Personalkosten perfekt geplant

Ohne eine strukturierte Planung Ihrer Personalkosten können diese Kosten schnell aus dem Ruder laufen. Deshalb behalten Sie mit einer Personalkostenplanung die Kontrolle und sind für die Zukunft gut vorbereitet. Für den Fall, dass sich die geplanten und die realen Zahlen zu weit voneinander entfernen, werden sie rechtzeitig gewarnt. Auch für Ihre HR und das Controlling ist die Personalkostenplanung ein wertvolles Instrument.

Gerade die Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter beschäftigt sind, lohnt sich eine Personalkostenplanung. Sie behalten so jederzeit den Überblick und haben das Ruder fest in der Hand. Angenommen, die Auftragslage einer Firma verbessert sich derart, dass sie einen erhöhten Personalbedarf hat und weitere Neueinstellungen plant. Nehmen wir weiterhin an, dass unter dem Jahr auch noch eine Anpassung der Tariflöhne ansteht. Dann ermöglicht ihnen eine Personalkostenplanungssoftware, zuverlässige Hochrechnungen anzustellen. Sie sehen so ganz genau, wohin sich die Kosten entwickeln.

Beschäftigt ein Unternehmen Mitarbeiter, dann entstehen ihm dadurch Personalkosten. Doch was kosten Ihnen Ihre Mitarbeiter tatsächlich? In jedem Fall weitaus mehr als nur das Bruttogehalt und die gesetzlichen Sozialabgaben. Es gilt die Faustformel, dass man die tatsächlichen Personalkosten schätzen kann, indem man das Bruttojahresentgelt mit dem Faktor 1,7 multipliziert. Und wie setzen sich die Personalkosten nun genau zusammen? Hier unterscheidet man im Wesentlichen zwei Kostengruppen: in die direkten und die indirekten Personalkosten. Außerdem kommen oft sonstige Personalkosten hinzu. Diese berücksichtigen aber nicht alle Unternehmen bei ihrer Kalkulation.

Zu den direkten Personalkosten zählen:

• Löhne und Gehälter
• Zeit- und Akkordlohn
• Prämien- und Überstundenlohn
• Erfolgsabhängige Zahlungen
• Nacht- oder Schichtzulagen
• Boni
• Prämien
• Sonderzahlungen

Hinzu kommen die indirekten Personalkosten, auch Lohnnebenkosten genannt. Bei diesen handelt es sich zunächst um Kosten, die durch Leistungen entstehen, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich, tariflich oder vertraglich verpflichtet ist. Es kann sich aber ebenso um freiwillige Leistungen handeln.

Zu den indirekten Personalkosten zählen:

• Sozialabgaben wie Beiträge zur gesetzlichen Pflege-, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
• Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Umlage)
• Entgeltfortzahlung im Rahmen des Mutterschutzes (U2-Umlage)
• Entgeltfortzahlung im Rahmen der Insolvenz (U3-Umlage)
• Bezahlte Urlaubs- und Feiertage
• Zusätzliches Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Freiwillige Sozialleistungen, bspw. eine betriebliche Altersversorgung oder Familienbeihilfe
• Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern
• Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Tankgutscheine und Mitgliedsbeiträge für Gesundheitskurse
• Bewirtungs- und Reisekosten

Es können noch weitere Positionen in die Personalkosten einbezogen werden, diese nennt man die sonstigen Personalkosten.

Zu den sonstigen Personalkosten zählen:

• Büromiete und Nebenkosten wie Energie, Büroreinigung
• Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, z. B. Möbel, Computer, Werkzeuge, Arbeitskleidung
• Büroverbrauchsmaterial wie Papier, Ordner, Fachliteratur
• Firmenwagen
• Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter durch Stellenanzeigen und den Bewerbungsprozess
• Kosten durch die Fluktuation von Mitarbeitern, etwa Abfindungen
• Weitere Kosten, u. a. für Kantine, Werkswohnungen, Fitnessraum

Die Personalkosten werden errechnet aus dem Bruttogehalt, den gesetzlichen Sozialabgaben und den Zahlungen zur U1-, U2- und U3-Umlage. Hinzu kommen die Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie die Zusatzleistungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld. Weiterhin sind die Kosten für Entgeltfortzahlungen hinzuzurechnen. Allerdings sind hier etwaige Rückerstattungen aufgrund der U1- oder U2- Umlage zu berücksichtigen.

Zu den Personalkosten hinzu kommen ferner alle Kosten, die ein Unternehmen zur Ausbildung oder Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters aufwendet. Reise- oder Verpflegungskosten sind dann zu berücksichtigen, wenn der Mitarbeiter auf Geschäftsreise ist, um Kundentermine wahrzunehmen.

Bei der Kalkulation können noch weitere Positionen zum Tragen kommen. Dazu zählen Personalrabatte, eine betriebliche Altersvorsorge oder andere besondere Leistungen des Unternehmens wie Personalrabatte oder Tankgutscheine.

Auch die Kosten für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes oder die Anschaffung von Arbeitsmaterialien und -geräten für den Mitarbeiter sind hier dazuzurechnen. Sie zählen zu den sonstigen Personalkosten.

Die Personalkosten bedeuten für die Arbeitgeber eine große finanzielle Belastung. Deshalb versuchen viele, und das nicht nur in Krisenzeiten, hier Kosten zu sparen, wo es nur geht. Naheliegend ist es, Personal zu entlassen oder die Löhne und Gehälter zu drücken. Doch das ist auf lange Sicht wenig empfehlenswert. Schließlich sind gut ausgebildete und motivierte Mitarbeiter ein wichtiger Erfolgsfaktor eines jeden Unternehmens.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die – gerade in Krisenzeiten – helfen, beim Personal Kosten zu sparen:

• Schaffung flexibler Arbeitszeiten, zum Beispiel Vereinbarung einer wöchentlichen Mindest- oder Höchstarbeitszeit
• Kürzung freiwilliger Leistungen wie Jobtickets, Essenszuschüsse und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Einstellung von Zeitarbeitern, freien Mitarbeitern oder 450-Euro-Kräften, wenn Auftragsspitzen abgefangen werden müssen.
• Einstellung junger Berufsanfänger, da deren Einstiegsgehälter niedriger sind.
• Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen. Ihre Gehälter und auch die Sozialkosten sind niedriger.
• Outsourcing von Aufgaben an externe Dienstleister. Sie bezahlen einzelne Leistungen und sparen sich eine Festeinstellung eines eigenen Mitarbeiters. Also ideal bei Spezialaufgaben wie der Gestaltung und Pflege der Website.
• Einführung von Kurzarbeit
• Befristung von Arbeitsverhältnissen
• Änderungskündigungen: Quasi als letztes Mittel der Wahl, um Gehaltskürzungen durchzuführen und dadurch einen Stellenabbau zu verhindern.