Digitale Transformation

E-Rechnung Pflicht 2027: Take-aways vom E-Rechnungsgipfel 2026

Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen, ab 2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Unternehmen. Sage-Expertin Sabine Preußer war beim E-Rechnungsgipfel 2026 und fasst die wichtigsten Erkenntnisse zusammen: Fristen, Bußgelder, Peppol und das ViDA-Meldesystem.

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veröffentlicht am 14. Juli 20269 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen; ab Januar 2028 gilt die Pflicht für alle B2B-Unternehmen. 
• Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 5.000 Euro sowie Risiken für den Vorsteuerabzug.
• Peppol setzt sich als bevorzugter Übertragungsweg durch: In der VeR-Umfrage entfielen mit Abstand meisten Nennungen auf Peppol; E-Mail gilt als Auslaufmodell.
• Ab 1. Juli 2030 gilt im Rahmen von ViDA (VAT in the Digital Age) die E-Rechnungspflicht mit digitalem Meldesystem für grenzüberschreitende B2B-Umsätze.
• Verfahrensdokumentation und GoBD-konforme Archivierung sind Pflichtaufgaben: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang im strukturierten Ursprungsformat aufbewahrt werden.
• 81 Prozent der Befragten halten Deutschland für nicht ausreichend auf die E-Rechnungspflicht vorbereitet; 69 Prozent fehlen Informationen zum neuen Meldesystem.

Ab Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Sage-Expertin Sabine Preußer war vom 22. bis 24. Juni beim E-Rechnungsgipfel 2026 in Berlin, um sich ein Bild von der aktuellen Lage zu machen. Klar ist: Beim Thema E-Rechnung geht es um weit mehr als nur um eine Formatänderung. Dieser Artikel fasst die wichtigsten Infos zur E-Rechnung Pflicht 2027 für KMU zusammen: Von den konkreten Fristen, über den richtigen Übertragungsweg bis zum ViDA-Meldesystem.

Was waren die wichtigsten Erkenntnisse vom E-Rechnungsgipfel 2026?

Der E-Rechnungsgipfel 2026 stand unter dem Motto „Lösungen für die erfolgreiche Umsetzung“. Laut den Teilnehmenden ein zentraler Fokuswechsel gegenüber den vorherigen Jahren: Weg von der reinen Formatfrage, hin zur praktischen Umsetzung.

Dr. Donovan Pfaff, Geschäftsführer der Beratung Bonpago, brachte es so auf den Punkt: „E-Rechnung ist mehr als Format und Software – sie ist ein integraler Prozess.“ Diese Perspektive war ein wiederkehrendes Thema: Die E-Rechnung betrifft nicht nur IT und Buchhaltung, sondern auch Einkauf, Vertrieb und Stammdatenmanagement.

Beim Umsetzungstempo zeigte sich je nach Unternehmensgröße eine klare Tendenz. Annette Selter vom Bundesverband der Deutschen Industrie (BDI) beobachtet, dass große Unternehmen die Umstellung bereits vorantreiben, während kleinere Betriebe oft abwarten, was angesichts nahender Umsetzungsfristen zu Zeitdruck führen wird.

Was gilt ab 2027 bei der E-Rechnung?

Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle B2B-Unternehmen, unabhängig von der Umsatzgrenze.

Der Zeitplan im Überblick:

• Seit Januar 2025: Empfangspflicht nach EN 16931 – Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
• Bis 31. Dezember 2026: Übergangsphase ohne Sanktionen – andere Formate wie PDF oder Papier bleiben zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz.
• Ab 1. Januar 2028: Ausstellungspflicht für alle B2B-Unternehmen. 

Bei Verstößen drohen Bußgelder bis 5.000 Euro je Fall. Zusätzlich riskieren Unternehmen nach den jeweiligen Pflichtterminen den Vorsteuerabzug, wenn sie keine konforme E-Rechnung ausstellen.

Das Bundesfinanzministerium hat die Anforderungen zusätzlich verschärft: Rechtlich verbindlich sind ausschließlich die Angaben im strukturierten XML-Teil, nicht die für Menschen lesbare Ansicht. Was das konkret bedeutet, erklären die BMF-Klarstellungen zur E-Rechnung.

Welcher Übertragungsweg setzt sich durch? 

Peppol setzt sich als bevorzugter Übertragungsweg für E-Rechnungen durch. Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein standardisiertes, sicheres Übermittlungsnetzwerk für elektronische Geschäftsdokumente, das die EU seit 2008 aufbaut.

Der Vorteil liegt im sogenannten Four-Corner-Modell: Unternehmen schließen keine bilateralen Vereinbarungen mit jedem einzelnen Geschäftspartner, sondern senden und empfangen E-Rechnungen über ihren jeweiligen Peppol-Zugangspunkt – ähnlich wie beim E-Mail-Versand über unterschiedliche Provider.

Die VeR-Umfrage 2026 zeigt eine klare Tendenz für die Übertragung von E-Rechnungen:

Übertragungsweg	Nennungen
Peppol	99
Plattformmodelle	47
Zentrale staatliche Portale	40
E-Mail-basierte Übertragung	36
API-basierte Verfahren	31
Klassische EDI-Verbindungen	19

Auch die Teilnehmer des E-Rechnungsgipfel 2026 diskutierten den Versand per E-Mail übereinstimmend als Auslaufmodell. EDI-Systeme (Electronic Data Interchange) müssen bis Januar 2028 auf den Standard EN 16931 umgestellt werden, um weiter nutzbar zu bleiben.

Hybride Formate wie ZUGFeRD/Factur-X, die nur in Deutschland und Frankreich verbreitet sind, werden bis 2030 durch Peppol-/EN-16931-konforme Formate abgelöst.

Während sich die alten Übertragungswege nach und nach auflösen, wird die Infrastruktur für den neuen Standard bereits ausgebaut: Im Dezember 2025 wurde mit der German Electronic Business Address (GEBA) eine eigene Adressierung für den Peppol-Empfang in Deutschland veröffentlicht – vergleichbar mit einer E-Mail-Adresse, nur für den strukturierten Rechnungsaustausch.

Was kommt mit ViDA und dem Meldesystem auf Unternehmen zu?

Ab dem 1. Juli 2030 gilt für grenzüberschreitende B2B-Umsätze in der EU die E-Rechnungspflicht mit einem digitalen Meldesystem (Digital Reporting Requirements, DRR), das die bisherige Zusammenfassende Meldung ablöst.

Das System basiert auf dem europäischen Standard EN 16931. Unternehmen müssen die E-Rechnung künftig binnen 10 Tagen nach dem Umsatz erstellen und am Tag der Erstellung an die Finanzverwaltung melden.

Laut dem VeR-Stimmungsbild der deutschen Wirtschaft zu E-Rechnung und digitalem Meldesystem fühlen sich 69 Prozent der 143 Befragten zum künftigen Meldesystem eher schlecht oder gar nicht informiert.

Daher hier die Meilensteine im Überblick:

• 14. April 2025: ViDA-Paket tritt in Kraft
• 1. Juli 2028: Einheitliche USt-Registrierung in der EU
• 1. Juli 2030: E-Rechnungs- und Meldepflicht für grenzüberschreitende B2B-Umsätze
• 1. Januar 2035: Angleichung nationaler Meldesysteme an den EU-Standard

Die EU-Kommission beziffert den wirtschaftlichen Nutzen von ViDA auf bis zu 214 Milliarden Euro Nettovorteile über 10 Jahre, davon 51 Milliarden Euro direkte Einsparungen für Unternehmen. Zusätzlich soll das System den Umsatzsteuerbetrug EU-weit um rund 11 Milliarden Euro pro Jahr senken.

Der Ablauf einer grenzüberschreitenden E-Rechnung folgt künftig dieser Kette: E-Rechnung → Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.) → Peppol-Netzwerk → Finanzverwaltung. Die W-IdNr. löst dabei schrittweise die bisherige Steuernummer als eindeutige Unternehmenskennung im Behördenkontakt ab.

Warum sind Verfahrensdokumentation und Archivierung jetzt Pflichtaufgaben? 

Ohne Verfahrensdokumentation droht Unternehmen die Schätzungsbefugnis des Finanzamts nach § 162 Abs. 2 AO. Die Finanzverwaltung darf Besteuerungsgrundlagen dann eigenständig schätzen, wenn die Buchführung nicht nachvollziehbar ist.

Grundlage ist das Zugriffsrecht der Betriebsprüfer nach § 147 Abs. 6 AO: Sie können jederzeit auf die elektronisch gespeicherten Unterlagen zugreifen. Die GoBD verlangen dazu in Rz. 32 eine lückenlose Nachvollziehbarkeit aller Prozesse – von der Rechnungserstellung bis zur Archivierung.

Für die Praxis gilt der Grundsatz: Besser eine kleine Verfahrensdokumentation als keine. Sie muss nicht perfekt sein, aber die tatsächlich gelebten Abläufe im Unternehmen abbilden. Dazu gehören der Weg der Rechnung vom Eingang oder der Erstellung bis zur Archivierung, die eingesetzten Systeme und Schnittstellen, Verantwortlichkeiten im Unternehmen sowie die Kontrollen gegen Verlust oder nachträgliche Änderung.

Bei der Archivierung gilt: E-Rechnungen müssen 8 Jahre lang im ursprünglichen strukturierten Format aufbewahrt werden – ein reines PDF oder ein Ausdruck reicht nicht aus. Damit wird ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die meisten Unternehmen praktisch unumgänglich.

Sage stellt eine Muster-Verfahrensdokumentation zum Download bereit, die sich an den eigenen Prozessen ausrichten lässt. Auf unserer Seite zum Thema E-Rechnung erklären wir, wie sich E-Rechnungen GoBD-konform archivieren lassen.

Wo stehen KMU in der Praxis – und was kostet Abwarten? 

48 Prozent der Sage-Kunden beschäftigen sich laut der Sage-Studie 2025/26 bereits aktiv mit der E-Rechnung. Der Rest beschäftigt sich noch nicht ernsthaft mit dem Thema, obwohl die ersten Pflichttermine näher rücken.

Während 98 Prozent der befragten Unternehmen die E-Rechnung grundsätzlich als Chance zur Prozessautomatisierung sehen, berichten gleichzeitig 42 Prozent von konkreten Problemen bei der Einführung. 69 Prozent empfinden die begleitenden Steuervorschriften als Belastung, während 68 Prozent sich von der Umstellung eine bessere Datenqualität erhoffen.

Wer die Umstellung aufschiebt, zahlt einen konkreten Preis: Verlorenes Skonto durch hängende Freigabeprozesse, Mahngebühren durch die kürzeren Zahlungsziele im EU-Geschäftsverkehr sowie laufende manuelle Prozesskosten, die mit jedem weiteren Monat ohne Automatisierung weiterlaufen.

In der Praxis haben sich die folgenden 6 Schritte zur Umsetzung bewährt:

1. Prozessanalyse: Rechnungseingang und -ausgang im Ist-Zustand erfassen
2. Stammdatenqualität prüfen und bereinigen
3. Übertragungsweg festlegen
4. Verfahrensdokumentation erstellen
5. Testphase mit ausgewählten Pilotkunden oder -lieferanten durchführen
6. Team schulen und Change-Management einplanen

Kostenloses Webinar zum Thema E-Rechnung

2026 ist das Umsetzungsfenster für Unternehmen, die die E-Rechnungspflicht ohne Zeitdruck angehen wollen. Wer jetzt mit Prozessanalyse, Stammdatenpflege und der Wahl des Übertragungswegs beginnt, hat bis zu den Pflichtterminen 2027 und 2028 ausreichend Zeit für Tests und Schulungen. Wer wartet, muss dieselben Schritte später unter Zeitdruck nachholen.

Alle Fragen zum Thema E-Rechnung beantwortet Sabine Preußer live im kostenlosen Sage-Webinar am 23. Juli 2026 – inklusive Q&A zu Ihrer konkreten Situation. Zur Anmeldung

Wer sich vorab einen Eindruck vom Format verschaffen möchte: Die Aufzeichnung des ersten Webinars „News vom E-Rechnungsgipfel“ steht bereits online zur Verfügung.

Erfahren Sie auf unserer Themenseite mehr darüber, wie Sage Unternehmen bei der Umstellung auf die E-Rechnung konkret unterstützt.

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