Ein Personalinformationssystem bietet Funktionen, die die HR-Abteilung bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen. Zu deren Aufgaben zählen:
Eine HRIS Software ist ein wertvolles Tool für Unternehmen jeder Größe und Branche. Es zentralisiert und automatisiert alle HR-Prozesse, was zu einer besseren Organisation, Effizienz und Datenverwaltung führt. Kurz gesagt, es profitieren alle, die in irgendeiner Form mit dem Personalmanagement zu tun haben. Allen voran die Mitarbeiter der HR-Abteilung, für die sich dank der Automatisierung insbesondere vieler Routineaufgaben der Verwaltungsaufwand reduziert. Dies ist etwa bei der Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Gehaltsabrechnungen und Urlaubsanträgen der Fall.
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Eine HRIS Software ist eine digitale Lösung, die verschiedene Personalprozesse automatisiert und die Verwaltung von Mitarbeiterdaten vereinfacht. Sie dient als zentrale Plattform, auf der Sie sämtliche HR-Informationen sammeln, organisieren und verwalten können. Dazu gehören Daten zur Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung und -entwicklung sowie viele weitere HR-Funktionen.
Der Einsatz eines HRIS bietet eine Reihe an Vorteilen. Ein wesentlicher Pluspunkt ist der reduzierte Verwaltungsaufwand. Schließlich lassen sich viele manuelle Aufgaben, wie die Pflege von Personaldaten oder die Erstellung von Gehaltsabrechnungen, automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern minimiert auch das Risiko von Fehlern. Darüber hinaus sorgt HRIS für eine verbesserte Datengenauigkeit: Es aktualisiert die Informationen in Echtzeit und speichert sie in einem zentralen System. Auf dieses können alle autorisierten Mitarbeiter und Abteilungen zugreifen.
Diese Aspekte sorgen für eine Steigerung der Effizienz und Produktivität im gesamten Unternehmen. Die HR-Abteilung und Führungskräfte haben mehr Zeit für strategische Aufgaben, wie beispielsweise die Personalentwicklung oder das Talentmanagement. Ein weiterer wesentlicher Vorteil ist die bessere Entscheidungsfindung, denn HRIS-Systeme bieten detaillierte Daten und Berichte. Diese ermöglichen eine fundierte Analyse der Mitarbeiterleistungen, Fluktuation und anderer relevanter Faktoren.
Eine HRIS-Software bietet zahlreiche grundlegende Funktionen, die die täglichen Verwaltungsaufgaben und die strategischen HR-Prozesse erleichtern. Einige dieser Leistungsmerkmale sind sowohl in einem HRIS als auch in einem HRMS zu finden. Sie unterscheiden sich jedoch in beiden Systemen hinsichtlich ihrer Tiefe und ihrem Umfang. Hier die Kernfunktionen einer HRIS-Software:
Personalverwaltung
Eine HRIS-Software unterstützt dabei, wichtige Informationen über Mitarbeiter zu sammeln und zu verwalten, wie Kontaktdaten, Arbeitsverträge und Fähigkeiten. Das Unternehmen kann alle Daten zentral speichern und sie entsprechend den länderspezifischen Vorschriften leicht nachverfolgen.
Gehaltsabrechnung
Die Software automatisiert die Berechnung von Löhnen und Gehältern, indem sie Sozialversicherungsbeiträge, Steuerabzüge und andere gesetzliche Anforderungen berücksichtigt. Auch die Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen erfolgt automatisch und basiert auf dem jeweiligen Mitarbeiterprofil.
Zeiterfassung
Das Tool ermöglicht eine präzise Verwaltung von Arbeitszeiten, Überstunden und Abwesenheiten. Es optimiert die Effizienz durch detaillierte Zeitprofile und automatisierte Prozesse. Die Funktion stellt sicher, dass alle Arbeits- und Abwesenheitsdaten korrekt erfasst und verarbeitet werden. Dadurch unterstützt sie die genaue Berechnung von Zeit- und Gehaltsinformationen.
Urlaubsverwaltung
Die Software vereinfacht die Verwaltung von Urlaubsanträgen. Sie ermöglicht es, die Anträge online nachzuverfolgen und schnell zu genehmigen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Urlaubszeiten und andere Zeiten der Abwesenheit richtig erfasst werden. Dadurch lässt sich erfolgreich vermeiden, dass sich die Urlaube von Mitarbeitern einer Abteilung überschneiden.
Self-Service-Portale
Im HRIS ermöglichen Self-Service-Portale es den Mitarbeitern, ihre Daten selbst zu verwalten, Urlaubsanträge einzureichen und Lohnabrechnungen einzusehen. Das reduziert den Verwaltungsaufwand erheblich und steigert die Zufriedenheit. Ein HRMS bietet oftmals darüberhinausgehende HR-Services, wie etwa zur Beantragung von Weiterbildungen oder für die Karriereplanung.
Talentmanagement
Eine HRIS Software bietet einfache Funktionen für das Talentmanagement. Dazu zählen etwa die grundlegenden Leistungsbeurteilungen und einfache Pläne für die Weiterbildung. Ein HRMS geht darüber hinaus, etwa durch detailliertere Beurteilungen, Karriere- und Nachfolgeplanungen.
Verwaltung von Arbeitgeberleistungen
Diese Funktion umfasst die Automatisierung der Verwaltung von Mitarbeiterleistungen und die Bereitstellung von Informationen über diese Leistungen. Während im HRIS das Tool die Verwaltung grundlegend vereinfacht, kann es in einem HRMS umfangreicher sein. Es bietet beispielsweise detailliertere Analysen sowie die individuelle Planung und Anpassung der Benefits an die Bedürfnisse der Mitarbeiter.
Organisationsstrukturen
Eine ebenfalls typische Funktion von HRIS ist die Möglichkeit, Organisationsstrukturen zu visualisieren und Änderungen in der Belegschaft nachzuvollziehen. In einem HRMS kann diese Funktion weiter verfeinert werden. Dadurch lassen sich tiefergehende Analysen durchführen, um zu verstehen, wie sich Strukturänderungen auf die gesamte Organisation auswirken. Das wiederum unterstützt bei strategischen Entscheidungen.
Analysen
Analysen in einem HRIS bieten in Echtzeit Erkenntnisse über die Belegschaft. Sie helfen bei der Identifizierung kritischer Positionen und der Anpassung des Personals. Die Funktion umfasst die Aggregation von Daten wie Stammdaten, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung. Sie ermöglicht außerdem die Erstellung von Berichten und Dashboards. Ferner unterstützt sie die Analyse von KPIs. Diese Analysen verbessern die Personalverwaltung, sind aber weniger komplex als in einem HRMS oder HCM.
Wer sich für den Einsatz einer HRIS-Software entscheidet, sollte bei seiner Auswahl diverse Faktoren berücksichtigen. So fließen in die Entscheidung nicht nur die Unternehmensgröße, die Branche und die benötigten Funktionen ein. Ein limitierender Faktor ist auch die Höhe des zur Verfügung stehenden Budgets. Vor diesem Hintergrund empfiehlt es sich, verschiedene Anbieter zu vergleichen und deren Referenzen einzuholen. Hier ist eine Übersicht der zentralen Kriterien, die bei einem Vergleich hilfreich sind:
Funktionsumfang
Zunächst sollten Sie den Funktionsumfang der HRIS-Software klar festlegen. Prüfen Sie, welche spezifischen HR-Prozesse Ihre Software abdecken soll. Brauchen Sie etwa ein Tool zur Zeit- und Anwesenheitserfassung, Gehaltsabrechnung, Personalverwaltung, Rekrutierung oder zum Leistungsmanagement? Die Software sollte entweder direkt alle erforderlichen Funktionen bieten oder sich flexibel durch Module erweitern lassen.
Skalierbarkeit
Die HRIS Software muss mitwachsen können und sollte Teil einer umfassenderen Unternehmenslösung sein. Gerade wenn Ihr Unternehmen expandiert, muss es möglich sein, neue Mitarbeiter und Funktionen problemlos – und ohne komplettes System-Upgrade - zu integrieren. Cloudbasierte Lösungen bieten hier oft mehr Flexibilität und eine einfache Skalierung.
Benutzerfreundlichkeit
Eine intuitive Benutzeroberfläche ist entscheidend für die Akzeptanz und Effizienz des Systems. Sowohl HR-Mitarbeiter als auch andere Nutzer, wie Führungskräfte und Mitarbeiter, sollen die Software effizient nutzen können. Je einfacher ein System ist, umso geringer ist der Arbeitsaufwand und umso höher die Zustimmung.
Datensicherheit
Da eine HRIS Software mit sensiblen Mitarbeiterdaten arbeitet, ist die Datensicherheit ein zentrales Kriterium. Das System Ihrer Wahl sollte über starke Funktionen zum Schutz der Daten verfügen, etwa über Verschlüsselungen und Zugriffsrechte. Diese helfen, personenbezogene Informationen zu schützen, und stellen sicher, dass Ihr Unternehmen alle Datenschutzgesetze wie die DSGVO einhält.
Integration mit bestehenden Systemen
Das HRIS sollte sich problemlos in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen. Dazu gehört die Kompatibilität mit anderen Unternehmenslösungen wie ERP-Systemen, Buchhaltungs- oder Finanzsoftware. Ein gut integriertes System spart Zeit und reduziert Fehler, indem es redundante Dateneingaben vermeidet.
Support und Updates
Ein zuverlässiger technischer Support Ihres Anbieters ist wichtig, um bei Problemen schnelle Hilfe zu erhalten. Zudem sollte die Software regelmäßig aktualisiert werden, um neue Funktionen und Verbesserungen für mehr Sicherheit zu integrieren. Hier sind cloudbasierte Lösungen von Vorteil, da sie Ihnen automatische Updates bieten.
Tatsächliche Kosten
Bei dem ein oder anderen Anbieter zahlen Sie nicht nur Lizenz- oder Abonnementgebühren. Prüfen Sie, ob es auch versteckte Kosten gibt, etwa für Schulungen, Implementierungen oder zukünftige Erweiterungen. Eine langfristige Kostenplanung hilft Ihnen dabei, das Budget im Blick zu behalten.
Eine erfolgreiche Implementierung von HRIS Software erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Das beginnt mit der klaren Definition von Projektzielen. Es ist wichtig, von Anfang an festzulegen, welche Prozesse optimiert und welche Ergebnisse erzielt werden sollen. Zudem sollte das Unternehmen die Schulung der Mitarbeiter sicherstellen, damit sie die neue Software effektiv nutzen können. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherstellung der Datensicherheit, da HR-Daten sensibel sind. Hierbei sollte man die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (z. B. DSGVO) im Auge behalten. Schließlich empfiehlt es sich, einen erfahrenen Partner für die Implementierung hinzuzuziehen, der den Prozess begleitet und sicherstellt, dass alle Anforderungen erfüllt werden.
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