Vor- und Nachteile einer digitalen Anlagen­inventur

Nach § 240 HGB erfordert eine Anlageninventur viel Aufwand, will man den spezifischen Anforderungen entsprechen. Dabei ist die Vorgehensweise, ausgedruckte Listen für eine Inventur zu verwenden, zeitraubend und umständlich. Meist sind die Ergebnisse auch nicht so genau, wie sie sein sollten. Die digitale Anlageninventur soll hier Abhilfe schaffen. Zumal es bereits Software gibt, um eine digitale Anlageninventur im Unternehmen durchführen zu können. In diesem Artikel schauen wir einmal genauer hin.

Tradition und Moderne

Bei einer auf klassische Art und Weise durchgeführten Inventur werden je nach Unternehmensgröße umfangreiche Inventarlisten ausgedruckt und an die Mitarbeiter verteilt. Ist die Inventur erfolgt, so müssen die Mitarbeiter das Inventurergebnis auf der Basis der Inventurlisten wieder in das System zurück übertragen. Der Zeitaufwand ist enorm und auch die Fehlerquote ist groß. Nicht nur, dass beim Erfassen der Inventurdaten Fehler auftreten können, auch das manuelle Einpflegen des Inventurergebnisses birgt Fehlerquellen in sich.

Wurde der Inventurbestand nicht korrekt erfasst, kann das bilanzielle Folgen haben: Die Bilanz wird falsch, der Wirtschaftsprüfer kann dadurch seinen Bestätigungsvermerk einschränken und der Betriebsprüfer des Finanzamtes kommt zu einem Schätzungsergebnis. Vor allem Letzteres kann im schlimmsten Fall die wirtschaftliche Existenz eines Unternehmens bedrohen und ein Steuerstrafverfahren nach sich ziehen.

Und genau hier setzt die digitale Anlageninventur an. Um falsche Bilanzen und Schätzungen durch Steuerprüfer und das Finanzamt zu vermeiden, sollten Unternehmen auf diese Art der Inventur setzen. Sie bewirkt nicht nur eine deutliche Zeiteinsparung, sie führt auch zu der wünschenswerten lückenlosen Dokumentation des Inventars.

Digitalisierung und Umweltschutz mit der digitalen Anlageninventur

Klassisch wird die Inventur häufig mittels Excel-Tabellen durchgeführt. Was in kleinen Unternehmen schon schwierig werden kann, führt in großen Firmen mit vielen Anlagegütern und Kostenstellen häufig zu einem absolut unüberschaubaren Chaos. Betroffene Mitarbeiter werden ein Lied davon singen können. Dazu kommen die Unmengen an Papier, die dabei verbraucht werden. Nicht nur für die Inventurlisten, auch bei der Anschaffung eines Anlageguts müssen Mitarbeiter jene meist in Papierform bestätigen. Vielen Buchhaltungen fehlt deshalb der Überblick über den Sachanlagenbestand. Außerdem werden Anlageninventuren häufig auch nicht regelmäßig durchgeführt, im Gegensatz zu Wareninventuren. Selbst den erfahrensten Mitarbeitern fehlt manchmal das Hintergrundwissen, um eine Anlage richtig bewerten zu können. Hier lauert somit bereits die nächste Fehlerquelle, die mit einer digitalen Anlageninventur umgangen werden kann.

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Vorteile der digitalen Anlageninventur

Die Anforderungen vonseiten der Buchhaltung und der Mitarbeiter sind, dass eine digitale Anlageninventur einfach, genau und sicher sein muss. Auch der Zeitaufwand sollte sich in einem geringen Rahmen bewegen, damit die Effizienz gesteigert werden kann. Die Inventuren der Anlagen müssen zudem von Lehrlingen und studentischen Aushilfskräften ohne nennenswerte Probleme durchführbar sein. Die Erfassung erfolgt mittels mobilen Handscannern, und die Daten werden unmittelbar aus dem System gezogen und wieder zurückgespielt, wodurch die Daten in Echtzeit verfügbar und stets auf dem neuesten Stand sind.

Mit der digitalen Anlageninventur erfolgt die Inventur nicht nur papierlos und somit umweltschonend, sondern auch automatisiert. Dem § 240 HGB wird somit entsprochen.

Schritte der digitalen Anlageninventur

Alle Sachanlagen müssen zunächst mit einem Barcode-Scanner erfasst und gekennzeichnet werden. Wichtig dabei ist, dass die Barcode-Etiketten gut lesbar und UV-beständig sind. Der Barcode muss Folgendes enthalten:

• den Firmencode,
• das Firmenkürzel und
• eine einmalige Erfassungsnummer für das Anlagegut.

Damit ist die Sachanlage erfasst. Anschließend wird die einmalige Erfassungsnummer aus dem Barcode-Etikett ausgelesen. Die so erfassten Daten werden an das System weitergegeben und mit den Sachanlagestammdaten abgeglichen.

Für die Buchhaltung besteht die Aufgabe darin, die erfassten Daten nach dem Abschluss der Inventur zu buchen und das Inventurergebnis zu prüfen. Das geschieht ganz leicht per Knopfdruck. Hat ein Unternehmen Kostenstellen angelegt, so kann die Buchhaltung den Verantwortlichen ihre Sachanlagenaufträge zuweisen.

Auf diese Weise lassen sich automatisierte Anlageninventuren jährlich einfach durchführen. Die Inventuraufträge an die jeweils Verantwortlichen werden durch die Buchhaltung mittels eines Workflows erstellt. Die Verantwortlichen können dann die Aufträge den entsprechenden Mitarbeitern zuweisen. Über ein mobiles Gerät erhalten die Mitarbeiter ihre Inventuraufträge und können diese online oder offline abarbeiten. Es wird nicht zwingend eine Verbindung zum Netzwerk benötigt. Auch wenn der Mitarbeiter eine Sachanlage findet, die nicht zu seiner Kostenstelle gehört, kann er diese mit der Raumnummer einscannen.

Dem zuständigen Verantwortlichen wird bei jeder Synchronisation der Status des Inventurauftrages zurückgemeldet. Muss es Veränderungen im Workflow geben, so kann er diese anstoßen. Möglich wäre etwa, dass ein Anlagegut von einer anderen Kostenstelle übernommen werden muss oder anders herum ein Anlagegut von seiner Kostenstelle an eine andere übertragen werden muss. Der mit der Inventur befasste Mitarbeiter kann den geänderten Status des Anlageguts annehmen oder ablehnen.

Sind alle Sachanlagen erfasst, kann der verantwortliche Mitarbeiter die Inventur abschließen. Der übergeordnete Verantwortliche prüft die Inventur, bearbeitet gegebenenfalls nach und bestätigt dann die Inventurangaben. Sachanlagen, die ausgemustert werden müssen, werden der Buchhaltung als zu verschrotten gemeldet. Die Buchhaltung prüft das und bucht die Daten entsprechend im System. 

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