Chargenverwaltung Software : Wie gut haben Sie Ihre Chargen im Blick ?

In der Regel vergibt der Produzent die Chargennummer. Für die eigentliche Vergabe nutzt er ein modernes ERP-System, das heißt die integrierte Funktion Chargenverwaltung. Die Software weist die Kennziffer einem Produkt zu, sobald die Produktionsfreigabe erfolgt ist. Welche Verfahren das Unternehmen verwendet, das hängt sowohl von den firmeninternen Richtlinien als auch von den branchenüblichen Vorschriften ab.

Das ERP-System übernimmt verschiedene Aufgaben. Zum einen speichert es ab, welche Rezeptur bei der Produktion dieser Charge zum Einsatz kommt. Zum anderen gleicht es die nötigen Ressourcen mit den Lagerbeständen ab. Zudem verbucht es die verwendeten Rohstoffe aus der jeweiligen Materialcharge. Und schließlich stellt es sicher, dass die Chargennummern korrekt vergeben und dokumentiert werden. Nur so können Unternehmen einzelnen Losgrößen im Falle eines Qualitätsproblems oder Rückrufes zuverlässig identifizieren und aus dem Verkehr ziehen. Das trägt maßgeblich zur Sicherheit und Qualität zahlreicher Produkte bei. Besonders wichtig ist dies in der Lebensmittelproduktion, in der Pharma- und chemischen Industrie.

Die Begriffe Chargennummer und Seriennummer klingen recht ähnlich. Tatsächlich ist Ihr Zweck derselbe: Beide dienen dazu, die Qualität und die Rückverfolgbarkeit von Produkten zu gewährleisten. Doch es handelt sich dabei um zwei verschiedene Methoden, Waren zu kennzeichnen und zu verfolgen.

Die Chargennummer bezeichnet in der Regel eine Gruppe von Produkten oder Komponenten. Die Waren einer Charge werden zur selben Zeit und unter exakt den gleichen Bedingungen hergestellt. Sie haben oft ähnliche Eigenschaften und Spezifikationen. Eine typische Branche, in denen Chargennummern zum Einsatz kommen, ist die Lebensmittelindustrie. Hier spielt sie etwa bei der Produktion von Konserven eine wichtige Rolle. Weiter Branchen sind die Pharmaindustrie, die Losgrößen von Medikamenten herstellt, und die chemische Industrie, die Batches von Chemikalien produziert. Die Chargennummer enthält Informationen wie das Herstellungsdatum, den Ort der Herstellung und andere relevante Daten.

Eine Seriennummer, auch Serialnummer genannt, kennzeichnet hingegen ein einzelnes Produkt oder eine einzelne Komponente. Die Nummer ist eindeutig, einmalig und wird nicht wiederverwendet. So hilft sie dabei, jedes einzelne Produkt über seinen gesamten Lebenszyklus zu identifizieren und zu verfolgen. Das ist unter anderem bei Garantieansprüchen, bei Rückrufen und Reparaturen hilfreich. Diese Art der Kennzeichnung nutzen viele Branchen. So etwa die Automobilbranche, in der jedes Fahrzeug seine eigene Seriennummer erhält. Das gilt auch für die Elektronikindustrie, die etwa Seriennummern für Mobiltelefone, Laptops und Notebooks verwendet.

Die Chargenverwaltung spielt in einigen Wirtschaftszweigen eine wichtige Rolle. Das sind gerade diejenigen, in denen eine hohe Qualität und Compliance der Produkte und ihre Rückverfolgbarkeit wichtig sind. Hier eine Übersicht der Branchen, in denen eine Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung üblicherweise zwingend vorgeschrieben oder empfohlen ist:

Lebensmittelindustrie: In der Lebensmittelproduktion ist die Chargenverwaltung ein absolutes Muss. Sie soll sicherstellen, dass nur Lebensmittel in den Handel kommen, die sicher und für den Verzehr geeignet sind. Sobald der Hersteller Qualitätsprobleme identifiziert, muss er in der Lage sein, die betroffene Ware sofort zurückzurufen.

Pharmaindustrie: Auch in der pharmazeutischen Industrie geht es ohne Chargenverwaltung nicht. Vom Hersteller wird erwartet, dass er die Good Manufacturing Practices (GMP) einhält. Das heißt, er muss die Sicherheit und die Wirksamkeit der produzierten Arzneimittel sicherstellen. Das erfordert eine sorgfältige Überwachung und Dokumentation jeder einzelnen Charge. Nur so kann er nicht nur eine hohe Qualität seiner Produkte, sondern auch deren Rückverfolgbarkeit gewährleisten.

Kosmetikindustrie: Ob Hautpflegeprodukt, Make-up oder Parfum, die Produkte der Kosmetikbranche unterliegen besonders hohen Qualitätsstandards. Insbesondere in Bezug auf die Inhaltsstoffe und Kennzeichnungen gibt es strenge Vorschriften und Standards. Deshalb ist es für einen Kosmetikhersteller immens wichtig, jede Charge genau zu verfolgen und zu überwachen. 

Chemische Industrie: Die chemische Industrie stellt in der Regel potenziell gefährliche Substanzen her. Ohne eine Software zur Chargenverwaltung kommt sie deshalb nicht aus. Mit ihrer Hilfe stellt ein Werk sicher, dass es die Chemikalien gemäß den gesetzlichen Vorschriften herstellt, lagert und transportiert.

Automobilindustrie: Im Automobilbau ist die Qualität der Teile und Komponenten von größter Bedeutung. Schließlich entscheidet sie über die Sicherheit und Zuverlässigkeit der Fahrzeuge. Auch im Hinblick auf Emissionsnormen und Umweltauflagen hat der Fahrzeugbauer eine ganze Reihe an Vorgaben zu erfüllen. Dank der Chargenverwaltung können Hersteller den gesamten Lebenszyklus jeder einzelnen Komponente verfolgen – von der Beschaffung bis zur Endmontage.

Es gibt noch weitere Sparten, in denen die Warenwirtschaft mit Chargenverwaltung eine wichtige Rolle spielt. Dazu zählen etwa die Medizintechnik, die Textilindustrie, die Elektrotechnik und die Luft- und Raumfahrtindustrie. Alle diese Industriezweige unterliegen spezifischen Vorschriften und Standards, die es einzuhalten gilt. Und dann gibt es da noch die Unternehmen, die Chargen verwalten, obwohl sie es rein rechtlich gar nicht müssten. Sie nutzen diese Option ausschließlich aus praktischen und regulatorischen Gründen.

Welches Unternehmen möchte – und muss – sich nicht nachhaltig kontinuierlich weiter verbessern, um auch in Zukunft am Markt zu bestehen? Der Chargenverwaltung kommt dabei eine wichtige Rolle zu. Bereits während der Produktion können Sie mit ihrer Hilfe gezielt Stichproben und Tests durchführen. So nehmen Sie Probleme frühzeitig wahr und können sie beheben, bevor sie sich diese auf weitere Chargen auswirken. Außerdem erfassen Sie im System detaillierte Informationen zu jedem einzelnen Produktionsschritt und jeder Charge. Als Produzent können Sie dadurch relevante Daten sammeln, etwa über die Rohstoffe, die Herstellungsprozesse und die Ergebnisse der Qualitätskontrollen.

In der Regel umfasst die Chargenverwaltung auch Module zur Datenanalyse und Berichterstattung. Diese helfen Ihnen dabei, schnell Trends und Muster zu erkennen, die auf Schwierigkeiten oder auch Verbesserungspotenziale hinweisen. Möglicherweise stellen Sie auch fest, dass ein Schulungsbedarf bei Ihren Mitarbeitern besteht. Dann lassen sich konkrete Schulungsprogramme einrichten, durch die Sie das Wissen und das Qualitätsbewusstsein Ihres Teams steigern.

Die Chargenverwaltung hilft Ihnen also dabei, Ihre Herstellungsprozesse umfassend zu verstehen. Auf dieser Wissensbasis sind Sie in der Lage, Ihre Prozesse kontinuierlich zu verbessern. Sie optimieren die Qualität Ihrer Produkte und die Effizienz Ihres Unternehmens. Überdies leisten Sie einen Beitrag zum Schutz der Umwelt, da es gelingt, die Produktion von Abfall spürbar zu reduzieren. Viele Vorteile, die letzten Endes auch dazu beitragen, die Zufriedenheit der Kunden zu steigern.