Wie reif sind Sie für die Digitalisierung im Personalmanagement?

Wissen Sie an manchen Tagen gar nicht, wo Ihnen der Kopf steht? Auf Ihrem Tisch stapeln sich Bewerbungsmappen, ein Arbeitszeugnis muss fertig gestellt werden und mehrere Urlaubsanträge sind noch nicht erfasst. Außerdem steht die Gehaltsabrechnung an. Jetzt gilt es, den Überblick zu behalten – anderenfalls schleichen sich gerade im sensiblen HR-Bereich schnell gravierende Fehler ein. Eine falsche Steuerklasse, ein fehlender Urlaubstag oder ein nicht korrekt abgelegter Arbeitsvertrag – und das Personal-Chaos nimmt seinen Lauf. Wie reif sind Sie für etwas mehr Digitalisierung im Personalmanagement ?

IT-Ausstattung oft noch mangelhaft

In der Personalabteilung laufen viele administrative Fäden zusammen – und das Datenvolumen steigt stetig. Die Mitarbeiter sind oft die ersten Ansprechpartner bei grundlegenden Fragen rund um das Anstellungsverhältnis: Wer bekommt eine Gratifikation? Wie viele freie Tage stehen mir bei einem Umzug zu? Und wann bekomme ich einen Zuschuss für die Fahrtkosten? In vielen Unternehmen kann die HR-Mannschaft in solchen Fällen noch nicht auf ein elektronisches Archiv verweisen, sondern muss zeit- und ressourcenintensiv in papiergebundenen Ordnern nachschlagen. Das ist auch der Grund dafür, weshalb viele Personaler mit der verfügbaren IT-Unterstützung unzufrieden sind. So ergab eine Studie der Unternehmensberatung Cisar unter 75 Klein-, Mittel- und Großunternehmen, dass die vorhandene Software-Ausstattung nur in jeder zweiten HR-Abteilung den tatsächlichen Bedürfnissen entspricht.

Digitalisierung im Personalmanagement schont die Ressourcen

In immer komplexer werdenden Unternehmensstrukturen kommt der Personalabteilung zunehmend eine zentrale Rolle zu. Um dieser Funktion gerecht zu werden, bedarf es einer flexiblen IT-Ausstattung, die die Verantwortlichen bei ihrer täglichen Arbeit unterstützt. Dazu zählt in erster Linie die Automatisierung von administrativen Aufgaben. Dabei übernimmt eine HR-Software die Verwaltung von Entgelten, Arbeitszeiten, Fehltagen, Urlaubsansprüchen etc.

Eine solche IT-Unterstützung minimiert nicht nur das Fehlerpotenzial ganz erheblich, sondern spart wertvolle Zeit, die die Mitarbeiter anderweitig nutzen können. Denn HR-Arbeit ist schon längst kein reiner Verwaltungsakt mehr – im Gegenteil!

Tipp: Mit der richtigen Personalmanagement-Software können Sie alle relevanten Informationen zu den Mitarbeitern ganz einfach erfassen und speichern!

Personalmanagement mit zunehmend strategischer Bedeutung

Die HR-Abteilung hat sich in den vergangenen Jahren vom administrativen Lohnbüro zum strategischen Personaldienstleister entwickelt:

• Die Mitarbeiter kümmern sich im Zuge des Talent Managements um das zunehmend schwierigere Recruiting dringend benötigter Fachkräfte
• Sie tragen im Sinne des Employer Brandings zum Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke bei,
• Sie erstellen Kompetenzprofile, steuern die Weiterbildungsmaßnahmen für die Belegschaft und vieles weitere mehr.

Die Aufgaben im HR-Bereich entwickeln sich dynamisch und erfordern hohe Flexibilität – und zwar sowohl von den Mitarbeitern als auch von den eingesetzten Software-Lösungen. Das heißt: Kommen neue Tätigkeitsfelder hinzu, müssen sich diese auch elektronisch abbilden lassen. Nur so ist es beispielsweise möglich, Kompetenz- und Anforderungsprofile automatisiert abzugleichen und einem potenziellen Bewerber zeitnah Rückmeldung zu geben. Wer hier auf eine zeitintensive manuelle Auslese vertraut, dem schnappt die Konkurrenz die besten Kandidaten womöglich vor der Nase weg.

Digitalisierung im Personalmanagement: HR-Software als digitaler Personal-Assistent

Doch nicht nur beim Recruiting macht sich eine IT-Unterstützung bezahlt: Eine HR-Software erinnert Sie an steuerrelevante Fristen, unterstützt Sie mit rechtssicheren Vorlagen bei der Erstellung von Zeugnissen und bestätigt den Eingang von Bewerbungsunterlagen vollautomatisch. Zudem kann die Belegschaft ihre Stammdaten in Form eines Self Services häufig eigenständig pflegen. Eine neue Adresse oder eine geänderte Steuernummer sind somit für die nächste Gehaltsabrechnung automatisch im System hinterlegt. So werden Verantwortlichkeiten aufgeteilt und Prozesse optimiert. Die Personalabteilung erhält auf diese Weise wieder Luft zum Atmen – und freie Ressourcen, um sich auf die wertschöpfenden Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren.

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