Der Begriff der Zeiterfassung steht für zweierlei: Zum einen geht es um die Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter, also des Arbeitsbeginns, des Endes und der Pausen. Hier spricht man deshalb auch von der Arbeitszeiterfassung oder der Personalzeiterfassung. Zum anderen beschreibt die Zeiterfassung auch die Dokumentation von Auftrags- bzw. Projektzeiten.
Hier geht es um die Arbeitszeiterfassung. Die korrekte Erfassung der tatsächlich geleisteten Zeiten hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, den Überblick zu behalten. So wird nicht nur sichergestellt, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Beschäftigten können zudem kontrollieren, ob ihr Arbeitgeber ihren Lohn bzw. ihr Gehalt korrekt abgerechnet hat und ob auch Überstunden ordentlich erfasst wurden. Dem Unternehmer ermöglicht eine exakte Zeiterfassung, den Verlauf von Projekten optimal zu organisieren und zu kontrollieren.
Die althergebrachte Zeitnahme mit Stift und Papier ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Weshalb diese Methode auch nur noch selten angewendet wird. Die Arbeitszeiterfassung mithilfe von Excel geht zwar schon in Richtung Digitalisierung, ist aber auch nicht mehr zeitgemäß. Exceltabellen erweisen sich nicht nur als mühsam im Handling, sondern auch als fehleranfällig.
Die Alternative sind moderne digitale Systeme zur Zeiterfassung. Mit ihrer Hilfe lassen sich nicht nur Arbeits- und Auftragszeiten bequem erfassen, speichern und auswerten. Sie sorgen zudem für eine bessere Übersicht und eine effiziente Planung. Dadurch vereinfachen sich die organisatorischen Abläufe deutlich und ganz nebenbei steigt auch die Produktivität des Unternehmens.
Auch im wirtschaftlichen Kontext bezeichnet die Zeiterfassung hauptsächlich das Protokollieren der Arbeitszeiten von Angestellten. Dies dient vielen verschiedenen Zwecken und um diese optimal erfüllen zu können, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine effiziente Software zur Zeiterfassung. Die damit erhobenen Daten lassen sich z. B. hinsichtlich der folgenden Aspekte auswerten:
In manchen Geschäftsmodellen erweist sich eine Zeiterfassungssoftware als unverzichtbar. Das gilt zum einen dort, wo vor allem auf der Basis von Projekt- und Planungsleistungen kalkuliert wird. Zum anderen gilt dies besonders für die Beratungsbranchen. Auch hier sorgt eine möglichst präzise Erfassung aller Tätigkeiten für ein erfolgreiches Projektmanagement.
Die Arbeitszeiterfassung ist für all Ihre Mitarbeiter relevant, nicht nur für die der Personalabteilung. Was nicht zu unterschätzen ist: Selbst bei einer überschaubaren Anzahl von Beschäftigten kommen große Mengen an Daten zusammen.
In der Vergangenheit war die Stundenerfassung oftmals recht aufwendig. Heute ist diese dank moderner Programme zur digitalen Zeiterfassung viel einfacher und präziser. Viele Prozesse in Ihrem Unternehmen lassen sich erheblich verbessern. Sie behalten jederzeit den Überblick und treffen Ihre Entscheidungen stets auf der Grundlage exakter Echtzeitdaten. Daten, die Sie an einem zentralen Ort speichern, strukturieren, synchronisieren und verarbeiten können.
Für die Buchhaltung ist eine korrekte Zeiterfassung immens wichtig. Dies gilt bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter ebenso wie bei der von Rechnungen für Kunden. Die Software von Sage lässt sich sehr einfach mit einer Lohnabrechnungssoftware verknüpfen. Dadurch erhält die betroffene Abteilung sofort alle Daten, die für ihre Arbeit relevant sind.
Je transparenter Sie die Stundenerfassung gestalten, umso zufriedener werden Ihre Mitarbeiter sein. Mit Software von Sage sorgen Sie für eine hohe Transparenz: Alle Angestellten können die eigenen sowie weitere für sie relevante Zeitdaten jederzeit vollständig einsehen. Auf dieser Basis beziehen Sie Ihr Personal aktiv in die Gestaltung der Arbeitszeit mit ein und fördern eine gute Work-Life-Balance.
Sage ist seit über 30 Jahren am Markt etabliert. Mit unserer innovativen Unternehmenssoftware zählen wir weltweit zu den Marktführern. Wir wissen, was unsere Kunden brauchen. Denn ebenso unterschiedlich wie die Unternehmen selbst sind auch die individuellen Anforderungen, die sie an Systeme zur Zeiterfassung stellen. Wir tun alles dafür, um die Wünsche der Kunden in unseren Lösungen umzusetzen. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und wählen Sie für Ihre Zeiterfassung Software von Sage.
Unser Support-Team begleitet Sie von Anfang an: von der Wahl der idealen Lösung für Ihr Unternehmen über die Implementierung bis hin zu spezifischen Anpassungen der Zeiterfassungssoftware. Darüber hinaus bieten wir weiterführende Unterlagen sowie Schulungen im Rahmen unserer Sage Academy an. Dabei geben wir Ihren Angestellten praktische Tipps zur idealen Nutzung unserer Softwarelösung an die Hand.
Haben Sie Fragen, Anregungen oder wünschen Sie eine ausführliche Beratung bezüglich der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter? Dann wenden Sie sich einfach telefonisch oder per E-Mail an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne weiter!
In Deutschland ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gesetzlich vorgeschrieben, dass eine Arbeitszeiterfassung stattfindet. Wie sie konkret umgesetzt wird, das kann der Unternehmer bislang weitestgehend selbst entscheiden. Doch das wird sich in absehbarer Zeit ändern. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Darin fordert er die EU-Mitgliedsstaaten auf, die Arbeitgeber zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ einzurichten.
Den Mitgliedsstaaten wurde keine Frist für die konkrete Einführung gesetzt. Möglicherweise ein Grund, weshalb das Urteil bislang noch nicht in deutsches Recht umgesetzt wurde. Dennoch rückt das Thema bei Arbeitgebern und HR-Abteilungen zunehmend in den Fokus. Das liegt an Folgendem:
Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aus dem Jahr 1994 schützt die Arbeitnehmer und gibt Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vor. In § 3 ArbZG ist festgelegt, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit 8 Stunden beträgt. Die maximale Arbeitszeit liegt bei 10 Stunden. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss dies innerhalb eines Zeitraums von 6 Monaten ausgeglichen werden. Definiert werden auch die Mindestruhepausen sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen. Die Ruhepausen betreffen sowohl die Pausen während der Arbeitszeit als auch die zwischen der Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit.
Nach § 16 ArbZG ist „der Arbeitgeber ... verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit ... eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Somit muss der Arbeitgeber zunächst nur gewährleisten, dass sämtliche Überstunden seiner Mitarbeiter erfasst werden. Doch die täglichen und wöchentlichen Mehrarbeitsstunden lassen sich nur festhalten, wenn auch die normale Arbeitszeit genau dokumentiert wird.
Geringfügig Beschäftigte, sogenannte Minijobber, müssen ihre Arbeitszeiten exakt erfassen. Damit soll sichergestellt werden, dass ihnen der Mindestlohn bezahlt wird. Diese Dokumentationspflicht gilt auch für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige. Dazu zählen u. a. das Baugewerbe, die Gastronomie und die Personenbeförderung ebenso wie das Speditions- Transport- und Logistikgewerbe. Weitere Branchen sind u. a. das Schaustellergewerbe, die Gebäudereinigung und der Messebau.
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