Das Dokumentenmanagement stellt Informationen in Dateiform für verschiedene Verwendungszwecke schnell zur Verfügung. Darüber hinaus übernimmt diese Form der Verwaltung von verschiedenen Dateien weitere wichtige Funktionen, die einen reibungslosen Betriebsablauf gewährleisten.
Die Bestandteile eines Dokumentenmanagement-Systems
Die digitale Archivierung bildet das Herzstück des Dokumentenmanagements. Es sorgt dafür, dass sämtliche Abteilungen beziehungsweise Mitarbeiter auf die erforderlichen Dateien jederzeit schnell und unkompliziert zurückgreifen können. Zu diesem Zweck erfolgt die digitale Aufbewahrung zentral in einem einzigen System. Zusätzlich umfasst das Dokumentenmanagement auch die Digitalisierung von Schriftstücken in Papierform. Durch Einscannen werden zum Beispiel Rechnungen, unterschriebene Verträge aller Art sowie Lieferpapiere zu Dateien. Das Dokumentenmanagement-System verwaltet sie anschießend genauso wie Excel- und Word-Dokumente.
Die Arbeitsweise eines Dokumentenmanagement-Systems
Ein derartiges System besitzt die Form einer Datenbank. Sie speichert wichtige Informationen über alle verwalteten Dokumente, wie das Datum der Einstellung, Kategorie, Schlagwörter und Ähnliches. So lassen sich benötigte digitale Unterlagen ohne viel Zeitaufwand schnell finden.
Tipp:
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Fortschrittliche Dokumentenmanagement-Systeme arbeiten mit Workflow-Parametern. Diese basieren auf spezifischen Kennzeichen der einzelnen Dokumente, wie Auftrags- oder Angebotsnummer. Das System schickt im Rahmen von regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben beziehungsweise Projekten die benötigten Dokumente selbstständig an die Bearbeiter. Alternativ ist es möglich, den Mitarbeitern einen Link auf ein zentral gespeichertes Arbeitspapier zu ermöglichen. Dabei ist sichergestellt, dass die Bearbeiteter eine bestimmte Reihenfolge einhalten.
Die Vorteile des Dokumentenmanagement-Systems
Der automatische Belegfluss bietet verschiedene Vorteile: Die Durchlaufzeit verringert sich, während die Arbeitseffizienz steigt. Außerdem sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass die beteiligten Mitarbeiter wichtige Bearbeitungsschritte vergessen oder nicht bzw. nur unzureichend dokumentieren. Auch der Verlust von Dokumenten lässt sich durch die Nutzung eines Dokumentenmanagement-Systems konsequent verhindern. Allerdings kann dies nur gelingen, wenn der Arbeitsablauf die sofortige Erfassung aller Papier- und digitalen Dokumente vorsieht. Darüber können die verantwortlichen Führungskräfte aufgetretene Fehler schnell analysieren, um deren Ursachen zu beseitigen. Die durch ein modernes Dokumentenmanagement erreichbare Transparenz bewirkt außerdem die klare Abgrenzung von Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten.
Die Einrichtung eines leistungsstarken Dokumentenmanagements ist im Hinblick auf Compliance-Aspekte sinnvoll. Unternehmer setzen auf diese Weise die gesetzlichen und ethischen Vorgaben für eine ordentliche Geschäftsführung um. Ein dementsprechender Bedarf ergibt sich zum Beispiel häufig im Rahmen von Jahresabschlussprüfungen durch Wirtschaftsprüfer oder von steuerlichen Steuerprüfungen durch das Finanzamt. Dann können die verantwortlichen Mitarbeiter die Einhaltung der einschlägigen Vorschriften zuverlässig und ohne großen Aufwand nachweisen.
Hinweis: Damit das Dokumentenmanagement-System tatsächlich den hohen Anforderungen entspricht, die externe Prüfer stellen, muss die dafür verwendete Software revisionssicher sein. Dazu gehört unbedingt, dass die Speicherung aller relevanten Dateien beziehungsweise Dokumente in einer nicht veränderbaren Form erfolgt.
Softwarebescheinigung als Gütesiegel
Ein wichtiges Qualitätsmerkmal der DMS Systeme ist die Prüfung und Zertifizierung nach dem „IDW PS 880“ Standard.
Mit der Bescheinigung wird die Einhaltung der gesetzlichen oder branchenspezifischen Vorgaben bestätigt. Hierbei finden in regelmäßigen Abständen Prüfungen gegenüber den Aufsichtsbehörden statt. Die eigentliche Zertifizierung ist dabei unabhängig von Art und Umfang und losgelöst von der Implementierung der jeweiligen Buchhaltungssoftware.
