Beschreibung im Lexikon

Gehaltsabrechnung

Gehaltsabrechnung – Abführung der Lohnsteuer und der Sozialabgaben

Die monatliche Lohn- und Gehaltsabrechnung ist ein wesentlicher Bestandteil des Arbeitslebens. Die Verpflichtung zur Erstellung einer Lohnabrechnung ergibt sich aus § 108 der Gewerbeordnung, demnach ist monatlich eine Gehaltsabrechnung zu erstellen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. Haben sich im Vergleich zur vorherigen Abrechnung keine Änderungen ergeben, entfällt die Verpflichtung.

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Verpflichtende Angaben in der Gehaltsabrechnung

Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales regelt in der Entgeltbescheinigungsverordnung die verpflichtenden Angaben in der Gehaltsabrechnung. Zudem gibt es einheitliche Vorgaben für Software, mit der Unternehmen die Lohnabrechnungen erstellen. Die Abrechnung muss den Namen und die Anschrift des Arbeitgebers enthalten sowie die Anschrift und das Geburtsdatum des Arbeitnehmers. Darüber hinaus zählen die Versicherungsnummer und der Beginn des Beschäftigungsverhältnisses zu den Pflichtangaben. Der Abrechnungszeitraum und die Steuertage sind ebenso enthalten wie die Steuerklasse des Arbeitnehmers. Weitere Pflichtangaben sind die Anzahl der Kinderfreibeträge und die Merkmale für den Kirchensteuerabzug. Ein entsprechender Beitragsgruppenschlüssel für die Einzugsstelle der Sozialabgaben gehört auf die Abrechnung.

Die Bezüge des Arbeitnehmers sind Bestandteil der Abrechnung. In der Bescheinigung ist die Zusammensetzung des Arbeitsentgelts genau anzugeben. So muss die Abrechnung Arten und Höhen von Zuschlägen, Zulagen oder sonstigen Vergütungen enthalten. Zudem sind Gehaltsnebenkosten und Abzüge sowie Abschlagszahlungen und Vorschüsse anzugeben.

Pflichten des Arbeitgebers

Bei der Einstellung eines Mitarbeiters muss der Arbeitgeber die Versicherungspflicht des Arbeitnehmers prüfen. Eine Anmeldung bei der Krankenkasse wird ebenfalls durch das Unternehmen vorgenommen. Der Arbeitgeber ermittelt den Bruttoarbeitslohn unter Berücksichtigung der genannten Zuschläge und Zulagen. Auf Basis dieses Betrages wird die Lohnsteuer ermittelt und an das zuständige Finanzamt abgeführt. Der Arbeitgeber ist dazu verpflichtet, bei der Gehaltsabrechnung die Sozialabgaben einzubehalten und an den Versicherungsträger weiterzuleiten. Die ermittelten Beiträge werden elektronisch an die Sozialversicherungsträger übermittelt. Die Arbeitslosen-, Renten-, Kranken- und Pflegeversicherungsbeiträge berechnen sich bis zur Beitragsbemessungsgrenze als prozentuale Anteile des Bruttogehalts. Liegt ein Teil des Einkommens über der Beitragsbemessungsgrenze, bleibt dieser bei der Berechnung der Sozialabgaben unberücksichtigt. Darüber hinaus werden der Solidaritätszuschlag und die Kirchensteuer direkt vom Bruttolohn einbehalten. Nach Berechnung aller Abzüge überweist der Arbeitgeber den Nettoarbeitslohn an den Mitarbeiter. Der Arbeitgeber erstellt die Gehaltsabrechnung entweder mit einer passenden Software selbst oder übergibt die Aufgabe einem Steuerberater oder einer Lohnbuchhaltung. In der Regel verfügen größere Betriebe über eine eigene Lohnbuchhaltung, während kleinere Firmen diese Aufgabe häufig einem externen Dienstleister übertragen.

Angaben des Mitarbeiters

Damit der Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung ordnungsgemäß erstellen kann, sind vom Mitarbeiter einige Angaben erforderlich. Neben der Steuer-IdNr. müssen die Sozialversicherungsnummer und die Krankenkassenbescheinigung vorliegen.

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