Wechsel der Auftrags- und Buchhaltungssoftware: Das sind die 7 Top-Gründe

Warum ein ERP in der Cloud wählen? Oliver Rozic, Vize President Product Engineering bei Sage, informiert über die Vorteile von Cloud-Lösungen. Digitalisierung Strategie ERP Cloud

Am Anfang einer Firmengründung steht die Unternehmensidee, die angehende Unternehmer gerne umsetzen möchten. Erst später fällt der Blick auf weitere Aufgaben, die zum Führen des Unternehmens wichtig sind. Dazu zählen zum Beispiel die Auftragsbearbeitung, Buchhaltung oder Erfüllung von gesetzlichen Vorgaben. Häufig wird anfangs eine Softwarelösung gewählt, die möglichst preisgünstig ist und nur die rudimentärsten Anforderungen für das Unternehmen abdeckt. Kommt die Firma dann so richtig ans Laufen, wird schnell klar, dass notwendige oder wichtige Funktionalitäten fehlen, die das Arbeitsleben erleichtern. In diesem Fall ist über einen Wechsel der Software nachzudenken.

Sind auch bei Ihnen die Anforderungen an Ihre ERP Software gestiegen? Denken Sie beispielsweise über eine Optimierung und Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse nach? Oder müssen Sie schlichtweg eine professionelle Bilanz erstellen oder wollen individuelle Konten anlegen?

Die Motive für einen Wechsel können von Firma zu Firma unterschiedlich sein. Doch eins ist bei allen gleich: die bestehende Software stößt an ihre Grenzen, weil sie nicht ausbaufähig ist.

7 Top-Gründe, die zu einem Wechsel führen

Nachfolgend zeigen wir Ihnen die 7 häufigsten Gründe, die zum Wechsel einer Auftrags- und Buchhaltungssoftware führen:

1. Professioneller Jahresabschluss

Oft ist bei einem wachsenden Unternehmen eine EÜR nicht mehr ausreichend. Dies ist der Fall, sobald die Pflicht zur doppelten Buchführung besteht. Dann gilt es, eine Softwarelösung zu finden, mit der Sie im Stande sind, eine professionelle GuV, Bilanz und Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) zu erstellen.

Praktisch ist es, wenn Sie mittels einer geeigneten Lösung Ihrem Steuerberater direkt einen Online-Zugriff für eine entspannte Zusammenarbeit anbieten können.

2. Individuelle Konten und Saldenvorträge

Häufig stört es Unternehmer, dass sie mit ihrer rudimentären Software keine individuellen Konten erstellen können. Dadurch kann es im Unternehmen zu fehlerhaften Buchungen oder inkorrekten Auswertungen kommen.

Mit einer modernen Software wie Sage ERP erstellen Sie ganz einfach Ihre individuellen Konten. Darüber hinaus können Sie diese jederzeit mittels der flexiblen Erweiterungsmöglichkeiten anpassen. Selbst Saldenvorträge für alle Kontenklassen sind möglich.

3. Digitales Arbeiten

Sie arbeiten noch nicht komplett digital mit der jetzigen Software? Sie wünschen sich ein papierarmes oder noch besser ein papierloses Büro? Die Lösung ist ein integriertes Dokumenten-Management-System (DMS). Damit arbeiten Sie nicht nur komplett digital und gesetzeskonform, sondern es bietet enorme Potentiale zur Zeitersparnis. Zudem ist es 100 % ressourcenschonend.

Alle Dokumente sind jederzeit und überall im Zugriff. Gesuchte Informationen werden umgehend gefunden und sind so in Sekundenschnelle zur Hand – ob im Büro oder unterwegs auf dem Tablet.

4. Intelligente Vertragsverwaltung

Verfügt die Software über eine intelligente Vertragsverwaltung, ist es Unternehmern und deren Mitarbeitern möglich, stets den Überblick über alle Kundenverträge zu behalten. Mit umfangreichen Auswertungsmöglichkeiten steuern auch Sie Ihr Geschäft optimal.

Sie können damit sogar wiederkehrende „Abo- oder Wartungsverträge“ abbilden. Dies ist insofern gut, wenn Ihr Geschäftsmodell zum Beispiel ein Miet-Modell vorsieht, bei dem monatlich, quartalsweise oder jährlich wiederkehrende Belege wie z.B. Rechnungen erstellt werden.

5. Umfassendes Bestellwesen

Mit einem Bestellwesen vereinfachen Sie die komplette Beschaffung Ihres Einkaufs. Das Post-It am Bildschirm, das ein bestimmter Artikel keinen Warenbestand mehr aufweist und schnell nachbestellt werden muss, gehört der Vergangenheit an. Über einen digitalen Bestellprozess organisieren Sie Ihren Einkauf von der Preisanfrage über die Bestellung bis hin zur Wareneingangslieferung automatisiert.

In Echtzeit können sämtliche Auswertungen eingesehen werden. So sind Sie auf der sicheren Seite und behalten stets den Überblick über Ihre Warenbestände.

6. Individuelle Kundenstrategien

Nicht jede Software ermöglicht Unternehmern eine individuelle Kundenansprache. Dabei ist dies von großem Nutzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Mit der richtigen Lösung können Sie einfach und schnell Ihre Texte für Angebote, Aufträge, Mahnungen, etc. individualisieren. Formulieren Sie Ihre Mahntexte mit dem psychologischen Touch, der Ihnen gefällt und gut bei Ihren Kunden ankommt.

Nutzen Sie zudem unterschiedliche Preis- und Rabattlisten, um beispielsweise Sonderaktionen für bestimmte Kunden oder Artikel exklusiv zu verwenden.

7. Inventur

Meist am Jahresende findet die jährliche Inventur statt. Für viele Unternehmen heißt dies: vom Azubi bis zum Geschäftsführer helfen alle mit, die Lagerbestände zu zählen, zu prüfen und zu erfassen.

Mit einer geeigneten Software eröffnen Sie in wenigen Schritten die Inventur. Sie vergleichen über Tablet die Buchbestände und korrigieren Bestandsdifferenzen direkt, ohne lästigen Papierkram. Auch die Inventurbewertung geht Ihnen mit dem Tablet leicht von der Hand.

Fazit zum Wechsel der Softwarelösung

Sie arbeiten noch mit einer schlichteren Softwarelösung und stoßen an deren Grenze? Dann vergeuden Sie nicht länger wertvolle Zeit, sondern denken Sie über einen Wechsel Ihres Softwareanbieters nach. Dies ist insbesondere dann sinnvoll, wenn Ihre speziellen Anforderungen mit der jetzt eingesetzten Softwarelösung nicht erweiterbar sind.

Artikelserie

Für Unternehmer, die ihre Auftrags- und Buchhaltungssoftware wechseln möchten, haben wir die wichtigsten Wechselgründe des obigen Artikels näher beleuchtet und eine Artikelserie erstellt. Die Serie besteht bisher aus folgenden Artikeln. Weitere kommen hinzu:

Artikel 1
Wechsel der Auftrags- und Buchhaltungssoftware: Das sind die 7 Top-Gründe

Artikel 2
Lagerbestände jederzeit im Griff: So gelingt die Inventur ganz leicht

Artikel 3
Digitalisierung kann so einfach sein!