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Der Weg vom Angebot zur Rechnung war nie einfacher

AUFTRAGSBEARBEITUNG SOFTWARE

Mit der Auftragsbearbeitung Software von Sage optimieren Sie den gesamten Ablauf: von der Erstellung des Angebots über die des Lieferscheins bis hin zur Rechnung. Wickeln Sie Ihre Aufträge ab heute schnell und unkompliziert ab. Mit einer Software, die einfach installiert, einfach bedient, einfach hilfreich ist.

Wozu dient eine Auftragsbearbeitungssoftware?

Eine Auftragsbearbeitungssoftware ist für Unternehmen ein wertvolles Tool. Mit seiner Hilfe können sie die gesamte Auftragsabwicklung automatisieren und vereinfachen. Es hilft Ihnen, die Kundenaufträge zu erfassen und zu verwalten. Zudem ermöglicht es, den gesamten Ablauf inklusive des Lieferstatus zu steuern und zu überwachen. Da die Aufträge perfekt dokumentiert sind, können sie auch im Nu die Rechnungen stellen. 

Eine moderne und skalierbare Auftragssoftware verbessert somit nicht nur die Qualität und Effizienz. Sie trägt vielmehr dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter zufriedener und motivierter sind. Nicht zuletzt sorgt sie für zufriedenere Kunden, die schneller zahlen.

Was muss ein Auftragsbearbeitungsprogramm können? – Ein Vergleich lohnt sich

Auf dem Markt gibt es einige Auftragsabwicklung Anbieter. Um die ideale Software für die Auftragsbearbeitung zu finden, sollten Sie bei einem Vergleich auf diese Leistungsmerkmale achten:

 
Eine Auftragssoftware muss viele Funktionen erfüllen, um die Auftragsabwicklung zu vereinfachen. Alle Auftragsdaten, wie Kundendaten, Bestellungen, Produkte und Dienstleistungen müssen sich einfach erfassen lassen. Es muss möglich sein, die Lagerbestände und Bestellvorgänge zu verwalten sowie die Lieferstatus und Liefertermine zu überwachen. Die Software sollte die Bestellungen direkt an die Lieferanten übermitteln und auch die Rechnungen automatisch erstellen. Ebenfalls ein Muss: Eine Schnittstelle zur Buchhaltung sowie die Möglichkeit, Statistiken und Auswertungen zu erstellen.
Es ist wichtig, jederzeit auf dem neuesten Stand zu sein, weil die Regeln und Gesetze sich immer wieder ändern. Wir von Sage versichern Ihnen, dass Sie mit unserer Software stets rechtskonform arbeiten können.
Die Auftragsbearbeitung Software sollte einfach zu verstehen und zu benutzen sein. Falls der Anbieter Ihnen die Chance bietet, sie vor dem Kauf kostenlos zu testen, sollten Sie das machen. Erst dadurch bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie leicht sie zu bedienen ist.
Schauen Sie, ob der Auftragsabwicklung Anbieter Ihnen Support bietet. Dazu gehören etwa ein Bereich mit häufig gestellten Fragen, ein Chat oder eine Hotline. Es ist auch wichtig, wie schnell man Hilfe bekommt, wenn es Probleme beim Bearbeiten von Aufträgen gibt.
Vergleichen Sie, wie viel Sie für die Software bezahlen und was Sie dafür bekommen, und fragen Sie sich kritisch: Passt das zusammen?

Anbieter für Auftragsbearbeitungssoftware im Vergleich : Sage ist regelmäßig Testsieger

Welche Anforderungen werden an eine Auftragsabwicklung gestellt?

Es gibt ein paar Indikatoren dafür, wie gut ein Unternehmen Aufträge abwickelt – hier sind die wichtigsten:

Zuverlässigkeit und Termintreue

Um am Markt erfolgreich zu sein, müssen Sie zuverlässig und termintreu liefern. Termintreue signalisiert Ihrem Kunden, dass Sie Ihre Prozesse im Griff haben, ob in der Produktion oder bei der Auftragsabwicklung. Außerdem vermeiden Sie Strafzahlungen. Diese können drohen, wenn Ihre Kunden selbst in Verzug geraten, nur weil Sie nicht pünktlich liefern. Eine moderne Auftragsabwicklung hilft Ihnen dabei, Ihre Termine perfekt zu organisieren. Und über mögliche Engpässe können Sie die Kunden frühzeitig informieren.

Höhere Produktqualität

Ihre Kunden erwarten von Ihnen, dass Sie stets erstklassige Waren oder Dienstleistungen liefern. Ob Sie das tun, liegt auch daran, wie Sie Ihre Aufträge abwickeln. Eine moderne Auftragssoftware überprüft vor der Auslieferung, ob alles vollständig ist und ob bestimmte Qualitätsmerkmale erfüllt sind. So lassen sich Fehler und Probleme von Anfang an vermeiden.

Zufriedene Kunden

Sie möchten, dass Ihre Kunden zufrieden sind und wieder bei Ihnen kaufen. Deshalb ist es wichtig, sie auch über die Auftragsabwicklung hinaus zufriedenzustellen. So kommt es vor, dass ein Kunde eine Ware retourniert oder weitere Serviceleistungen nutzen möchte. Zudem kann sich ein Folgeauftrag ergeben. Beispielsweise, wenn Sie Ihrem Kunden Waren anbieten, die das zuerst gekaufte Produkt ideal ergänzen. Wie Sie sich bei diesen Abläufen verhalten, wirkt sich nachhaltig auf die Zufriedenheit Ihrer Kunden aus.

Hohe Kosteneffizienz

Mit einer Auftragsabwicklungssoftware wickeln Sie Ihre Aufträge schnell und einwandfrei ab. Das hat mehrere Gründe: Zum einen automatisieren Sie viele der Prozesse, die früher manuell und somit zeitaufwendig waren. Zum anderen vermeiden Sie unnötige Fehler. Diese sind bei der händischen Übertragung von Bestellungen oder beim Tippen der Rechnungen schnell einmal passiert. Durch den Einsatz einer Software sparen Sie Ressourcen, steigern Sie die Effizienz und senken so nachhaltig die Kosten.

Das sind die Vorteile einer Auftragsbearbeitung Software

Wir möchten, dass bei Ihnen bei der Auftragsbearbeitung alles rund läuft: Setzen Sie auf eine Auftragsverwaltungssoftware von Sage und sparen Sie ab sofort viel Zeit und Nerven.

Unkompliziert & umfassend

Organisieren Sie mithilfe der Auftragsabwicklung Software mühelos den gesamten Schriftverkehr – vom Angebot über den Lieferschein bis zur Rechnung.

Übersichtlich & aufschlussreich

Behalten Sie bei der Auftragsbearbeitung stets den Überblick. Möglich machen es die vielen Berichte und Auswertungen, etwa für Kunden, Lieferanten, Artikel und Vertreter.

Schnellere Bezahlung

Verschaffen Sie sich die perfekte Übersicht über alle offenen Posten. So vergessen Sie bei der Auftragsbearbeitung keine einzige unbezahlte Rechnung.

Cloud-Lösung für Ihre Buchhaltung

Ausstehende Beträge Finanzindikatoren 12.221,00 € Gesamt Ausstehende Verbindlichkeiten Ausstehende Forderungen 20.461,72 € Gesamt 66.23 € Umsatz 148.694,97 € 44.879,26 € Ausgaben 103.815,71 € Rohertrag 103.815,71 € Ergebnis 2.438.522,74 € Betriebskapital Saldo Finanzkonten 446.950,44 € Ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten Fälligkeit Ausstehende Forderungen und Verbindlichkeiten Fälligkeit

Sage Active

Die Cloud-Lösung Auftragsbearbeitung und Buchhaltung für kleine Unternehmen

Optimieren Sie Ihre Geschäftsabläufe und Buchhaltung, verfolgen Sie Ihre Umsätze und andere Finanzkennzahlen in Echtzeit. So haben Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Forderungen und Verbindlichkeiten.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Auftragsabwicklung Software

Die Auftragsabwicklung bezieht sich auf alles, was nötig ist, um den Auftrag des Kunden zu erfüllen. Sie umfasst deshalb in der Regel die folgenden Arbeitsabläufe:

  1. Bestellannahme (per Telefon, E-Mail oder Online-Order)
  2. Bestellverarbeitung
  3. Versandvorbereitung (Verpackung, Versandetiketten, Lieferschein)
  4. Versand
  5. Rechnungsstellung 
  6. Zahlungseingang
  7. Nachbetreuung des Kunden (Retoure, Reklamation, Folgekauf)

Normalerweise arbeiten mehrere Personen und Abteilungen an diesem Prozess. Die Kunden erwarten, dass Sie den Auftrag schnell und zuverlässig bearbeiten und auf ihre individuellen Wünsche eingehen. Das können Sie nur, wenn Sie Ihr Auftragswesen gut organisieren. Eine Auftragsbearbeitung Software hilft Ihnen dabei, die Abteilungen zusammenzubringen, sie zu koordinieren und so für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.

 

Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Aufträgen. Um welchen es sich handelt, das hängt zunächst einmal von der Art des Produkts oder der Dienstleistung ab. Aber auch die Art des Unternehmens oder die dem Auftrag zugrundeliegende Geschäftsbeziehung können eine Rolle spielen. Hier ein paar der häufigsten Auftragsarten:

Der Verkaufsauftrag wird von einem Kunden platziert, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu kaufen.

Der Produktionsauftrag bezieht sich auf die Herstellung von Produkten.

Der Dienstleistungsauftrag hat mit der Erbringung von Dienstleistungen aller Arten zu tun. Dabei kann es sich um einen Serviceauftrag oder um eine beratende Tätigkeit handeln, wie etwa eine klassische Unternehmensberatung. Eine Beratung kann aber auch im Bildungs- oder Kreativbereich stattfinden. Die Leistungen, die mit der Beratung einhergehen, werden meist detailliert beschrieben, was die Sache recht aufwendig macht.

Der Serviceauftrag ist eine spezielle Art des Dienstleistungsauftrags.  Er beschreibt in der Regel technische oder handwerkliche Dienstleistungen. Es kann hier aber ebenso gut um die Installation und Wartung einer Software gehen. Auch solche Leistungen sollten genau skizziert werden.

Der Wartungsauftrag wiederum hat die Erledigung ganz spezieller Aufgaben im Fokus. Diese dienen dazu, ein Produkt oder eine Anlage in einem guten Zustand zu halten oder mögliche Probleme zu vermeiden. So geht es hier etwa um die regelmäßige Prüfung und Wartung von Maschinen, Fahrzeugen oder Gebäuden.

Weiterhin lassen sich Aufträge auch nach der Art der Geschäftsbeziehung unterscheiden:

Beim Konsumgüterauftrag verkauft ein Unternehmen seine Produkte an den Endverbraucher. Diese Art der Geschäftsbeziehung wird auch als Business-to-Consumer (B2C) bezeichnet. Der Unternehmer bietet seine Produkte oder Dienstleistungen direkt an, etwa über ein Ladengeschäft, den Onlineshop oder über einen Katalog. Muss der Kunde das Produkt nur noch auswählen, dann gestaltet sich diese Art des Auftrags einfach. Anders ist das bei Produkten, die die Kunden nach ihren Wünschen konfigurieren können, wie etwa Autos oder personalisierte Möbel. Hier entsteht ein höherer Aufwand.

Der Industrieauftrag ist ein Handelsabkommen zwischen zwei Unternehmen, findet also von Business-to-Business (B2B) statt: Das eine benötigt bestimmte Waren oder Dienstleistungen, das andere liefert sie. Oftmals handelt es sich bei solchen Aufträgen um neue und noch dazu maßgeschneiderte Produkte, etwa um eine Maschine. Ein B2B-Auftrag kann also sehr komplex sein. 

Der Handwerksauftrag ist eine Vereinbarung, die ein Handwerker und sein Kunde miteinander treffen. Er beschreibt die Art, den Umfang und die Kosten der Leistung(en) des Handwerkers. Ferner informiert er über die Zahlungsbedingungen, die Garantien und auch über die Haftungsbeschränkungen. Ein Leistungskatalog stellt zwar eine gute Basis dar, um einen solchen Auftrag zu erstellen. Dennoch muss der Handwerksauftrag individuell an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.

 

Vorab, ein Auftrag ist keine Auftragsbestätigung. Bei einem Auftrag handelt es sich vielmehr um eine Willenserklärung des Kunden (Auftraggeber). Mit dieser beauftragt er den Auftragnehmer, eine bestimmte Leistung zu erbringen. Zwar kann der Kunde den Auftrag auch mündlich erteilen, doch es empfiehlt sich in jedem Fall die Schriftform. Ein solcher Auftrag sollte die folgenden Angaben enthalten:

  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftraggebers (Kunde)
  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftragnehmers 
  • Bestellmenge mit Angaben zu Preisen (Preisnachlässe, Preisstaffelungen)
  • Genaue Bezeichnung der bestellten Waren/Produkte
  • Liefer- sowie Zahlungsbedingungen mit Fristen und Terminen
  • Verpackungs-/Frachtkosten
  • Ort und Uhrzeit für die Lieferung 
 

Der Auftragnehmer muss den Auftrag nicht zwingend schriftlich bestätigen, er kann dies auch mündlich oder elektronisch tun. Es ist jedoch sinnvoll, die getroffene Vereinbarung schriftlich und somit für beide Parteien verbindlich festzuhalten. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und im Falle eines Rechtsstreits existiert ein Beleg. Um eine einwandfreie Abwicklung des Auftrags sicherzustellen, sollte die Auftragsbestätigung die folgenden Angaben enthalten:

  • Auftragsnummer und Datum
  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftragnehmers
  • Steuernummer des Auftragnehmers
  • Name, Anschrift und Kontaktdaten des Auftraggebers (Kunde)
  • Menge und Bezeichnung der bestellten Waren/Produkte
  • Vereinbarter Preis (Kaufpreis, Honorar)
  • Termin der Lieferung oder Leistung
  • Zahlungsbedingungen (Zahlungsweise, Fälligkeit, Skonto- oder sonstige Rabattangebote)
  • sonstige Lieferkonditionen (Versicherungs-, Fracht- und Verpackungskosten),
  • Eigentumsvorbehalt und Gerichtsstand

Eine Auftragsbestätigung kann noch mehr Dokumente beinhalten. Welche das sind, das hängt von mehreren Dingen ab: von der Branche, von der Art der Geschäftsbeziehung (B2B, B2C) und von der Auftragsart. Typische Begleitdokumente sind beispielsweise die AGB, technische Datenblätter und Zertifikate. Auch die Bedingungen für eine Kündigung des Vertrags sowie die Vertraulichkeits- und Datenschutzklauseln zählen dazu.

 

Während der Auftragsabwicklung kommt eine ganze Reihe von Belegen zusammen, aber nie zwingend alle bei allen Arten von Geschäften. Das variiert je nach der der Art des Auftrags und den beteiligten Parteien. Das hier sind typische Belege:

  • Angebot
  • Auftrag/Bestellung
  • Auftragsbestätigung
  • Kaufvertrag
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Zahlungsnachweis
  • Garantien und Gewährleistungen
  • Sonstige Korrespondenz (E-Mails, Briefe und Notizen)
Viele Gründe sprechen dafür, eine Software für die Auftragsabwicklung zu nutzen. Hier sind die wichtigsten:
 
Sie sparen Zeit und Nerven
Es ist mühsam, jedes einzelne Dokumente vom Angebot bis zur Rechnung in separaten Word- und Excel-Dateien anzulegen. Bei einer Auftragssoftware stehen Ihnen professionelle Vorlagen zur Verfügung, die schon alle nötigen Angaben enthalten. Zudem minimieren automatisierte Prozesse das Risiko für Fehler. Folgedokumente lassen sich mit nur wenigen Klicks erstellen. So wird aus dem Angebot im Handumdrehen die Auftragsbestätigung, der Lieferschein oder die Rechnung. Das alles spart Ihnen viel Zeit, Geld und auch Nerven.
 
Sie können besser planen
Sie greifen in Echtzeit auf ihre Daten zu. Dadurch können Sie jederzeit prüfen, welche Aufträge gerade in Bearbeitung sind, welche bereits abgeschlossen sind und welche noch anstehen. Das ermöglicht Ihnen, besser zu planen und Engpässe zu vermeiden.
 
Ihre Kunden bleiben Ihnen treu
Mithilfe einer Auftragssoftware können Sie die Bestellungen ihrer Kunden schneller bearbeiten und ihre Anfragen effizienter beantworten. Das wissen ihre Kunden zu schätzen und kaufen auch in Zukunft gern wieder bei Ihnen.
 

Sie sind Kleinunternehmer und stellen sich die Frage, ob sich auch für Sie eine digitale Auftragsbearbeitung lohnt? Die Antwort ist ein klares Ja!

Sie profitieren von denselben Vorteilen wie ein großes Unternehmen: Sie können Ihre Aufträge schneller abwickeln und Ihren Kunden einen besseren Service bieten. Ganz egal, wie groß die Datenmenge ist, die Sie verarbeiten, die Daten sind stets exakt und rechtskonform. Zudem sind sie zentral gespeichert und so können Sie jederzeit von überall auf sie zugreifen.

Viele Ihrer Geschäftspartner und Mitbewerber übermitteln die Daten bei der Annahme oder Abgabe von Aufträgen schon digital. Lassen Sie sich hier nicht abhängen – profitieren auch Sie von den Vorteilen, die Ihnen eine Auftragsabwicklungssoftware bietet.

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