Einkauf & Beschaffung

Lagerbestände stets im Griff: So gelingt Ihre Inventur ganz leicht

Viele Unternehmer sehen die Inventur als lästiges Übel an und tun sich mit der regelmäßigen Bestandsaufnahme schwer. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie noch Neulinge auf dem Gebiet sind. Schnell kommt es dann zu einem Ausnahmezustand, bei dem gegebenenfalls sogar Nacht- oder Wochenendarbeit angesagt ist, damit alle Gegenstände gezählt, gewogen oder gemessen werden.

Viele Unternehmer sehen die Inventur als lästiges Übel an und tun sich mit der regelmäßigen Bestandsaufnahme schwer. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn sie noch Neulinge auf dem Gebiet sind. Schnell kommt es dann zu einem Ausnahmezustand, bei dem gegebenenfalls sogar Wochenend- oder Nachtarbeit angesagt ist, damit alle Gegenstände gezählt, gewogen oder gemessen werden.

Damit Ihre kommende Inventur Ihnen leichter von der Hand geht, geben wir Ihnen Tipps und haben im kostenlosen Ratgeber unter anderem auch eine Checkliste für Ihre Inventur für Sie vorbereitet.

Inventur – was ist das eigentlich?

Die Inventur gilt als Quelle für die Datengewinnung zum buchhalterischen Jahresabschluss und zur Bestandsüberwachung von Lager- und Vermögenswerten. Anlässe für ihre Erstellung können Geschäftsgründungen, Betriebsübernahmen sowie Geschäftsauflösungen sein. Im laufenden Geschäftsbetrieb kommen die Stichtags-, die zeitversetzte oder die Permanentinventur infrage.

Für diese Arten gibt es sehr leistungsfähige Software-Lösungen, die Inhabern und Mitarbeitern viel Arbeit abnehmen und die Übersicht nachhaltig erleichtern. Dies bezieht sich sowohl auf das Vermögen (Eigenkapital, Geldanlagen, Maschinen- und Fuhrpark sowie Lagerbestände), als auch auf die Schulden. Auch wird die Überschuss-Erfassung (Aktiva-Passiva-Abgleich) einbezogen.

Kostenfrei: Checkliste Inventur

Damit sind Sie bestens für Ihre Inventur vorbereitet:

  • Wir erklären, worauf es bei jedem einzelnen Schritt der Inventur ankommt.
  • Eine praktische Inventur-Checkliste zum Eintragen Ihrer Notizen.

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Es rechnet sich: günstig und praktisch

Auch für das Mittelstands-Budget lässt sich mit einer geeigneten Software eine Echtzeitüberwachung realisieren, die vor allem für ein optimales betriebliches Monitoring ausgesprochen wichtig ist. Diese unterstützt obendrein die ständige Bestandserfassung an mehreren Standorten und Lagern zugleich. Und zwar für das gesamte der Inventur zugrundeliegende Inventar: Zugänge und Abgänge aus Einkauf, Standortumschichtungen und Verkauf werden zeitlich fortlaufend darstellbar. Wareneingangsprotokolle und Verkaufslisten lassen sich somit jederzeit unkompliziert erstellen.

Tipp: Ihre Software stößt an ihre Grenzen? Dann wechseln Sie sie einfach, schnell und sicher: Nutzen Sie eine moderne Cloud-Lösung – so klappt es auch ganz easy mit Ihrer Inventur.

Ein Inventur-Plus an Auswertung

Die Inventur ist damit kein lästiges Muss mehr, sondern eine erfolgsunterstützende Quelle an Information und Analysehintergrund. Funktionsbereiche wissen hierdurch permanent, worauf eventuell gerade zu reagieren ist. Das fortwährende Mengen-Reporting ermöglicht, dass rechtzeitig Auffüll-Mengen für einen Verkaufsartikel zur Verfügung stehen. Konsequenz: Mit einer geeigneten Lösung haben Sie einen umfassenden Überblick über Ihr Inventar. Insbesondere im Verkauf wird durch diese Maßnahme die positive Umsatzentwicklung unterstützt. Der Vertrieb kann jederzeit abrufen, was genau lieferbar ist. Dies stärkt die Kundenzufriedenheit und vermindert Pannen wegen unerwartet längerer Lieferzeiten.

Die strategische Nutzenseite

Gleichzeitig wird es für die Geschäftsleitung leichter, durch den perfekten Überblick über alle relevanten Kennzahlen eine kontinuierliche Unternehmensdurchleuchtung vorzunehmen. Mit anderen Worten: Was ist aktuell tatsächlich vorhanden, in welchen Relationen stehen Aktiva- und Passiva-Positionen einander gegenüber und welche Schlussfolgerungen sind aktuell zu ziehen?

Das hilft, wichtige Entscheidungen und den konkreten Handlungsbedarf zu identifizieren. Dies ist nicht zuletzt deshalb möglich, weil außer der körperlichen Inventur an Warenbeständen, die sich zählen, messen wiegen oder zur Not auch schätzen lassen (etwa im Falle von Schüttgut), auch die Ermittlung von Buchwerten wie ein perfektes Räderwerk in einer modernen Warenwirtschaftssoftware einstellbar sind. Sowohl für die körperliche als auch für die Buch-Inventur können Bewertungs-Parameter festgesetzt und mittels Protokoll verändert werden, falls erforderlich.

Inventurdifferenzen können dadurch leicht identifiziert und direkt behoben werden. Eine zusätzliche Möglichkeit, die Inventurarbeit zu automatisieren besteht darin, Lagerbestände digital per Tablet zu erfassen. Unbemerktem Schwund und Diebstahl kann auf diese Weise schnell und effizient vorgebeugt werden

Verantwortungsvolle Inventur ja, Sorgen nein

Selbstverständlich lassen sich über die Inventurerfassung in der Software alle notwendigen Ist-Bestände mit den Buchbeständen vergleichen, und die erforderlichen Änderungen können direkt digital mit dem Tablet erfasst werden. Ein besonderes Augenmerk liegt dabei auf dem Artikelbewertungssatz, der pro Artikel vergeben werden kann.

Bei der Inventurerfassung ist eine genaue Nachvollziehbarkeit für alle Inventurschritte jederzeit gegeben. Damit der Zugriff auf vorhandene Warenbestände ortsunabhängig funktioniert, haben Führungskräfte die Möglichkeit, gegenwärtige Inventur-Eckwerte direkt von unterwegs abzurufen. Das ist insbesondere in den Momenten praktisch, wenn man auf Geschäftsreise ist, in wichtigen Verhandlungen steht oder etwas mit seinem Steuerberater klären will.

Nutzen Sie Ihre Bestandsaufnahme und führen Sie zeitgleich eine Anlageninventur aller Gegenstände im Unternehmen durch. Dadurch erhalten Sie einen besseren Überblick der Vermögensverhältnisse an einem bestimmten Stichtag.

Die Entlastung für alle Verantwortlichen besteht somit in einem umfassenden Mix an enthaltenen Erleichterungen, Hilfestellungen und Monitoring-Prozessen.

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