HR-Management und Lohnbuchhaltung

Personalakte: Papier oder digital? Wo Papier Zeit, Geld und Nerven kostet

Wo es noch Aktenordner gibt, stehen sie laut Bitkom in 94 Prozent der Unternehmen in der Personalabteilung. Dabei kostet die Papierakte an drei Stellen: beim Suchen, beim Lagern und beim Risiko. Dieser Artikel stellt Papierakte und digitale Personalakte Punkt für Punkt gegenüber, benennt ehrlich, wo Papier bleiben muss, und zeigt, warum die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027 den Aktenberg ohnehin zum Thema macht. Mit Infografik zum Download.

veröffentlicht am 8. Oktober 20268 Minuten zu lesen Teilen

Das Wichtigste auf einen Blick

• In 94 Prozent der Unternehmen mit Aktenordnern stehen diese laut Bitkom in der Personalabteilung, nur 15 Prozent der Unternehmen arbeiten komplett papierlos.
• Suchen ist der größte versteckte Kostenblock: Laut McKinsey Global Institute (2012) verbringen Wissensarbeiter knapp ein Fünftel ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach internen Informationen.
• Die digitale Personalakte spart an drei Stellen: Suchzeit, Lager- und Materialkosten, Risiko bei Fristen und Datenschutz.
• Einige Dokumente bleiben im Original: Kündigungen, Befristungen und andere Unterlagen mit Schriftformerfordernis.
• Ab dem 1. Januar 2027 müssen Entgeltunterlagen elektronisch geführt werden. Wer jetzt auf die digitale Personalakte umstellt, erfüllt die Pflicht und vermeidet eine doppelte Ablage.

Aktenschränke sind geduldig, Personalabteilungen nicht. Dieser Vergleich zeigt, was die Papierakte im HR-Alltag wirklich kostet, wo die digitale Personalakte Zeit und Geld spart und welche Dokumente trotzdem im Original bleiben müssen. Am Ende steht die Infografik zum Download.

Die Papierakte verliert den Vergleich mit der digitalen Personalakte an drei Stellen: bei der Suchzeit, bei den Lager- und Materialkosten und beim Risiko, dass Unterlagen verloren gehen oder Fristen verpasst werden. Trotzdem ist sie noch die Regel. Laut der Bitkom-Studie Digital Office 2025 stehen in 94 Prozent der Unternehmen, die noch Aktenordner nutzen, diese Ordner in der Personalabteilung, häufiger als in jeder anderen Abteilung. Nur 15 Prozent der Unternehmen arbeiten laut Bitkom Digital Office Index 2024 komplett papierlos.

Der Aktenberg ist also kein Randproblem, sondern der Normalzustand im Personalwesen. Und er bekommt ein Ablaufdatum: Ab dem 1. Januar 2027 müssen Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen. Wer bis dahin nur den Pflichtteil digitalisiert, betreibt zwei Ablagen parallel. Der Vergleich lohnt sich deshalb jetzt.

Inhaltsverzeichnis

Was kostet die Papierakte im HR-Alltag wirklich?

Die Papierakte kostet in drei Kategorien: Zeit, Fläche und Material. Der größte Posten ist die Zeit. Jede Krankmeldung, jede Vertragsänderung und jede Bescheinigung wird ausgedruckt, gelocht, abgeheftet und später wieder gesucht. Laut einer Studie des McKinsey Global Institute aus dem Jahr 2012 verbringen Wissensarbeiter knapp ein Fünftel ihrer Arbeitswoche allein damit, interne Informationen zu suchen oder Kolleginnen und Kollegen zu finden, die sie haben. Für Personalabteilungen kommt laut New-Work-Barometer 2026 der SRH Berlin hinzu, dass fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit in bürokratische Prozesse fließt.

Zu den Zeitkosten der Papierakte kommen die sichtbaren Kosten: Papier, Toner, Ordner, Hängeregister, abschließbare Schränke, Archivfläche und irgendwann die datenschutzgerechte Vernichtung. Und die unsichtbaren: Wenn eine Führungskraft an einem anderen Standort eine Akte braucht, wird kopiert, verschickt oder gescannt. Jede Kopie ist eine zweite Akte, die niemand mehr pflegt.

Wo spart die digitale Personalakte Zeit?

Die digitale Personalakte spart Zeit an vier Stellen: bei der Ablage, bei der Suche, beim Zugriff und beim Nachhalten von Fristen. Dokumente werden per Drag-and-drop oder direkt aus der Lohnabrechnung abgelegt, statt gedruckt und abgeheftet zu werden. Die Suche findet einen Arbeitsvertrag über Namen, Dokumententyp oder Datum in Sekunden, auch aus dem Homeoffice. Führungskräfte sehen genau die Unterlagen, für die sie berechtigt sind, ohne dass HR etwas heraussuchen muss.

Das Nachhalten von Fristen wird bei der Papierakte oft unterschätzt. Probezeiten, Befristungen, Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich in der digitalen Personalakte je Dokument hinterlegen. Erinnerungen ersetzen die Wiedervorlage im Kalender. Welche Aufbewahrungsfristen für die Personalakte im Detail gelten, zeigt der Beitrag mit der Fristentabelle nach Dokumentart.

Papierakte oder digitale Personalakte: Der direkte Vergleich

Im direkten Vergleich hat die digitale Personalakte bei Suche, Zugriff, Fristen und Datenschutz Vorteile, bei der Einführung entsteht dagegen einmaliger Aufwand. Die Tabelle stellt beide Varianten gegenüber:

Kriterium	Papierakte	Digitale Personalakte
Ablage	Drucken, lochen, abheften	Upload oder automatische Übernahme aus HR- und Lohnprozessen
Suche	Schrank, Ordner, Register, Blättern	Volltext- und Metadatensuche in Sekunden
Zugriff	Nur vor Ort, Kopien für andere Standorte	Standortunabhängig, rollenbasiert, protokolliert
Fristen	Wiedervorlage im Kalender oder im Kopf	Fristen je Dokument hinterlegen, Erinnerungen einrichten
Datenschutz	Abschließbarer Schrank, Zugriff schwer nachweisbar	Berechtigungskonzept, Protokoll jedes Zugriffs
Verlust	Verlegte oder falsch abgeheftete Dokumente bleiben unbemerkt	Backups, Versionierung, keine Doppelablage
Kosten	Papier, Ordner, Schränke, Archivfläche, Vernichtung	Lizenz pro Mitarbeitendem, einmalig Einführung und Scannen
Einführung	Kein Projekt nötig	Migration der Bestandsakten, Schulung, Betriebsrat einbinden

Welche Dokumente müssen trotzdem im Original bleiben?

Einige Dokumente bleiben auch nach der Digitalisierung im Original, weil das Gesetz Schriftform verlangt. Das gilt vor allem für Kündigungen und Aufhebungsverträge nach § 623 BGB und für Befristungsabreden nach § 14 Abs. 4 TzBfG. Kommt es zum Streit, zählt vor Gericht das unterschriebene Papier. Diese Unterlagen werden zusätzlich gescannt, das Original wandert in ein schlankes Restarchiv.

Für alles andere reicht der Scan, wenn der Prozess nach den GoBD dokumentiert ist, Stichwort Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen: Wer scannt, wie die Qualität geprüft wird und wann das Papier vernichtet werden darf. Die Papierakte verschwindet also nicht komplett, sie schrumpft auf wenige Dokumente pro Person. Welche Regeln beim Datenschutz der Personalakte außerdem gelten, fasst die Sage-Seite zum Thema zusammen.

Warum steht der Umstieg 2027 ohnehin an?

Der Umstieg steht ohnehin an, weil ab dem 1. Januar 2027 alle Arbeitgeber ihre Entgeltunterlagen elektronisch führen müssen. Die Befreiung, die der Prüfdienst der Rentenversicherung bisher auf Antrag erteilt hat, läuft Ende 2026 aus. Betroffen sind die Unterlagen, die für die Sozialversicherungsprüfung relevant sind: Lohnnachweise, Meldungen, Bescheinigungen, Befreiungsanträge.

Wer nur diesen Pflichtteil digitalisiert, hat danach zwei Ablagen: eine elektronische für die Prüfung und einen Aktenschrank für den Rest. Sinnvoller ist, die Pflicht als Anlass zu nehmen und die gesamte Personalakte umzustellen. Was genau die Pflicht zur elektronischen Entgeltunterlage ab 2027 verlangt, erklärt die Sage-Übersicht zum Thema.

Fangen Sie mit den aktiven Akten an

Der schnellste Weg vom Aktenberg zur digitalen Personalakte beginnt nicht im Archiv, sondern bei den aktiven Mitarbeitenden. Digitalisieren Sie zuerst die Akten der Menschen, die heute im Unternehmen sind, und dort zuerst die Dokumente, die am häufigsten gebraucht werden: Verträge, Abrechnungen, Bescheinigungen. Altakten ausgeschiedener Personen folgen später oder werden nach Ablauf der Fristen direkt vernichtet.

Rechnen Sie den Nutzen für Ihr Unternehmen durch, bevor Sie starten. Wie die ROI-Rechnung für die digitale Personalakte aussieht, zeigt der Beitrag für Geschäftsführung und CFOs. Wie die Migration Schritt für Schritt läuft, beschreibt der Migrationsleitfaden für die digitale Personalakte. Und welche Software für die digitale Personalakte zu Ihrer Unternehmensgröße passt, erfahren Sie auf der Sage-Seite zum Thema.

Häufige Fragen zu Papierakte und digitaler Personalakte

Ist Papierakte noch erlaubt?

Ja, die Personalakte darf weiterhin in Papierform geführt werden. Ab dem 1. Januar 2027 müssen aber die Entgeltunterlagen für die Sozialversicherungsprüfung elektronisch vorliegen. In der Praxis führt das zu zwei Ablagen, wenn der Rest der Akte auf Papier bleibt.

Was ist der größte Kostenfaktor der Papierakte?

Die Suchzeit. Laut McKinsey Global Institute (2012) verbringen Wissensarbeiter knapp ein Fünftel ihrer Arbeitswoche mit der Suche nach internen Informationen. Papier, Ordner und Archivfläche sind sichtbar, fallen aber im Vergleich zur Arbeitszeit weniger ins Gewicht.

Darf ich Papierakten nach dem Scannen vernichten?

Für die meisten Dokumente ja, wenn der Scanprozess nach den GoBD dokumentiert ist und die Aufbewahrungsfristen über die digitale Kopie eingehalten werden. Unterlagen mit Schriftformerfordernis wie Kündigungen und Befristungsabreden bleiben zusätzlich im Original.

Muss ich alle Altakten sofort digitalisieren?

Nein. Sinnvoll ist, mit den Akten der aktiven Mitarbeitenden und den meistgenutzten Dokumenten zu beginnen. Altakten ausgeschiedener Personen folgen später oder werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen direkt vernichtet. So arbeitet HR früh digital, während das Altarchiv Schritt für Schritt nachgezogen wird.

Hilfreiche Artikel zur Personalakte

• Wie Sie dank der digitalen Personalakte DSGVO-konform in Ihrem Unternehmen sind
• Ratgeber: 11 Tipps zur Einführung einer Digitalen Personalakte
• Mehr Zeit für die Mitarbeiterbindung: So schafft die Digitale Personalakte mehr Gestaltungsspielraum
• Best Practice: Mit leichtem Gepäck umziehen dank Digitale Personalakte
• Aufbewahrungsfristen Personalakten im HR: Das müssen Sie beachten

Hier finden Sie weitere Themen aus diesem Artikel

• Cloud
• Digitale Personalakte
• Digitalisierung
• DMS
• DSGVO
• Mittelstand
• Personalmanagement