Recht, Steuern und Finanzen

E-Rechnung 2026: Was bedeuten die neuen BMF-Klarstellungen für Unternehmen?

Das BMF hat seine FAQ zur E-Rechnung aktualisiert: Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten XML enthalten sein – PDFs dürfen nicht als Datenquelle dienen. Was das für Unternehmen bedeutet und wie Sie Ihre Prozesse anpassen.

veröffentlicht am 7 Minuten zu lesen
Sabine Preusser

Das Wichtigste auf einen Blick

  • Das BMF stellt in seinen FAQ vom März 2026 klar: Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen vollständig im strukturierten XML-Datensatz einer E-Rechnung enthalten sein.
  • PDFs und externe Verweise reichen nicht mehr aus. Eine Rechnung, deren Pflichtinformationen nur im PDF stehen, gilt nicht als gültige E-Rechnung.
  • Rechnungsbegleitende Dokumente wie Verträge, Lieferscheine oder Stundennachweise müssen direkt in die Rechnungsdatei eingebettet sein. Verweise auf externe Anlagen sind nicht ausreichend.
  • Das BMF unterscheidet drei Fehlerarten: Format-, Geschäftsregel- und Inhaltsfehler – mit unterschiedlichen Konsequenzen für den Vorsteuerabzug.
  • Die Klarstellungen gelten bereits jetzt für alle E-Rechnungen. Die Ausstellungspflicht für E-Rechnungen wird ab 2027 für Unternehmen über 800.000 € Umsatz verbindlich; ab 2028 für alle B2B-Umsätze.

Das Bundesfinanzministerium (BMF) stellt in seinen aktualisierten FAQ vom März 2026 klar: Alle verpflichtenden umsatzsteuerlichen Daten müssen im strukturierten XML einer E-Rechnung enthalten sein. PDFs oder Bilder dürfen nicht als Datenquelle für Pflichtangaben dienen. Der XML-Teil ist die alleinige „Wahrheit“. Für viele Unternehmen entsteht dadurch Handlungsbedarf.

Quelle: BMF – Fragen und Antworten zur E-Rechnung

Inhaltsverzeichnis

Was genau hat das BMF klargestellt?

Wenn Pflichtinformationen – etwa Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung oder Steuerbetrag – nur im PDF enthalten sind, ist die Rechnung keine gültige E-Rechnung mehr.

Das bedeutet konkret:

  • Alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen vollständig im strukturierten XML vorliegen.
  • Das PDF dient ausschließlich zur Visualisierung – es hat keine rechtliche Relevanz für die Pflichtdaten.
  • Eine E-Rechnung ist kein Dokument, sondern ein Datensatz – das PDF ist optional. 

Wichtig für Unternehmen: Wer für die Buchhaltung weiterhin Daten aus dem PDF-Teil hybrider Rechnungen (z. B. ZUGFeRD) zieht, riskiert eine fehlerhafte Verarbeitung. Maßgeblich ist immer der XML-Datensatz.

Ab wann gelten die neuen BMF-Regeln?

Die Klarstellungen des BMF betreffen bereits jetzt alle E-Rechnungen. Für die Pflicht zur Ausstellung gelten allerdings gestaffelte Übergangsfristen:

  • Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen B2B-Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.
  • Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen ausstellen.
  • Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle inländischen B2B-Umsätze – unabhängig vom Umsatz des Rechnungsausstellers.

Wichtig für Unternehmen: Wer aktuell noch keine E-Rechnungen versenden muss, sollte die Übergangsfrist für die Umstellung nutzen. So lassen sich die nötigen Prozesse mit geringem Zeitdruck sauber einrichten.

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Wann ist eine E-Rechnung gültig – und wann nicht?

Anhand von zwei Beispielen wird deutlich, wann eine E-Rechnung den neuen Anforderungen entspricht:

✅ Gültige E-Rechnung❌ Ungültige E-Rechnung
XML enthält alle Pflichtangaben:
– Rechnungsnummer
– Datum
– Lieferant/Kunde
– Leistungsbeschreibung
– Steuerbeträge

PDF dient nur zur Visualisierung		XML enthält nur:
– Gesamtbetrag

PDF enthält:
– Detailpositionen
– Leistungsbeschreibung
– Steueraufschlüsselung

Wichtig für Unternehmen: Auch wenn eine Rechnung optisch korrekt aussieht, kann sie steuerlich ungültig sein, wenn die Pflichtangaben im falschen Teil stehen. Eine ungültige E-Rechnung kann den Vorsteuerabzug gefährden. Empfänger sollten diese zurückweisen und eine korrekte Rechnung anfordern.

Was gilt künftig für rechnungsbegleitende Dokumente?

Eine zweite zentrale Klarstellung betrifft rechnungsbegleitende Dokumente. Bisher ist es in vielen Unternehmen üblich, auf der Rechnung Hinweise wie „siehe Vertrag“, „Details laut Lieferschein“ oder „Stundennachweis im Anhang“ aufzuführen.

Das BMF stellt klar: Ein bloßer Verweis auf externe Dokumente reicht nicht mehr aus. Rechnungsbegleitende Unterlagen müssen direkt in der E-Rechnungsdatei eingebettet sein. Die Rechnung muss „ein in sich geschlossenes Paket“ bilden.

Beispiel: Enthält eine Rechnung ausschließlich den Hinweis „Abrechnung gemäß Vertrag Nr. 123“, ohne dass der Vertrag eingebettet ist, gilt die Rechnung als nicht konform. Ein externer Verweis ist nicht ausreichend.

Wichtig für Unternehmen: Betroffen sind besonders Branchen mit komplexen Abrechnungen – Bauleistungen, Beratungsdienstleistungen, Wartungsverträge oder projektbasierte Tätigkeiten. Wer bislang mit Vertragsverweisen, Leistungsnachweisen oder Stundenzetteln als separate Dokumente gearbeitet hat, sollte seine Rechnungsstellungs-Prozesse entsprechend anpassen. 

Wie verändert das die Struktur von E-Rechnungen?

Durch diese Klarstellung wird die E-Rechnung zu einer Datei, die aus mehreren Bausteinen besteht:

  • Strukturiertes XML – die Datei mit allen rechnungsrelevanten Pflichtinformationen
  • Optionales PDF (ZUGFeRD) – in der Regel obligatorisch für Lesbarkeit durch Menschen
  • Eingebettete Dokumente – alle rechnungsbegleitenden Anhänge (Verträge, Lieferscheine, Stundennachweise)

Damit werden sich die Dateigrößen von E-Rechnungen deutlich erhöhen. Das hat direkte Auswirkungen auf die Übertragungswege (PEPPOL, EDI etc.) und die ERP-Systeme, die diese Rechnungen verarbeiten.

Wichtig für Unternehmen: Wer mit eigenen ERP- oder Buchhaltungssystemen arbeitet, sollte prüfen, ob diese größere Rechnungsdateien zuverlässig verarbeiten können – sowohl beim Versand als auch beim Empfang. Auch Mailserver-Einstellungen (Anhangsgrößen-Limits) können zur Hürde werden, wenn Lieferscheine oder Verträge im MB-Bereich eingebettet sind. 

Quick-Check für Unternehmen
☐ Sind alle Pflichtfelder im XML vorhanden?
☐ Ist sichergestellt, dass keine Pflichtinformationen nur im PDF enthalten sind?
☐ Gibt es Verweise auf externe Dokumente, die stattdessen eingebettet werden müssen?
☐ Können Ihre ERP-Systeme eingebettete Anhänge verarbeiten und übertragen?
☐ Werden Validierungsberichte für eingehende E-Rechnungen erstellt und archiviert? 

Tipp: Mit einer passenden E-Rechnungslösung erfassen und prüfen Sie Pflichtangaben automatisch in XML und vermeiden so Fehler – mehr dazu bei den E‑Rechnungslösungen von Sage.

Fazit: XML wird zur alleinigen Rechtsgrundlage

Mit den aktualisierten FAQ verfolgt das BMF eine klare Linie: Die E-Rechnung als XML-Datei muss vollständig und in sich geschlossen sein. Reine PDF-Rechnungen verlieren ihre rechtliche Relevanz. Für Unternehmen bedeutet das vor allem zwei Dinge – die technische Umstellung der Rechnungserstellung und die Neuorganisation der zugehörigen ERP-Prozesse.

Wer die Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028 strategisch nutzt, statt unter Zeitdruck zu reagieren, ist im Vorteil: saubere Prozesse, weniger Risiko beim Vorsteuerabzug und eine reibungslose Integration in bestehende Buchhaltungsabläufe.

Erfahren Sie hier mehr über alles Wichtige rund um das Thema E-Rechnung.

FAQ: Häufige Fragen zu den neuen BMF-Anforderungen an die E-Rechnung

Was ist der Unterschied zwischen einer E-Rechnung und einer PDF-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz im XML-Format, der maschinell verarbeitet werden kann. Eine PDF-Rechnung ist eine bildhafte Darstellung — sie ist zwar elektronisch, gilt aber laut BMF als „sonstige Rechnung“, weil die Daten nicht strukturiert ausgelesen werden können. Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle B2B-Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können.

Ist ZUGFeRD weiterhin zulässig?

Ja. ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL) erfüllt die Anforderungen an eine E-Rechnung. Wichtig ist allerdings: Auch bei hybriden ZUGFeRD-Rechnungen ist ausschließlich der XML-Teil rechtlich maßgeblich. Der PDF-Teil dient nur der Visualisierung.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Empfangen müssen sie aber dennoch E-Rechnungen können – auch sie sind seit dem 1. Januar 2025 zum Empfang verpflichtet.

Sind Kleinbetragsrechnungen unter 250 € von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Ja. Rechnungen mit einem Bruttobetrag bis 250 € (sogenannte Kleinbetragsrechnungen) sowie Fahrausweise sind von der Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen weiterhin als Papier- oder PDF-Rechnung erstellt werden.

Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung erhalte?

Das BMF unterscheidet seit Oktober 2025 zwischen drei Fehlerarten: Formatfehler (die Datei entspricht nicht dem vorgeschriebenen XML-Format), Geschäftsregelfehler (die Datei ist technisch gültig, aber Pflichtfelder fehlen oder Werte widersprechen sich) und Inhaltsfehler (Pflichtangaben wie Steuersatz oder Leistungsbeschreibung sind falsch oder unvollständig). Format- und Inhaltsfehler gefährden den Vorsteuerabzug unmittelbar.

Geschäftsregelfehler nur dann, wenn sie eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe betreffen. Eine technische Validierung der eingehenden Rechnungen ist keine Pflicht, aber dringend empfohlen — der Validierungsbericht dient als Nachweis der Sorgfaltspflicht und sollte mit der Rechnung archiviert werden.

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