Bürokratieentlastungsgesetz für Bürokratieabbau in Unternehmen

Bereits seit Jahren klagen Unternehmen über ausufernde bürokratische Anforderungen in Deutschland. Die hohen Belastungen daraus stellen für viele inzwischen entscheidende Standortfaktoren dar. Für Abhilfe sollte 2020 das 3. Bürokratieentlastungsgesetz sorgen, das diesem Anspruch jedoch nicht gerecht geworden ist. Nun will es die Bundesregierung mit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) besser machen und die Wirtschaft sowie Bürgerinnen und Bürger nicht nur von zahlreichen Vorschriften befreien, sondern auch um rund 944 Millionen Euro entlasten. Was von den Plänen nach dem Aus der Ampel-Koalition Bestand haben wird, bleibt zu beobachten.

Beschlossene Maßnahmen

Am 13. März 2024 hat das Bundeskabinett den Regierungsentwurf für ein 4. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) beschlossen. Die darin enthaltenen Maßnahmen lassen sich zu verschiedenen Schwerpunkten zusammenfassen:

• verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
• Förderung der Digitalisierung
• Digitale Arbeitsverträge
• Bekanntmachungen zu Arbeitszeiten und Jugendarbeitsschutz
• Vollmachtsdatenbank für Steuerberater
• Änderungen im Gewerbemietrecht
• Anmeldung von Betriebsstätten
• weitere Streichungen einzelner Vorschriften.

Ergänzend dazu hat die Bundesregierung am 19. Juni 2024 eine Formulierungshilfe beschlossen, die als Vorschlag für die weiteren Beratungen der Abgeordneten im Deutschen Bundestag dient. Sie umfasst vor allem die Änderungen im Arbeitsrecht.

Verkürzte Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege

Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege werden von zehn auf acht Jahre verkürzt werden. Diese Regelung umfasst Dokumente wie zum Beispiel Rechnungen. Die umsatzsteuerliche Frist zur Aufbewahrung von Rechnungen wird an die verkürzte Frist aus dem Handelsrecht angepasst werden. Gelten sollen die neuen Fristen für alle Unterlagen und Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist bei Inkrafttreten des Gesetzes noch nicht abgelaufen ist. Mit dieser Maßnahme will die Bundesregierung Unternehmen helfen, Kosten für die Aufbewahrung einzusparen. Dabei geht sie von jährlichen Entlastungen in Höhe von rund 944 Millionen Euro aus. Achtung: Die Aufbewahrungsfrist für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt weiterhin bei zehn Jahren!

Förderung der Digitalisierung

Mehrere Änderungen im 4. Bürokratieentlastungsgesetz verfolgen außerdem das Ziel, die Digitalisierung in Deutschland weiter voranzutreiben. Dazu zählt vor allem der Verzicht auf die Schriftformerfordernis. Stattdessen wird künftig bei zahlreichen Geschäften die Textform ausreichen, bei der eine eigenhändige Unterschrift auf Papier nicht mehr notwendig ist. Dies gilt zum Beispiel für Mietverträge von Gewerberäumen. Auch Belege zur Betriebskostenabrechnung können digital zur Einsicht bereitgestellt werden.

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Digitale Arbeitsverträge

Mit dem Wechsel von der Schriftform auf die Textform macht es die Bundesregierung Unternehmen außerdem möglich, Arbeitsverträge digital abzuschließen. Dabei wird die schriftliche durch die elektronische Form, also die qualifizierte elektronische Signatur (§126a, BGB) ersetzt. Das Gleiche gilt für Arbeitnehmer-Überlassungsverträge. So kann der Vertragsabschluss zwischen den Beteiligten künftig per E-Mail erfolgen. Dabei können Arbeitgeber auch Angaben über die Bedingungen des Arbeitsverhältnisses sowie über mögliche Altersgrenzenvereinbarungen in Textform übermitteln. Anders als in der Vergangenheit ist daher künftig die Bereitstellung dieser Informationen im Intranet ausreichend.

Voraussetzung für einen wirksamen digitalen Arbeitsvertrag ist, dass das Dokument für Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer zugänglich ist und dass sie es speichern und ausdrucken können. Arbeitgeber müssen zudem einen Übermittlungs- und Empfangsnachweis erhalten. Ein schriftlicher Nachweis vom Arbeitgeber ist nach den neuen Vorgaben nur noch auf Verlangen des Arbeitnehmers erforderlich. Auch Zeugnisse können künftig elektronisch ausgestellt werden, sofern der Arbeitnehmer zustimmt. § 630 Satz 3 BGB lautet künftig: „Das Zeugnis kann mit Einwilligung des Verpflichteten in elektronischer Form erteilt werden.“

Bekanntmachung zu Arbeitszeiten und Jugendschutz

Angepasst werden auch das Arbeitszeitgesetz sowie das Jugendarbeitsschutzgesetz. Dabei können Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber die jeweiligen Aushangpflichten durch eine Bekanntmachung in elektronischer Form erfüllen. Dies kann zum Beispiel durch Information im Intranet geschehen. Voraussetzung dafür ist, dass alle Beschäftigten freien Zugang zur gewählten Informationsquelle haben.

Für Unterlagen oder Dokumente, die nach den Vorschriften des Jugendarbeitsschutzgesetzes bisher schriftlich übermittelt werden mussten, reicht künftig ebenfalls die Textform.

Im Bundeselterngeld- und Elternzeitgesetz (BEEG) fällt die Schriftformerfordernis in einzelnen Fällen ebenfalls weg und wird durch die Textform ersetzt. So wird es künftig möglich sein, Elternzeit nach § 16 BEEG in Textform geltend zu machen. Bisher war für diesen Antrag die Schriftform vorgeschrieben. Das Gleiche gilt für den Antrag auf Teilzeit in Elternzeit nach § 15 BEEG. Genauso profitiert der Arbeitgeber von den erleichterten Anforderungen, sodass er für eine Ablehnung des Antrags auf Teilzeit in Elternzeit auch die Textform wählen kann.

Für die Beantragung von Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz und von Familienpflegezeit nach dem Familienpflegezeitgesetz reicht künftig ebenfalls die Textform aus. Die Schriftformerfordernis entfällt auch hier.

Vollmachtsdatenbank für Steuerberater

Neu im Regierungsentwurf ist eine zentrale Vollmachtsdatenbank im Bereich der sozialen Sicherung, die für die steuerberatenden Berufe vorgesehen ist. Damit soll in Zukunft eine Generalvollmacht anstelle zahlreicher Einzelvollmachten für die Träger der sozialen Sicherung ausreichen. Diese wird in der Datenbank hinterlegt und kann von den jeweiligen Trägern abgerufen werden. Der Abruf aus der Vollmachtsdatenbank ist ab dem 1. Januar 2028 als optionale Lösung vorgesehen und soll zum 1. Januar 2030 obligatorisch werden.

Für Steuerberaterinnen und Steuerberater soll eine zentrale Vollmachtsdatenbank im Bereich der sozialen Sicherung entstehen, die für die steuerberatenden Berufe vorgesehen ist. Damit soll in Zukunft eine Generalvollmacht anstelle zahlreicher Einzelvollmachten für die Träger der sozialen Sicherung ausreichen. Diese wird in der Datenbank hinterlegt und kann von den jeweiligen Trägern abgerufen werden. Annahmen zufolge werden auf die Weise in Zukunft neun von zehn Vorgängen überflüssig. Der Abruf aus der Vollmachtsdatenbank ist ab dem 1. Januar 2028 als optionale Lösung vorgesehen und soll zum 1. Januar 2030 obligatorisch werden.

Änderungen im Gewerbemietrecht

Für den Abschluss sowie die Änderung oder Ergänzung von Gewerbemietverträgen ist künftig die Textform ausreichend. Auch hier entfällt die Schriftformerfordernis.

Anmeldung von Betriebsstätten

Entlastet werden sollen Unternehmen künftig auch bei der Verlegung von Betriebsstätten. Wer seine Betriebsstätte in den Zuständigkeitsbereich einer anderen Gewerbebehörde verlagert, muss sich demnach nicht mehr bei der alten Behörde abmelden und bei der neuen anmelden. Stattdessen wird die Meldung bei der Behörde am neuen Sitz der Betriebsstätte genügen.

Digitale Steuerbescheide

Künftig sollen die Steuerbehörden Steuerbescheide und andere Steuerverwaltungsakte in digitaler Form zum Abruf bereitstellen können.

Erleichterungen bei Hauptversammlungen

Börsennotierte Gesellschaften sollen ebenfalls vom BEG IV profitieren. Dabei geht es darum, sie bei der Vorbereitung ihrer Hauptversammlung zu entlasten. So soll es in Zukunft bei vergütungsbezogenen Beschlüssen ausreichen, den Aktionären die dafür notwendigen Unterlagen ausschließlich über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich zu machen.

Fazit

Das 4. Bürokratieentlastungsgesetz gibt weiterhin klar vor, wohin die Reise geht: Digitalisierung und Bürokratieabbau. Das ist der richtige und entscheidende Weg, um für die Zukunft gut gerüstet zu sein – auch wenn die Anforderungen von einigen Wirtschaftsverbänden deutlich höher lagen. Man darf gespannt sein, ob einige der sinnvollen steuerlichen Erleichterungen nicht doch noch ihren Weg in ein Gesetzgebungsverfahren finden werden.

Was Unternehmen jetzt tun sollten

In Vorbereitung auf das Bürokratieentlastungsgesetz empfiehlt es sich für Unternehmen, nun die eigenen Prozesse zu überprüfen und bei Bedarf anzupassen. Spätestens jetzt sollte klar sein, dass die Digitalisierung nicht mehr ignoriert werden darf, sondern dringend umgesetzt werden muss. Denn damit schaffen die Verantwortlichen die Voraussetzung, bei anstehenden Bekanntmachungen oder künftigen Verträgen tatsächlich von der Schriftform auf die Textform umstellen zu können.

Ein Blick sollte auch der Aufbewahrung der Steuerunterlagen gelten. Durch die verkürzten Aufbewahrungsfristen lassen sich schließlich bereits kurzfristig Kapazitäten schaffen – sei es im Archiv oder aber auf einem genutzten Speichermedium bzw. hauseigenen Backupsystem oder dem DMS System auf dem Server. Was Unternehmen dabei allerdings im Blick behalten sollten: Da die strafrechtlichen Verjährungsfristen unverändert bestehen bleiben, weisen kritische Stimmen bereits auf Risiken einer früheren Vernichtung von Buchungsbelegen hin. Immerhin gehen auf diese Weise mögliche Beweismittel vorzeitig verloren.

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