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Zeiterfassung Software: exakt und einfach

Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und Exceltabellen. Setzen Sie stattdessen auf eine intelligente Zeiterfassungssoftware. Dank ihr haben Sie weit mehr als die An- und Abwesenheitszeiten Ihrer Belegschaft im Blick. Entdecken Sie hier die vielen Vorteile der digitalen Arbeitszeiterfassung und erfahren Sie mehr über die Lösung von Sage.

Zeiterfassung einfach erklärt

Was versteht man unter Zeiterfassung?

Der Begriff der Zeiterfassung steht für zweierlei: Zum einen geht es um die Erfassung von Arbeitszeiten der Mitarbeiter, also des Arbeitsbeginns, des Endes und der Pausen. Hier spricht man deshalb auch von der Arbeitszeiterfassung oder der Personalzeiterfassung. Zum anderen beschreibt die Zeiterfassung auch die Dokumentation von Auftrags- bzw. Projektzeiten. 

Hier geht es um die Arbeitszeiterfassung. Die korrekte Erfassung der tatsächlich geleisteten Zeiten hilft sowohl Arbeitgebern als auch Arbeitnehmern, den Überblick zu behalten. So wird nicht nur sichergestellt, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Pausen und Ruhezeiten eingehalten werden. Die Beschäftigten können zudem kontrollieren, ob ihr Arbeitgeber ihren Lohn bzw. ihr Gehalt korrekt abgerechnet hat und ob auch Überstunden ordentlich erfasst wurden. Dem Unternehmer ermöglicht eine exakte Zeiterfassung, den Verlauf von Projekten optimal zu organisieren und zu kontrollieren.

 

Wie wird die Zeit erfasst? 

Die althergebrachte Zeitnahme mit Stift und Papier ist sehr aufwendig und fehleranfällig. Weshalb diese Methode auch nur noch selten angewendet wird. Die Arbeitszeiterfassung mithilfe von Excel geht zwar schon in Richtung Digitalisierung, ist aber auch nicht mehr zeitgemäß. Exceltabellen erweisen sich nicht nur als mühsam im Handling, sondern auch als fehleranfällig.

Die Alternative sind moderne digitale Systeme zur Zeiterfassung. Mit ihrer Hilfe lassen sich nicht nur Arbeits- und Auftragszeiten bequem erfassen, speichern und auswerten. Sie sorgen zudem für eine bessere Übersicht und eine effiziente Planung. Dadurch vereinfachen sich die organisatorischen Abläufe deutlich und ganz nebenbei steigt auch die Produktivität des Unternehmens.

Moderne Zeiterfassung im Unternehmen

Auch im wirtschaftlichen Kontext bezeichnet die Zeiterfassung hauptsächlich das Protokollieren der Arbeitszeiten von Angestellten. Dies dient vielen verschiedenen Zwecken und um diese optimal erfüllen zu können, entscheiden sich immer mehr Unternehmen für eine effiziente Software zur Zeiterfassung. Die damit erhobenen Daten lassen sich z. B. hinsichtlich der folgenden Aspekte auswerten:

Ob Dienstpläne, Schichtmodelle, verschiedene Vertragsmodelle oder Einsatzzeiten – all diese werden auf Basis der gebuchten Zeiten aller Mitarbeiter erstellt und angepasst.
Mitarbeiter sind zur Einhaltung der in ihrem Arbeitsvertrag geregelten Arbeitszeiten verpflichtet. Anhand der von ihnen erfassten Zeiten lässt sich kontrollieren, wann sie am Arbeitsplatz anwesend waren.
Die Arbeitszeiterfassung zeigt, welche Leistungen Mitarbeiter erbringen, so wird u. a. festgehalten, wie viel Zeit einzelne Aufgaben in Anspruch nehmen.

In manchen Geschäftsmodellen erweist sich eine Zeiterfassungssoftware als unverzichtbar. Das gilt zum einen dort, wo vor allem auf der Basis von Projekt- und Planungsleistungen kalkuliert wird. Zum anderen gilt dies besonders für die Beratungsbranchen. Auch hier sorgt eine möglichst präzise Erfassung aller Tätigkeiten für ein erfolgreiches Projektmanagement.

Mithilfe der Zeiterfassung lassen sich die angebotenen Leistungen genau mit dem tatsächlich geleisteten Aufwand, d. h. mit den erfassten Arbeitsstunden, abgleichen. Zudem liefert sie Unternehmen stichhaltige Argumente, wenn eine Nachkalkulation nötig wird oder dem Kunden ein ergänzendes Angebot gemacht werden soll.

Anbieter für Lohnabrechnung im Vergleich: Sage ist regelmäßig Testsieger

Zeiterfassung als Grundstein für den Erfolg Ihres Unternehmens

Die Arbeitszeiterfassung ist für all Ihre Mitarbeiter relevant, nicht nur für die der Personalabteilung. Was nicht zu unterschätzen ist: Selbst bei einer überschaubaren Anzahl von Beschäftigten kommen große Mengen an Daten zusammen.

In der Vergangenheit war die Stundenerfassung oftmals recht aufwendig. Heute ist diese dank moderner Programme zur digitalen Zeiterfassung viel einfacher und präziser. Viele Prozesse in Ihrem Unternehmen lassen sich erheblich verbessern. Sie behalten jederzeit den Überblick und treffen Ihre Entscheidungen stets auf der Grundlage exakter Echtzeitdaten. Daten, die Sie an einem zentralen Ort speichern, strukturieren, synchronisieren und verarbeiten können.

Das sind die Vorteile einer Zeiterfassungssoftware

Verabschieden Sie sich von Stempeluhren und mühsam zu erstellenden Exceltabellen. Nutzen Sie stattdessen für die Zeiterfassung Software von Sage. Hiermit protokollieren Sie und Ihre Mitarbeiter Stunden einfach und genau – und sparen viel Zeit ein. Entscheiden Sie sich für eine moderne digitale Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen und nutzen Sie u. a. die folgenden Vorteile: 

Zeiterfassung online und standortunabhängig

Ob bei Terminen außer Haus, im permanenten Außendienst oder im Homeoffice – überall dort, wo Ihre Angestellten arbeiten, können sie Zeiten bequem online protokollieren. Das funktioniert am heimischen Desktop ebenso wie unterwegs per App auf dem Smartphone oder Tablet. Über all diese Endgeräte ist das Cloudsystem zur Zeiterfassung zugänglich. Profitieren Sie jederzeit von höchster Flexibilität, ohne auf exakte Echtzeitdaten verzichten zu müssen.
Abrechnungsassistent

Nutzung intelligenter Verknüpfungen

Für die Buchhaltung ist eine korrekte Zeiterfassung immens wichtig. Dies gilt bei der Erstellung der Gehaltsabrechnungen für die Mitarbeiter ebenso wie bei der von Rechnungen für Kunden. Die Software von Sage lässt sich sehr einfach mit einer Lohnabrechnungssoftware verknüpfen. Dadurch erhält die betroffene Abteilung sofort alle Daten, die für ihre Arbeit relevant sind.

Alle gesetzlichen Meldungen

Transparente Zeiterfassung für alle Mitarbeiter

Je transparenter Sie die Stundenerfassung gestalten, umso zufriedener werden Ihre Mitarbeiter sein. Mit Software von Sage sorgen Sie für eine hohe Transparenz: Alle Angestellten können die eigenen sowie weitere für sie relevante Zeitdaten jederzeit vollständig einsehen. Auf dieser Basis beziehen Sie Ihr Personal aktiv in die Gestaltung der Arbeitszeit mit ein und fördern eine gute Work-Life-Balance.

Professioneller Support

Lückenlose und unkomplizierte Zeiterfassung

Eine Zeiterfassungssoftware muss einfach zu bedienen sein. Das heißt, mit ihrer Hilfe müssen sich die geleisteten Arbeitsstunden schnell und unkompliziert protokollieren und an die Vorgesetzten übermitteln lassen. Unsere Software bietet Ihnen deshalb eine übersichtliche Benutzeroberfläche, die sich von jedem intuitiv bedienen lässt. So werden mit nur wenigen Klicks alle Zeiten gebucht. 

Das leistet unsere Zeiterfassung für Sie

Sage ist seit über 30 Jahren am Markt etabliert. Mit unserer innovativen Unternehmenssoftware zählen wir weltweit zu den Marktführern. Wir wissen, was unsere Kunden brauchen. Denn ebenso unterschiedlich wie die Unternehmen selbst sind auch die individuellen Anforderungen, die sie an Systeme zur Zeiterfassung stellen. Wir tun alles dafür, um die Wünsche der Kunden in unseren Lösungen umzusetzen. Profitieren Sie von unserer langjährigen Erfahrung und wählen Sie für Ihre Zeiterfassung Software von Sage. 

Unser Support-Team begleitet Sie von Anfang an: von der Wahl der idealen Lösung für Ihr Unternehmen über die Implementierung bis hin zu spezifischen Anpassungen der Zeiterfassungssoftware. Darüber hinaus bieten wir weiterführende Unterlagen sowie Schulungen im Rahmen unserer Sage Academy an. Dabei geben wir Ihren Angestellten praktische Tipps zur idealen Nutzung unserer Softwarelösung an die Hand.

Haben Sie Fragen, Anregungen oder wünschen Sie eine ausführliche Beratung bezüglich der Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter? Dann wenden Sie sich einfach telefonisch oder per E-Mail an unseren Kundenservice. Wir helfen Ihnen gerne weiter!

 

Sie entscheiden: Was ist für Sie das beste Zeiterfassungsprogramm?

Ob bei Fragen zur Produktwahl oder zur Einrichtung, unsere Servicemitarbeiter stehen Ihnen in jeder Phase Ihrer Entscheidungsfindung unter 0341 48440 3550* gern beratend zur Seite.

Basic

ab
20 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen

Professional

ab
38 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen
  • Ampelkonto
  • Kalenderprozesse
  • An- und Abwesenheitsdisplay
  • Mitarbeiterportal
  • Controlling

Enterprise

ab
43 €
  • Zeitkonten
  • Zeiterfassung
  • Urlaubs- und Fehlzeiten
  • Auswertungen
  • Ampelkonto
  • Kalenderprozesse
  • An- und Abwesenheitsdisplay
  • Mitarbeiterportal
  • Controlling
  • Mobile Zeiterfassung
  • Schichtplaner
  • Projektzeiterfassung
  • Zutrittskontrolle


So leicht integrieren Sie unsere Zeiterfassungssoftware in Ihr Unternehmen

Unsere intelligente Software zur Zeiterfassung ist bereits in der HR-Komplettlösung Sage HR Suite enthalten. Sie ist aber auch als einzelnes Modul erhältlich. Sie entscheiden, welches Modell den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht. Bei beiden Optionen gestaltet sich die Installation äußerst einfach, auch bestehende Unternehmensstrukturen und -prozesse werden dabei berücksichtigt. Wenn Sie es wünschen, unterstützt Sie bei der Softwareintegration gern unser Support-Team.

Mehr Antworten auf Fragen rund um Zeiterfassungsprogramme

In Deutschland ist im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) gesetzlich vorgeschrieben, dass eine Arbeitszeiterfassung stattfindet. Wie sie konkret umgesetzt wird, das kann der Unternehmer bislang weitestgehend selbst entscheiden. Doch das wird sich in absehbarer Zeit ändern. Bereits 2019 hat der Europäische Gerichtshof (EuGH) ein Urteil zur Zeiterfassung erlassen. Darin fordert er die EU-Mitgliedsstaaten auf, die Arbeitgeber zu verpflichten, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung“ einzurichten.

Den Mitgliedsstaaten wurde keine Frist für die konkrete Einführung gesetzt. Möglicherweise ein Grund, weshalb das Urteil bislang noch nicht in deutsches Recht umgesetzt wurde. Dennoch rückt das Thema bei Arbeitgebern und HR-Abteilungen zunehmend in den Fokus. Das liegt an Folgendem: 

  • Das Arbeitsgericht Emden hat bereits zweimal entschieden, dass die Verpflichtung für Arbeitgeber auch ohne eine exakte gesetzliche Vorgabe besteht. Diese Urteile könnten auch Einfluss auf Entscheidungen anderer Gerichte haben.
  • Die aktuelle Regierung will sich noch 2022 der Umsetzung des EuGH-Urteils annehmen. Spätestens dann müssen sich Unternehmen mit der Einführung eines modernen digitalen Zeiterfassungsprogramms beschäftigen.
 

Das deutsche Arbeitszeitgesetz (ArbZG) aus dem Jahr 1994 schützt die Arbeitnehmer und gibt Arbeitgebern bundesweit einheitliche Richtlinien vor. In § 3 ArbZG ist festgelegt, dass die durchschnittliche tägliche Arbeitszeit 8 Stunden beträgt. Die maximale Arbeitszeit liegt bei 10 Stunden. Wird diese Höchstgrenze überschritten, muss dies innerhalb eines Zeitraums von 6 Monaten ausgeglichen werden. Definiert werden auch die Mindestruhepausen sowie die Arbeitsruhe an Sonn- und Feiertagen. Die Ruhepausen betreffen sowohl die Pausen während der Arbeitszeit als auch die zwischen der Beendigung und Wiederaufnahme der Arbeit.

Nach § 16 ArbZG ist „der Arbeitgeber ... verpflichtet, die über die werktägliche Arbeitszeit des § 3 Satz 1 hinausgehende Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen und ein Verzeichnis der Arbeitnehmer zu führen, die in eine Verlängerung der Arbeitszeit ... eingewilligt haben. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.“ Somit muss der Arbeitgeber zunächst nur gewährleisten, dass sämtliche Überstunden seiner Mitarbeiter erfasst werden. Doch die täglichen und wöchentlichen Mehrarbeitsstunden lassen sich nur festhalten, wenn auch die normale Arbeitszeit genau dokumentiert wird.

Geringfügig Beschäftigte, sogenannte Minijobber, müssen ihre Arbeitszeiten exakt erfassen. Damit soll sichergestellt werden, dass ihnen der Mindestlohn bezahlt wird. Diese Dokumentationspflicht gilt auch für die im Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz genannten Wirtschaftszweige. Dazu zählen u. a. das Baugewerbe, die Gastronomie und die Personenbeförderung ebenso wie das Speditions- Transport- und Logistikgewerbe. Weitere Branchen sind u. a. das Schaustellergewerbe, die Gebäudereinigung und der Messebau. 

 
Die Grundfunktion digitaler Zeiterfassungsprogramme ist das simple Ein- und Ausstempeln zu Beginn sowie zum Ende des Arbeitstages. In persönlichen Stundenkonten können Sollstunden für Ihre Mitarbeiter hinterlegt werden. Die meisten Programme bieten neben der Cloudsoftware auch eine App, die sich Ihre Mitarbeiter auf das Smartphone laden. Somit wird die Zeiterfassung online von überall aus möglich – ganz ohne spezielle Geräte oder aufwendige Installationen. Während Ihre Mitarbeiter die App im Außeneinsatz bedienen, landen alle Daten in Echtzeit bei Ihnen im Büro auf dem PC. So behalten Sie Soll- und Überstunden sowie Pausenzeiten im Blick.
 
Darüber hinaus bietet Ihnen eine solche Software die Möglichkeit, Arbeitszeiten für Aufträge zu erfassen. Dadurch sammeln Sie wichtige Daten für Ihr Unternehmen: Sie sehen, welcher Ihrer Mitarbeiter bei welchem Kunden ist und welche Aufgabe er dort gerade erledigt. Gute digitale Zeiterfassungssysteme erstellen dann aus den gesammelten Daten Berichte für Sie. Diese können Sie anschließend auswerten oder in anderen Tools weiterverarbeiten.
 
Die Arbeitszeit muss exakt erfasst werden. Diese Pflicht hat jedoch nicht den Zweck, die Mitarbeiter minutiös zu überwachen. Es geht vielmehr um deren Schutz. Zum einen können die im Arbeitsvertrag vereinbarten Mindestarbeitszeiten nachweislich belegt werden. Zum anderen kann mithilfe einer Zeiterfassung sichergestellt werden, dass die Höchstarbeitszeit von 8 Stunden täglich bzw. 40 Stunden wöchentlich nicht überschritten wird.
Moderne Zeiterfassungsprogramme ermöglichen es, die Arbeitsschritte des Mitarbeiters, seine Pausen und Abwesenheiten detailliert nachzuverfolgen und zu dokumentieren. So entsteht eine umfassende Sammlung sensibler Daten. Diese darf natürlich nicht missbräuchlich zur Überwachung des Personals verwendet werden. Die Zeiterfassung muss deshalb mit den Persönlichkeitsrechten ebenso wie mit dem Datenschutz nach der EU-Datenschutzgrundverordnung konform gehen. Dafür ist auch genau zu definieren, welche Daten wo und von wem erfasst und verwaltet werden. Dies sind in der Regel nur der Arbeitgeber und der Mitarbeiter selbst. Darüber hinaus noch das Personal, das mit der Datenpflege betraut ist. Bei Bedarf und auf Nachfrage des Mitarbeiters muss offengelegt werden können, wer Zugriff auf alle erfassten Daten hat.
Unternehmen, die wachsen oder sich zukunftsorientiert aufstellen wollen, wählen den Weg der Softwaremiete statt des Softwarekaufs. Gemietete Softwarelösungen zur Zeiterfassung bieten nicht nur eine deutlich höhere Investitionssicherheit. Dank der niedrigeren Anschaffungskosten und kürzeren Vertragslaufzeiten bieten sie auch ein Mehr an Flexibilität.  
Mit dem Mietmodell erübrigt sich eine hohe Anfangsinvestition für Ihren gewünschten Softwareumfang. Sie verteilen die Kosten ganz einfach über Ihre Vertragslaufzeit. Passend zu sich ändernden Anforderungen können Sie Funktionen, Services und Extras hinzubuchen, aber auch kündigen. Sie zahlen genau für das, was Sie brauchen bzw. nutzen. 

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