So haben Sie stets die richtigen Mengen parat

Die Begriffe Einkauf und Beschaffung lassen zwar vermuten, dass sie dasselbe bedeuten. Doch bei genauerer Betrachtung stellt man fest, dass sie sich unterscheiden. Der Einkauf bezieht sich auf den reinen Kaufvorgang, beschreibt also, dass ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen einkauft. 
 
Der Begriff der Beschaffung hingegen greift viel weiter. Die Beschaffung beginnt bereits vor dem Einkauf: bei der Bedarfsanalyse, bei der Auswahl der Lieferanten und bei der Verhandlung von Preisen und Vertragsbedingungen. Zudem geht die Beschaffung auch über den Einkauf hinaus. So ist es ein Teil der Aufgaben, die Lieferungen und die Zahlungen nachzuverfolgen. Bei der Beschaffung geht es weiterhin darum, die nötigen Lagerkapazitäten und die Logistik bereitzustellen. 
 
Der Einkauf und die Beschaffung gehen heute in Unternehmen Hand in Hand. Deshalb – und auch der Einfachheit halber – werden die beiden Begriffe oftmals synonym verwendet. Man kann also bei einer Einkaufssoftware ebenso gut von einer Software Einkauf Beschaffung sprechen.

Mit dem operativen und dem strategischen Einkauf verfolgt ein Unternehmen zwei unterschiedliche Ansätze in seinem Einkaufsmanagement.
 
Im operativen Einkauf dreht sich alles darum, die täglichen Routineaufgaben möglichst effizient zu gestalten. So müssen Sie etwa Verträge mit den Lieferanten abschließen, die Bestellungen verwalten und kontrollieren. Ferner gilt es, die eingehenden Rechnungen und Liefertermine zu überwachen.
 
Der strategische Einkauf hingegen zielt auf die langfristigen Ziele und des Unternehmens im Einkauf ab – und die lauten: die Kosten reduzieren, die Beziehungen zu den Lieferanten optimieren, die Versorgungssicherheit sicherstellen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die zuständigen Mitarbeiter analysieren hierfür den Beschaffungsmarkt und beobachten das Einkaufsverhalten der Mitbewerber. Zudem wählen sie die Lieferanten aus, verhandeln mit Ihnen langfristig die Preise und Vertragskonditionen. Die Leistungen ihrer Lieferanten behalten sie in der Folgezeit im Auge.

Wer die Prozesse im Einkaufs- oder Beschaffungsmanagement optimieren will, der muss wissen, wo er ansetzt. Doch wie der Beschaffungsprozess in einem Unternehmen genau aussieht, das kann von vielen verschiedenen Faktoren abhängen: Zum einen von seiner Größe und seinen ganz besonderen Anforderungen und seinen Strategien. Zum anderen von der Branche und den Lieferanten, die zur Verfügung stehen. Generell gehören zu den Kernprozessen die folgenden:

• Bedarfsermittlung: Hier geht es erst einmal darum, die folgenden Fragen zu klären: Welche Güter oder Dienstleistungen benötige ich überhaupt? Wie häufig benötige ich sie – nur einmalig für ein einzelnes Projekt oder immer wieder? Will ich also einen Einzelkauf tätigen oder einen Serieneinkauf?
• Lieferantenauswahl: Danach werden die geeigneten Lieferanten identifiziert. Sie werden bewertet, ob und wie sie den Bedarf des Unternehmens decken können. Mit den ausgewählten Lieferanten werden nach Möglichkeit die besten Konditionen verhandelt. 
• Bestellung (Bedarfsdeckung): Nach Abschluss des Liefervertrags wird die Bestellung aufgegeben.  
• Einkaufscontrolling: Hier werden verschiedene Punkte überwacht: Werden die Budgetvorgaben eingehalten? Liefern die Lieferanten pünktlich und in der Qualität, die sie zugesichert haben? Werden alle Verträge und Vereinbarungen eingehalten?
• Zahlung: Das Unternehmen zahlt, soweit die gelieferte Ware oder Dienstleistung den Vorstellungen entspricht. Dazu prüft es die eingehende Rechnung und gibt sie frei.
• Lieferantenmanagement und -beziehungspflege: Hier ist das Ziel, die Beziehung zum Lieferanten zu pflegen und stetig zu verbessern. Möglicherweise auftretende Probleme sollen so früh erkannt und rasch gelöst werden. Eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation stehen hier deshalb im Vordergrund. Die Lieferanten sollen dazu motivieren werden, weiterhin zuverlässig, pünktlich und in einer hohen Qualität zu liefern.
• Risikomanagement: Der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen kann mit einer Reihe von Risiken verbunden sein. Dazu zählen etwa Preisschwankungen oder Lieferungen, die sich verzögern. Ein Risikomanagement hilft nicht nur dabei, solche Gefahrenpotenziale zu identifizieren und bewerten. Es unterstützt auch dabei, Strategien zu entwickeln, um solche Risiken zu minimieren.

Eine Software Beschaffungsprozess unterstützt Sie zuverlässig dabei, all die genannten Prozesse effizient auszuführen.

Es kommt vor, dass einzelne Mitarbeiter oder auch Abteilungen Waren oder Dienstleistungen in Eigenregie einkaufen. Das heißt, dass sie die Einkaufsabteilung des Unternehmens nicht in den Bestellprozess einbeziehen. Alles halb so wild mag man nun denken. Vielleicht hat eben etwas gefehlt und musste rasch beschafft werden. Oder der Mitarbeiter wusste nicht, dass es bereits Rahmenverträge mit Lieferanten gibt. Im Beschaffungsmanagement bezeichnet man diese Art des Einkaufs übrigens auch als Maverick Buying. Dieses unkontrollierte Bestellen, das am ERP-System Einkauf vorbeigeht, kann jedoch eine ganze Reihe negativer Effekte haben:

• Lieferkonditionen werden verletzt: Die Einkaufsabteilung hatte mit den Lieferanten die Preise und Konditionen verhandelt. Wer nun für den Einkauf das ERP-System nutzt, der geht sicher, dass diese Einkaufsrichtlinien eingehalten werden. Wer jedoch außer der Reihe bestellt, der läuft Gefahr, sie zu verletzen.
• Höhere Kosten: Oftmals werden höhere Preise gezahlt, nicht nur, weil die Preisvorteile der bestehenden Rahmenverträge nicht genutzt werden. Hinzu kommt, dass der einzelne Mitarbeiter meist weniger professionell verhandelt oder auch nur kleine Stückzahlen eingekauft. Im schlechtesten Fall kann es in der Folge zu Rechtsstreitigkeiten kommen.
• Schlechtere Datenqualität: Wer Bestellungen von Hand erfasst, läuft Gefahr, dass er Daten unvollständig oder fehlerhaft eingibt. Somit leidet die Qualität der Daten.
• Probleme bei der Überwachung: Wird das ERP-System umgangen, ist es für die Einkaufsabteilung schwierig, den Überblick zu behalten: sowohl über den Bestell- und Lieferprozess als auch über die Ausgaben und das Budget.
• Ineffiziente Prozesse: Manuell zu bestellen, das nimmt unnötig viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. All das kann dazu führen, dass sich Prozesse verzögern, ineffizient werden und die Kosten in die Höhe treiben.