search icon

Personalkosten perfekt geplant

Personalkostenplanung Software

Sie sind auf der Suche nach einer Software, mit der Sie Ihre Personalkosten künftig schnell und komfortabel berechnen können? Unsere Personalkostenplanungssoftware unterstützt Sie dabei auf der Basis von Daten in Echtzeit. So planen Sie stets aktuell, aussagekräftig und vorausschauend.

Personalkostenplanung Software einfach erklärt

Die Personalkostenplanung und ihre Bedeutung für Unternehmen

Wussten Sie, dass die Kosten für das Personal einen großen Anteil der Gesamtkosten des Unternehmens ausmachen? In Zahlen: Es sind rund 35 Prozent. Wer seine innerbetrieblichen Kosten unter Kontrolle behalten will, muss die Personalkosten also exakt planen. Dies gilt gerade für die Firmen, die viele Mitarbeiter beschäftigen. Sie behalten so den Überblick und kalkulieren vorausschauend. Werden zum Beispiel die Tarife angepasst oder sie wollen oder müssen mehr Personal einstellen, dann beeinflusst das schnell die Höhe der Personalkosten.

Wie erfolgt die Planung der Personalkosten?

Bei der Hochrechnung für das Jahr ist es wichtig, an alle Aspekt zu denken. Als Grundlage dient die aktuelle Anzahl der Arbeitnehmer im Unternehmen. Diese lässt sich über den Personalplan ermitteln. Wichtig hierbei ist, nicht nur die bereits besetzten Positionen zu berücksichtigen.

Hinzu kommen vielmehr die unbesetzten Stellen und solche, die noch ausgebaut oder ganz neu geschaffen werden. Zusätzlich dazu werden die Planstellen erfasst, die für Auszubildende, Praktikanten und Aushilfen vorgesehen sind.

Der nächste Schritt

Im nächsten Schritt erfolgen die Anpassung und die Schätzung von Gehalt und Lohn für die jeweiligen Stellen. Um die Personalkosten für einen Planungszeitraum exakt berechnen zu können, sind weitere Aspekte zu berücksichtigen.

Hier fließen nicht nur die Vorgaben aus den Änderungen der Arbeitsverträge und die tariflichen Anpassungen ein. Ebenfalls Einfluss nehmen die unterschiedlichen Lohnarten und Entgeltgruppen sowie veränderte Arbeitszeiten.

Abschluss der Planung

Für den Abschluss der Planung werden nun die Personalzusatzkosten berechnet und in den Plan mit aufgenommen. Das sind unter anderem die Vergütungen für arbeitsfreie Tage. Dazu zählen die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall und an Feiertagen sowie das Gehalt, was während des Urlaubs gezahlt wird. Weiterhin gehören hierzu die Sonderzahlungen wie das Weihnachtsgeld, ein zusätzliches Urlaubsgeld und die vermögenswirksamen Leistungen. Ferner die Beiträge zur Sozialversicherung, die betriebliche Altersvorsorge und Abfindungen sowie die Kosten, die dem Arbeitgeber für die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter entstehen.

Wofür ist die Personalkostenplanung wichtig?

Die Personalkosten sind in vielen Unternehmen der größte Kostenfaktor

Sie betragen im Durchschnitt 30 bis 40 Prozent der Gesamtkosten. Deshalb sollten sie so exakt wie möglich geplant werden, um das Budget zu optimieren. Nur so kann, falls sich die Auftragslage verschlechtert, schnell reagiert und gegengesteuert werden. Für das Unternehmen hat die Personalkostenplanung zudem den Vorteil, dass sie es ermöglicht, Einsparpotenziale zu erkennen. Gleichzeitig zeigt die Übersicht auf, ob die Einstellung weiterer Arbeitnehmer möglich, erforderlich oder doch nicht umsetzbar ist.

Personalbudgetplanung mit einer Software: Ihre Vorteile mit Sage

Mit unserem Personalkostenplanungs-Tool erstellen Sie nicht nur schnell und effizient Ihre Lohnabrechnungen. Das Programm unterstützt und entlastet zudem Ihr Controlling. Sie erhalten zugleich einen tagesaktuellen Überblick über die Liquidität und den Cashflow Ihres Betriebs. Da sich sowohl die Einflussfaktoren als auch die Kostenentwicklung detailliert darstellen lassen, verfügen Sie über eine hohe Planungssicherheit und Flexibilität. Ein weiterer Vorteil: Etwaige Personalmaßnahmen können erst einmal getestet werden, bevor sie umgesetzt oder gar dauerhaft implementiert werden.

Sie analysieren die monatlichen Personalkosten aus der Sicht einzelner Abteilungen, Kostenstellen oder Mitarbeiter.
Auf der Basis umfassender und individueller Auswertungen können Sie solide Strategien entwickeln.
Sie können verschiedene Planungsszenarien entwerfen. Dadurch optimieren Sie Ihre Personalkosten und treffen fundierte Entscheidungen.
Sie planen vorausschauend und berücksichtigen zu jeder Zeit die Ist-Kosten. So steigern Sie mit Sicherheit den Erfolg Ihrer Firma.
Sie können Sonderkalkulationen durchführen, zum Beispiel von Sozialversicherungskosten, Aufstockungsbeiträgen oder Kurzarbeitergeld. So können Sie auch im Falle einer Krise flexibel reagieren.
Sie haben jederzeit Ihre Chancen und Risiken im Blick. So fällt es Ihnen leichter, strategisch vorzugehen.

Unsere Produktempfehlung für Ihr Personalkostenplanung Tool

Es spielt keine Rolle, wie groß oder klein Ihre Firma ist. Eine Software für die Personalkostenplanung empfiehlt sich für alle, für Großbetriebe ebenso wie für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Wir bieten Ihnen eine Software zur Planung Ihrer Personalkosten, die Ihre Anforderungen voll und ganz erfüllt.

Jetzt Sage HR Suite kennenlernen

Anbieter für Personalkostenplanung im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Ihr kostenfreies Infopaket zur Personalkostenplanung

Unser Tipp

Produktbroschüren Sage HR Suite

Sie erhalten einen Überblick über all das, was die Sage HR Suite ganz genau für Sie leistet. Holen Sie sich hier auch detaillierte Informationen zur Personalkostenplanung.

Anwenderberichte

Lesen Sie die Erfahrungsberichte und profitieren Sie so von dem Know-how unserer Kunden.

Checkliste – Auswahl Ihrer HR-Software

Erfahren Sie, auf was Sie bei der Auswahl einer HR-Software achten sollten. Unsere übersichtliche Checkliste führt Sie Schritt für Schritt durch den Auswahlprozess.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Personalkosten Software

Die Personalkostenplanung stellt zwar nur einen Teilbereich der Personalplanung dar. Dennoch ist sie wichtig, da die Personalkosten einen beträchtlichen Anteil an den Gesamtkosten einer Firma ausmachen. Mithilfe der Planung werden sowohl die realen als auch die zukünftigen Personalkosten ermittelt. Somit basiert die Personalkostenplanung auf der Personalbedarfsplanung. Das heißt, alle geplanten Entscheidungen zum Personal werden kostenmäßig erfasst. Diese werden aufgeteilt in Kostenarten, Kostenstellen und Kostenträger.

Ohne eine strukturierte Planung Ihrer Personalkosten können diese Kosten schnell aus dem Ruder laufen. Deshalb behalten Sie mit einer Personalkostenplanung die Kontrolle und sind für die Zukunft gut vorbereitet. Für den Fall, dass sich die geplanten und die realen Zahlen zu weit voneinander entfernen, werden sie rechtzeitig gewarnt. Auch für Ihre HR und das Controlling ist die Personalkostenplanung ein wertvolles Instrument.

Gerade die Unternehmen, in denen viele Mitarbeiter beschäftigt sind, lohnt sich eine Personalkostenplanung. Sie behalten so jederzeit den Überblick und haben das Ruder fest in der Hand. Angenommen, die Auftragslage einer Firma verbessert sich derart, dass sie einen erhöhten Personalbedarf hat und weitere Neueinstellungen plant. Nehmen wir weiterhin an, dass unter dem Jahr auch noch eine Anpassung der Tariflöhne ansteht. Dann ermöglicht ihnen eine Personalkostenplanungssoftware, zuverlässige Hochrechnungen anzustellen. Sie sehen so ganz genau, wohin sich die Kosten entwickeln.

Beschäftigt ein Unternehmen Mitarbeiter, dann entstehen ihm dadurch Personalkosten. Doch was kosten Ihnen Ihre Mitarbeiter tatsächlich? In jedem Fall weitaus mehr als nur das Bruttogehalt und die gesetzlichen Sozialabgaben. Es gilt die Faustformel, dass man die tatsächlichen Personalkosten schätzen kann, indem man das Bruttojahresentgelt mit dem Faktor 1,7 multipliziert. Und wie setzen sich die Personalkosten nun genau zusammen? Hier unterscheidet man im Wesentlichen zwei Kostengruppen: in die direkten und die indirekten Personalkosten. Außerdem kommen oft sonstige Personalkosten hinzu. Diese berücksichtigen aber nicht alle Unternehmen bei ihrer Kalkulation.

Zu den direkten Personalkosten zählen:

  • Löhne und Gehälter
  • Zeit- und Akkordlohn
  • Prämien- und Überstundenlohn
  • Erfolgsabhängige Zahlungen
  • Nacht- oder Schichtzulagen
  • Boni
  • Prämien
  • Sonderzahlungen

Hinzu kommen die indirekten Personalkosten, auch Lohnnebenkosten genannt. Bei diesen handelt es sich zunächst um Kosten, die durch Leistungen entstehen, zu denen der Arbeitgeber gesetzlich, tariflich oder vertraglich verpflichtet ist. Es kann sich aber ebenso um freiwillige Leistungen handeln.

Zu den indirekten Personalkosten zählen:

  • Sozialabgaben wie Beiträge zur gesetzlichen Pflege-, Kranken-, Renten- und Arbeitslosenversicherung
  • Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall (U1-Umlage)
  • Entgeltfortzahlung im Rahmen des Mutterschutzes (U2-Umlage)
  • Entgeltfortzahlung im Rahmen der Insolvenz (U3-Umlage)
  • Bezahlte Urlaubs- und Feiertage
  • Zusätzliches Urlaubsgeld
  • Weihnachtsgeld
  • Freiwillige Sozialleistungen, bspw. eine betriebliche Altersversorgung oder Familienbeihilfe
  • Aufwendungen für die Aus- und Weiterbildung von Mitarbeitern
  • Geldwerte Vorteile wie Firmenwagen, Tankgutscheine und Mitgliedsbeiträge für Gesundheitskurse
  • Bewirtungs- und Reisekosten

Es können noch weitere Positionen in die Personalkosten einbezogen werden, diese nennt man die sonstigen Personalkosten.

Zu den sonstigen Personalkosten zählen:

  • Büromiete und Nebenkosten wie Energie, Büroreinigung
  • Kosten für die Ausstattung des Arbeitsplatzes, z. B. Möbel, Computer, Werkzeuge, Arbeitskleidung
  • Büroverbrauchsmaterial wie Papier, Ordner, Fachliteratur
  • Firmenwagen
  • Kosten für die Rekrutierung neuer Mitarbeiter durch Stellenanzeigen und den Bewerbungsprozess
  • Kosten durch die Fluktuation von Mitarbeitern, etwa Abfindungen
  • Weitere Kosten, u. a. für Kantine, Werkswohnungen, Fitnessraum

Die Personalkosten werden errechnet aus dem Bruttogehalt, den gesetzlichen Sozialabgaben und den Zahlungen zur U1-, U2- und U3-Umlage. Hinzu kommen die Beiträge zur Berufsgenossenschaft sowie die Zusatzleistungen wie Urlaubsgeld oder Weihnachtsgeld. Weiterhin sind die Kosten für Entgeltfortzahlungen hinzuzurechnen. Allerdings sind hier etwaige Rückerstattungen aufgrund der U1- oder U2- Umlage zu berücksichtigen.

Zu den Personalkosten hinzu kommen ferner alle Kosten, die ein Unternehmen zur Ausbildung oder Fort- und Weiterbildung eines Mitarbeiters aufwendet. Reise- oder Verpflegungskosten sind dann zu berücksichtigen, wenn der Mitarbeiter auf Geschäftsreise ist, um Kundentermine wahrzunehmen.

Bei der Kalkulation können noch weitere Positionen zum Tragen kommen. Dazu zählen Personalrabatte, eine betriebliche Altersvorsorge oder andere besondere Leistungen des Unternehmens wie Personalrabatte oder Tankgutscheine.

Auch die Kosten für die Ausstattung eines Arbeitsplatzes oder die Anschaffung von Arbeitsmaterialien und -geräten für den Mitarbeiter sind hier dazuzurechnen. Sie zählen zu den sonstigen Personalkosten.

Die Personalkosten bedeuten für die Arbeitgeber eine große finanzielle Belastung. Deshalb versuchen viele, und das nicht nur in Krisenzeiten, hier Kosten zu sparen, wo es nur geht. Naheliegend ist es, Personal zu entlassen oder die Löhne und Gehälter zu drücken. Doch das ist auf lange Sicht wenig empfehlenswert. Schließlich sind gut ausgebildete und motivierte Mitarbeiter ein wichtiger Erfolgsfaktor eines jeden Unternehmens.

Es gibt eine Reihe von Möglichkeiten, die – gerade in Krisenzeiten – helfen, beim Personal Kosten zu sparen:

  • Schaffung flexibler Arbeitszeiten, zum Beispiel Vereinbarung einer wöchentlichen Mindest- oder Höchstarbeitszeit
  • Kürzung freiwilliger Leistungen wie Jobtickets, Essenszuschüsse und Weiterbildungsmöglichkeiten
  • Einstellung von Zeitarbeitern, freien Mitarbeitern oder 450-Euro-Kräften, wenn Auftragsspitzen abgefangen werden müssen.
  • Einstellung junger Berufsanfänger, da deren Einstiegsgehälter niedriger sind.
  • Beschäftigung von Studenten, Schülern oder Aushilfen. Ihre Gehälter und auch die Sozialkosten sind niedriger.
  • Outsourcing von Aufgaben an externe Dienstleister. Sie bezahlen einzelne Leistungen und sparen sich eine Festeinstellung eines eigenen Mitarbeiters. Also ideal bei Spezialaufgaben wie der Gestaltung und Pflege der Website.
  • Einführung von Kurzarbeit
  • Befristung von Arbeitsverhältnissen
  • Änderungskündigungen: Quasi als letztes Mittel der Wahl, um Gehaltskürzungen durchzuführen und dadurch einen Stellenabbau zu verhindern.

Give Feedback

Welche Bereiche Ihrer Personalarbeit wollen Sie effizienter gestalten?

Hr Software

Mit der Sage HR Suite können Sie Ihre persönliche HR Software ganz nach Ihrem Bedarf aus verschiedenen Modulen zusammenstellen:

Zeiterfassung

Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und mühsam zu erstellenden Exceltabellen und seien Sie rechtlich auf der sicheren Seite mit einer Zeiterfassungssoftware.

Digitale Personalakte

Machen Sie Schluss mit dem Papierkram, beschleunigen Sie Arbeitsabläufe und sparen Sie Kosten – mit einer digitalen Personalakte.

Mitarbeiterportal

Erleichtern Sie nicht nur der HR-Abteilung den Arbeitsalltag, sondern binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein – mit einem Employee Self Service.

Personalmanagement

Vereinfachen und automatisieren Sie die alltäglichen HR-Prozesse und setzen Sie auf eine Personalmanagement Software.
Sage HR Software Two Woman on Laptop

Personalentwicklung

Heben Sie Potenziale, fördern Sie Talente und finden die Führungskräfte von morgen – mit der richtigen Personalentwicklungssoftware.
Visual Recruiting

Recruiting

Optimieren Sie alle Prozesse rund um die Einstellung und Einarbeitung neuer Mitarbeiter und sichern sich so die besten Kandidaten – mit einer Recruiting Software.

Personalkostenplanung

Berechnen Sie Ihre Personalkosten künftig schnell und komfortabel auf der Basis von Daten in Echtzeit – mit einer Software für Personalkostenplanung.

Performance Management

Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter und verhelfen Sie ihnen zu Höchstleistungen – mit einer Performance Management Software.