Eine Auftragsbearbeitungssoftware ist für Unternehmen ein wertvolles Tool. Mit seiner Hilfe können sie die gesamte Auftragsabwicklung automatisieren und vereinfachen. Es hilft Ihnen, die Kundenaufträge zu erfassen und zu verwalten. Zudem ermöglicht es, den gesamten Ablauf inklusive des Lieferstatus zu steuern und zu überwachen. Da die Aufträge perfekt dokumentiert sind, können sie auch im Nu die Rechnungen stellen.
Eine moderne und skalierbare Auftragssoftware verbessert somit nicht nur die Qualität und Effizienz. Sie trägt vielmehr dazu bei, dass Ihre Mitarbeiter zufriedener und motivierter sind. Nicht zuletzt sorgt sie für zufriedenere Kunden, die schneller zahlen.
Auf dem Markt gibt es einige Auftragsabwicklung Anbieter. Um die ideale Software für die Auftragsbearbeitung zu finden, sollten Sie bei einem Vergleich auf diese Leistungsmerkmale achten:
**Wenn Sie Ihren Vertrag vor Ablauf des Testzeitraums nicht kündigen, entstehen Ihnen automatisch Kosten für den Folgemonat.
Mit Sage 50 konnten wir viele Vorgänge vereinfachen. Wenn ein Kunde anruft, haben wir direkten Zugriff auf alle Daten und können damit perfekt auf den Kunden eingehen.
Michael Roos, Geschäftsführer
ROOS Dental GmbH & Co.KG
Statt 200 Seiten umständlich übertragen zu müssen, kann man nun wunderbar fast auf Knopfdruck damit arbeiten.
Michael Klerkx, Geschäftsführer
Helbig & Bertholdt OhG
Ich bin seit vielen Jahren Sage Kunde und absolut zufrieden, weil das einfach die besten Lösungen am Markt sind.
Heinz-Werner Schorn, Inhaber
Buchhaltungsbüro Schorn
Die Auftragsabwicklung bezieht sich auf alles, was nötig ist, um den Auftrag des Kunden zu erfüllen. Sie umfasst deshalb in der Regel die folgenden Arbeitsabläufe:
Normalerweise arbeiten mehrere Personen und Abteilungen an diesem Prozess. Die Kunden erwarten, dass Sie den Auftrag schnell und zuverlässig bearbeiten und auf ihre individuellen Wünsche eingehen. Das können Sie nur, wenn Sie Ihr Auftragswesen gut organisieren. Eine Auftragsbearbeitung Software hilft Ihnen dabei, die Abteilungen zusammenzubringen, sie zu koordinieren und so für einen reibungslosen Ablauf zu sorgen.
Es gibt ganz unterschiedliche Arten von Aufträgen. Um welchen es sich handelt, das hängt zunächst einmal von der Art des Produkts oder der Dienstleistung ab. Aber auch die Art des Unternehmens oder die dem Auftrag zugrundeliegende Geschäftsbeziehung können eine Rolle spielen. Hier ein paar der häufigsten Auftragsarten:
Der Verkaufsauftrag wird von einem Kunden platziert, um ein Produkt oder eine Dienstleistung zu kaufen.
Der Produktionsauftrag bezieht sich auf die Herstellung von Produkten.
Der Dienstleistungsauftrag hat mit der Erbringung von Dienstleistungen aller Arten zu tun. Dabei kann es sich um einen Serviceauftrag oder um eine beratende Tätigkeit handeln, wie etwa eine klassische Unternehmensberatung. Eine Beratung kann aber auch im Bildungs- oder Kreativbereich stattfinden. Die Leistungen, die mit der Beratung einhergehen, werden meist detailliert beschrieben, was die Sache recht aufwendig macht.
Der Serviceauftrag ist eine spezielle Art des Dienstleistungsauftrags. Er beschreibt in der Regel technische oder handwerkliche Dienstleistungen. Es kann hier aber ebenso gut um die Installation und Wartung einer Software gehen. Auch solche Leistungen sollten genau skizziert werden.
Der Wartungsauftrag wiederum hat die Erledigung ganz spezieller Aufgaben im Fokus. Diese dienen dazu, ein Produkt oder eine Anlage in einem guten Zustand zu halten oder mögliche Probleme zu vermeiden. So geht es hier etwa um die regelmäßige Prüfung und Wartung von Maschinen, Fahrzeugen oder Gebäuden.
Weiterhin lassen sich Aufträge auch nach der Art der Geschäftsbeziehung unterscheiden:
Beim Konsumgüterauftrag verkauft ein Unternehmen seine Produkte an den Endverbraucher. Diese Art der Geschäftsbeziehung wird auch als Business-to-Consumer (B2C) bezeichnet. Der Unternehmer bietet seine Produkte oder Dienstleistungen direkt an, etwa über ein Ladengeschäft, den Onlineshop oder über einen Katalog. Muss der Kunde das Produkt nur noch auswählen, dann gestaltet sich diese Art des Auftrags einfach. Anders ist das bei Produkten, die die Kunden nach ihren Wünschen konfigurieren können, wie etwa Autos oder personalisierte Möbel. Hier entsteht ein höherer Aufwand.
Der Industrieauftrag ist ein Handelsabkommen zwischen zwei Unternehmen, findet also von Business-to-Business (B2B) statt: Das eine benötigt bestimmte Waren oder Dienstleistungen, das andere liefert sie. Oftmals handelt es sich bei solchen Aufträgen um neue und noch dazu maßgeschneiderte Produkte, etwa um eine Maschine. Ein B2B-Auftrag kann also sehr komplex sein.
Der Handwerksauftrag ist eine Vereinbarung, die ein Handwerker und sein Kunde miteinander treffen. Er beschreibt die Art, den Umfang und die Kosten der Leistung(en) des Handwerkers. Ferner informiert er über die Zahlungsbedingungen, die Garantien und auch über die Haftungsbeschränkungen. Ein Leistungskatalog stellt zwar eine gute Basis dar, um einen solchen Auftrag zu erstellen. Dennoch muss der Handwerksauftrag individuell an die Bedürfnisse des Kunden angepasst werden.
Vorab, ein Auftrag ist keine Auftragsbestätigung. Bei einem Auftrag handelt es sich vielmehr um eine Willenserklärung des Kunden (Auftraggeber). Mit dieser beauftragt er den Auftragnehmer, eine bestimmte Leistung zu erbringen. Zwar kann der Kunde den Auftrag auch mündlich erteilen, doch es empfiehlt sich in jedem Fall die Schriftform. Ein solcher Auftrag sollte die folgenden Angaben enthalten:
Der Auftragnehmer muss den Auftrag nicht zwingend schriftlich bestätigen, er kann dies auch mündlich oder elektronisch tun. Es ist jedoch sinnvoll, die getroffene Vereinbarung schriftlich und somit für beide Parteien verbindlich festzuhalten. So lassen sich Missverständnisse vermeiden und im Falle eines Rechtsstreits existiert ein Beleg. Um eine einwandfreie Abwicklung des Auftrags sicherzustellen, sollte die Auftragsbestätigung die folgenden Angaben enthalten:
Eine Auftragsbestätigung kann noch mehr Dokumente beinhalten. Welche das sind, das hängt von mehreren Dingen ab: von der Branche, von der Art der Geschäftsbeziehung (B2B, B2C) und von der Auftragsart. Typische Begleitdokumente sind beispielsweise die AGB, technische Datenblätter und Zertifikate. Auch die Bedingungen für eine Kündigung des Vertrags sowie die Vertraulichkeits- und Datenschutzklauseln zählen dazu.
Während der Auftragsabwicklung kommt eine ganze Reihe von Belegen zusammen, aber nie zwingend alle bei allen Arten von Geschäften. Das variiert je nach der der Art des Auftrags und den beteiligten Parteien. Das hier sind typische Belege:
Sie sind Kleinunternehmer und stellen sich die Frage, ob sich auch für Sie eine digitale Auftragsbearbeitung lohnt? Die Antwort ist ein klares Ja!
Sie profitieren von denselben Vorteilen wie ein großes Unternehmen: Sie können Ihre Aufträge schneller abwickeln und Ihren Kunden einen besseren Service bieten. Ganz egal, wie groß die Datenmenge ist, die Sie verarbeiten, die Daten sind stets exakt und rechtskonform. Zudem sind sie zentral gespeichert und so können Sie jederzeit von überall auf sie zugreifen.
Viele Ihrer Geschäftspartner und Mitbewerber übermitteln die Daten bei der Annahme oder Abgabe von Aufträgen schon digital. Lassen Sie sich hier nicht abhängen – profitieren auch Sie von den Vorteilen, die Ihnen eine Auftragsabwicklungssoftware bietet.
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