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Bin ich eigentlich zur Inventur verpflichtet?

Recht, Steuern und Finanzen

Bin ich eigentlich zur Inventur verpflichtet?

Für die meisten ist eine Inventur mit großem Aufwand, Zeit und Kosten verbunden. Dennoch ist für viele die gesetzlich vorgeschriebene Inventur Pflicht. Dabei hat die Bestandsaufnahme auch Vorteile: Denn so behalten Unternehmer einen aktuellen Überblick über ihre wirtschaftliche Lage.

Per Definition ist eine Inventur die Bestandsaufnahme von Vermögenswerten und Schulden eines Unternehmens beispielsweise durch Zählen, Messen oder Wiegen.

Bestandsaufnahme – wozu braucht man das?

Sind wirklich 1.500 Ballen Stoff oder 750 Ersatzteile im Bestand? Eine relevante Frage, die geklärt werden sollte. Dazu dient eine Inventur. So entsteht ein Abgleich des tatsächlich vorhandenen Bestandes mit dem Bestand, der in den Büchern steht. Bei jeder Inventur sind die Bestände nach Räumen und Bereichen getrennt aufzunehmen. Dazu zählen etwa das Lager, die Werkstatt und der Schau- und Verkaufsraum. Aufgenommen werden müssen die Bestände an Waren, Betriebs- und Hilfsstoffe, fertige und unfertige Erzeugnisse, alle beweglichen Gegenstände des betrieblichen Anlagevermögens, Forderungen und Schulden sowie alle übrigen Vermögensgegenstände. Geregelt in § 240 HGB. Werden Abweichungen festgestellt, sind oft mengen- und wertmäßige Korrekturen durchzuführen. Die dafür notwendigen Buchungen wirken sich auf das Ergebnis einer Unternehmung aus. Erhöht sich beispielsweise der Warenbestand, so mindert sich dadurch der Wareneinsatz und der Gewinn des Unternehmens erhöht sich. Verringert sich der Warenbestand, so tritt eine Gewinnminderung ein. Damit sorgt u.a. eine Inventur, die gemäß der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung durchgeführt wird, für ein umfassendes Bild der Vermögens- und Finanzlage des Unternehmens. Zusätzlich dient die Inventur als Quelle für die Datengewinnung zum buchhalterischen Jahresabschluss, außerdem zu Bestandsüberwachung von Lager- und Vermögenswerten.

Verschiedene Inventurverfahren

Ausgehend von den Objekten gibt es verschiedene Inventurverfahren. Bei der körperlichen Inventur geht es um die die körperliche Aufnahme der vorhandenen Vermögensgegenstände wie Waren, Bargeld und Gebäude. Dazu gehören beispielsweise auch Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe sowie Vorräte. Die Menge der einzelnen Vermögensgegenstände wird durch Messen, Wiegen oder Zählen erfasst. Die Buchinventur dagegen ist die wertmäßige Erfassung aller nicht greifbaren Werte. Das sind Bankguthaben, Schulden, ausstehende Forderungen, immaterielle Vermögensgegenstände oder Verbindlichkeiten. Bei der Anlageninventur schließlich wird eine Bestandsaufnahme sämtlicher beweglicher Gegenstände des Anlagevermögens durchgeführt. Das betrifft Maschinen, den Fuhrpark sowie Betriebs- und Geschäftsausstattungen. Jeder Vermögensgegenstand wird dabei mit seiner Bezeichnung, seinem Wert am Bilanzstichtag, dem Anschaffungs- oder Herstellungstag, seiner betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer sowie den Jahresabschreibungen erfasst.

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Unterschiedliche Zeitpunkte von Inventuren

Prinzipiell regelt § 240 des Handelsgesetzbuches die Zeitpunkte einer Inventur. Das sind der Beginn einer Geschäftstätigkeit sowie die Auflösung oder der Verkauf eines Unternehmens. Zudem muss eine Inventur jährlich durchgeführt werden. Wann im Jahr und wie exakt die Inventur gestaltet wird, können Unternehmen selbst entscheiden. Sie haben die Wahl zwischen verschiedenen gesetzlich zulässigen Inventurmethoden, die in § 241 Handelsgesetzbuch festgelegt sind.

Bei der Stichtagsinventur wird das Inventar an einem festgelegten Stichtag, oft der Bilanzstichtag oder innerhalb von zehn Tagen vor oder nach diesem Datum, mengenmäßig erfasst. Vorteilhaft ist dabei, dass die ermittelten Bestände und Werte einem festen Stichtag zugeordnet werden müssen. Und durch den Zeitraum von 20 Tagen verfügen Unternehmen über eine gewisse Flexibilität. Nachteilig ist dagegen der hohe Arbeitsaufwand und die Betriebsunterbrechung zur Durchführung der Inventur.

Unternehmen mit großen Lagerbeständen entscheiden sich häufig für die permanente Inventur, die fortlaufend über das gesamte Geschäftsjahr verteilt durchgeführt wird. Das Inventar kann dabei beispielsweise monatlich oder einmal im Quartal aufgestellt werden. Für die permanente Inventur ist es nötig, ein Lagerbuch und Listen aller Zu- und Abgänge zu führen. Ein Nachteil kann der hohe Aufwand für die Buchführung sein, der durch die fortlaufende Bestandsaufnahme entsteht, vor allem für unkontrollierbare Abgänge durch Verderb oder Zerbrechlichkeit.

Die verlegte Inventur ermöglicht den Unternehmen eine besondere Flexibilität durch einen frei gewählten Zeitpunkt, denn sie ist innerhalb eines Zeitraums von maximal drei Monaten vor und höchstens zwei Monaten nach dem Stichtag machbar. Damit ist die Durchführung einer Inventur in einer weniger arbeitsreichen Phase denkbar – oder bei niedrigem Bestand. Aufwändig dagegen die Fort- und Rückschreibung. Dadurch entstehen Differenzen in der Buchhaltung und ein größerer Arbeitsaufwand. Nützliche Tipps für die Buchhaltung allgemein gibt dabei das aktuelle eBook Jahresabschluss.

Schließlich ist noch die Stichprobeninventur zulässig, die vor allem in Großbetrieben zum Einsatz kommt. Eine umfassende Bestandsaufnahme ist dabei nur bei den hochwertigen Gegenständen erforderlich. Alle übrigen Vorräte und Waren werden mit repräsentativen Stichproben gecheckt. Eine echte Zeitersparnis! Die Ergebnisse sind anschließend mithilfe mathematisch-statistischer Methoden hochzurechnen. Durch Rechenfehler könnte aber nur ein Teil der Lagerbestände exakt erfasst wird. Deswegen kann durch die Hochrechnung nicht davon ausgegangen werden, dass das Ergebnis auch wirklich mit den tatsächlichen Lagerbeständen übereinstimmt.

Nicht alle Unternehmen sind zur Inventur verpflichtet

Grundsätzlich gilt: Nach § 1 Handelsgesetzbuch ist jeder Kaufmann verpflichtet, sowohl bei Geschäftseröffnung als auch auf den Schluss eines jeden Geschäftsjahres auf Grund einer Bestandsaufnahme ein Verzeichnis und damit ein Inventar seiner Vermögensgegenstände und Schulden aufzustellen.

Dies bedeutet, dass Freiberufler prinzipiell keine Inventur vornehmen müssen. Doch dies gilt auch für diejenigen Unternehmer, die ihre Gewinne anhand einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Dies betrifft aber nicht die kapitalmarktorientierten Einzelkaufleute mit kleiner Unternehmensgröße. Die Begründung der Buchführungspflicht ist in § 141 AO geregelt. Sie wird durch die Höhe des Umsatzes, des Gewinns oder des Vermögens begründet. Wird auch nur einer der dort genannten Werte überschritten, so besteht die Verpflichtung zur Buchführung. Das gilt auch für das einmalige Überschreiten. Bei gewerblichen Unternehmen etwa wird die Buchführungspflicht bei einem steuerbaren Umsatz von mehr als 600.000 € begründet. Der Gewinn aus Gewerbebetrieb muss mehr als 60.000 € betragen. Hier ist allerdings § 241a HGB zu beachten.

Diese Unternehmen können sich entscheiden: für doppelte kaufmännische Buchführung, Inventur und Jahresabschlusses – bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung – oder nur für eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und den Verzicht auf eine Inventur.

Dennoch können auch Nicht-Kaufleute aus steuerrechtlichen Gründen dazu verpflichtet sein, zu bilanzieren – und damit auch zu einer Inventur. Dies betrifft aber nur diejenigen, die die genannten Schwellenwerte überschreiten. Ist dies der Fall, muss man nicht automatisch mit der Bilanzierung beginnen, sondern kann auf die Aufforderung des Finanzamtes warten.

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