Die Stellenbeschreibung ist ein wichtiges Instrument im Personalbereich. Die Stellenbeschreibung enthält alle maßgeblichen Aufgaben und Kompetenzen des Mitarbeiters. Außerdem werden in der Funktionsbeschreibung die Abgrenzung und Zusammenarbeit mit anderen Bereichen beschrieben. Die Stellenbeschreibung ist zum einen eine statistische Grundlage für die relevanten Daten der Mitarbeiter. Zum anderen wird sie in vielen Einsatzbereichen des Personalwesens benötigt: zur Erstellung von Arbeitszeugnissen genauso wie zum Recruiting, zur Einarbeitung neuer Mitarbeiter oder bei Umstrukturierungen im Betrieb.
Was gehört in die Stellenbeschreibung?
Die Stellenbeschreibung sollte folgende Punkte umfassen:
- Bezeichnung der Stelle, Funktion der Stelle innerhalb des Unternehmens
- Bezeichnung des Teams oder der Abteilung
- Vorgesetzter und Stellvertreter
- Direkt unterstellte Mitarbeiter
- Ziel der Stelle
- Kern- und Hauptaufgaben
- Nebenaufgaben
- Führungsaufgaben
- Kompetenzen, Befugnisse und Pflichten
- Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen
- Mitwirkung bei Projekten, Mitarbeit in Gremien
- Fort- und Weiterbildung
Die Aufgabenbeschreibung ist wesentlicher Bestandteil der Funktionsbeschreibung. Dabei sollte die Frage beantwortet werden, welches Ziel diese Stelle hat. Aus diesem Ziel leiten sich die Aufgaben der Stelle ab. Die Aufgaben gilt es, nach ihrer Gewichtung zu sortieren. So erhält der Mitarbeiter eine klare Orientierung über die Aufgaben, die von ihm erwartet werden. Wichtig ist auch, die Befugnisse, die mit der Stelle verbunden sind, zu benennen. Das wäre zum Beispiel der Fall, wenn der Mitarbeiter darüber entscheiden kann, welche Weiterbildungsangebote seine Teammitglieder nutzen dürfen, oder wenn er Budgetverantwortung hat.
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Vor- und Nachteile der Stellenbeschreibung
Stellenbeschreibungen schaffen Transparenz, verbessern die Organisationsstruktur, erleichtern die Beurteilung des Mitarbeiters und helfen bei einer Stellenneubesetzung. Außerdem können sie zur Steigerung der Motivation und der Zufriedenheit am Arbeitsplatz und somit zur besseren Mitarbeiterbindung beitragen. Sie beugen Missverständnissen und Kompetenzgerangel vor und sorgen für klare Regelungen während des Urlaubs oder im Krankheitsfall. Außerdem erleichtern sie die Einarbeitung neuer Mitarbeiter und helfen dabei, die Mitarbeiter für ihren Aufgabenbereich fit zu machen.
Allerdings haben Stellenbeschreibungen auch Nachteile. So ist vor allem die initiale Einführung zeitaufwendig, wenn für alle Stellen eine Beschreibung zu fertigen ist. Die regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung ist ebenfalls mit Aufwand verbunden. Das starre Gerüst wird als hinderlich in der dynamischen Arbeitswelt von heute empfunden. Denn wenn sich die Anforderungen auf dem Markt ändern, wandeln sich damit entsprechend die Aufgaben des Einzelnen im Unternehmen. Eine zeitnahe Aktualisierung ist unter solchen Umständen nur schwer zu realisieren. Die konventionelle Stellenbeschreibung bildet die moderne Arbeitswelt mit Projekt- und Teamarbeit, vernetzten Strukturen, Flexibilität, Arbeitsgruppen und einem hohen Maß an Eigenverantwortung zudem nur unzureichend ab. Laufend angepasste Ziele können ebenfalls schlecht erfasst werden. Auch besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter sich auf die Aufgaben in ihrer Stellenbeschreibung zurückziehen und „Dienst nach Vorschrift“ leisten, statt selbst initiativ zu werden und sich im Unternehmen einzubringen.
