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HRIS Software: HR-Prozesse optimieren und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern

Heute ist es für Unternehmen wichtiger denn je, ihre HR-Prozesse effizient zu gestalten. Eine Human Resource Information System (HRIS) Software bietet dafür die perfekte Lösung. Mit unseren modernen HR-Softwarelösungen können Sie alle Ihre HR-Prozesse automatisieren, von der Personalverwaltung über Gehaltsabrechnung bis hin zum Talentmanagement.

Was ist HRIS Software?

HRIS steht für Human Resource Information System. Auch die Begriffe Personalinformationssystem (PIS) und Personalmanagementsystem (PMS) sind gängig. Eine HRIS Software hilft dabei, typische HR-Prozesse zu strukturieren, zu vereinfachen und übersichtlich darzustellen. Je nach dem eingesetzten System kann die HR-Abteilung nicht nur grundlegende, sondern auch anspruchsvollere Anwendungen schnell und einfach erledigen.

Wie funktionieren Personalinformationssysteme?

Ein Personalinformationssystem bietet Funktionen, die die HR-Abteilung bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Zu deren Aufgaben zählen:

  • Personalverwaltung und -aktenpflege
  • Bewerbermanagement und Recruiting
  • Onboarding neuer Mitarbeiter
  • Zeiterfassung und Abwesenheitsmanagement
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • Leistungs- und Talentmanagement
  • Fort- und Weiterbildungsmanagement
  • Erstellung von Berichten und Analysen
  • Verwaltung von Mitarbeiter-Benefits
  • Mitarbeiter-Self-Service, etwa für Urlaubsanträge, Lohnabrechnungen
  • Compliance-Management und Dokumentation
  • Organisationsmanagement

Welche Vorteile bieten cloudbasierte Human Resources Information Systeme ?

Im Vergleich zu traditionellen, lokal installierten Systemen bieten cloudbasierte Human Resources Information Systeme eine Reihe von Vorteilen:

Ein wesentliches Plus ist der ortsunabhängige Zugriff. Da das HRIS in der Cloud gehostet wird, können alle autorisierten Personen jederzeit auf die Plattform zugreifen. Nötig ist dafür lediglich ein elektronisches Endgerät mit Internetzugang, wie ein Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone. Dies ist besonders wertvoll für Unternehmen, bei denen sich die Teams über verschiedene Abteilungen oder Niederlassungen verteilen.

Dank der Echtzeit-Daten können Mitarbeitende und Führungskräfte sofort auf aktuelle Informationen zugreifen. Dies fördert nicht nur die Effizienz der Arbeitsprozesse, sondern ermöglicht es vor allem, schneller auf Veränderungen zu reagieren, Risiken frühzeitig zu erkennen und gezielt Maßnahmen zu ergreifen.

Webbasierte Systeme bieten eine präzise Verwaltung von Benutzerrechten und -rollen, sodass Unternehmen den Zugriff auf Daten genau steuern können. Durch individuell anpassbare Berechtigungen ist gewährleistet, dass nur autorisierte Personen die sensiblen Informationen einsehen oder bearbeiten können. Das sorgt für eine hohe Sicherheit der Daten.

Ein weiterer Nutzen ist die automatische Aktualisierung der Software. Die Anbieter von Cloudlösungen kümmern sich um Sicherheitsupdates und Verbesserungen, ohne dass die eigene IT-Abteilung eingreifen muss. Dies reduziert den Aufwand für die Wartung und stellt sicher, dass die Software stets auf dem neuesten Stand ist.

Ein weiterer Vorteil ist die erhöhte Datensicherheit durch Backups und Disaster-Recovery-Funktionen, die Cloud-Anbieter oft standardmäßig bereitstellen. Somit werden die Daten im Falle eines Crashs automatisch wiederhergestellt. Dies minimiert das Risiko von Datenverlust bei Hardware-Ausfällen oder anderen Problemen.

Cloudbasierte HRIS-Systeme bieten in der Regel eine intuitive Benutzeroberfläche. Sie lassen sich zudem leichter mit anderen Systemen kombinieren, wie zum Beispiel Buchhaltung, Gehaltsabrechnung und Zeitmanagement. Das vereinfacht die Arbeitsabläufe und minimiert den Bedarf an separaten Systemen.

Ein klarer Pluspunkt ist die hohe Flexibilität und Skalierbarkeit. Ein cloudbasiertes HRIS lässt sich flexibel an das Wachstum des Unternehmens anpassen. Egal, ob ein Unternehmen weitere Benutzer anmelden möchte oder neue Funktionen benötigt: Es kann diese einfach hinzufügen, ohne dass es extra in weitere Hardware oder in die IT-Infrastruktur investieren muss.

Web-Lösungen sind häufig kostengünstiger, da sie auf einem flexiblen Abo-Modell beruhen. Unternehmen zahlen nur für die tatsächlich genutzten Funktionen und können ihre Ausgaben besser planen. Zudem entfallen hohe Anfangsinvestitionen in teure Hardware oder langfristige Lizenzgebühren.

Heutzutage arbeiten immer mehr Arbeitnehmer ortsunabhängig (remote), sei es von zu Hause oder sogar aus dem Ausland. Dadurch nehmen für Arbeitgeber die rechtlichen Anforderungen zu. Unternehmer müssen sicherstellen, dass sie sowohl regionale als auch internationale Vorschriften zu Arbeitsrecht und Beschäftigung einhalten. Ein cloudbasiertes HRIS unterstützt Unternehmen dabei, ihre HR-Prozesse rechtssicher zu gestalten.

Ein online-basiertes HRIS verbessert die Employee-Experience oder – auf Deutsch – die Arbeitnehmer-Erfahrung. Denn es ermöglicht Ihren Mitarbeitern, direkt auf ihre persönlichen Daten zuzugreifen, Berichte zu erstellen und Anfragen zu stellen. Sie müssen sich dafür nicht erst an die Personalabteilung wenden. Das alles spart Zeit, fördert die Selbstverwaltung und steigert die Mitarbeiterzufriedenheit.

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Wer profitiert von HRIS Software?

Eine HRIS Software ist ein wertvolles Tool für Unternehmen jeder Größe und Branche. Es zentralisiert und automatisiert alle HR-Prozesse, was zu einer besseren Organisation, Effizienz und Datenverwaltung führt. Kurz gesagt, es profitieren alle, die in irgendeiner Form mit dem Personalmanagement zu tun haben. Allen voran die Mitarbeiter der HR-Abteilung, für die sich dank der Automatisierung insbesondere vieler Routineaufgaben der Verwaltungsaufwand reduziert. Dies ist etwa bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträgen der Fall.

 
Auch Führungskräfte gewinnen durch den Zugriff auf detaillierte Berichte und Analysen. Diese ermöglichen es ihnen, fundierte Entscheidungen auf Basis aktueller Informationen zu treffen. Letztlich haben alle Beschäftigten einen Vorteil durch innovative Funktionen, mit denen sie viele Dinge selbst erledigen können. So können sie ihre eigenen Daten verwalten, Urlaubsanträge einreichen und Lohnabrechnungen einsehen, ohne die Personalabteilung ansprechen zu müssen.

Anwendungsbereiche für HRIS Software

Profitieren Sie von den Vorteilen der HRIS Software in vielen Bereichen Ihres Unternehmens:

Personalmanagement

HRIS bietet Ihnen umfassende Funktionen zur Verwaltung aller personalrelevanten Prozesse, inklusive der Mitarbeiterstammdaten und Arbeitsverträge. Es liefert auch relevante Daten für Ihre strategische Personalplanung.

Rekrutierung und Onboarding

Dank HRIS können Sie Bewerbungen, Interviews und alle Onboarding-Aktivitäten zentral dokumentieren und auswerten. So lässt sich der gesamte Rekrutierungsprozess optimieren und für einen guten Start der neuen Mitarbeiter sorgen.

Leistungsmanagement

Mit HRIS können Sie die Leistung ihrer Mitarbeiter besser verfolgen und transparent bewerten. Dazu lassen sich Mitarbeitergespräche, Zielvereinbarungen und Bewertungen zentral dokumentieren und auswerten.

Talentmanagement

HRIS ermöglicht es, Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen individuell zu planen und verwalten. So können Sie Mitarbeiter und zukünftige Führungskräfte gezielt fördern und Talente langfristig an Ihr Unternehmen binden.
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Zeiterfassung

HRIS bietet Tools zur Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten. Die Software erleichtert die Abrechnung von Überstunden und die Urlaubsplanung, besonders nützlich ist dies bei Schichtbetrieb oder flexiblen Arbeitszeiten.

Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Software übernimmt für Sie Aufgaben wie Steuerabzüge, die Berechnung von Boni und die Abgabe der Sozialversicherungsbeiträge. Das reduziert die Fehlerquote und den administrativen Aufwand erheblich.

Worin unterscheiden sich HRIS, HRMS und HCM?

HRIS – Human Resources Information System

Das HRIS konzentriert sich auf die Erfassung, Verwaltung und Organisation von Mitarbeiterdaten. Es automatisiert administrative Aufgaben wie Gehaltsabrechnungen, die Nachverfolgung von Abwesenheiten und die Pflege von Personaldaten. Ein solches System unterstützt auf Basis von Daten grundlegende HR-Prozesse.

Es eignet sich für kleine und mittelgroße Unternehmen, die eine einfache und effektive Lösung zur Verwaltung ihrer Personalprozesse suchen.

HRMS – Human Resources Management System

Ein Human Resources Management System (HRMS) erweitert die Funktionen des HRIS. Da bietet neben der Verwaltung von Mitarbeiterdaten auch Tools zur Personalentwicklung. Dazu gehören Funktionen zur Leistungsbeurteilung sowie zur Planung von Schulungs- und Weiterbildungsprogrammen. HRMS deckt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters ab – von der Einstellung über die Entwicklung bis hin zum Austritt.

Diese umfassendere Lösung ist besonders für größere Unternehmen geeignet, die ihre Personalressourcen strategisch managen und optimieren wollen.

HCM – Human Capital Management

Das Human Capital Management ist der umfassendste Begriff und geht über HRIS und HRMS hinaus. Das HCM jeden Aspekt des Personalmanagements ab und dient somit der ganzheitlichen Verwaltung des „Humankapitals“. So beinhaltet es nicht nur die Datenerfassung und Personalverwaltung, sondern auch strategische Funktionen. Darunter sind etwa das Talentmanagement, die Nachfolgeplanung, die Vergütungsplanung und die Organisationsentwicklung zu rechnen.

HCM fokussiert sich darauf, Mitarbeiter als wertvolle Ressource weiterzuentwickeln und deren Potenzial gezielt zu fördern.

Was ist bei der Auswahl der richtigen HRIS Software zu beachten?

Wer sich für eine HRIS-Software entscheidet, muss sicherstellen, dass die Lösung gut zu den Bedürfnissen des eigenen Unternehmens passt. Um das passende Modell zu finden, gehen Sie am besten in den folgenden sieben Schritten vor:

1. Machen Sie eine Bestandsaufnahme

Beginnen Sie mit einer gründlichen Analyse der aktuellen Situation. Klären Sie, welche Lösungen Ihr Unternehmen bereits nutzt und ob diese ihren Zweck erfüllen. Identifizieren Sie ferner die Probleme oder Verbesserungspotenziale und prüfen Sie, ob der Einsatz eines HRIS diese Probleme lösen kann. Denken Sie auch daran, ob Sie zukünftige Herausforderungen erwarten müssen. So kann etwa bei einer Expansion Ihres Unternehmens die Arbeitslast für Ihre Mitarbeiter stark zunehmen.

2. Definieren Sie die relevanten HR-Bereiche

Bestimmen Sie, welche Aufgaben und Funktionen die Software abdecken soll. Streben Sie dabei eine größtmögliche Überschneidung zwischen den benötigten HR-Bereichen und dem HRIS an. Falls Sie bereits ein ERP-System nutzen, prüfen Sie, ob es ergänzende Module dafür gibt. Eine All-in-one-Lösung kann für kleinere Unternehmen vorteilhaft sein, spezialisierte Programme können diese sinnvoll ergänzen.

3. Legen Sie Zuständigkeiten und Rollen fest

Klären Sie, welche Mitarbeiter Zugang zu welchen Modulen und Daten benötigen. Definieren Sie klar die Rollen und Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Informationen haben.

4. Achten Sie auf umfassende Datensicherheit

Da ein HRIS-System sensible Daten speichert, gilt es, strenge Sicherheitsstandards und Datenschutzrichtlinien wie die DSGVO einzuhalten.

Prüfen Sie, ob die Software diesen Regelungen entspricht. Stellen Sie weiter sicher, dass es möglich ist, Zugriffsrechte zu vergeben und die Daten zu verschlüsseln.

5. Führen Sie einen Implementations-Check durch

Bevor Sie sich endgültig entscheiden, sollten Sie die folgenden Fragen klären:

  • Erfüllt die bereits vorhandene IT-Infrastruktur alle Anforderungen des HRIS?
  • Wie zeitaufwendig und komplex wird die Umstellung sein?
  • Wie hoch werden die Investitionen und wie hoch muss mein Budget sein?
  • Welche Probleme können auftreten und wie können wir diese lösen?

6. Nutzen Sie Expertenwissen

Es empfiehlt sich, einen erfahrenen Partner hinzuzuziehen, der Sie bei der Installation und Anpassung der Software unterstützt. Er bringt das technische Know-how mit und verfügt über bewährte Praktiken aus anderen Projekten.

All das kann zur erfolgreichen, reibungslosen Einführung des HRIS beitragen und hilft, interne Ressourcen zu schonen.

7. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Eine umfassende Schulung der zukünftigen Nutzer der HRIS krönt den Erfolg der Implementierung. Alle Benutzergruppen, vom HR-Mitarbeiter bis zur Führungskraft, müssen die neue Software verstehen und sicher damit arbeiten können. Nur so sind Sie in der Lage, die Vorteile voll auszuschöpfen.

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Mehr Antworten auf Fragen rund um HRIS Lösungen

Eine HRIS Software ist eine digitale Lösung, die verschiedene Personalprozesse automatisiert und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten vereinfacht. Sie dient als zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche HR-Informationen sammeln, organisieren und verwalten können. Dazu gehören Daten zur Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und -entwicklung sowie viele weitere HR-Funktionen.

Der Einsatz eines HRIS bietet eine Reihe an Vorteilen. Ein wesentlicher Pluspunkt ist der reduzierte Verwaltungsaufwand. Schließlich lassen sich viele manuelle Aufgaben, wie die Pflege von Personaldaten oder die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern. Darüber hinaus sorgt HRIS für eine verbesserte Datengenauigkeit: Es aktualisiert die Informationen in Echtzeit und speichert sie in einem zentralen System. Auf dieses können alle autorisierten Mitarbeiter und Abteilungen zugreifen.

Diese Aspekte sorgen für eine Steigerung der Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen. Die HR-Abteilung und Führungskräfte haben mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie beispielsweise die Personalentwicklung oder das Talentmanagement. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die bessere Entscheidungsfindung, denn HRIS-Systeme bieten detaillierte Daten und Berichte. Diese ermöglichen eine fundierte Analyse der Mitarbeiterleistungen, Fluktuation und anderer relevanter Faktoren.

Eine HRIS-Software bietet zahlreiche grundlegende Funktionen, die die täglichen Verwaltungsaufgaben und die strategischen HR-Prozesse erleichtern. Einige dieser Leistungsmerkmale sind sowohl in einem HRIS als auch in einem HRMS zu finden. Sie unterscheiden sich jedoch in beiden Systemen hinsichtlich ihrer Tiefe und ihrem Umfang. Hier die Kernfunktionen einer HRIS-Software:

Personalverwaltung
Eine HRIS-Software unterstützt dabei, wichtige Informationen über Mitarbeiter zu sammeln und zu verwalten, wie Kontaktdaten, Arbeitsverträge und Fähigkeiten. Das Unternehmen kann alle Daten zentral speichern und sie entsprechend den länderspezifischen Vorschriften leicht nachverfolgen.

Gehaltsabrechnung
Die Software automatisiert die Berechnung von Löhnen und Gehältern, indem sie Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge und andere gesetzliche Anforderungen berücksichtigt. Auch die Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen erfolgt automatisch und basiert auf dem jeweiligen Mitarbeiterprofil.

Zeiterfassung
Das Tool ermöglicht eine präzise Verwaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten. Es optimiert die Effizienz durch detaillierte Zeitprofile und automatisierte Prozesse. Die Funktion stellt sicher, dass alle Arbeits- und Abwesenheitsdaten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Dadurch unterstützt sie die genaue Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen.

Urlaubsverwaltung
Die Software vereinfacht die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Sie ermöglicht es, die Anträge online nachzuverfolgen und schnell zu genehmigen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Urlaubszeiten und andere Zeiten der Abwesenheit richtig erfasst werden. Dadurch lässt sich erfolgreich vermeiden, dass sich die Urlaube von Mitarbeitern einer Abteilung überschneiden.

Self-Service-Portale
Im HRIS ermöglichen Self-Service-Portale es den Mitarbeitern, ihre Daten selbst zu verwalten, Urlaubsanträge einzureichen und Lohnabrechnungen einzusehen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und steigert die Zufriedenheit. Ein HRMS bietet oftmals darüberhinausgehende HR-Services, wie etwa zur Beantragung von Weiterbildungen oder für die Karriereplanung.

Talentmanagement
Eine HRIS Software bietet einfache Funktionen für das Talentmanagement. Dazu zählen etwa die grundlegenden Leistungsbeurteilungen und einfache Pläne für die Weiterbildung. Ein HRMS geht darüber hinaus, etwa durch detailliertere Beurteilungen, Karriere- und Nachfolgeplanungen.

Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
Diese Funktion umfasst die Automatisierung der Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und die Bereitstellung von Informationen über diese Leistungen. Während im HRIS das Tool die Verwaltung grundlegend vereinfacht, kann es in einem HRMS umfangreicher sein. Es bietet beispielsweise detailliertere Analysen sowie die individuelle Planung und Anpassung der Benefits an die Bedürfnisse der Mitarbeiter.

Organisationsstrukturen
Eine ebenfalls typische Funktion von HRIS ist die Möglichkeit, Organisationsstrukturen zu visualisieren und Änderungen in der Belegschaft nachzuvollziehen. In einem HRMS kann diese Funktion weiter verfeinert werden. Dadurch lassen sich tiefergehende Analysen durchführen, um zu verstehen, wie sich Strukturänderungen auf die gesamte Organisation auswirken. Das wiederum unterstützt bei strategischen Entscheidungen.

Analysen
Analysen in einem HRIS bieten in Echtzeit Erkenntnisse über die Belegschaft. Sie helfen bei der Identifizierung kritischer Positionen und der Anpassung des Personals. Die Funktion umfasst die Aggregation von Daten wie Stammdaten, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Sie ermöglicht außerdem die Erstellung von Berichten und Dashboards. Ferner unterstützt sie die Analyse von KPIs. Diese Analysen verbessern die Personalverwaltung, sind aber weniger komplex als in einem HRMS oder HCM.

Wer sich für den Einsatz einer HRIS-Software entscheidet, sollte bei seiner Auswahl diverse Faktoren berücksichtigen. So fließen in die Entscheidung nicht nur die Unternehmensgröße, die Branche und die benötigten Funktionen ein. Ein limitierender Faktor ist auch die Höhe des zur Verfügung stehenden Budgets. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen und deren Referenzen einzuholen. Hier ist eine Übersicht der zentralen Kriterien, die bei einem Vergleich hilfreich sind:

Funktionsumfang
Zunächst sollten Sie den Funktionsumfang der HRIS-Software klar festlegen. Prüfen Sie, welche spezifischen HR-Prozesse Ihre Software abdecken soll. Brauchen Sie etwa ein Tool zur Zeit- und Anwesenheitserfassung, Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Rekrutierung oder zum Leistungsmanagement? Die Software sollte entweder direkt alle erforderlichen Funktionen bieten oder sich flexibel durch Module erweitern lassen.

Skalierbarkeit
Die HRIS Software muss mitwachsen können und sollte Teil einer umfassenderen Unternehmenslösung sein. Gerade wenn Ihr Unternehmen expandiert, muss es möglich sein, neue Mitarbeiter und Funktionen problemlos – und ohne komplettes System-Upgrade - zu integrieren. Cloudbasierte Lösungen bieten hier oft mehr Flexibilität und eine einfache Skalierung.

Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz und Effizienz des Systems. Sowohl HR-Mitarbeiter als auch andere Nutzer, wie Führungskräfte und Mitarbeiter, sollen die Software effizient nutzen können. Je einfacher ein System ist, umso geringer ist der Arbeitsaufwand und umso höher die Zustimmung.

Datensicherheit
Da eine HRIS Software mit sensiblen Mitarbeiterdaten arbeitet, ist die Datensicherheit ein zentrales Kriterium. Das System Ihrer Wahl sollte über starke Funktionen zum Schutz der Daten verfügen, etwa über Verschlüsselungen und Zugriffsrechte. Diese helfen, personenbezogene Informationen zu schützen, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen alle Datenschutzgesetze wie die DSGVO einhält.

Integration mit bestehenden Systemen
Das HRIS sollte sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Dazu gehört die Kompatibilität mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP-Systemen, Buchhaltungs- oder Finanzsoftware. Ein gut integriertes System spart Zeit und reduziert Fehler, indem es redundante Dateneingaben vermeidet.

Support und Updates
Ein zuverlässiger technischer Support Ihres Anbieters ist wichtig, um bei Problemen schnelle Hilfe zu erhalten. Zudem sollte die Software regelmäßig aktualisiert werden, um neue Funktionen und Verbesserungen für mehr Sicherheit zu integrieren. Hier sind cloudbasierte Lösungen von Vorteil, da sie Ihnen automatische Updates bieten.

Tatsächliche Kosten
Bei dem ein oder anderen Anbieter zahlen Sie nicht nur Lizenz- oder Abonnementgebühren. Prüfen Sie, ob es auch versteckte Kosten gibt, etwa für Schulungen, Implementierungen oder zukünftige Erweiterungen. Eine langfristige Kostenplanung hilft Ihnen dabei, das Budget im Blick zu behalten.

Eine erfolgreiche Implementierung von HRIS Software erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Das beginnt mit der klaren Definition von Projektzielen. Es ist wichtig, von Anfang an festzulegen, welche Prozesse optimiert und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Zudem sollte das Unternehmen die Schulung der Mitarbeiter sicherstellen, damit sie die neue Software effektiv nutzen können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherstellung der Datensicherheit, da HR-Daten sensibel sind. Hierbei sollte man die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO) im Auge behalten. Schließlich empfiehlt es sich, einen erfahrenen Partner für die Implementierung hinzuzuziehen, der den Prozess begleitet und sicherstellt, dass alle Anforderungen erfüllt werden.

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