Eine HR Recruiting Software unterstützt Sie bei all den Aufgaben, die mit dem Bewerbungsprozess zu tun haben. Diese reichen von der Ausformulierung der Stellenbeschreibung über die Positionierung der Stellenanzeige bis hin zur Auswertung der eingehenden Bewerbungen und der Korrespondenz mit den Bewerbern.

Das Recruiting ist heute eine der wichtigsten Aufgaben in einem Unternehmen. In den vergangenen Jahren hat sich die Situation auf dem Arbeitsmarkt, unter anderem bedingt durch den demografischen Wandel, gravierend verändert: Es gibt einen großen Fachkräftemangel und die Arbeitslosenquote ist gesunken. Wo früher die Bewerber aktiv einen Job gesucht haben, suchen heute die Unternehmen aktiv die geeigneten Kandidaten. Hinzu kommt, dass in den vergangenen Jahren eine starke Digitalisierung stattgefunden hat. Es ist also höchste Zeit, die Recruiting-Prozesse an die neue Realität anzupassen.

Der Recruiting Prozess besteht aus mehreren Phasen: Am Anfang stehen die Analyse des Anforderungsprofils und die Stellenausschreibung. Es folgen die Suche nach dem oder den geeigneten Kandidaten, das Screening und die Bewerberauswahl. Dann wird der Vertrag ausgearbeitet und der neue Mitarbeiter eingestellt. Der Prozess schließt ab mit dem Onboarding der neuen Arbeitskraft. Geht man mehr ins Detail, dann lassen sich die folgenden sieben Schritte ableiten:

1. Die Analyse der Anforderungen: Bevor sich die Mitarbeiter der HR-Abteilung auf die Suche machen können, müssen sie zunächst einmal wissen, wen sie genau suchen. Deshalb ist es unerlässlich, ein möglichst präzises Anforderungsprofil zu erstellen. Damit sie so viele Informationen wie nur möglich sammeln können, müssen die folgenden Fragen beantwortet werden: In welcher Abteilung soll die neue Kraft arbeiten? Welches fachliche Know-how muss der Kandidat mitbringen? Welche Aufgaben wird er zukünftig zu erledigen haben? Am besten holen Sie auch die Mitarbeiter der jeweiligen Abteilung mit ins Boot. Denn diese wissen am besten, was die oder der Neue können sollte.
2. Die Formulierung der Stellenanzeige: Mit der Stellenanzeige nehmen Sie als Arbeitgeber das erste Mal Kontakt mit Ihrem zukünftigen Mitarbeiter auf. Sie ist daher eine wichtige Grundlage für den gesamten Bewerbungsprozess. Entsprechend sorgfältig und ansprechend muss sie formuliert werden. In jedem Fall sind die wichtigen Aspekte des Jobs zu nennen, während Sie darauf verzichten sollten, triviale Dinge zu erwähnen, die Ihre Bewerber langweilen könnten.
   Bei der Formulierung einer Stellenausschreibung hilft Ihnen das AIDA-Prinzip. AIDA ist ein Akronym und steht für
   • Attention = Aufmerksamkeit
   • Interest = Interesse
   • Desire = Wunsch
   • Action = Handlung
   Damit potenzielle Bewerber Ihre Anzeige lesen, müssen Sie also zunächst einmal ihre Aufmerksamkeit gewinnen. Hierfür eignet sich die Überschrift am besten, denn darauf fällt der erste Blick des Lesers. Im Untertitel und/oder in den ersten paar Sätzen wird die Stelle genauer beschrieben. Damit Sie hier wirkliches Interesse wecken, stellen Sie sich selbst die Frage „Wen suchen wir?“ und beantworten Sie diese so genau wie möglich. Die nächste interessante Fragestellung lautet: Handelt es sich um eine Vollzeit- oder Teilzeitstelle, um ein Praktikum oder einen Job als Werkstudent? Ist es eine befristete oder eine unbefristete Stelle?
   Im Hauptteil der Stellenausschreibung informieren Sie über die Aufgaben und die Qualifikationen, die der Bewerber mitbringen soll. Sie stellen außerdem Ihr Unternehmen vor und zeigen auf, was Sie dem neuen Mitarbeiter bieten können. Dieser Part der Anzeige sollte nicht nur reine Informationen liefern, sondern dem Interessenten die Stelle vielmehr schmackhaft machen.
   Sie möchten, dass der passende Kandidat aktiv wird und sich auf die Stelle bewirbt. Machen Sie ihm diesen Schritt deshalb so leicht wie nur möglich. Geben Sie gleich in der Anzeige die Kontaktdaten der zuständigen Ansprechperson Ihrer HR-Abteilung inklusive E-Mail- und Postadresse an. Sinnvoll ist es auch, genau zu sagen, welche Unterlagen eingereicht werden sollen. Eine clevere HR Recruiting-Software unterstützt Sie dabei, Ihre Stellenausschreibungen effizient und zielführend zu formulieren.
3. Die Publikation der Stellenanzeige: Sie wollen die offene Stelle möglichst erfolgreich neu besetzen. Deshalb empfiehlt es sich, dass Sie mit Ihrem Stellenangebot so viele geeignete Bewerber ansprechen, wie es nur geht. Machen Sie dazu Ihre Anzeige auf möglichst vielen Kanälen publik. Welche Sie wählen, das hängt auch von der Zielgruppe ab, die Sie ansprechen wollen.
   Sie können ganz herkömmlich die lokalen, regionalen und überregionalen Print- oder auch Online-Medien nutzen. Zeitgemäß ist die Nutzung digitaler Job-Plattformen im Internet. Hier bieten sich eine Karriereseite auf der eigenen Website, diverse Jobbörsen und die sozialen Netzwerke an. Mit der richtigen Software legen Sie Jobs mit nur wenigen Klicks an und veröffentlichen die Anzeige auf den passenden Kanälen.
   Es gibt noch weitere Möglichkeiten, den Pool der Bewerber zu vergrößern: So können Sie im eigenen Haus Ihre Mitarbeiter darüber informieren, dass eine Stelle neu besetzt wird. Machen Sie dazu einen Aushang am realen oder – über das Intranet – am digitalen Schwarzen Brett. Vakanzen können Sie darüber hinaus bei der Agentur für Arbeit, bei einem Personaldienstleister oder Headhunter melden. Diese haben meist eigene Bewerberpools.
4. Die Sichtung der Unterlagen: Die ersten Bewerbungen sind eingegangen. Nun hat der Recruiter die Aufgabe, die Unterlagen der Bewerber wie Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse zu sichten. Bei diesem Screening findet er heraus, inwieweit die Qualifikationen, die Berufserfahrung und die Motivation des jeweiligen Bewerbers zu der ausgeschriebenen Stelle passen. Eine geeignete Recruiting-Software unterstützt ihn bei der effizienten und objektiven Vorauswahl. Sie hilft ihm, Zeit zu sparen und den Überblick über alle Bewerbungen zu bewahren.
5. Die Auswahl der Kandidaten: Die aussichtsreichsten Kandidaten wurden ausgewählt. Um mehr über ihre Qualifikationen und Soft Skills wie Team- oder Führungsfähigkeit zu erfahren, werden erst einmal Gespräche geführt. Oftmals reicht das Bewerbungsgespräch allein nicht aus, um entscheiden zu können, ob der Bewerber für die Stelle geeignet ist und/oder ob er gut ins Team passt.
   Ein Weg, um mehr darüber herauszufinden, sind Assessment-Center. Egal ob im Einzel- oder im Gruppen-Assessment, hierbei handelt es sich um eine besonders komplexe Form der Personalauswahl. Die Bewerber werden über ein bis drei Tage auf Herz und Nieren getestet. Zum einen im Hinblick auf ihre fachliche Kompetenz, zum anderen hinsichtlich ihrer Sozialkompetenz. Hier erfahren Sie viel über die Persönlichkeit Ihres Bewerbers.
   Sie können den Bewerber aber auch einfach zum Probearbeiten einladen. Auf diese Weise machen sich beide Seiten ein besseres Bild vom jeweils anderen. Egal, für welche Methode Sie sich entscheiden: Auf die eine oder andere Weise finden Sie den Bewerber, der die Anforderungen am besten von allen Kandidaten erfüllt.
6. Die Einstellung der/des besten Kandidaten: Dem Kandidaten, der Sie besonders überzeugen konnte, unterbreiten Sie ein Jobangebot. Sie verhandeln mit ihm das Einstiegsgehalt und Extraleistungen, die Sie ihm als Arbeitgeber gewähren. Zu diesen zählen Sachzuwendungen wie die kostenfreie Überlassung eines Geschäftswagens oder die Privatnutzung eines Smartphones. Wenn Sie und Ihr Top-Kandidat sich einig sind, dann unterzeichnen Sie beide den Arbeitsvertrag.
7. Eingliederung und Onboarding: Mit den Unterschriften unter dem Arbeitsvertrag ist der Recruiting-Prozess noch nicht abgeschlossen. Jeder Arbeitgeber wünscht sich, dass sich der neue Mitarbeiter möglichst gut und schnell integriert und sich im Unternehmen wohlfühlt. Schließlich hat er kein Interesse daran, dass das neue Mitglied im Team noch in der Probezeit kündigt. Dann müsste der gesamte Recruiting-Prozess aufwendig noch mal von vorne beginnen. Kurz und gut: Auf das richtige Onboarding kommt es an. Das soll dem Neuen im Team den Start erleichtern. Im besten Falle trägt es dazu bei, dass er dem Unternehmen lange loyal verbunden bleibt.

Das Online-Recruiting ist dem herkömmlichen sehr ähnlich. Das eine wie das andere umfasst all die Schritte, die nötig sind, um neues Personal zu beschaffen. Es beginnt mit der Ausschreibung der vakanten Stellen. Es geht weiter mit der Kandidatensuche und der Sichtung der Bewerbungen bis hin zur Auswahl der geeigneten Kandidaten. Der krönende Abschluss ist die Vertragsunterzeichnung und das erfolgreiche An-Bord-Nehmen des neuen Mitarbeiters.

Die in- und externe Kommunikation spielt eine zentrale Rolle im Online-Recruiting. Diese findet mit den Bewerbern, aber auch mit den firmeninternen Stakeholdern statt. Das sind all diejenigen, die ein berechtigtes Interesse am Fortgang des Bewerbungsprozesses haben. Dazu zählen ganz sicher die Mitarbeiter und die Führungskräfte der jeweiligen Abteilung. Schließlich soll der oder die Neue auch gut ins Team passen.

Der große Unterschied zwischen dem modernen und dem klassischen Recruiting besteht darin, dass heute alle Prozesse digital stattfinden. Sicher, es gibt sie noch, die Printanzeigen. Doch mal ehrlich: Wann haben Sie das letzte Mal eine Zeitungsannonce für eine offene Stelle geschaltet? Ja, auch hier hat sich die Digitalisierung längst durchgesetzt. Die meisten Firmen setzen heute deshalb auf die eigene Website oder Karriereseite. Sie nutzen die zahlreichen Jobbörsen und die sozialen Netzwerke, um über offene Stellen zu informieren.

Dasselbe gilt für die Bewerber: Sie lesen die Stellenanzeigen im Internet und nicht in der Tageszeitung. Sie verschicken ihre Unterlagen digital und nicht mehr mit der Post. Die Recruiter wiederum verwenden nicht länger Excellisten, um den Überblick über die Kandidaten zu behalten. Mit einer modernen HR Recruiting-Software geht das schließlich viel komfortabler und spart ihnen Zeit. Eine solche Software unterstützt sie effizient bei der Suche nach dem oder den idealen Kandidaten für ihr Unternehmen.

Das Employer Branding ist ein Bestandteil der Corporate Identity (CI) des Unternehmens. Es beschreibt alle Maßnahmen, die ein Unternehmen ergreift, um sich auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren. Letztlich will man die eigene Marke als Arbeitgeber stärken und sich positiv von anderen Wettbewerbern auf dem Arbeitsmarkt abheben. So ist beim Employer Branding auch von der Arbeitgebermarkenbildung die Rede.

Um ein Employer Branding aufzubauen und zu pflegen, werden ganz klassische Instrumente aus dem Marketing angewendet. Beim herkömmlichen Marketing steht das Produkt oder die Dienstleistung im Fokus. Beim Employer Branding hingegen ist es das Unternehmen selbst. Das Branding einer Arbeitgebermarke beeinflusst weiterhin das Verhalten und die Kommunikation des Unternehmens. Und das nicht nur nach außen, sondern auch nach innen. Wichtige Teilbereiche sind deshalb die Führungskultur und die Führung der Mitarbeiter.

Die zentrale Aufgabe des Recruitings ist, qualifiziertes Personal zu beschaffen. Genauer gesagt geht es darum, den möglichst idealen Mitarbeiter zu finden. Dieser sollte mit seinen Fähigkeiten und seinem Know-how nicht nur optimal den Anforderungen der Stelle entsprechen. Er sollte zudem sehr gut ins Team passen.

Zum Recruiting-Prozess zählen alle Maßnahmen, mit denen potenzielle neue Mitarbeiter angesprochen und gewonnen werden können. Das heißt, dass möglichst viele Kanäle und Plattformen für die Stellenausschreibung genutzt werden sollten. Zum Beispiel die Karriereseite auf der eigenen Website, die Jobbörsen im Internet, Job- und Karrieremessen, Social Media und die sozialen Netzwerke.

Eine weitere Maßnahme ist es, einen firmeneigenen Talent-Pool zu schaffen. Denn nicht selten befindet sich der perfekte Kandidat für eine vakante Stelle bereits im eigenen Unternehmen. Möglicherweise ist es nötig, den Kollegen dafür umzuschulen, man spricht hier auch von einem Upskilling. So lässt sich eine vakante Stelle besetzen, ohne dass der komplette Recruiting-Prozess durchlaufen werden muss. Das spart Zeit und Kosten.