Früher war es üblich, einmal im Jahr Gespräche zur Zielvereinbarung zu führen. Die Märkte unterliegen heute einem ständigen Wandel und erfordern eine schnelle Anpassung auch bei den Zielen. Diese müssen in kürzeren Abstanden, also mehrmals unter dem Jahr, angepasst werden. Das kostet Zeit und erfordert Flexibilität.
Doch gerade den Managern fehlt oftmals die Zeit, um sich permanent auf dem Laufenden zu halten: über die Entwicklung einzelner Mitarbeiter, über deren Fortschritte oder die Einhaltung von Zielen. Hier sorgt eine Performance Management Software spürbar für Entlastung: Sie unterstützt effizient alle, die für das Personal verantwortlich sind. Das sind die Führungskräfte und die Mitarbeiter aus der HR-Abteilung.
Vor hundert Jahren lebten die meisten Menschen von ihrer Hände Arbeit. Zudem waren sie vor allem in der Landwirtschaft und in der Industrie tätig. Heutzutage arbeiten die meisten – auch in den genannten Branchen – in erster Linie mit dem Kopf. Entsprechend mehr zählen die kognitiven Leistungen. Es ist nicht zuletzt der digitalen Transformation zu verdanken, dass die Mitarbeiter von heute immer mehr Wissensarbeiter sind. Denn dank smarter Software werden sie zunehmend von Routinearbeiten entlastet.
Hierin liegen für Sie als Unternehmer der große Vorteil und Ihre Chance: Ihre Mitarbeiter haben den Kopf frei für komplexe, strategische Aufgaben. Wer hier den Erfolg seines Unternehmens sichern will, der muss zunächst in die Mitarbeiter investieren. Er muss sie so motivieren und fördern, dass sie Bestleistungen abliefern. Ein effizientes Performance Management ist hier mehr als hilfreich, es ist vielmehr unerlässlich.
Es gibt viele verschiedene Performance Management Software Anbieter auf dem Markt. Bei einem Vergleich sollten Sie vor allem auf die folgenden Leistungsmerkmale achten:
Zum anderen vergibt jeder, der auf den Einsatz eines Performance Management Tools verzichtet, wertvolle Chancen. Denn es bleibt für ihn unklar, wie effizient und wie leistungsfähig die eigene Belegschaft ist. Das kann auf Dauer nur zu Produktivitätsverlusten führen. Da sind auf der einen Seite die fähigen, die zielstrebigen Mitarbeiter. Diese werden nicht oder nur unzureichend gefördert, weil ihr Potenzial erst gar nicht erkannt wird. Sie nehmen das auf Dauer als Geringschätzung ihrer Persönlichkeit und ihrer Arbeit wahr. Das wiederum demotiviert, nimmt ihnen mit der Zeit die Begeisterung für ihre Tätigkeit.
Ein weiterer Vorteil ist, dass ein vorgegebenes Bewertungssystem für eine größere Subjektivität sorgt. Denn mal ehrlich: Wie schnell beurteilen wir selbst andere rein nach dem Gefühl oder hören auf die Meinung Dritter? Beim Einsatz einer Performance Management Software sieht das anders aus. Hier sind die Manager dazu angehalten, sich bei den Beurteilungen in erster Linie auf Fakten zu stützen. Das sorgt dafür, dass einzelne Mitarbeiter nicht übervorteilt oder gar gemobbt werden.
Häufig besteht bei Frauen und Männern noch ein Unterschied beim Gehalt. Auch hier kann ein Performance Management Tool dazu beitragen, diesen Gender Gap abzubauen.
Denn es ermöglicht, die Mitarbeiter ganz objektiv, entsprechend der Leistung und ihrem Einsatz zu entlohnen.
Der Wandel der HR war spürbar. Früher handelte es sich dabei überwiegend um eine Verwaltungsfunktion. Jetzt kommen HR-Mitarbeiter auf dich zu und fragen, wie sie dich unterstützen können. Sage Business Cloud People hat unseren IT-Mitarbeitern außerdem mehr Zeit für produktiveres Arbeiten gegeben. Davor verbrachten 12 Entwickler 30 % ihrer Zeit damit, HR-Datenbanken am Laufen zu halten. Für Sage Business Cloud People benötigen wir nur einen.
Roddy Temperley, Global Head of HR
SDL
Wir haben uns für die Softwarelösungen von Sage entschieden, weil uns das Preis-Leistungsverhältnis überzeugte.
Florian Kirchner
Kulmbacher Brauerei AG
Wir sind mit den Sage Softwarelösungen sehr zufrieden. Unsere Verarbeitungsqualität ist gestiegen, die Software ist flexibel einsetzbar und die Bedienung ist schnell erlernbar.
Volker Bradenstein, Lohnbuchhaltung
Spindler GmbH & Co. KG
Eine Performance Management Software unterstützt ein Unternehmen dabei, sein Leistungsmanagement planbar zu gestalten. Das Tool sollte nutzerfreundlich sein und die Personalverantwortlichen optimal unterstützen. Zum einen kann er hierüber mit seinen Mitarbeitern Ziele vereinbaren. Das können sowohl individuelle Ziele für einzelne Personen als auch Teamziele sein. Zum anderen erlaubt das Tool, die Leistungsfähigkeit und die Leistung der Beschäftigten zu beurteilen. Um die Performance der Mitarbeiter zu bewerten, können vorab Leistungskennzahlen, auch Key-Performance-Indikatoren (KPI) genannt, festlegen werden.
Die Software ermöglicht es ferner, Maßnahmen zur Weiterbildung wie Schulungen zu planen und zu begleiten. Auch bei der Terminplanung unterstützt das Tool: Gesprächstermine werden hier festgelegt und per Erinnerungsfunktion wird darauf hingewiesen, wann das nächste Feedback-Gespräch ansteht.
Eine Performance Management Software umfasst eine ganze Reihe von Funktionen:
Ein Tool Performance Management unterstützt Sie dabei, Ihre Mitarbeiter gezielt zu fördern und dadurch ihre Motivation und Produktivität erhöhen. Doch nicht nur das: Es sorgt zudem dafür, dass sie gern im Unternehmen bleiben. Das wiederum senkt die Fluktuation und spart Ihnen Kosten. Schließlich müssen Sie sich nicht immer wieder auf die Suche nach neuen Mitarbeitern machen. Als Arbeitgeber profitieren Sie so auf lange Sicht: Indem Sie dafür sorgen, dass Ihre Mitarbeiter im Beruf erfolgreich und zufrieden sind, steigern Sie zugleich auch den Erfolg Ihres Unternehmens.
Eine Performance Management Software kann dabei helfen, Probleme zu lösen. Denn was das Personal betrifft, stehen Unternehmer vor einer ganzen Reihe von Herausforderungen. So fürchtet jeder Arbeitgeber, fähige Mitarbeiter zu verlieren. Nämlich dann, wenn sie der Meinung sind, dass ihre Leistung nicht anerkannt wird. Das ist der Fall, wenn sie glauben, zu wenig Anerkennung und/oder zu wenig Lohn zu erhalten. Dann gibt es die Fälle, in denen Mitarbeiter ineffizient und nicht in Einklang mit den Zielen des Unternehmens arbeiten. Hier sind zu Recht erhebliche finanzielle Verluste zu befürchten.
Manche Probleme sind hausgemacht. Etwa dann, wenn vorab keine Standards festgelegt wurden, wie Entscheidungen zu Vergütungen, Beförderungen oder Kündigungen getroffen werden. Leider kommt es auch vor, dass ein Arbeitsverhältnis vor Gericht endet. Das kann passieren, wenn der Arbeitnehmer die Kündigung anficht. Hier muss der Arbeitgeber gute Gründe vorweisen, um vor Gericht zu bestehen. Eine Performance Management Software unterstützt Unternehmer dabei, dass es erst gar nicht so weit kommt.
Der Performance Management Prozess beschreibt die systematische Abfolge von Aufgaben zum Zwecke der Beurteilung und der Steigerung der Leistung. Die Abfolge sieht so aus:
1. Vorbereitung und Zieldefinition: Hier legen die Personalverantwortlichen, also in der Regel die Vorgesetzten und HR-Mitarbeiter, die Leistungsebenen fest. Sie definieren die Ziele und die Kriterien, anhand derer die Leistungen gemessen werden sollen.
Dazu sollten sie die folgenden Fragen beantworten:
2. Überwachung und Messung der Leistung: Um die Leistungen zu überwachen und zu messen, werden die dafür relevanten Daten erhoben, analysiert und beurteilt. Die Leistung kann in Abständen von mehreren Monaten, nach einem Jahr oder auch kontinuierlich beurteilt werden. Nach der Auswertung der Daten sollten Fragen wie die folgenden beantwortet werden können:
3. Bewertung und Schaffung von Anreizen: Wurden diese Fragen beantwortet, dann gilt es nun, diese Potenziale erfolgreich auszuschöpfen. Die Fragen lauten nun:
An dieser Stelle können Weiterbildungsmaßnahmen eingeleitet werden. Als Anreiz für eine Leistungssteigerung ist unter anderem denkbar, das Entgelt an die Leistung zu koppeln.
Ein Performance Management Prozess endet nie, er ist fortlaufend. Nach Abschluss eines Prozesszyklus werden die bisherigen und die neuen Ziele identifiziert, und das Ganze beginnt von vorn.
Die drei Phasen des Performance Management Prozess heißen:
Um die Leistung und das Potenzial Ihrer Mitarbeiter zu beurteilen, brauchen Sie klar definierte Prozesse. Insbesondere müssen Ziele vereinbart und regelmäßig interaktiv angepasst werden. Dazu können Sie Tools nutzen, die nicht nur die Führungskraft, sondern auch die HR und der jeweilige Mitarbeiter einsehen kann. Auf diesem Weg können sie den Beschäftigten direkt ein Feedback geben. Doch ein solches sollte nicht nur von den Führungskräften an die Mitarbeiter gehen. Auch die Mitarbeiter sollten sich untereinander eine Rückmeldung geben können. Ein gängiges Hilfsmittel hierfür ist der Fragebogen. Mit seiner Hilfe können Sie herausfinden, was – und vor allem warum – gut lief und was weniger gut.
Es ist sinnvoll, regelmäßig Entwicklungs- oder Feedbackgespräche zu führen – und nicht nur einmal im Jahr. Das liegt daran, dass niemand auf die Leistungen eines ganzen Jahres zurückblicken und diese sinnvoll besprechen kann. Erinnern kann man sich im besten Falle an die vergangenen acht bis zwölf Wochen. Sorgen Sie deshalb dafür, dass Ihr Feedback zeitnah erfolgt. Noch dazu sollte es sich in Ihrem Gespräch am besten auf einen konkreten Anlass beziehen. Konfrontieren Sie Ihren Gesprächspartner nicht mit zig verschiedenen Themen. Bringen Sie Ihr Feedback besser in kleineren, leichter verdaulichen Portionen an.
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Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und mühsam zu erstellenden Exceltabellen und seien Sie rechtlich auf der sicheren Seite – mit einer Zeiterfassungssoftware.
