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Mehr Zeit für die Mitarbeiterbindung: So schafft die Digitale Personalakte mehr Gestaltungsspielraum

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Digitale HR Akte

Es ist kein Geheimnis: angesichts der heiklen Lage auf dem Fachkräftemarkt müssen sich Unternehmen mittlerweile mächtig ins Zeug legen, um neues Personal zu finden. Deshalb ist es umso wichtiger, fähige Mitarbeiter im Unternehmen zu halten. Digitale Technologien liefern dazu die passenden Werkzeuge. Eine Digitale Personalakte zum Beispiel hilft, administrative Abläufe zu verschlanken.

Mitarbeiterbindung: Wichtiger denn je

Mitarbeiter, die sich montags zur Arbeit quälen und bereits dienstags das Wochenende herbeisehnen, haben innerlich schon gekündigt. Eine Studie zeigt, dass es vielen so geht: Nur 15 Prozent der Beschäftigten in Deutschland entwickeln eine hohe emotionale Bindung zu ihrem Arbeitgeber. Drei von vier Beschäftigten machen lediglich Dienst nach Vorschrift, über fünf Millionen Arbeitsnehmer (14 Prozent) besitzen keine emotionale Bindung zu ihrem Unternehmen – und bremsen diese dadurch massiv aus.

Denn Mitarbeiter ohne emotionale Bindung sind weniger produktiv, häufiger krank und eher bereit, den Arbeitgeber zu wechseln. Von den fünf Millionen Beschäftigten, die innerlich schon gekündigt haben, gehen 55 Prozent davon aus, dass sie in einem Jahr einen neuen Arbeitgeber haben, 43 Prozent wollen sich in spätestens drei Jahren nach einem neuen Job umsehen. Emotional hoch gebundene Mitarbeiter hingegen bleiben ihrem Arbeitgeber wesentlich länger treu. So wollen 95 Prozent von ihnen auch noch in einem Jahr bei ihrer derzeitigen Firma arbeiten, 94 Prozent sogar noch in drei Jahren.

Ratgeber: Einführung einer Digitalen Personalakte

Unser Leitfaden liefert wichtige Hintergrundinformationen:

  • Welche Voraussetzungen müssen gegeben sein?
  • Was kann die digitale Personalakte?
  • Was gehört rein - was gehört nicht rein?
  • Wie sieht eine strukturierte Einführung aus?

 

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Was braucht es für die Mitarbeiterbindung?

Damit ist die Marschrichtung klar: Es gilt, die Rahmenbedingungen so zu gestalten, dass Mitarbeiter sich wohlfühlen und eine enge Bindung zum Unternehmen aufbauen. Stellt sich die Frage: Was braucht es dafür? Hippe Benefits offensichtlich nicht. Das zumindest ergab eine aktuelle Studie. Demnach glauben nur wenige Mitarbeiter, dass Angebote wie Tischtennis (5 Prozent) oder Betriebsausflüge (9 Prozent) das Mitarbeitererlebnis verbessern. Mehr als die Hälfte der Befragten (53 Prozent) empfindet Spiele im Büro sogar als Ablenkung. Stattdessen sehnen sich zwei Drittel der Arbeitnehmer nach Wertschätzung, 92 Prozent halten ein positives Arbeitsklima für wichtig.

Digitale Personalakte: Weniger Verwalten, mehr Gestalten

Dabei ist vor allem das Personalmanagement in der Pflicht. Immerhin findet die Hälfte der befragten Arbeitnehmer (50 Prozent), dass sich dies stärker für ihre Belange und einsetzen sollte. Mitarbeiter wünschen sich, dass Personalleiter ihre Bedürfnisse und Präferenzen verstehen, sich stärker an Mitarbeitern orientieren und weniger auf die Verwaltung fixiert sind. Moderne Werkzeuge und Technologien helfen dabei. So reduziert etwa die digitale Personalakte den administrativen Aufwand in der Personalabteilung erheblich und schafft Freiräume für die benannten wichtigen strategischen Aufgaben.

Weniger Papierkram

Doch die digitale Personalakte bietet Unternehmen nicht nur ein zentrales und zuverlässiges Informations- und Ablagesystem, über das sämtliche Informationen zu jedem einzelnen Mitarbeiter im Handumdrehen zugänglich sind. Sie hilft Personalabteilungen auch, jeden Mitarbeiter über die gesamte Dauer seines Arbeitsverhältnisses im Blick zu halten. Das betrifft Zielvereinbarungen ebenso wie Weiterbildungsmaßnahmen, Mitarbeiterbewertungen oder auch Vergütungsvereinbarungen und personenbezogene Projektdaten. Damit ist der Grundstein gelegt, um Mitarbeiterentscheidungen nicht mehr aus dem Bauch heraus, sondern aufgrund fundierter Erkenntnisse zu treffen. Und so jeden Mitarbeiter individuell auf seinem Karriereweg begleiten und gezielt weiterentwickeln können. Ein wichtiger Beitrag, wenn es darum geht, den Arbeitnehmern die ersehnte Wertschätzung zu vermitteln.

Flexibler Werkzeugkoffer für personalisiertes Personalmanagement

Lösungen mit einer integrierten digitalen Personalakte bieten eine Vielzahl weiterer leistungsstarker Tools. Dies entlastet die Unternehmen bei zeitaufwendigen administrativen Personalaufgaben nachhaltig und unterstützen bei der Einstellung, Entwicklung und Bindung von Mitarbeitern. So zum Beispiel im  Zeitmanagement: Damit lässt sich für alle Mitarbeiter eine flexible Work-Life-Balance umsetzen. Alle benötigten Arbeitszeitmodelle – auch Gleitzeitregelungen und Homeoffice – lassen sich flexibel abbilden sowie Jahres- und Lebensarbeitszeitkonten anlegen und verwalten.  So können Unternehmen jederzeit auf den Bedarf oder auf Wünsche nach einer flexibleren Einteilung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter reagieren – was sich im Laufe der Unternehmenszugehörigkeit immer wieder ändern kann, je nach Prioritäten in der jeweiligen, individuellen Lebenssituation des einzelnen Mitarbeiters. Optimale Voraussetzungen also, um das Zugehörigkeitsgefühl der Belegschaft dauerhaft zu stärken.

HR-Fokus Mitarbeiter-Lebenszyklus

Die Customer Experience bestimmt über Loyalität und Zufriedenheit von Kunden. Gleiches gilt für die Mitarbeitererlebnisse. Und die sind im Kampf um gute Fachkräfte heute entscheidend. So individuell wie die Kunden sind auch Ihre Mitarbeiter. Das Konzept des „Mitarbeiter-Lebenszyklus“ ebnet als konsequente Personalisierung des Personalmanagements den Weg zu positiven Mitarbeitererlebnissen. Wir stellen das Konzept in unserem HR-Fokus vor und beleuchten verschiedene HR Aufgaben unter diesem Gesichtspunkt.

Um alle Beiträge der Reihe zu sehen, klicken Sie bitte auf  „Mitarbeiterlebenszyklus“ unter den folgenden weiteren Themen:

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