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Vor- und Nachteile einer digitalen Anlagen­inventur

Recht, Steuern und Finanzen

Vor- und Nachteile einer digitalen Anlagen­inventur

Es gibt sie, die Software, um eine digitale Anlageninventur im Unternehmen durchführen zu können. Nach § 240 HGB erfordert eine Anlageninventur viel Aufwand, will man den Anforderungen entsprechen. Dabei ist die Vorgehensweise, ausgedruckte Listen für eine Inventur zu verwenden, zeitraubend und umständlich. Meist sind die Ergebnisse auch nicht so genau, wie sie sein sollten. Die digitale Anlageninventur soll Abhilfe schaffen. Wir schauen genauer hin.

Tradition und Moderne

Die klassische Art und Weise bei einer Inventur ist, dass je nach Unternehmensgröße umfangreiche Inventarlisten ausgedruckt und an die Mitarbeiter verteilt werden. Ist die Inventur erfolgt, so müssen die Mitarbeiter das Inventurergebnis auf der Basis der Inventurlisten wieder in das System zurückübertragen. Der Zeitaufwand ist enorm und auch die Fehlerquote ist groß. Nicht nur, dass beim Erfassen der Inventurdaten Fehler auftreten können, auch das manuelle Einpflegen des Inventurergebnisses birgt Fehlerquellen in sich. Wurde der Inventurbestand nicht korrekt erfasst, so kann das weitere Kosten verursachen. Die digitale Anlageninventur bringt nicht nur eine deutliche Zeiteinsparung, sie führt auch zu der wünschenswerten lückenlosen Dokumentation des Inventars.

Digitalisierung und Umweltschutz mit der digitalen Anlageninventur

Klassisch wird die Inventur häufig mittels Excel-Tabellen durchgeführt. Was in kleinen Unternehmen schon schwierig werden kann, führt in großen Firmen mit vielen Anlagegütern und Kostenstellen häufig zu einem Chaos. Betroffene Mitarbeiter werden ein Lied davon singen können. Dazu kommen die Unmengen an Papier, die verbraucht werden. Nicht nur für die Inventurlisten, auch bei der Anschaffung eines Anlageguts müssen Mitarbeiter meist die Anschaffung in Papierform bestätigen. Vielen Buchhaltungen fehlt deshalb der Überblick über den Sachanlagenbestand. Anlageninventuren werden häufig auch nicht regelmäßig durchgeführt, anders als Wareninventuren. Selbst den erfahrensten Mitarbeitern fehlt manchmal das Hintergrundwissen, um eine Anlage bewerten zu können. Auch hier kann eine Fehlerquelle liegen. Sachanlagen, die nicht mehr auffindbar sind, werden überwiegend auch nicht erfasst. Anlageninventuren sind daher selten einmal korrekt.

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Vorteile der digitalen Anlageninventur

Die Anforderungen vonseiten der Buchhaltung und der Mitarbeiter sind, dass eine digitale Anlageninventur einfach und sicher sein muss. Auch der Zeitaufwand muss sich in einem geringen Rahmen bewegen. Die Inventuren der Anlagen müssen auch von Lehrlingen und studentischen Aushilfskräften ohne nennenswerte Probleme durchführbar sein. Die Erfassung erfolgt mittels mobilen Handscannern. Die Daten werden unmittelbar aus dem System gezogen und wieder zurückgespielt.

Mit der digitalen Anlageninventur erfolgt die Inventur nicht nur papierlos, sondern auch automatisiert. Dem § 240 HGB wird somit entsprochen.

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Schritte der digitalen Anlageninventur

Alle Sachanlagen müssen zunächst mit einem Barcode-Scanner erfasst und gekennzeichnet werden. Wichtig dabei ist, dass die Barcode-Etiketten gut lesbar und UV-beständig sind. Enthalten muss der Barcode:

  • den Firmencode,
  • das Firmenkürzel und
  • eine einmalige Erfassungsnummer für das Anlagegut.

Damit ist die Sachanlage erfasst. Anschließend wird die einmalige Erfassungsnummer aus dem Barcode-Etikett ausgelesen. Die so erfassten Daten werden an das System weitergegeben und mit den Sachanlagestammdaten abgeglichen.

Für die Buchhaltung besteht die Aufgabe darin, die erfassten Daten nach dem Abschluss der Inventur zu buchen und das Inventurergebnis zu prüfen. Das geschieht ganz leicht per Knopfdruck. Hat ein Unternehmen Kostenstellen angelegt, so kann die Buchhaltung den Verantwortlichen ihre Sachanlagenaufträge zuweisen.

Auf diese Weise lassen sich automatisierte Anlageninventuren jährlich einfach durchführen. Die Inventuraufträge an die jeweils Verantwortlichen werden durch die Buchhaltung mittels eines Workflows erstellt. Die Verantwortlichen können dann die Aufträge den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen. Über ein mobiles Gerät erhalten die Mitarbeiter ihre Inventuraufträge und können diese online/offline abarbeiten. Es wird nicht zwingend eine Verbindung zum Netzwerk benötigt. Auch wenn der Mitarbeiter eine Sachanlage findet, die nicht zu seiner Kostenstelle gehört, kann er diese mit der Raumnummer einscannen.

Dem zuständigen Verantwortlichen wird bei jeder Synchronisation der Status des Inventurauftrages zurückgemeldet. Muss es Veränderungen im Workflow geben, so kann er diese anstoßen. Möglich wäre etwa, dass ein Anlagegut von einer anderen Kostenstelle übernommen werden muss oder anders herum ein Anlagegut von seiner Kostenstelle an eine andere übertragen werden muss. Der mit der Inventur befasste Mitarbeiter kann den geänderten Status des Anlageguts annehmen oder ablehnen.

Sind alle Sachanlagen erfasst, kann der verantwortliche Mitarbeiter die Inventur abschließen. Der übergeordnete Verantwortliche prüft die Inventur, bearbeitet gegebenenfalls nach und bestätigt dann die Inventurangaben. Sachanlagen, die ausgemustert werden müssen, werden der Buchhaltung als zu verschrotten gemeldet. Die Buchhaltung prüft das und bucht die Daten entsprechend im System. 

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