search icon

So haben Sie stets die richtigen Mengen parat

EINKAUFSSOFTWARE

Mit der Einkaufssoftware von Sage managen Sie den gesamten Beschaffungsprozess und balancieren perfekt die Mengen im Lager. Auf diese Weise vermeiden Sie sowohl Lieferengpässe als auch Warenüberhänge.

Die Themen auf der Seite für Ihren schnellen Einstieg:

So finden Sie die Einkaufssoftware, die perfekt zu Ihnen passt

Was ist eine Software Einkauf?

Ein Einkaufssoftware ermöglicht es Ihnen, den gesamten Beschaffungsprozess von Waren und Dienstleistungen zu steuern. In der Regel handelt es sich bei dieser Software um ein ERP-System. Mit seiner Hilfe können Sie die Status abfragen, sowohl zu Aufträgen als auch zu den Bestellungen und Beständen. Darüber hinaus können Sie sicher sein, dass Sie mit einer Einkaufsmanagementsoftware stets alle Anforderungen an die Compliance erfüllen. Somit arbeiten die Mitarbeiter der Einkaufsabteilung automatisch rechts- und regelkonform.

Wozu dient eine Einkaufssoftware?

Für Sie als Unternehmer ist es eine Art Gratwanderung: Einerseits möchten Sie Ihren Kunden die Ware stets in ausreichender Menge zur Verfügung stellen können. Andererseits müssen Sie auch wirtschaftlich arbeiten und können nicht beliebig viel am Lager vorhalten. Deshalb versuchen Sie, die Kosten für die Beschaffung und die Lagerhaltung möglichst niedrig zu halten. 

Hier kommt ein ERP-System für den Einkauf ins Spiel. Es unterstützt Sie nicht nur beim effizienten Einkauf und Import von Waren. Mit ihm lassen sich sowohl mögliche Lieferengpässe als auch ein Überhang an Waren vermeiden. Eine Einkaufssoftware ermöglicht es Ihnen darüber hinaus, den gesamten Beschaffungsprozess im Blick zu behalten. Sie erhalten so die volle Kontrolle von der Auftragsbearbeitung über das Bestellwesen bis hin zur Lagerwirtschaft. Mit einer Einkaufssystem Software arbeiten Sie so effizient, dass Sie Kosten und Zeit sparen. Ressourcen, die Sie in anderen Bereichen viel gewinnbringender nutzen können.

Was muss eine gute Einkauf Software können?

Eine ERP Einkaufssoftware verfügt über viele unterschiedliche Funktionen, die Ihr Unternehmen im Einkaufsprozess unterstützen. Ein großer Vorteil ist, wenn sich Ihre Einkaufsabteilung über die Software mit den anderen Abteilungen der Firma verbinden kann. Dadurch optimieren Sie die Prozesse im gesamten Unternehmen. Die Ressourcen, die dadurch frei werden, können Sie und Ihre Mitarbeiter an anderer Stelle nutzen. Das kann Ihnen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. 

Doch welche Funktionen sollte ein ERP-System für den Einkauf umfassen? Das hängt letzten Endes immer vom jeweiligen Unternehmen ab, etwa von seiner Größe und Branchenzugehörigkeit. Es ist unerlässlich, die eigenen Prozesse genau zu kennen und sie zu analysieren. Erst dann lässt sich herausfinden, ob und wie gut eine bestimmte Software genau diese Prozesse abbilden kann. 

Anbieter für Einkaufssoftware im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Wie Sie von einer Software für den Einkauf profitieren

Jedes Unternehmen profitiert

Mit einer Einkaufssoftware digitalisieren Sie den gesamten Beschaffungsprozess. Das hat gleich mehrere Vorteile. Sie und Ihre Mitarbeiter behalten nicht nur die Kontrolle über alle Abläufe. Sie können sich vielmehr mit Ihren Lieferanten und anderen Geschäftspartnern vernetzen. Das ermöglicht es Ihnen, zügig Informationen auszutauschen und Daten im Nu abzugleichen.

Preistrends erkennen

So sind Sie etwa in der Lage, aktuelle Preistrends früh zu erkennen. Sie können in Echtzeit darauf reagieren und finden leichter den geeigneten Zeitpunkt, um Ihre Bestellung auszulösen. Mit einer Einkaufssoftware gestalten sich die alltäglichen Abläufe spürbar komfortabler und effizienter – und das ganz automatisch.

Automatischer Bestellvorgang

Das gilt für alle Schritte des Beschaffungsprozesses und beginnt bereits beim Bestellvorgang. Etwas ist nicht mehr in der ausreichenden Menge vorhanden? Wenn Sie es möchten, löst die Funktion Bedarfsmeldung automatisch den Bestellvorgang aus. Auch alle Belege für und von den Kunden und Lieferanten werden über die EDI-Schnittstelle übermittelt. 

Alle Daten in Echtzeit

Alle relevanten Unterlagen, wie etwa Bestellungen, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen und Verträge legt die Software zentral in einer Datenbank ab. Hier können sie die dazu berechtigten Mitarbeitern jederzeit abrufen. Da alle Daten in Echtzeit vorliegen, verfügen Sie über eine stets aktuelle Datenbasis. Auf dieser Basis können Sie jederzeit aussagefähige Analysen, Berichte und Auswertungen rund um den Einkaufsprozess erstellen.

Das sind die Vorteile der Einkaufssoftware von Sage

Mit der Sage Einkaufssoftware protokollieren Sie spielend den Warenein- und den Warenausgang. Komfortabel verwalten Sie die Verzeichnisse Ihrer Lieferanten und können einfach deren Preise vergleichen. Profitieren auch Sie von diesen und noch mehr Vorteilen:

Anpassungsfähige Einkaufssoftware

Konfigurieren Sie frei Ihre Einkaufs- und Verkaufsbelege, auch in anderen Währungen und Sprachen.

Optimierter Einkauf dank ERP-System

Erledigen Sie alles automatisch, ob Sie Artikel disponieren, Preise anfragen oder Bestellungen auslösen.

Stets aktuelle Daten beim Einkauf

Lassen Sie sich die verfügbaren und disponierten Bestände jederzeit in Echtzeit anzeigen.

Beim Einkauf alles unter Kontrolle

Behalten Sie den Überblick über alle Ein-, Aus- und Umbuchungen von Waren im Lager.

Jetzt kostenfreies Infopaket herunterladen

1. Produktbroschüre Sage 100

Mehr Erfolg dank maßgeschneiderter Prozesse: Die Standardsoftware, die sich Ihren Bedürfnissen anpasst und cloud connected ist.

2. ERP Projekthandbuch

Praxishandbuch ERP-Projekt: Tipps, Tricks & Checklisten für Ihren Erfolg.

3. Modulbeschreibung Sage 100

Detaillierte Funktionsbeschreibung und Darstellung aller Module.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Einkaufssoftware

Die Begriffe Einkauf und Beschaffung lassen zwar vermuten, dass sie dasselbe bedeuten. Doch bei genauerer Betrachtung stellt man fest, dass sie sich unterscheiden. Der Einkauf bezieht sich auf den reinen Kaufvorgang, beschreibt also, dass ein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen einkauft. 
 
Der Begriff der Beschaffung hingegen greift viel weiter. Die Beschaffung beginnt bereits vor dem Einkauf: bei der Bedarfsanalyse, bei der Auswahl der Lieferanten und bei der Verhandlung von Preisen und Vertragsbedingungen. Zudem geht die Beschaffung auch über den Einkauf hinaus. So ist es ein Teil der Aufgaben, die Lieferungen und die Zahlungen nachzuverfolgen. Bei der Beschaffung geht es weiterhin darum, die nötigen Lagerkapazitäten und die Logistik bereitzustellen. 
 
Der Einkauf und die Beschaffung gehen heute in Unternehmen Hand in Hand. Deshalb – und auch der Einfachheit halber – werden die beiden Begriffe oftmals synonym verwendet. Man kann also bei einer Einkaufssoftware ebenso gut von einer Software Einkauf Beschaffung sprechen.
Mit dem operativen und dem strategischen Einkauf verfolgt ein Unternehmen zwei unterschiedliche Ansätze in seinem Einkaufsmanagement.
 
Im operativen Einkauf dreht sich alles darum, die täglichen Routineaufgaben möglichst effizient zu gestalten. So müssen Sie etwa Verträge mit den Lieferanten abschließen, die Bestellungen verwalten und kontrollieren. Ferner gilt es, die eingehenden Rechnungen und Liefertermine zu überwachen.
 
Der strategische Einkauf hingegen zielt auf die langfristigen Ziele und des Unternehmens im Einkauf ab – und die lauten: die Kosten reduzieren, die Beziehungen zu den Lieferanten optimieren, die Versorgungssicherheit sicherstellen und die eigene Wettbewerbsfähigkeit stärken. Die zuständigen Mitarbeiter analysieren hierfür den Beschaffungsmarkt und beobachten das Einkaufsverhalten der Mitbewerber. Zudem wählen sie die Lieferanten aus, verhandeln mit Ihnen langfristig die Preise und Vertragskonditionen. Die Leistungen ihrer Lieferanten behalten sie in der Folgezeit im Auge.

Wer die Prozesse im Einkaufs- oder Beschaffungsmanagement optimieren will, der muss wissen, wo er ansetzt. Doch wie der Beschaffungsprozess in einem Unternehmen genau aussieht, das kann von vielen verschiedenen Faktoren abhängen: Zum einen von seiner Größe und seinen ganz besonderen Anforderungen und seinen Strategien. Zum anderen von der Branche und den Lieferanten, die zur Verfügung stehen. Generell gehören zu den Kernprozessen die folgenden:

  • Bedarfsermittlung: Hier geht es erst einmal darum, die folgenden Fragen zu klären: Welche Güter oder Dienstleistungen benötige ich überhaupt? Wie häufig benötige ich sie – nur einmalig für ein einzelnes Projekt oder immer wieder? Will ich also einen Einzelkauf tätigen oder einen Serieneinkauf?
  • Lieferantenauswahl: Danach werden die geeigneten Lieferanten identifiziert. Sie werden bewertet, ob und wie sie den Bedarf des Unternehmens decken können. Mit den ausgewählten Lieferanten werden nach Möglichkeit die besten Konditionen verhandelt. 
  • Bestellung (Bedarfsdeckung): Nach Abschluss des Liefervertrags wird die Bestellung aufgegeben.  
  • Einkaufscontrolling: Hier werden verschiedene Punkte überwacht: Werden die Budgetvorgaben eingehalten? Liefern die Lieferanten pünktlich und in der Qualität, die sie zugesichert haben? Werden alle Verträge und Vereinbarungen eingehalten?
  • Zahlung: Das Unternehmen zahlt, soweit die gelieferte Ware oder Dienstleistung den Vorstellungen entspricht. Dazu prüft es die eingehende Rechnung und gibt sie frei.
  • Lieferantenmanagement und -beziehungspflege: Hier ist das Ziel, die Beziehung zum Lieferanten zu pflegen und stetig zu verbessern. Möglicherweise auftretende Probleme sollen so früh erkannt und rasch gelöst werden. Eine gute Zusammenarbeit und Kommunikation stehen hier deshalb im Vordergrund. Die Lieferanten sollen dazu motivieren werden, weiterhin zuverlässig, pünktlich und in einer hohen Qualität zu liefern.
  • Risikomanagement: Der Einkauf von Waren oder Dienstleistungen kann mit einer Reihe von Risiken verbunden sein. Dazu zählen etwa Preisschwankungen oder Lieferungen, die sich verzögern. Ein Risikomanagement hilft nicht nur dabei, solche Gefahrenpotenziale zu identifizieren und bewerten. Es unterstützt auch dabei, Strategien zu entwickeln, um solche Risiken zu minimieren.

Eine Software Beschaffungsprozess unterstützt Sie zuverlässig dabei, all die genannten Prozesse effizient auszuführen.

Es kommt vor, dass einzelne Mitarbeiter oder auch Abteilungen Waren oder Dienstleistungen in Eigenregie einkaufen. Das heißt, dass sie die Einkaufsabteilung des Unternehmens nicht in den Bestellprozess einbeziehen. Alles halb so wild mag man nun denken. Vielleicht hat eben etwas gefehlt und musste rasch beschafft werden. Oder der Mitarbeiter wusste nicht, dass es bereits Rahmenverträge mit Lieferanten gibt. Im Beschaffungsmanagement bezeichnet man diese Art des Einkaufs übrigens auch als Maverick Buying. Dieses unkontrollierte Bestellen, das am ERP-System Einkauf vorbeigeht, kann jedoch eine ganze Reihe negativer Effekte haben:

  • Lieferkonditionen werden verletzt: Die Einkaufsabteilung hatte mit den Lieferanten die Preise und Konditionen verhandelt. Wer nun für den Einkauf das ERP-System nutzt, der geht sicher, dass diese Einkaufsrichtlinien eingehalten werden. Wer jedoch außer der Reihe bestellt, der läuft Gefahr, sie zu verletzen.
  • Höhere Kosten: Oftmals werden höhere Preise gezahlt, nicht nur, weil die Preisvorteile der bestehenden Rahmenverträge nicht genutzt werden. Hinzu kommt, dass der einzelne Mitarbeiter meist weniger professionell verhandelt oder auch nur kleine Stückzahlen eingekauft. Im schlechtesten Fall kann es in der Folge zu Rechtsstreitigkeiten kommen.
  • Schlechtere Datenqualität: Wer Bestellungen von Hand erfasst, läuft Gefahr, dass er Daten unvollständig oder fehlerhaft eingibt. Somit leidet die Qualität der Daten.
  • Probleme bei der Überwachung: Wird das ERP-System umgangen, ist es für die Einkaufsabteilung schwierig, den Überblick zu behalten: sowohl über den Bestell- und Lieferprozess als auch über die Ausgaben und das Budget.
  • Ineffiziente Prozesse: Manuell zu bestellen, das nimmt unnötig viel Zeit und Ressourcen in Anspruch. All das kann dazu führen, dass sich Prozesse verzögern, ineffizient werden und die Kosten in die Höhe treiben.

Feedback