Bei diesem Selbstbedingungs-Service handelt es sich um ein digitales Portal, über das alle Mitarbeiter und die Führungskräfte viele Routineaufgaben bequem abwickeln können. Die benötigten Dokumente werden einfach online angefordert, zugestellt und eingereicht. Welche Aufgaben und Dokumente das im Einzelnen sind? Hier ein paar Beispiele:
Die Führungskräfte haben über dieses Portal einen guten Draht zur Personalabteilung. Bei den Funktionen, die speziell den Austausch zwischen diesen beiden Seiten unterstützen, spricht man auch vom Manager Self Service, kurz MSS. Dabei handelt es sich jedoch nicht um ein eigenes Modul. Der MSS ist vielmehr integraler Bestandteil des Employee Self Service.
Was ist mit den Mitarbeitern, die keinen eigenen PC am Arbeitsplatz haben? Kein Problem – die Personalabteilung erreicht auch sie über das Mitarbeiterportal: Für Mitarbeiter, die in der Produktion tätig sind, gibt es eigens ESS-Terminals. Diese werden in Produktionshallen, Pausenräumen oder Kantinen aufgestellt. Hier können sich die Beschäftigten mit ihren eigenen Zugangsdaten anmelden und schon sind sie eingebunden. Das gilt auch für die Mitarbeiter, die im Kundendienst oder viel auf Geschäftsreise sind. Sie nutzen das Portal ganz einfach über mobile HR-Apps auf dem Smartphone oder Tablet.
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Krankmeldung : Wird ein Mitarbeiter krank, dann hat er eine sogenannte Anzeigepflicht. Das heißt, er ist gesetzlich dazu verpflichtet, den Arbeitgeber sofort darüber zu informieren. Doch das muss er nun nicht mehr per Telefon, E-Mail oder Fax tun, das erledigt er direkt über das Mitarbeiterportal. Das ist nicht nur sehr komfortabel. Er hat zugleich die Garantie und den Nachweis, dass er seinen Arbeitgeber rechtzeitig informiert hat.
Die einen greifen zum Telefon, um über ihr Anliegen zu sprechen, die anderen senden eine E-Mails. Doch oft ist der zuständige Ansprechpartner gerade nicht erreichbar oder die falsche Person wird angesprochen. Der Beschäftigte muss also manchmal mehrmals Anlauf nehmen, um sein Anliegen an den Mann oder an die Frau zu bringen.
Wie stellen Ihre Mitarbeiter einen Antrag auf Urlaub, Teilzeit, auf die Erstattung der Reisekosten oder eine Fortbildung? Immer noch auf Papierformularen? Zumindest ist das in vielen Unternehmen bis heute so üblich: Das Formular wird ausgefüllt und in die Hauspost gegeben. Es dauert, bis das Papier seinen Weg zum Sachbearbeiter gefunden hat. Oftmals wandern die Formulare hin und her, weil der Vorgesetzte noch zustimmen muss. Hinzu kommt, dass das ein oder andere Papierdokument auch mal verlegt wird. Rück- oder Nachfragen sind deshalb an der Tagesordnung.
All das ist umständlich. Alle, die an diesen Vorgängen beteiligt sind, verlieren wertvolle Zeit, die sie anders besser hätte nutzen können. Ein Mitarbeiterportal erlaubt es ihnen, diese Anträge digital einzureichen. Dadurch geht nichts mehr verloren, Wege werden gespart und auch der Papieraufwand reduziert sich deutlich.
Das Sage HR Mitarbeiterportal steht Ihren Mitarbeitern und Führungskräften rund um die Uhr zur Verfügung, und das an sieben Tagen in der Woche. Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
Beziehen Sie Mitarbeitende und Führungskräfte aktiv in HR-Prozesse ein. Automatisieren Sie Routineaufgaben und profitieren Sie von kurzen Wegen und Bearbeitungszeiten und verbessern Sie die Kommunikation und Interaktion aller Beteiligten.
Planung aller personellen Ressourcen und Kosten
„Die Sage HR Suite vereinfacht die kurzfristige und langfristige Planung der notwendigen personellen Ressourcen und anfallenden Kosten.“
Manfred Schade, Hauptamtsleiter
Stadt Oschatz
Das Autohaus
„Wir sind mit den Sage Softwarelösungen sehr zufrieden. Unsere Verarbeitungsqualität ist gestiegen, die Software ist flexibel einsetzbar und die Bedienung ist schnell erlernbar.“
Volker Bradenstein,
Lohnbuchhaltung Spindler GmbH & Co. KG
Professionelle Personalarbeit
„Wir haben uns für die Softwarelösungen von Sage entschieden, weil uns das Preis-Leistungsverhältnis überzeugte.“
Florian Kirchner
Kulmbacher Brauerei AG
Pressefreiheit und Digitalisierung
„Wir versenden seit einem Jahr die Lohnscheine per E-Mail – passwortgeschützt. Ich muss nur noch bei wenigen die Lohnscheine drucken und per Post versenden. Das spart sehr viel Zeit und Kosten.”
Sandra Linow, Lohnbuchhalterin
QTRADO GmbH & Co. KG
Ein Employee Self Service ermöglicht es, viele Routineaufgaben aus der Personalarbeit auf mehrere Schultern zu verteilen. Das hat einen positiven Effekt auf das gesamte Unternehmen. Es erleichtert den Mitarbeitern der HR-Abteilung die tägliche Arbeit. Dadurch, dass die administrativen Aufgaben in den Hintergrund rücken, haben sie mehr Zeit für die wichtigen, die wertschöpfenden Arbeiten. Es spielt keine Rolle, um welchen Bereich, um welche Abteilung es geht: Sie fördern die Kommunikation unter den Kollegen, die Mitarbeiterbindung und die Motivation aller Beschäftigten.
In Sachen Datenschutz gelten bei der Nutzung eines Employee Self Service Software dieselben Vorschriften wie bei jedem anderen Softwaretool auch. Gut zu wissen: Ein Mitarbeiterportal birgt weniger Risiken, als das herkömmliche Kommunikationswege tun. Denn es gibt eine Reihe von Mechanismen, durch die eine hohe Sicherheit im Umgang mit den sensiblen personenbezogenen Daten gewährleistet werden kann:
Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und mühsam zu erstellenden Exceltabellen und seien Sie rechtlich auf der sicheren Seite – mit einer Zeiterfassungssoftware.
