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Chargenverwaltung Software: Wie gut haben Sie Ihre Chargen im Blick?

Steigern Sie die Effizienz Ihres Lagers mit der Chargenverwaltungssoftware von Sage. Verfolgen Sie Chargen in Echtzeit, minimieren Sie Abfall, sichern Sie höchste Qualitätsstandards und bleiben Sie dabei stets rechtskonform.
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Warum es ohne eine Chargenverwaltung nicht geht

Die Chargenverwaltung ermöglicht es Ihnen, die komplette Lieferkette jeder einzelnen Charge zu verfolgen. Man spricht hier auch von der Produktionseinheit, dem Los, Lot oder Batch. Konkret bedeutet das, Sie können verschiedene Artikel ganz konkreten Chargen und diesen wiederum bestimmte Eigenschaften zuordnen. Sie sind außerdem in der Lage, alle Protokolle, Berichte, Nachweise und sonstige Dokumente direkt den jeweiligen Losgrößen zuzuweisen. Durch eine Chargenverwaltung erfüllen Sie in einigen Branchen nicht nur die erforderlichen gesetzlichen Standards. Eine Lot- oder Batch-Verwaltung bietet vielmehr den meisten Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen. Auf diese werden wir im Folgenden noch näher eingehen.
 Sage Warenwirtschaft Chargenverwaltung Programm
Was ist eine Chargennummer? Die Chargennummer ist in vielen Situationen hilfreich. Insbesondere dann, wenn Sie das Produkt bereits an den Kunden verkauft und ausgeliefert haben. Für bestimmte Produkte schreibt der Gesetzgeber eine Kennzeichnung der Chargen sogar vor. Angenommen, in der Lebensmittelindustrie gab es einen Produktionsfehler oder es wurde ein verdorbener Rohstoff verarbeitet. Dann ermöglicht die Chargennummer, gezielt die betroffenen Lebensmittel vom Markt zu nehmen. Das hält den wirtschaftlichen Schaden für das Unternehmen klein. Denn es muss nur jene Einheiten dieses Lebensmittels zurückrufen, deren Losnummer den beanstandeten Produktionseinheiten entspricht. Im Übrigen verhält sich die Chargennummer analog zur Seriennummer, denn beide dienen denselben Zwecken: Sie sollen dabei helfen, die Qualität und die Rückverfolgbarkeit von Produkten zu gewährleisten.

Anbieter für Chargenverwaltungssoftware im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Welche Vorteile hat eine Batch-Software?

Viele Unternehmen profitieren davon, die Chargenverwaltung in ihre Warenwirtschaftssoftware zu integrieren. Das sind längst nicht nur die Produzenten, die dazu verpflichtet sind, ihre Waren mit Chargennummern zu verwalten. Denn einige Branchen unterliegen strengen regulatorischen Anforderungen. Doch auch den Herstellern, die nicht explizit zur Chargenverwaltung verpflichtet sind, bietet diese eine ganze Reihe von Vorteilen. Hier ein Überblick der wichtigsten:

Rückverfolgbarkeit

Angenommen, es treten in der Produktion Qualitätsprobleme auf und Sie haben Sicherheitsbedenken. Dann müssen Sie als Hersteller die betroffene Ware rasch und gezielt zurückrufen. Ein gezielter Rückruf gelingt jedoch nur, wenn Sie wissen, welche Chargen genau betroffen sind. Für die nötige Transparenz sorgt hier eine Batch Software. Sie ermöglicht es Ihnen, die Produkte und Rohstoffe über die gesamte Lieferkette hinweg zurückzuverfolgen. Außerdem wissen Sie, welche Charge an welchen Kunden ging. So können Sie Risiken minimieren und schnell auf unvorhergesehene Ereignisse reagieren.

Qualitätskontrolle

Dank der Chargenverwaltung stellen Sie sicher, dass alle Erzeugnisse stets den gesetzten Qualitätsstandards entsprechen. Dafür legen Sie im Programm die spezifischen Qualitätsparameter fest, anhand derer Sie den gesamten Produktionsprozess verfolgen. In manchen Branchen spielt die Qualitätskontrolle eine besonders wichtige Rolle. So ist es nur logisch, dass sie gerade für die Lebensmittel- und Pharmaindustrie von großer Bedeutung ist. Hier müssen die Hersteller zum Schutz der Konsumenten die Sicherheit und eine hohe Qualität ihrer Produkte gewährleisten.

Bestandskontrolle

Mithilfe der Chargenverwaltung können Sie den Lagerbestand für jede einzelne Charge exakt verfolgen. Das heißt, Sie wissen genau, wie viele Einheiten einer bestimmten Charge am Lager sind. Dank Batchverwaltung fällt es Ihnen somit leicht, Ihre Bestände zu kontrollieren und zu optimieren.

Compliance

Die Chargenverwaltung ermöglicht es Ihnen, alle Produktions- und Qualitätsdaten lückenlos zu dokumentieren. Das hilft nicht nur dabei, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten. Sie sind darüber hinaus optimal vorbereitet, wenn es zu einem Audit oder einer Inspektion kommt. Dann können Sie dem Prüfer mühelos die von ihm geforderten Informationen bereitstellen. Doch die Chargenverwaltung fördert weit mehr als nur die Compliance. Sie schützt Sie ferner vor möglichen rechtlichen und finanziellen Risiken, die entstehen können, wenn Sie die Verordnungen nicht einhalten.

Effizienzsteigerung

Durch die Chargenverwaltung optimieren Sie auch Ihre Produktionsprozesse, denn mit Hilfe einer Software können Sie Ihre Workflows automatisieren. Das ermöglicht es Ihnen als Hersteller Fehler zu minimieren, die bei händischen Verfahren leicht passieren. Das hilft Ihnen zudem dabei, Engpässe zu vermeiden, Kosten zu sparen und die Effizienz Ihres Unternehmens zu steigern. Mithilfe einer Batch Software sind Sie in der Lage, die gewonnenen Daten zentral zu erfassen und zu analysieren. Trends und Muster in Bezug auf die Produktionsleistung und -qualität können Sie so schnell erkennen. Eine Informationsbasis, auf der Sie Ihre Produktions- und Qualitätsprozesse immer weiter verbessern.

Kundenzufriedenheit

Sollte ein Kunde eine Anfrage zu einer Charge haben oder sie gar reklamieren, dann können Sie schnell reagieren. Dank der Chargenverwaltung ist es Ihnen möglich, die Produkte im Nu lückenlos bis zur Rohstoffquelle zurückverfolgen. Das schafft beim Kunden Vertrauen und sorgt für eine hohe Kundenzufriedenheit.

Worauf ist bei der Auswahl einer Software für die Chargen-Verwaltung zu achten?

Es gibt eine Reihe von Anbietern von Warenwirtschaftssystemen mit Chargenverwaltung. Bei der Wahl einer entsprechenden Software sind mehrere wichtige Faktoren zu berücksichtigen. Nur so können Sie sicherstellen, dass das gewählte Programm den Anforderungen und Zielen Ihres Unternehmens entspricht. Hier ein paar wichtige Aspekte, auf die Sie achten sollten:

Eine Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung muss über all die Funktionen verfügen, die Sie für die Verwaltung Ihrer Chargen benötigen. Hierzu zählt etwa die Möglichkeit, verschiedene Losgrößen zu bilden und sie eindeutig zu kennzeichnen. Besonders wichtig ist die Rückverfolgbarkeit. Das heißt, es muss möglich sein, alle Chargen über den gesamten Lebenszyklus von der Herstellung bis zum Vertrieb zurückzuverfolgen. Eine Software sollte die Option bieten, automatisch Berichte und Analysen zu erstellen. Diese geben Ihnen tiefgehende Einblicke in die Prozesse und die Effizienz Ihrer Produktion und der Qualitätskontrollen.
In zahlreichen Branchen müssen die Güter, die Sie produzieren, bestimmten gesetzlichen Vorgaben, Normen und Industriestandards entsprechen. Die Software sollte Ihnen deshalb die Funktionen bieten, die Sie benötigen, um diese Anforderungen einzuhalten.
Je einfacher Ihre Mitarbeiter die Software bedienen können, desto größer ist ihre Akzeptanz. Achten Sie deshalb darauf, dass die Benutzeroberfläche so gestaltet ist, dass sie sich intuitiv bedienen lässt.
Im Idealfall ist die Software zur Chargenverwaltung Bestandteil einer ERP-Lösung. So wie etwa bei den modernen ERP-Systemen von Sage. Ist dies nicht der Fall, dann sollte die Batchverwaltung mit Ihrem bestehenden ERP- oder WMS-System integrierbar sein. Nur so können Sie einen nahtlosen Datenfluss gewährleisten.
In der Chargenverwaltung erfassen und verwalten Sie sensible Produktionsdaten, auf die nicht jeder Zugriff haben sollte. Achten Sie deshalb darauf, dass die Software Ihnen die nötige Sicherheit bietet und die Möglichkeit, die Daten zu schützen. Gängig sind etwa verschiedene Methoden zur Verschlüsselung oder die Vergabe von Zugriffsrechten.
Ihr Unternehmen verändert sich und wächst und mit ihm die Produktion und die Anzahl der Chargen. Die Chargenverwaltung Software sollte deshalb mit dem Wachstum Ihres Betriebes Schritt halten können. Sie muss skalierbar sein, so wie etwa die Software von Sage.
Stellen Sie sicher, dass der Anbieter Ihnen einen umfassenden Kundensupport bietet, damit Sie bei Problemen und Fragen Hilfe erhalten. Wichtig ist auch, dass der Anbieter Schulungsmöglichkeiten für Ihre Mitarbeiter anbietet.

So profitieren Sie von einer Chargenverwaltungssoftware von Sage

Seit über 40 Jahren unterstützen wir Unternehmer wie Sie beim Aufbau und Wachstum Ihrer Organisation. Wir helfen Ihnen dabei, es wirksam und effizient zu managen und dadurch langfristig erfolgreich zu sein.

Flexibles Umbuchen von Chargen zwischen Lagern

Die Chargenverwaltung von Sage bildet auch die interne Lagerführung exakt ab. Verschieben Sie jederzeit im System Chargen zwischen unterschiedlichen Lagern und zeichnen Sie das in der Lager-Historie lückenlos auf.

Exakte Lager- und Chargen-Historie

Eine weitere Stärke der Chargenverwaltung liegt darin, dass Sie die Lager- und Chargen-Historie genau nachvollziehen können. Wenn Sie möchten, können Sie die Historien im Excel-Dateiformat exportieren und ausdrucken.

Schlüssige Dokumente und Zertifikate

Sie können Dokumente wie etwa Zertifikate oder Prüfprotokolle einer Charge im System hinterlegen. Fragt ein Kunde nach diesen Dokumenten, können Sie zeitnah darauf zugreifen und sie ihnen zur Verfügung stellen.

Sperren von Chargen für den Verkauf

Sollte der Rückruf eines Produkts nötig werden, können Sie die betroffenen Chargen auf Knopfdruck sperren. So stellen Sie sicher, dass diese Produkte ab sofort nicht mehr in den Verkauf kommen.

Vorgabe eigener Chargen-Merkmale

Sie können eigene Chargen-Merkmale definieren, um so den individuellen Anforderungen Ihrer Kunden gerecht zu werden. Das sind etwa die Lieferzeit, die Liefertemperatur, das Herkunftsland oder ein Qualitätsstandard.

Sie entscheiden: Was ist für Sie die beste Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung?

Mit einer Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung von Sage vergeben Sie nicht nur spielend die Chargennummern. Sie behalten ganz einfach den Überblick über alle Chargen.

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Finden Sie heraus, wie Sie durch effiziente Chargenverwaltung Ihre Unternehmensprozesse optimieren.

  • Was ist Chargenverwaltung?
  • Für welche Branchen ist Chargenverwaltung relevant?  
  • Was ist in einzelnen Branchen zu beachten?

Erfahren Sie, wie Sie die wichtigsten Herausforderungen meistern.

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Michael Klerkx
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Mehr Antworten auf Fragen rund um Chargenverwaltung Software

Die Chargennummer wird häufig auch als Los-, Lot- oder Batchnummer bezeichnet. Bei ihr handelt es sich um eine eindeutige Kennung, die einer spezifischen Gruppe von Produkten oder Materialien zugeordnet wird. Unter der Charge ist eine komplette Produktionsmenge zu verstehen, die unter gleichen Bedingungen hergestellt oder verpackt wurde. Der Zweck der Chargennummer ist es, Produkte während des gesamten Produktlebenszyklus exakt zu identifizieren und zurückzuverfolgen. Die Nummer kann aus Zahlen, Buchstaben oder einer Kombination aus beidem bestehen. Meist ist sie gut sichtbar auf den Verpackungen der Waren, etwa auf Etiketten angegeben oder in den Produktionsdokumenten angebracht.

In der Regel vergibt der Produzent die Chargennummer. Für die eigentliche Vergabe nutzt er ein modernes ERP-System, das heißt die integrierte Funktion Chargenverwaltung. Die Software weist die Kennziffer einem Produkt zu, sobald die Produktionsfreigabe erfolgt ist. Welche Verfahren das Unternehmen verwendet, das hängt sowohl von den firmeninternen Richtlinien als auch von den branchenüblichen Vorschriften ab.

Das ERP-System übernimmt verschiedene Aufgaben. Zum einen speichert es ab, welche Rezeptur bei der Produktion dieser Charge zum Einsatz kommt. Zum anderen gleicht es die nötigen Ressourcen mit den Lagerbeständen ab. Zudem verbucht es die verwendeten Rohstoffe aus der jeweiligen Materialcharge. Und schließlich stellt es sicher, dass die Chargennummern korrekt vergeben und dokumentiert werden. Nur so können Unternehmen einzelnen Losgrößen im Falle eines Qualitätsproblems oder Rückrufes zuverlässig identifizieren und aus dem Verkehr ziehen. Das trägt maßgeblich zur Sicherheit und Qualität zahlreicher Produkte bei. Besonders wichtig ist dies in der Lebensmittelproduktion, in der Pharma- und chemischen Industrie.

Die Begriffe Chargennummer und Seriennummer klingen recht ähnlich. Tatsächlich ist Ihr Zweck derselbe: Beide dienen dazu, die Qualität und die Rückverfolgbarkeit von Produkten zu gewährleisten. Doch es handelt sich dabei um zwei verschiedene Methoden, Waren zu kennzeichnen und zu verfolgen.

Die Chargennummer bezeichnet in der Regel eine Gruppe von Produkten oder Komponenten. Die Waren einer Charge werden zur selben Zeit und unter exakt den gleichen Bedingungen hergestellt. Sie haben oft ähnliche Eigenschaften und Spezifikationen. Eine typische Branche, in denen Chargennummern zum Einsatz kommen, ist die Lebensmittelindustrie. Hier spielt sie etwa bei der Produktion von Konserven eine wichtige Rolle. Weiter Branchen sind die Pharmaindustrie, die Losgrößen von Medikamenten herstellt, und die chemische Industrie, die Batches von Chemikalien produziert. Die Chargennummer enthält Informationen wie das Herstellungsdatum, den Ort der Herstellung und andere relevante Daten.

Eine Seriennummer, auch Serialnummer genannt, kennzeichnet hingegen ein einzelnes Produkt oder eine einzelne Komponente. Die Nummer ist eindeutig, einmalig und wird nicht wiederverwendet. So hilft sie dabei, jedes einzelne Produkt über seinen gesamten Lebenszyklus zu identifizieren und zu verfolgen. Das ist unter anderem bei Garantieansprüchen, bei Rückrufen und Reparaturen hilfreich. Diese Art der Kennzeichnung nutzen viele Branchen. So etwa die Automobilbranche, in der jedes Fahrzeug seine eigene Seriennummer erhält. Das gilt auch für die Elektronikindustrie, die etwa Seriennummern für Mobiltelefone, Laptops und Notebooks verwendet.

Die Chargenverwaltung spielt in einigen Wirtschaftszweigen eine wichtige Rolle. Das sind gerade diejenigen, in denen eine hohe Qualität und Compliance der Produkte und ihre Rückverfolgbarkeit wichtig sind. Hier eine Übersicht der Branchen, in denen eine Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung üblicherweise zwingend vorgeschrieben oder empfohlen ist:

Lebensmittelindustrie: In der Lebensmittelproduktion ist die Chargenverwaltung ein absolutes Muss. Sie soll sicherstellen, dass nur Lebensmittel in den Handel kommen, die sicher und für den Verzehr geeignet sind. Sobald der Hersteller Qualitätsprobleme identifiziert, muss er in der Lage sein, die betroffene Ware sofort zurückzurufen.

Pharmaindustrie: Auch in der pharmazeutischen Industrie geht es ohne Chargenverwaltung nicht. Vom Hersteller wird erwartet, dass er die Good Manufacturing Practices (GMP) einhält. Das heißt, er muss die Sicherheit und die Wirksamkeit der produzierten Arzneimittel sicherstellen. Das erfordert eine sorgfältige Überwachung und Dokumentation jeder einzelnen Charge. Nur so kann er nicht nur eine hohe Qualität seiner Produkte, sondern auch deren Rückverfolgbarkeit gewährleisten.

Kosmetikindustrie: Ob Hautpflegeprodukt, Make-up oder Parfum, die Produkte der Kosmetikbranche unterliegen besonders hohen Qualitätsstandards. Insbesondere in Bezug auf die Inhaltsstoffe und Kennzeichnungen gibt es strenge Vorschriften und Standards. Deshalb ist es für einen Kosmetikhersteller immens wichtig, jede Charge genau zu verfolgen und zu überwachen. 

Chemische Industrie: Die chemische Industrie stellt in der Regel potenziell gefährliche Substanzen her. Ohne eine Software zur Chargenverwaltung kommt sie deshalb nicht aus. Mit ihrer Hilfe stellt ein Werk sicher, dass es die Chemikalien gemäß den gesetzlichen Vorschriften herstellt, lagert und transportiert.

Automobilindustrie: Im Automobilbau ist die Qualität der Teile und Komponenten von größter Bedeutung. Schließlich entscheidet sie über die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Fahrzeuge. Auch im Hinblick auf Emissionsnormen und Umweltauflagen hat der Fahrzeugbauer eine ganze Reihe an Vorgaben zu erfüllen. Dank der Chargenverwaltung können Hersteller den gesamten Lebenszyklus jeder einzelnen Komponente verfolgen – von der Beschaffung bis zur Endmontage.

Es gibt noch weitere Sparten, in denen die Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung eine wichtige Rolle spielt. Dazu zählen etwa die Medizintechnik, die Textilindustrie, die Elektrotechnik und die Luft- und Raumfahrtindustrie. Alle diese Industriezweige unterliegen spezifischen Vorschriften und Standards, die es einzuhalten gilt. Und dann gibt es da noch die Unternehmen, die Chargen verwalten, obwohl sie es rein rechtlich gar nicht müssten. Sie nutzen diese Option ausschließlich aus praktischen und regulatorischen Gründen.

Welches Unternehmen möchte – und muss – sich nicht nachhaltig kontinuierlich weiter verbessern, um auch in Zukunft am Markt zu bestehen? Der Chargenverwaltung kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Bereits während der Produktion können Sie mit ihrer Hilfe gezielt Stichproben und Tests durchführen. So nehmen Sie Probleme frühzeitig wahr und können sie beheben, bevor sie sich diese auf weitere Chargen auswirken. Außerdem erfassen Sie im System detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Produktionsschritt und jeder Charge. Als Produzent können Sie dadurch relevante Daten sammeln, etwa über die Rohstoffe, die Herstellungsprozesse und die Ergebnisse der Qualitätskontrollen.

In der Regel umfasst die Chargenverwaltung auch Module zur Datenanalyse und Berichterstattung. Diese helfen Ihnen dabei, schnell Trends und Muster zu erkennen, die auf Schwierigkeiten oder auch Verbesserungspotenziale hinweisen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass ein Schulungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern besteht. Dann lassen sich konkrete Schulungsprogramme einrichten, durch die Sie das Wissen und das Qualitätsbewusstsein Ihres Teams steigern.

Die Chargenverwaltung hilft Ihnen also dabei, Ihre Herstellungsprozesse umfassend zu verstehen. Auf dieser Wissensbasis sind Sie in der Lage, Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Sie optimieren die Qualität Ihrer Produkte und die Effizienz Ihres Unternehmens. Überdies leisten Sie einen Beitrag zum Schutz der Umwelt, da es gelingt, die Produktion von Abfall spürbar zu reduzieren. Viele Vorteile, die letzten Endes auch dazu beitragen, die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.

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