen können mit E-Rechnungen anstelle der klassischen Rechnungen im Papierformat viel Zeit und Geld einsparen. Bisher schöpfen Unternehmer das Potenzial jedoch nicht aus: Nach Informationen von ibi research verschicken aktuell nur rund 60 Prozent der kleinen und mittelgroßen Firmen ihre Rechnungen als E-Rechnung per E-Mail. Mit ZUGFeRD gibt es ein übergreifendes Format für E-Rechnungen, das den gesetzlichen Vorschriften gerecht wird.

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Vorteile des Rechnungsformats ZUGFeRD

Das Rechnungsformat ermöglicht die Übermittlung von Rechnungsdaten in strukturierter Form in einer PDF-Datei. Die PDF-Datei lässt sich anschließend ohne weitere Schritte auslesen und weiterverarbeiten. Das spart Zeit und Kosten und minimiert die Gefahr versehentlicher Fehler durch Mitarbeiter.

Bestandteile einer ZUGFeRD-Rechnung

Eine Rechnung dieser Art besteht immer aus der PDF-Datei inklusive einer eingebetteten XML-Datei. Die E-Rechnung ist eine bildliche Darstellung der Rechnung in Form einer PDF-Datei. Zusätzlich ist ein strukturierter und maschinell auswertbarer Datensatz in einer XML-Datei gespeichert, die als Anhang in der PDF-Datei eingebettet ist. Der Rechnungsaussteller sendet immer beides. Der Rechnungsempfänger wählt aus, ob die PDF- oder XML-Datei verarbeitet wird.

ZUGFeRD für nationale und internationale Rechnungen

Das ZUGFeRD-Rechnungsformat kann für den Rechnungsaustausch zwischen Verbrauchern, Unternehmen und Behörden genutzt werden. Es basiert auf den Standards Cross Industry Invoice (CII) und Message User Guides (MUG) des Europäischen Standardisierungsgremiums CEN. Daher eignet sich das Rechnungsformat ebenso für den grenzüberschreitenden europäischen und internationalen Rechnungsverkehr.

ZUGFeRD soll den elektronischen Rechnungsaustausch ohne vorherige Absprachen ermöglichen. Individuelle Absprachen zwischen zwei Parteien sind natürlich möglich, das ZUGFeRD-Format kann als Basis der Absprache dienen. Das aus dieser Absprache resultierende Format ist jedoch nicht mehr unbedingt zum ZUGFeRD-Format konform.

Ausblick: Erweiterungen für Branchen und Interessengruppen

In Zukunft soll ZUGFeRD für bestimmte Branchen und Interessengruppen erweitert werden. Anvisiert sind unter anderem eine Ausfertigung für den Handel und die Automobilindustrie. Die Definition des Konzepts steht jedoch noch. Einen Antrag zur Erweiterung des Standards kann von jedem eingereicht werden. Entsprechende Anfragen werden von dem Forum über ein einfaches Work-Request-Formular erfasst.

Sage 50: Komplettlösung mit integrierter E-Rechnung

Sage 50 unterstützt KMUs bei der Buchhaltung. Die E-Rechnung ist enthalten und die Software erstellt automatisch ZUGFeRD-konforme Rechnungen. Neben den Vorteilen der Zeit- und Kostenersparnis lassen sich durch den Wegfall von Medienbrüchen bei der Übertragung von Dokumenten versehentliche Fehler vermeiden. Interessierte finden weitere Informationen zur E-Rechnung und den Vorteilen für KMUs im Sage Blog.