Generell besteht für Unternehmen keine Pflicht zur Anlage von Personalakten. Dennoch ist es in deutschen Unternehmen üblich, von jedem Mitarbeiter eine Personalakte anzulegen. Diese enthält die wichtigsten persönlichen Daten sowie die Unterlagen, die sich im Laufe des Angestelltenverhältnisses ansammeln, z. B. das Bewerbungsschreiben, der Arbeitsvertrag und spätere Fortbildungen oder Abmahnungen. Aufgrund der digitalen Transformation der modernen Arbeitswelt handelt es sich heute meist um eine digitale Personalakte, das heißt, alle Unterlagen werden digital gespeichert.
Was steht in der Personalakte?
Grundsätzlich dürfen nur Daten gespeichert werden, an denen ein berechtigtes sachliches Interesse des Arbeitgebers besteht. Lediglich bestimmte Mitarbeiter (generell Human Resources und der Arbeitgeber/Chef) sind berechtigt, Personalakten zu führen und zu bearbeiten. Der Kreis der befugten Personen ist möglichst klein zu halten.
Zulässige Unterlagen sind u. a. die Bewerbungsunterlagen wie das Bewerbungsschreiben und die Zeugnisse, die der Arbeitnehmer vor seiner Einstellung übermittelt hat. Weitere Qualifikationen, die im Rahmen von Fortbildungen erworben wurden, können ebenso gespeichert werden wie die Ergebnisse interner Eignungstests und Auswahlprüfungen. Generell wird der Arbeitsvertrag in der Personalakte gespeichert, sowie etwaige zusätzliche Vereinbarungen. Auch negative Vorkommnisse wie Abmahnungen und Lohnpfändungen dürfen vermerkt werden. Nicht zuletzt werden in der Personalakte Beurteilungen und Zwischenzeugnisse festgehalten.
Unzulässig ist das Speichern privater Informationen über den Arbeitnehmer. Weiterhin ist es nicht erlaubt, eine Liste über die Krankentage zu führen oder Notizen des Arbeitgebers über die Leistung des Arbeitnehmers. Gesundheitliche Gutachten dürfen nur gespeichert werden, wenn es sich um allgemeine Beurteilungen durch den Betriebsarzt handelt. Einzelne ärztliche Untersuchungsergebnisse fallen unter die ärztliche Schweigepflicht und sind vom Betriebsarzt entsprechend aufzubewahren.
Das Führen von sogenannten Geheimakten oder Schwarzakten ist verboten.
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Die Rechte des Arbeitnehmers
Der Arbeitnehmer hat das Recht, seine Personalakte jederzeit ohne Ankündigung einzusehen. Dies gilt auch für die digitale Personalakte. Er darf sich Notizen zu den Inhalten machen und ggf. auch Kopien anfertigen. Ist er mit bestimmten Elementen nicht einverstanden, hat er nach § 83 Abs. 2 des Betriebsverfassungsgesetzes das Recht, eine Gegendarstellung zu verfassen, die ebenfalls in die Personalakte mit aufgenommen werden muss. Weiterhin hat er das Recht auf die Entfernung unrichtiger Angaben. Hat er beispielsweise eine Abmahnung erhalten, die als ungerechtfertigt zurückgewiesen wurde, kann er verlangen, dass diese aus der Akte entfernt wird. Weiterhin darf er ein von ihm bestimmtes Betriebsratsmitglied heranziehen und kann dieses Mitglied von der Schweigepflicht entbinden. Generell hat der Betriebsrat jedoch kein Recht, Einsicht in die einzelnen Akten der Arbeitnehmer zu nehmen.
Wissenswertes zum Datenschutz
Die Weitergabe der Informationen aus den Personalakten an Dritte ist verboten. Während es früher relativ einfach war, die Papierakten in einem abgeschlossenen Aktenschrank aufzubewahren, erfordert die heute elektronische Personalakte besondere Maßnahmen zum Datenschutz. Dies beginnt schon damit, dass jeder Arbeitnehmer nach dem Datenschutzgesetz seine explizierte Einwilligung in die Erhebung und Speicherung seiner Daten geben muss. Meist erfolgt dies heute durch eine entsprechende Passage im Arbeitsvertrag.
Sobald die personenbezogenen Daten von mindestens zehn Mitarbeitern auf elektronischem Weg gespeichert werden, muss die Firma einen Datenschutzbeauftragten bestellen.
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