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Das Mitarbeiterportal : Ihr guter Draht zu den Mitarbeitern

Ein Mitarbeiterportal – auch Employee Self Service genannt – ist perfekt für den Austausch zwischen den Führungskräften und Mitarbeitern. Alle können hier schnell auf die nötigen Informationen zugreifen. Ob als Tool auf dem Desktop oder in der Cloud - bei Sage finden Sie garantiert das passende Self Service Portal.

Was ist und was kann ein Employee Self Service ?

Wörtlich übersetzt heißt Employee Self Service (ESS) Mitarbeiter-Selbstbedienung.

Bei diesem Selbstbedingungs-Service handelt es sich um ein digitales Portal, über das alle Mitarbeiter und die Führungskräfte viele Routineaufgaben bequem abwickeln können. Die benötigten Dokumente werden einfach online angefordert, zugestellt und eingereicht. Welche Aufgaben und Dokumente das im Einzelnen sind? Hier ein paar Beispiele:

  • selbstständig Ihre personenbezogenen Daten anlegen und ändern,
  • Urlaubsanträge stellen,
  • Reisekosten abrechnen,
  • Krankmeldungen einreichen,
  • Entgeltnachweise anfordern,
  • Arbeitszeiten dokumentieren,
  • auf unternehmensinterne Angebote zugreifen.
  • online die Personalakten einsehen,
  • Arbeitszeiten überwachen,
  • Reise- oder Urlaubsanträge genehmigen,
  • Mitarbeiter beurteilen,
  • Feedbackgespräche dokumentieren,
  • den Personalbedarf planen.
  • Gehaltsabrechnungen zustellen,
  • Anfragen und Anträge auf Knopfdruck genehmigen oder ablehnen,
  • Fortbildungen planen,
  • einen Talentpool pflegen und so
  • betriebsintern Mitarbeiter für offene Stellen suchen.

Ein guter Draht zur Personalabteilung Dank MSS

Die Führungskräfte haben über dieses Portal einen guten Draht zur Personalabteilung. Bei den Funktionen, die speziell den Austausch zwischen diesen beiden Seiten unterstützen, spricht man auch vom Manager Self Service, kurz MSS. Dabei handelt es sich jedoch nicht um ein eigenes Modul. Der MSS ist vielmehr integraler Bestandteil des Employee Self Service.

Was ist mit den Mitarbeitern, die keinen eigenen PC am Arbeitsplatz haben ? Kein Problem – die Personalabteilung erreicht auch sie über das Mitarbeiterportal : Für Mitarbeiter, die in der Produktion tätig sind, gibt es eigens ESS-Terminals. Diese werden in Produktionshallen, Pausenräumen oder Kantinen aufgestellt. Hier können sich die Beschäftigten mit ihren eigenen Zugangsdaten anmelden und schon sind sie eingebunden. Das gilt auch für die Mitarbeiter, die im Kundendienst oder viel auf Geschäftsreise sind. Sie nutzen das Portal ganz einfach über mobile HR-Apps auf dem Smartphone oder Tablet.

Anbieter für HR Software im Vergleich : Sage ist regelmäßig Testsieger

Wie eine Routineaufgabe dank ESS vereinfacht wird – Beispiel Krankmeldung

Ein Employee Self Service erleichtert nicht nur der HR-Abteilung den Arbeitsalltag, sondern auch den Beschäftigten.

Ein gutes Beispiel hierfür ist die Krankmeldung : Wird ein Mitarbeiter krank, dann hat er eine sogenannte Anzeigepflicht. Das heißt, er ist gesetzlich dazu verpflichtet, den Arbeitgeber sofort darüber zu informieren. Doch das muss er nun nicht mehr per Telefon, E-Mail oder Fax tun, das erledigt er direkt über das Mitarbeiterportal. Das ist nicht nur sehr komfortabel. Er hat zugleich die Garantie und den Nachweis, dass er seinen Arbeitgeber rechtzeitig informiert hat.

Das sind die Vorteile eines Mitarbeiterportals

Wie kommunizierten die Mitarbeiter bisher mit der Personalabteilung ?

Die einen greifen zum Telefon, um über ihr Anliegen zu sprechen, die anderen senden eine E-Mails. Doch oft ist der zuständige Ansprechpartner gerade nicht erreichbar oder die falsche Person wird angesprochen. Der Beschäftigte muss also manchmal mehrmals Anlauf nehmen, um sein Anliegen an den Mann oder an die Frau zu bringen.

Wie stellen Ihre Mitarbeiter einen Antrag auf Urlaub, Teilzeit, auf die Erstattung der Reisekosten oder eine Fortbildung ? Immer noch auf Papierformularen ? Zumindest ist das in vielen Unternehmen bis heute so üblich : Das Formular wird ausgefüllt und in die Hauspost gegeben. Es dauert, bis das Papier seinen Weg zum Sachbearbeiter gefunden hat. Oftmals wandern die Formulare hin und her, weil der Vorgesetzte noch zustimmen muss. Hinzu kommt, dass das ein oder andere Papierdokument auch mal verlegt wird. Rück- oder Nachfragen sind deshalb an der Tagesordnung.

All das ist umständlich. Alle, die an diesen Vorgängen beteiligt sind, verlieren wertvolle Zeit, die sie anders besser hätte nutzen können. Ein Mitarbeiterportal erlaubt es ihnen, diese Anträge digital einzureichen. Dadurch geht nichts mehr verloren, Wege werden gespart und auch der Papieraufwand reduziert sich deutlich.

Die Vorteile des Mitarbeiterportals auf einen Blick :

Das Sage HR Mitarbeiterportal steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften rund um die Uhr zur Verfügung, und das an sieben Tagen in der Woche. Die wichtigsten Vorteile im Überblick :

Dank standardisierter Abläufe können die HR-Mitarbeiter nun Routinevorgänge effizient abarbeiten. Sie gewinnen dadurch neuen Freiraum. Zeit, die sie für andere, wichtigere Aufgaben nutzen können.
Über das Mitarbeiterportal lassen sich viele Anträge und Anfragen einfach und schnell stellen, bearbeiten und entscheiden. Das spart viel Papier, Wege und Zeit.
Die Mitarbeiter des gesamten Unternehmens arbeiten, auch über die Abteilungen und Standorte hinweg, gut und effektiv zusammen.
Mithilfe eines ESS beziehen Sie alle in die Personalarbeit mit ein. Dadurch fördern und stärken Sie die Eigenverantwortung Ihrer Mitarbeiter und gehen einen ersten Schritt in Richtung Collaborative Leadership.
Wem man mehr zutraut, der nimmt das als Wertschätzung wahr. Das führt zu einer höheren Motivation, höheren Leistungsbereitschaft und langfristigen Bindung an das Unternehmen.

Das leistet unser Employee Self Service für Sie

Das Mitarbeiterportal ist das ideale Tool, um Manager wie Mitarbeiter direkt in Ihre Personalprozesse einzubinden. Mit dem Sage Employee Self Service verbessern Sie die Zusammenarbeit, fördern Sie die Kommunikation, die Mitarbeiterbindung und die Motivation aller. Und das über alle Hierarchien, Abteilungen und verschiedene Standorte hinweg.

Integrativ

Beziehen Sie sämtliche Mitarbeiter systematisch in die Personalarbeit ihres jeweiligen Verantwortungsbereichs mit ein.

Effizient

Entlasten Sie die Personalabteilung – die Software nimmt Ihren Angestellten die aufwendigen administrativen Aufgaben ab.

Zeitsparend

Verkürzen Sie Kommunikations- und Arbeitswege durch Workflow-gesteuerte Prozesse.

Transparent

Erhöhen Sie die Transparenz im Unternehmen durch den teilweisen oder vollständigen Zugriff auf relevante Mitarbeiterdaten.

Kommunikativ

Schaffen Sie eine offene Kommunikationskultur mit Anwendungen wie einem Wiki oder Forum.

Flexibel

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Flexibilität mit dem Zugriff auf arbeitsrelevante Unterlagen zu jeder Zeit und an jedem Ort.

Mehrstufig

Digitalisieren und automatisieren Sie Ihre Geschäftsprozesse und schaffen Sie so mehrstufige Workflows wie etwa bei der Verwaltung von Urlaubsanträgen.

Qualifiziert

Fördern Sie Ihre Mitarbeiter ganz einfach mit eLearning-Systemen und Online-Lektionen im Mitarbeiterportal.

Sie entscheiden : Was ist für Sie die beste HR-Software ?

Mit der richtigen HR Software können Sie die Prozesse rund um das Personalmanagement erheblich vereinfachen. Dabei spielt es keine Rolle, wie groß Ihr Betrieb ist oder zu welcher Branche es gehört : Unsere HR Software passt einfach zu jedem Unternehmen. Entdecken Sie unsere individuell anpassbaren HR-Softwarelösungen : Vergleichen Sie die Module von Sage und wählen Sie die Lösung aus, die Ihren Anforderungen am besten entspricht.

Sage HR

Die flexible Cloud-Lösung für agiles Personalmanagement

  • Mehrsprachige Komplettlösung
  • Flexibilität durch modularen Aufbau
  • Einfach bedienbares Recruiting & Onboarding
  • Arbeitszeiten und Abwesenheiten planen und erfassen
  • Kommunikationstools & gemeinsamen Kalender auch unterwegs nutzen
  • Cloud-Lösung inklusive mobiler App

Sage HR Suite

Integrierte HR- und Personalabrechnungslösung für mittlere und große Unternehmen

  • Gesamtlösung für alle Prozesse des Personalmanagements
  • Höhere Flexibilität durch modularen Aufbau
  • Mitarbeitergewinnung, -bindung sowie -förderung
  • Integrierte Abrechnung von Reisekosten, Arbeits- und Fehlzeiten sowie Gehältern
  • Optimierung von HR-Prozessen durch individuelle Workflows
  • Ist-Analyse der Personalkosten
  • Nutzung über Desktop, Hosting oder Outsourcing-Abrechnungsservice
  • Einhaltung von GoBD-Richtlinien, Datenschutz und Datensicherheit

Sage Business Cloud People

Personalmanagementsystem in der Cloud für den Mittelstand sowie multinational agierende Unternehmen.

  • Mehrsprachiges HCM-System mit Informations- und Kommunkationsplattform
  • Umfangreiche People Analytics & Controlling
  • Umfassendes Recruiting & Onboarding
  • Performance- & Talentmanagement
  • Konfigurierbare Integration von Drittsystemen
  • Aufbauend auf der weltweit führenden Salesforce Cloud-Plattform

Diese Unternehmen setzen Sage HR Suite bereits erfolgreich ein :

Weitere Antworten zu Fragen rund um ein Self Service Portal

Ein Employee Self Service stellt Informationen zur Verfügung und bezieht Mitarbeiter aktiv in viele administrative Vorgänge der HR-Abteilung ein. Hier können sie zum Beispiel Anträge stellen, Gehaltsnachweise herunterladen und die Arbeitszeiten dokumentieren. Die Anwendung ist cloudbasiert und kann auf dem Desktop oder auf mobilen Endgeräten genutzt werden. Alle Informationen sind zentral in einer Datenbank hinterlegt. So können die Mitarbeiter überall und jederzeit auf die eigenen Daten zugreifen. Entsprechend den Zugriffsrechten, die vorab individuell vergeben werden, können sie diese einsehen, ergänzen und aktualisieren.

Ein Employee Self Service ermöglicht es, viele Routineaufgaben aus der Personalarbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Das hat einen positiven Effekt auf das gesamte Unternehmen. Es erleichtert den Mitarbeitern der HR-Abteilung die tägliche Arbeit. Dadurch, dass die administrativen Aufgaben in den Hintergrund rücken, haben sie mehr Zeit für die wichtigen, die wertschöpfenden Arbeiten. Es spielt keine Rolle, um welchen Bereich, um welche Abteilung es geht : Sie fördern die Kommunikation unter den Kollegen, die Mitarbeiterbindung und die Motivation aller Beschäftigten.

  1. Es ist nutzerfreundlich und intuitiv zu bedienen
    Es arbeiten viele verschiedene Menschen in Ihrem Unternehmen, mit ganz unterschiedlichen Vorlieben und Talenten. Eines ist deshalb sicher : Nicht jeder von ihnen ist gleich digitalaffin. Deshalb ist es absolut notwendig, dass jeder Nutzer das ESS-Tool einfach und intuitiv bedienen kann, am besten ganz ohne extra Schulung. Ein paar Dinge vereinfachen die Arbeit mit dem HR Mitarbeiterportal :
    • Das Benutzerkonto im Self Service Portal lässt sich über ein bereits bestehendes Benutzerkonto wie Google oder Windows erreichen.
    • Der Mitarbeiter kann auch über ein mobiles Endgerät wie Smartphone oder Tablet auf das Portal zugreifen.
    • Es gibt einen Online-Support wie ein Benutzerhandbuch, FAQ oder Beiträge, die mögliche Fragen der Nutzer beantworten.
  2. Es versendet automatisch Erinnerungen und Informationen
    Die Mitarbeiter und Führungskräfte arbeiten nicht ständig mit der HR-Software des Unternehmens. In der Regel schauen sie nur dann, wenn es einen konkreten Anlass gibt, in ihr Nutzerkonto. Deshalb ist es wichtig, dass das System sie zeitnah – zum Beispiel per E-Mail – benachrichtigt, wenn wichtige Informationen für sie bereitstehen. Bei einigen Mitarbeiterportalen kann der Benutzer selbst festlegen, bei welchen Vorgängen er benachrichtigt werden möchte. Solche Nachrichten können die folgenden sein :
    • Eine Führungskraft wird daran erinnert, dass sie noch Urlaubsanträge oder Schichtpläne freigeben soll (ein Vorgang des MSS).
    • Ein Mitarbeiter wird darüber informiert, dass sein Antrag auf Fortbildung genehmigt wurde und wann diese stattfindet.
    • Eine Abteilung erfährt, dass ein neuer Mitarbeiter in ihr Team kommt. Auf dem Mitarbeiterportal wird er erstmalig vorgestellt.
  3. Berechtigungen können individuell vergeben werden
    Eine ausgereifte ESS-Software ermöglicht es Ihnen, maßgeschneidert Zugriffsrechte und Rollen an die Mitarbeiter oder Abteilungen zu vergeben. Dadurch wird festgelegt, wer welche Daten einsehen, verändern oder auch Dokumente hochladen darf. Zum Beispiel kann die Personalabteilung festlegen, dass ein Praktikant nur seine Arbeitsstunden eintragen darf. Ein Manager erhält ungleich mehr Zugriffsrechte : Er kann beispielsweise auf die Arbeitsstunden, die die Mitarbeiter seine Abteilung geleistet haben, zugreifen. Er darf Auswertungen über Gehälter und Urlaubstage abrufen und vieles andere mehr.

    Eine Self Service Portal Software bietet Ansichts- und Bearbeitungs- sowie Vorschlags- und Genehmigungsrechte. So kann für das Vorschlagsrecht ein Genehmigungsprozess vorgesehen werden. Das heißt, dass der Vorgesetzte einen Eintrag oder eine Änderung erst bestätigen muss, bevor sie abgeschlossen werden kann.

In Sachen Datenschutz gelten bei der Nutzung eines Employee Self Service Software dieselben Vorschriften wie bei jedem anderen Softwaretool auch. Gut zu wissen : Ein Mitarbeiterportal birgt weniger Risiken, als das herkömmliche Kommunikationswege tun. Denn es gibt eine Reihe von Mechanismen, durch die eine hohe Sicherheit im Umgang mit den sensiblen personenbezogenen Daten gewährleistet werden kann :

  • Die Daten werden, um sie vor Fremdzugriff zu schützen, stets verschlüsselt übertragen und gespeichert.
  • Ausschließlich die Personen, die dazu berechtigt sind, haben Zugang zu den Daten. Nur sie können diese einsehen und aktualisiere. Dafür sorgt das Unternehmen durch die Vergabe von Zugriffsrechten.
  • Das Unternehmen stellt durch einheitliche Arbeitsabläufe und Genehmigungsworkflows sicher, dass immer die richtige Person die jeweiligen Informationen erhält.
  • Auch vor Cyberkriminalität können sich Firmen schützen. Sollten Mitarbeiter private mobile Endgeräte nutzen, um auf das Self Service Portal zuzugreifen, dann schützt eine Zwei-Faktor-Authentifizierung den Vorgang.
  • Es empfiehlt sich, die Mitarbeiter für das Thema zu sensibilisieren, zum Beispiel durch Schulungen. Hier erfahren sie, wie sie den Employee Self Service compliance-konform nutzen.

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Welche Bereiche Ihrer Personalarbeit wollen Sie effizienter gestalten ?

Hr Software

Mit der Sage HR Suite können Sie Ihre persönliche HR Software ganz nach Ihrem Bedarf aus verschiedenen Modulen zusammenstellen :

Zeiterfassung

Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und mühsam zu erstellenden Exceltabellen und seien Sie rechtlich auf der sicheren Seite mit einer Zeiterfassungssoftware.

Digitale Personalakte

Machen Sie Schluss mit dem Papierkram, beschleunigen Sie Arbeitsabläufe und sparen Sie Kosten – mit einer digitalen Personalakte.

Mitarbeiterportal

Erleichtern Sie nicht nur der HR-Abteilung den Arbeitsalltag, sondern binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein – mit einem Employee Self Service.

Personalmanagement

Vereinfachen und automatisieren Sie die alltäglichen HR-Prozesse und setzen Sie auf eine Personalmanagement Software.
Sage HR Software Two Woman on Laptop

Personalentwicklung

Heben Sie Potenziale, fördern Sie Talente und finden die Führungskräfte von morgen – mit der richtigen Personalentwicklungssoftware.
Visual Recruiting

Recruiting

Optimieren Sie alle Prozesse rund um die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter und sichern sich so die besten Kandidaten – mit einer Recruiting Software.

Personalkostenplanung

Berechnen Sie Ihre Personalkosten künftig schnell und komfortabel auf der Basis von Daten in Echtzeit – mit einer Software für Personalkostenplanung.

Performance Management

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und verhelfen Sie ihnen zu Höchstleistungen – mit einer Performance Management Software.