Zufriedene, motivierte Mitarbeiter sind wichtig für den Erfolg eines Unternehmens. Ein modernes Personalmanagement unterstützt Unternehmer nicht nur dabei, ihre Fachkräfte optimal einzusetzen und zu verwalten. Mit den geeigneten Maßnahmen können sie auch geschickt einem Personalmangel vorbeugen. Lesen Sie, worauf es bei einem modernen Human Resource Management ankommt. Erfahren Sie hier mehr über die Ziele, Aufgaben und Chancen im Personalwesen.
1. Wofür steht das Personalmanagement?
2. Warum ist eine gute Personalarbeit heute wichtiger denn je?
3. Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?
4. Was macht ein modernes HRM sonst noch aus?
5. Was ist im Personalmanagement alles zu tun? – eine Übersicht
6. Was verhilft dem Personalmanagement zum Erfolg?
1. Wofür steht das Personalmanagement?
Das Personalmanagement beschreibt zunächst einmal die Verwaltung der Menschen, die in einem Unternehmen arbeiten. In großen Betrieben steht der Begriff Personalmanagement zudem häufig synonym für die Personalabteilung. Doch hier geht es um weitaus mehr als um rein administrative Aufgaben oder darum, das Humankapital optimal zu nutzen. Als Unternehmer sorgen Sie damit vielmehr dafür, dass ihre Mitarbeiter unbeschwert und motiviert sind. Damit tun Sie sich selber etwas Gutes. Denn nur zufriedene Menschen tragen zum Erfolg des Unternehmens bei und bleiben Ihnen erhalten.
Es gibt eine ganze Reihe von Synonymen für den Begriff des Personalmanagements. Häufig verwendet wird der Ausdruck Human Resource Management oder kurz HRM. Ebenfalls gängige Bezeichnungen sind das Personalwesen, die Personalwirtschaft oder die Personaladministration. Bei diesen Begriffen liegt der Fokus auf der Verwaltung personalbezogener oder wirtschaftlicher Aspekte. Eher allgemeine Schlagworte sind die Personalarbeit, das Human Capital Management oder das Mitarbeitermanagement.
2. Warum ist eine gute Personalarbeit heute wichtiger denn je?
Viele Unternehmen in den hoch entwickelten Industrieländern beklagen heutzutage einen eklatanten Mangel an Arbeitskräften. Gerade qualifiziertes Fachpersonal ist heute rar – ein Problem, das sich vermutlich in Zukunft noch verschärfen wird. Das liegt nicht nur am fortschreitenden demografischen Wandel. Hinzu kommt, dass sich die Arbeitswelt rasant verändert und es immer mehr Jobs mit hohen Anforderungen gibt. Die Personalknappheit begrenzt Unternehmen in mehrerlei Hinsicht: zunächst bei seinem Gewinn, dann bei seinem Wachstum und letzten Endes bei der Sicherung seiner Existenz.
Für ein Unternehmen ist es quasi unmöglich, ohne qualifizierte Mitarbeiter langfristig wirtschaftlich erfolgreich zu sein. Das erklärte Ziel ist es deshalb, dafür zu sorgen, dass alle Abteilungen jederzeit mit guten Fachkräften besetzt sind. Hierfür und somit für die Zukunftsfähigkeit des Unternehmens sorgt ein zielorientiertes und systematisches Personalmanagement. Es beschäftigt sich deshalb nicht nur mit der effizienten Planung, Organisation und Verwaltung des Personals. Sondern vielmehr damit, neue qualifizierte Mitarbeiter zu gewinnen und die vorhandenen so zu fördern, dass sie gern bleiben.
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3. Welche Aufgaben hat das Personalmanagement?
Eine Hauptaufgabe des Personalmanagements besteht also darin, Top-Mitarbeiter zu finden. Eine weitere, sie so zu betreuen, sodass sie ihrem Betrieb lange Zeit verbunden bleiben. Um sicherzustellen, dass der Personalbedarf des Unternehmens auch in Zukunft gedeckt ist, hilft eine langfristige Strategie. Dieses erarbeiten die für das Personalmanagement Verantwortlichen gemeinsam mit der Geschäftsführung oder dem Vorstand. In der Regel umfasst die Personalstrategie einen Zeitraum von fünf bis zehn Jahren.
Ausgehend von den Positionen, die sie zukünftig besetzen wollen, konzipieren die Führungskräfte ihren Plan und arbeiten die Stellenbeschreibungen aus. Diese legen genau dar, welche Kompetenzen ein Mitarbeiter für die jeweilige Stelle mitbringen muss. Für die Rekrutierung und Auswahl des Fachpersonals kommen grundsätzlich zwei Gruppen infrage. So kann das Unternehmen externe Fachleute oder Berufseinsteiger neu einstellen. Es kann die Stellen jedoch auch mit geeigneten Kandidaten besetzen, die bereits im eigenen Betrieb arbeiten.
Eine weitere wichtige Aufgabe ist somit die Personalbeschaffung und die Einstellung neuer Mitarbeiter. In größeren Unternehmen fällt dies regelmäßig in den Zuständigkeitsbereich der Personalabteilung. Im Rahmen der Rekrutierung ermittelt diese das konkrete Anforderungsprofil und veröffentlicht die entsprechenden Stellenanzeigen. Anschließend führt sie die Einstellungsgespräche durch und beurteilt, ob die Bewerber auf die vakante Stelle passen. Für diese Evaluierung haben sich mehrere Methoden bewährt, wie zum Beispiel die Potenzialanalyse oder das Assessment Center.
Um die eigenen Mitarbeiter zielgerichtet zu fördern und zu halten, kommt die strategische Personalentwicklung zum Einsatz. Hier unterstützt das Unternehmen die Angestellten gezielt bei ihrer beruflichen und persönlichen Entwicklung. Dafür plant das Personalmanagement – am besten individuell auf jeden einzelnen zugeschnittene – Maßnahmen zur Weiterbildung. Bei diesen können die Mitarbeiter ihr Fachwissen, aber auch ihre Soft Skills wie Social Skills weiterentwickeln.
Die Fortbildung kann in externen Schulungen, aber auch als betriebliche Weiterbildung in Form von Trainings und Coachings stattfinden. Damit sorgen die Personalverantwortlichen nicht nur dafür, dass die Fachkräfte allen geänderten Anforderungen gewachsen sind. Sie sichern sich außerdem so die eigenen Talente, die später anspruchsvollere Positionen im Unternehmen besetzen können. Man spricht hier deshalb auch vom Talent-Management.
Ein wichtiges Element der langfristigen Personalstrategie ist die Personaleinsatzplanung, auch Workforce Management genannt. Ihr Ziel ist es, dass die richtige Zahl an qualifizierten Mitarbeitern zur richtigen Zeit am passenden Ort ist. Die Einsatzplanung beginnt bei der Bedarfsplanung, geht über die Beschaffung der Mitarbeiter bis hin zur konkreten Planung der Arbeitszeiten. So erstellt beispielsweise ein Betrieb, bei dem die Mitarbeiter rund um die Uhr im Schichtbetrieb arbeiten, einen Schichtplan.
Auch um die Aufgaben rund um die Vergütung und die Benefits kümmert sich das Personalmanagement. Das Ziel ist es, wettbewerbsfähige, faire und motivierende Vergütungssysteme und attraktive Zusatzleistungen zu entwickeln. Dazu müssen die HR-Verantwortlichen eine klare Gehaltsstrategie entwickeln, die die Vergütungsphilosophie des Unternehmens widerspiegelt.
4. Was macht ein modernes HRM sonst noch aus?
Heute muss ein nachhaltiges Personalmanagement auch verschiedene Grundsätze des ökologischen und sozialverträglichen Wirtschaftens berücksichtigen. Dies umfasst unter anderem die Einhaltung aller Corporate-Governance- und Compliance-Regelungen.
Das Ziel der Corporate Governance ist es, dass die Praktiken des Unternehmens transparent, verantwortlich, integer und fair sind. Es trägt dazu bei, dass eine Balance zwischen den Interessen der verschiedenen Stakeholder geschaffen wird. Hier insbesondere zwischen dem Management und den Mitarbeitern. Ein vorbildliches Verhalten der Geschäftsleitung und der Führungskräfte schafft Vertrauen. Es fördert die Kommunikation und hilft bei der gemeinsamen Arbeit daran, die Ziele des Unternehmens zu erreichen.
Die Verhaltensweisen der Führungskräfte beeinflussen nachweislich stark die Unternehmenskultur und die gelebten Werte. Verhalten sie sich vorbildlich und handeln sie ethisch korrekt, senden sie ein positives Signal an ihre Mitarbeiter. Sie fördern damit eine Firmenkultur, in der viel Wert auf Integrität, Fairness und Eigenverantwortlichkeit gelegt wird. Dies alles, eine hohe Transparenz sowie eine gute, wertschätzende Kommunikation sorgen für ein Arbeitsklima, das Arbeitnehmer zu schätzen wissen. Sollte es doch einmal zu Missstimmungen kommen, dann ist das Konfliktmanagement eine weitere wichtige Aufgabe des Personalmanagements.
Der Arbeitgeber muss sein Möglichstes tun, um die physische und psychische Gesundheit der Mitarbeiter an ihrem Arbeitsplatz zu schützen. Ein Punkt hierbei ist es, den Arbeitsplatz und die Arbeitszeit mitarbeiterfreundlich zu gestalten. Dazu zählen zum Beispiel die Erleichterung einer Work-Life-Balance oder der Vereinbarkeit von Familie und Beruf. Es lohnt sich, dass das Personalmanagement hier möglichst ideale Rahmenbedingungen schafft. Die Personalforschung konnte nachweisen, dass solche Maßnahmen nicht nur die Produktivität der Mitarbeiter steigern. Auch ihre Motivation steigt und ihre Bereitschaft, sich langfristig ans Unternehmen zu binden.
Personalgespräche sind ein unentbehrliches Instrument des Personalcontrollings und des Leistungsmanagements. Diese Mitarbeitergespräche finden in gut organisierten Unternehmen regelmäßig, meist jährlich, statt. Sie ermöglichen es beiden Seiten, dem Arbeitgeber wie dem Arbeitnehmer, zu den erbrachten Leistungen Stellung zu nehmen. Man spricht hier auch von Feedback-Gesprächen. In diesen legt das Personalmanagement zusammen mit dem Mitarbeiter ferner die Ziele für die Zukunft fest. Beim 360-Grad-Feedback erfolgt eine Rundumbeurteilung. Das heißt, hier kann auch der Mitarbeiter ein Feedback zur Führungskraft oder zu seinem Arbeitsumfeld geben.
5. Was ist im Personalmanagement alles zu tun? – eine Übersicht
Wie zu sehen ist, umfasst das HRM eine ganze Palette an Aspekten. Es ist nicht so einfach, hier den Überblick zu behalten. An dieser Stelle deshalb eine Übersicht über die wesentlichen Aufgaben:
Personalplanung: Sie dient der Analyse des zukünftigen Personalbedarfs und der Entwicklung von Strategien. Damit möchte man sicherstellen, dass das Unternehmen stets über ausreichend Mitarbeiter mit der geeigneten Qualifikation verfügt.
Rekrutierung und Onboarding: Die Verantwortlichen identifizieren die geeignetsten Kandidaten für die offenen Stellen. Sie führen die Bewerbungsgespräche, wählen die besten Bewerber aus, stellen sie ein und nehmen sie an Bord (Onboarding).
Personalentwicklung: Sie planen gemeinsam mit den Mitarbeitern deren Karriere im Unternehmen. Sie ermöglichen ihnen, ihr Know-how und ihre Soft Skills weiterzuentwickeln, etwa in Schulungen, Workshops oder Coachings.
Talentmanagement: Das Unternehmen soll auch in Zukunft über die benötigten Führungskräfte und Experten verfügen. Wer klug ist, sucht nicht erst lange am Markt. Er identifiziert und fördert beizeiten die High Potentials im eigenen Unternehmen.
Leistungsmanagement: Hier geht es darum, die Leistung der Mitarbeiter regelmäßig zu messen und zu bewerten. Das gilt für die individuellen wie für die Leistungen im Team. Wo möglich – oder nötig – sind Maßnahmen zu ergreifen, um die Leistungen zu verbessern.
Feedback-Gespräche: In diesen Gesprächen können sich Führungskraft und der Mitarbeiter offen und konstruktiv austauschen. Die üblichen Themen sind unter anderem die Leistung, die Zusammenarbeit und die Entwicklung des Mitarbeiters.
Vergütung und Benefits: Das Ziel ist es, ein finanziell attraktives, ausgewogenes und vor allem wettbewerbsfähiges Gesamtpaket für die Mitarbeiter zu schnüren. Dafür legt das Personalmanagement unter anderem die Gehaltsstrukturen, Bonussysteme und ergänzende Leistungen fest. Dazu zählen etwa eine zusätzliche Kranken- oder Unfallversicherung oder auch eine betriebliche Altersvorsorge.
Arbeitsklima: Damit dieses stimmt, sorgt der Arbeitgeber für eine positive Unternehmenskultur und eine reibungslose Kommunikation. Er schafft ein harmonisches Arbeitsumfeld, hilft bei der Konfliktlösung und fördert ein konstruktives Miteinander.
Arbeitssicherheit: Hier geht es um alle Maßnahmen, die für die Sicherheit der Mitarbeiter am Arbeitsplatz sorgen. Und die den Erhalt ihrer physischen und psychischen Gesundheit gewährleisten.
Gleichstellung, Diversität und Inklusion: Das Ziel sollte es sein, ein Arbeitsumfeld zu schaffen, das Vielfalt schätzt und fördert. Alle Mitarbeiter müssen in die Lage sein, ihr berufliches Potenzial voll zu entfalten. Und das ganz unabhängig von ihrem Alter und Geschlecht, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer Herkunft oder einer körperlichen Beeinträchtigung.
Change Management: In Zeiten des Wandels muss das Unternehmen die Mitarbeiter abholen und mitnehmen. Nur so werden sie Veränderungen akzeptieren und sind gewillt, sich anzupassen.
6. Was verhilft dem Personalmanagement zum Erfolg?
Wer mit seinem Personalmanagement erfolgreich sein will, der muss sorgfältig planen, organisieren und verwalten. Doch es gibt verschiedene Tools, die Ihnen dabei helfen, so unter anderem:
Personalmanagement-Software: Mit einer Personalmanagement-Software können Sie alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern erfassen und speichern. Das sind etwa die Kontaktdaten, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Leistungsbeurteilungen und vieles mehr. Das Beste an einer Software: Die Informationen werden regelmäßig aktualisiert und sind so stets aktuell. Zudem können Sie sich darauf verlassen, dass das System die personenbezogenen Daten sicher und gemäß den Datenschutzbestimmungen verwaltet.
Digitale Personalakten: Nutzen Sie satt Papierakten digitale Personalakten und sparen Sie viel Zeit. Ob Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Schulungsunterlagen – hier können Sie einfach und schnell auf alle Dokumente zugreifen.
Zeiterfassungssysteme: Setzen Sie ein modernes, digitales System zur Arbeitszeiterfassung und etwa zum Stellen von Urlaubsanträgen ein. Eine Zeiterfassung Software erstellt automatisch Berichte und hilft Ihnen dabei, Engpässe, aber auch Überlastungen rechtzeitig zu erkennen.
Performance Management: Eine Performance Management Software ermöglicht Ihnen, Ziele zu setzen, die Leistung der Mitarbeiter zu verfolgen und zu beurteilen. So können Sie Defizite in der Leistung erkennen und gezielt Fortbildungsmaßnahmen planen.
Kennzahlen und Analysen: Eine Software liefert Ihnen Kennzahlen und Analysen, mit deren Hilfe Sie Trends im Personalbereich identifizieren können. Dies kann bei der Prognose des Personalbedarfs, der Fluktuation und anderen wichtigen personellen Aspekten helfen.
Grundlegend für ein erfolgreiches Personalmanagement ist auch eine klare Organisationsstruktur. Legen Sie eindeutig die Hierarchien, die Abteilungen und die Zuständigkeiten innerhalb des Unternehmens fest. Dies erleichtert es, die Aufgaben und Verantwortlichkeiten für bestimmte Projekte zuzuordnen. Außerdem sollten die HR-Mitarbeiter stets über die neuesten Entwicklungen in der Personalarbeit auf dem Laufenden sein. Hier lohnt es sich, regelmäßig in Weiterbildungsmaßnahmen zu investieren.
Richten Sie außerdem einen Informationskanal oder eine Plattform ein, über die Sie wichtige Informationen an Ihre Beschäftigten weitergeben. Das kann etwa ein Newsletter oder ein regelmäßiges Team-Meeting oder das firmeneigene Intranet sein. Bitten Sie Ihr Personal um Feedback, wie die Abläufe ihrer Meinung nach verbessert werden könnten. Flexibilität ist ebenfalls wichtig für den Erfolg ihres Personalwesens. Wenn sich die Anforderungen im HRM ändern, müssen Sie die Prozesse bei Bedarf anpassen.
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