Beschreibung im Lexikon

Lohnbuchhaltung

Dank Lohnbuchhaltung ist das Gehalt jeden Monat pünktlich auf dem Konto

In kleinen Betrieben erledigt meist der für die allgemeine Buchhaltung angestellte Mitarbeiter die Lohnbuchhaltung. In größeren Unternehmen ist dies nicht mehr möglich, wenn jeden Monat Hunderte Lohnbuchungen zu verarbeiten sind. Manche Firmen setzen dann auf Outsourcing und lagern die gesamte Lohnbuchhaltung an einen externen Dienstleister aus. Andere stellen einen speziellen Mitarbeiter (oder mehrere) ein, die sich ausschließlich mit allen Themen rund um die Gehälter der Angestellten befassen.

Ein Lohnbuchhalter muss umfangreiche Kenntnisse im Lohnsteuerrecht, Sozialversicherungsrecht und Arbeitsrecht mitbringen. Für junge Existenzgründer und Start-ups mit wenig Erfahrung in diesen Bereichen kann es daher auch sehr sinnvoll sein, die Lohnbuchhaltung in externe Hände zu geben, um typische Anfängerfehler zu vermeiden, die später viel Zeit und Geld kosten können.

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Welche Aufgaben hat die Lohnbuchhaltung?

Für jeden Angestellten wird im Unternehmen ein sogenanntes Lohnkonto angelegt. Die in diesem Lohnkonto gespeicherten Daten werden durch § 41 des Einkommensteuergesetzes und § 4 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung festgelegt. Diese umfassen die persönlichen Daten wie Anschrift und Geburtsdatum sowie die Lohnsteuerklasse und die Angabe zur Sozialversicherung.

Weiterhin hält die Lohnbuchhaltung alle wichtigen Aspekte rund um die Gehaltszahlung fest, d. h. den Tag, an dem das Gehalt ausgezahlt wird, und den Zeitraum, für den ein Gehalt gezahlt wird. Neben dem eigentlichen Leistungslohn bzw. Grundgehalt werden Sachbezüge getrennt aufgeführt und Zuschläge zum Beispiel für Nachtarbeit, Sonntagsarbeit und Schlechtwettergeld vermerkt. Auch Lohnfortzahlungen bei Krankheit oder während der Mutterschutzzeit sind vom Lohnbuchhalter zu bearbeiten. Weiterhin werden alle Freibeträge erfasst und weitere außerordentliche Einkünfte. Zahlt der Arbeitgeber vermögenswirksame Leistungen, sind diese ebenfalls hier festgehalten.

Es liegt auf der Hand, dass die Lohnbuchhaltung komplizierter ist, je mehr Faktoren in die Berechnung einfließen. Gelten alle Lohnbuchungen ausnahmslos Angestellten mit einer geregelten 40-Stunden-Bürowoche, ist die Erstellung der Gehaltsabrechnung für den Lohnbuchhalter einfacher als in Unternehmen, in dem Arbeitnehmer nach Stundenlohn bezahlt werden und verschiedene Zuschläge für Nacht- und Wochenendarbeit oder Überstunden erhalten.

Welche Aufgaben nimmt die Lohnbuchhaltung noch wahr?

Neben der Erstellung der eigentlichen Gehaltsabrechnungen hat der Lohnbuchhalter noch viele andere Aufgaben zu erledigen. Zu den weiteren Pflichten der Abteilung gehören die DEÜV-Meldungen an die Sozialversicherungen, Krankenkassen und an das zuständige Finanzamt. Eine sorgfältige Dokumentationspflicht ist hier unverzichtbar, da das Finanzamt und die Rentenversicherungsträger regelmäßige Prüfungen durchführen. Am Ende eines Geschäftsjahres schließt die Lohnbuchhaltung die Lohnkonten ab und meldet den Abschluss an die Sozialversicherungen, die Agentur für Arbeit und die Statistikämter. Dies erfolgt heute generell auf elektronischem Weg. Werden neue Mitarbeiter angestellt, müssen diese entsprechend angemeldet werden. Verlassen Mitarbeiter das Unternehmen, erfolgt wiederum die Abmeldung.

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